Módulo 3 Gestion y Manejo de Archivos en La Administracion Publica

Módulo 3
Procesos Técnicos en la
Organización de Archivos
Gestión y Manejo de Archivos en la Administración Pública

Índice
05 Presentación
07 Introducción
09 Unidad 1
Organización de los Archivos
21 Unidad 2
Elementos de la Clasificación
33 Unidad 3
Depuración Documental
39 Actividades de aprendizaje
40 Bibliografía
41 Anexos
Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-

"Administrar es la mejor
oportunidad de ayudar a
otros a convertirse en mejores
personas."
Clayton Christensen
Presentación
E
l curso de Gestión y Manejo de Archivos en
la Administración Pública busca desarrollar
capacidades en los servidores y funcionarios
públicos a través del estudio de conceptos, técnicas y
herramientas básicas sobre el manejo, preservación,
administración y gestión de archivos en las diferentes
entidades de la administración pública. Curso que se
desarrolla en modalidad virtual, divido en 5 módulos
temáticos que permitirán conocer normas y mecanismos
de organización y clasificación de archivos para el
seguimiento de la información y confiabilidad de las
acciones realizadas en las instituciones públicas.

"Los grandes logros siempre
tienen lugar en el marco de
grandes expectativas”
Charles Kettering
Introducción
E
l archivo de oficina, también conocido como de
gestión, administrativo o de trámite, custodia la
documentación mientras todavía está en proceso
o es de uso muy frecuente y tiene que prestar servicio a
la administración productora y a los ciudadanos. Por lo
tanto, su organización forma parte del trabajo de la propia
unidad administrativa.
Cada servicio o unidad administrativa ha de mantener

un archivo de oficina debidamente organizado mediante
la formación de expedientes y series documentales de
acuerdo con los procesos técnicos y criterios archivísticos.
La organización que se dé a los documentos en

esta primera etapa determinará las posibilidades de
tratamiento que reciban más tarde.
Un eficiente y eficaz tratamiento archivístico permitirá

avanzar en la instauración de una cultura de acceso a la
información pública y uso de los archivos gubernamentales
colaborando de esta manera al buen gobierno.

"La gestión eficaz siempre
significa hacer la pregunta
correcta."
Robert Heller

1.
Organización de los Archivos
Dos consejos Básicos
Primero
No guardar en un archivo todo aquello que no sea material

documental.
Segundo
Aplicar los principios fundamentales para la organización

del material de archivo: procedencia y orden original.
Principios Archivísticos Fundamentales
Orden
Procedencia
Original
La documentación
debe organizarse Los documentos
de acuerdo con la deben guardarse en
persona,unidad el orden que se les dio
administrativa o durante su función
entidad orgánica administrativa.
que le dio origen.

Pasos Básicos del Proceso de Archivar
Clasificar
Se trata de decidir el
nombre bajo el cual se Ordenar
Archivar
archivará un documento. Separar los documentos
Es establecer un orden en aquellos grupos que la Colocar los documentos
riguroso atendiendo clasificación ha señalado. en un lugar determinado.
a un sistema o criterio
definido.
Documento de archivo
Es importante tener siempre presente la definición de

documento, pues este constituye la unidad básica de un
archivo. Según el Diccionario de Terminología Archivística
del Consejo Internacional de Archivos, se entiende por
documento “la combinación de un soporte y la información
registrada en él, que puede ser utilizada como prueba o
para consulta”.
Atendiendo a lo anterior, los elementos que caracterizan

un documento son:
• El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser

desde una tablilla de barro, hasta un disco óptico.
• La información, es decir, la noticia que transmite.
• El registro, o sea, la fijación de la información

en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos
electromagnéticos u otro cualquiera.
10

La definición hasta aquí posee un sentido general;
sin embargo, desde el punto de vista archivístico, los
documentos de archivo tienen ciertos elementos
diferenciadores, como son:
• Carácter seriado: los documentos se producen uno

a uno y con el paso del tiempo constituyen series
documentales.
• Génesis: se producen dentro de un proceso natural de

actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas
de su productor, no son algo ajeno a él.
• Exclusividad: la información que contiene rara vez se

encuentra en otro documento con idéntica extensión
e intensidad, es exclusiva, es decir el contenido de la
información es único, para el original y todas las copias
generadas en el mismo acto o momento.
• Interrelación: como principio general los documentos

de archivo tienen sentido en la medida que estén
asociados al acto o trámite que les dio origen, e
incorporados a la serie y expediente correspondiente.
Sin embargo, no por esto deja de ser importante un
documento suelto, ya que la información contenida en
él es la que finalmente resulta ser la pertinente.
La unión de tipos documentales iguales formará lo

que denominaremos una serie documental, concepto
importante que mencionaremos en varias oportunidades
en el presente documento.
En esta perspectiva, entenderemos el archivo como

un “conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas
físicas o jurídicas, públicas y privadas”.
11

Si bien está definición es importante, pues establece
el concepto de expediente como elemento central
de la función administrativa, en el trabajo diario en los
archivos públicos nos encontraremos también con
una serie de documentos que reflejan las diversas
funciones que desarrolla una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones, tales como:
correspondencia (oficios, memos), documentos de
trabajo (minutas), normativas internas, proyectos, etc. y
cuya organización y sistematización es fundamental para
el buen funcionamiento de una institución. Por ejemplo,
un estudio o informe o algunas decisiones de
la administración tienen antecedentes y
fundamentos, pero no necesariamente
tienen la forma de un expediente
administrativo y la información
en ellos contenida igual debe
ser archivada y permitirse el
acceso en virtud de la Ley
de Acceso a la Información
Pública (Decreto 57-2008).
Los documentos producidos

y acumulados que son
utilizados por una institución
constituyen un fondo
documental, el cual se define
como el “conjunto de documentos,
con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados
por una persona física, familia o entidad en el transcurso
de sus actividades y funciones como productos”; de esta
manera, procedemos con la identificación de los fondos,
subfondos, series, subseries, expedientes y documentos.
12

A partir de las definiciones y alcances expresados
anteriormente, abordaremos a continuación, el proceso de
organización de documentos en un archivo.
Separación de documentos
No se debe archivar todos los documentos que hay en la

oficina. Es necesario separar, por un lado, la documentación
de apoyo informativo, que no forma parte del archivo, de
la documentación que sí lo es. Esta última la conforman
aquellos documentos que se producen en el ejercicio de la
actividad de la unidad administrativa.
Documentación de apoyo informativo (no forma parte del

archivo)
• Textos legales
• Boletines oficiales
• Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…)
• Copias de informes
• Dossier de prensa.
Esta documentación, que no ha sido producida por la

oficina y además no es original porque existen multitud
de copias, se conserva sólo mientras sea útil.
Documentos que forman parte del archivo
El gran volumen de documentos que forman parte de

los archivos públicos son los expedientes. Se entiende
por expediente administrativo el conjunto ordenado de
documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como
las diligencias encaminadas a ejecutarla. Por lo tanto, el
13

expediente administrativo está formado por la agregación
sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes,
pruebas, diligencias y resoluciones.
Documentos que ya no son útiles
Una vez que los documentos que forman parte del archivo
ya no son útiles en la oficina, pasan a la segunda etapa
dentro del Sistema Archivístico, es el momento de realizar
la transferencia al Archivo Central o General. Según normas
internacionales, los documentos en la fase de gestión
administrativa deben conservarse por un máximo de cinco
años.
Organización de Archivos
Separación de Documentos
Documentos Documentos
Documentos
de apoyo y en trámite o
sin vigencia
documentación con vigencia
administrativa
informativa auxiliar administrativa
Eliminación Ordenación Transferencia Organización
Instalación Hoja de transferencia
Archivo General
14

Niveles de Organización de un Archivo
• Fondo: La totalidad de los documentos,

independientemente de la forma o medio, creados
orgánicamente, acumulados y usados por la
dependencia en el curso de sus actividades y funciones.
• Subfondo o Sección: La subdivisión de un fondo que

contiene un cuerpo de documentos relacionados,
correspondientes o subdivisiones administrativas en la
organización o grupos semejantes del mismo material.
Cuando el cuerpo creador tiene una estructura jerárquica
compleja, cada sección tiene tantos subgrupos (series)
subordinados como son necesarios para reflejar los niveles
de estructura jerárquica de la unidad administrativa
subordinada o principal.
• Serie: Documentos arreglados de acuerdo con un

sistema archivístico o mantenidos como unidad,
ya que son el resultado de los mismos procesos de
acumulación, actividad o archivo.
Ejemplo
Fondo: Secretaría del Ayuntamiento
Subfondo: Convenios
Serie: Convenios con otros municipios
Años: 2005-2007
Exp.: 10
Caja: 01
15

Fondo
Subfondo Subfondo Subfondo
Serie Serie Serie Serie
Subserie Subserie Expediente Expediente
Expediente Expediente Unidad Unidad Unidad

documental documental documental
Expediente
Procesos archivísticos
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada

organización de los archivos comprende los procesos
archivísticos de:
1. Clasificación documental: “Proceso archivístico

mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad”.
16

Actividades:
• Identificación de unidades administrativas y

funcionales.
• Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de

la dependencia.
• Conformación de series y subseries documentales.
• Identificación de tipos documentales de la tabla de

retención y/o valoración, y de los documentos de
apoyo.
• Control en el tratamiento y organización de los

documentos.
2. Ordenación documental: ubicación física de los

documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Actividades:
• Relaciones entre unidades documentales, series,

subseries y tipos documentales.
• Conformación y apertura de expedientes.
• Determinación de los sistemas de ordenación.
• Organización de series documentales de acuerdo

con los pasos metodológicos.
• Foliación.
17

3. Descripción documental: es el proceso de análisis de
los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que
permite su identificación, localización y recuperación,
para la gestión o la investigación.
Actividades:
• Análisis de información y extracción de contenidos.
• Diseño de instrumentos de recuperación como

Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
• Actualización permanente de instrumentos.
Para el caso de la descripción archivística, la ISAD (Norma

Internacional General de la Descripción Archivística) trata
las reglas generales aplicables a la descripción archivística
sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen.
En la estructura de la Norma ISAD, los elementos se agrupan

en siete áreas de información: 1. Área de identificación. 2.
Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área
de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación
asociada. 6. Área de notas. 7. Área de control de la descripción.
Un instrumento archivístico que permite la normalización

de la gestión documental y la institucionalización del ciclo
vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de
Retención Documental (TRD), la cual actúa en las entidades
18

como regulador de las decisiones en materia documental,
y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de
nuevas tecnologías en los archivos.
Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el

plazo en términos de tiempo en que los documentos
deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central, tal como se consigna en la tabla de retención y de
valoración documental”.
4. Organización de los documentos: permite una rápida

identificación de los expedientes, valorar las funciones
y necesidades operacionales de las oficinas, contar
con sistemas de ordenación fáciles de entender por
los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final.
Actividades:
• Elaboración de inventarios documentales.
• Organización y entrega de transferencias

documentales.
• Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.
19

"El buen gobierno depende
de la habilidad de tomar
responsabilidad tanto por la
administración como por la
gente."
Narendra Modi
2.
Elementos de la Clasificación
C
omo ya se mencionó, clasificar es el arte de ordenar
objetos, documentos, entre otros, designando a
cada uno su lugar respectivo. Se puede considerar
también como la distribución de documentos escritos de
interés para la institución, suministrando a cada uno un
orden específico de acuerdo con sus características.
• Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin

de facilitar su ubicación por términos semejantes y para
su posterior localización
• Establecimiento de un orden determinado acorde con

un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada entidad debe

seleccionar el sistema que mejor se adapte a su actividad
específica siguiendo una coordinación sistemática que
permita mayor fluidez y garantía de información y control.
Manual o Código de Clasificación
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un

manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo
entre todos los empleados de archivo y de algún servicio
general.
21

La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o
parciales hace necesaria la existencia de normas y
procedimientos para los que realizan la labor de clasificado
en todos los archivos.
Ordenación de documentos de archivo
Las operaciones que comprende la ordenación de

documentos son las siguientes:
• Reunión de los documentos
• Colocación de los documentos en las carpetas y archivos
• Empleo de guías y carpetas,
• Preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores.
Previo a la colocación de documentos dentro de las

carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de
manera que ocupen el menor espacio posible sin que
sufran deterioro.
Sistemas de Clasificación
En la actualidad, pese al avance tecnológico y el ambiente

moderno que se observa en las oficinas gubernamentales y
privadas, aún se continúa conservando demasiados papeles
en los archivos; muchos de muy poca relevancia para la
institución, como convocatorias, copias de boletines, entre
otros.
El costo del archivo tiene su importancia. Bajo este aspecto,

es lógico considerar la economía de tiempo y espacio, antes
de proceder a archivar los documentos. La primera tarea
es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se
adapte a las exigencias de la institución, que dé seguridad
a la información conservada y que esté disponible para un
futuro uso. Después debe procederse a eliminar del archivo
los documentos innecesarios.
22

Sistemas Fundamentales de Clasificación
Los sistemas fundamentales de clasif icación se resumen

básicamente, en dos: alfabético y numérico. Separados
o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda
ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan
sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con
ellos.
Alfabético Numérico
Se utiliza la serie
Se realiza a partir de
natural de los números
las letras del alfabeto
como elemento
y que, dependiendo
principal, asignándolos
de la actividad a la
progresivamente.
cual se dedique la
Cada documento se
entidad, puede ser
ordena conforme a un
nominal, por asuntos
número sin considerar
y geográfico.
ningún otro elemento.
Cada sistema es especialmente recomendable en

determinados casos y no es posible decir de manera
determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable.
En consecuencia, el sistema para archivar la

documentación tiene que estudiarse detenidamente
en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos
sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por
otras razones que no sean las derivadas de un estudio de
acuerdo con las necesidades de cada institución.
23

Sistema Alfabético
Este sistema sigue una secuencia lógica, basada en el

arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy
similar al utilizado en los diccionarios. Este sistema se
ajusta a casi todas las organizaciones.
Ventajas
• La organización de carpetas y guías es sencilla.
• No necesita de un archivo auxiliar.
• Los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en

estricto orden alfabético.
• Se usa directa o indirectamente en casi todos los

sistemas de archivar, pues constituyen la base
fundamental de todos los sistemas.
Dependiendo de la actividad a la cual se dedique la

entidad, puede ser nominal, por asuntos y geográfico.
Nominal
Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen

referencia a nombres de personas naturales, jurídicas
o razón social de las instituciones con quienes se tienen
relaciones.
Ejemplo:
Jorge Marín Mora
Distribuciones Unidas Ltda.
24

Por Asuntos:
Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las

materias de que tratan los documentos:
Ejemplo:
Licitaciones
Contratos
Geográfico
Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica:

países, estados, ciudades, zonas, comunas y otras.
Banco de Guatemala, Guatemala, Centroamérica
Banco Interamericano, Quito, Ecuador, América del Sur
Criterios de Ordenación Alfabética
Al analizar las características particulares de cada sistema,

se deben definir unos criterios que son comunes a la
ordenación Alfabética en general.
Cada una de las palabras que forman un nombre, se

considera como unidad de ordenación. Se incluyen las
abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus
nombres sin alteraciones.
Ejemplo:
1ra. Unidad 2da. Unidad 3ra. Unidad 4ta. Unidad 5ta. Unidad
Editorial Norma de la Cultura

La
Casa
25

Para la ordenación de nombres de personas naturales, se
trabaja primero con los apellidos, precedidos de una coma
(,) y después con los nombres.
Ejemplo:
Marín Mora, Jorge Inés
González Correa, Maritza
Pérez María Clara
Para el caso de las mujeres casadas, que aún conservan

la partícula DE; hay que tener en cuenta, como primera
unidad, hasta donde sea posible, el apellido de soltera, es
decir el paterno, y como segunda unidad el apellido de
casada, unidos por la partícula DE. Cuando no se conoce el
apellido paterno, la unidad de clasificación es el apellido de
casada. Pero, si el apellido paterno contiene la partícula DE
se toma completa.
Ejemplo
1ra. Unidad 2da. Unidad 3ra. Unidad 4ta. Unidad
Rojas De López, María Camila
Uribe, Lina de
De de De Pérez, Margarita Rosa

Francisco
26

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a
un elemento adicional que las distinga, puede ser el título
académico, cédula de ciudadanía, dirección, teléfono, el
cual se considera como otra unidad para su ordenación.
Ejemplo:
Reyes González, Jorge

(Arquitecto)
Reyes González,
Jorge
Rojas De Paz, Isabel
(Doctor)
(Ingeniera)
María
Cuando se tienen unidades iguales en dos o más nombres,

la siguiente unidad decide el orden de clasificación:
Álvarez Benítez Juan Manuel
Álvarez Benítez Juan Antonio
Álvarez Campo Pedro
Casos especiales
Cuando la razón social incluye números, para su

clasificación se considera como si estuvieran escritos en
letras. Se exceptúan las razones sociales cuyo número
obedece a una numeración consecutiva, como puede ser
el caso de las estaciones de policía, las cuales conservan el
orden numérico.
27

Chicharronería La Catorce
Almacén Quinta Avenida
Juzgado Cuarto de Paz
Estación de Policía 20
Sistema de Ordenación Numérico
Numérico Consecutivo
En este sistema a todo el material que se va a archivar se le

asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es
por secuencia numérica.
Se emplea también en instituciones que prestan algún

servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso
de compañías de seguros, centros educativos, centros
hospitalarios, entidades financieras y bancarias.
Este sistema también en indirecto puesto que se asigna un

número o código a cada individuo, asunto o institución y los
documentos se archivan con este número. Por lo tanto, para
ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un
tarjetero ordenado alfabéticamente con el fin de consultar
el número asignado y llevar, adicionalmente, un control o
registro de la numeración consecutiva para evitar una doble
asignación de número.
Presenta cierto grado de reserva por cuanto sólo figuran

números en el archivador. Facilita la ubicación visual no sólo
para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta
de una carpeta.
28

Sistema Numérico Decimal
Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y

para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente
dígito consecutivo.
Ejemplo:
1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2 Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitación
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantías
Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo

procedimiento, a partir de la segunda división así:
2.1 Historias Laborales
2.2 Sánchez Rodríguez, Miguel Ángel
2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto
2.4 Zawasky de Rojas, Margarita
29

El Numérico Decimal se utiliza en especial en bibliotecas,
basado en la división de las áreas de diez en diez por temas
así:
10 ADMINISTRACIÓN
20 DERECHO
30 ECONOMÍA
40 FINANZAS
50 HISTORIA
Hasta terminar con los temas.
Para marcar los libros, se agregan más dígitos.
10 ADMINISTRACIÓN
10.00 Administración por categorías
10.01 Exhibiciones
10.02 Productos
Factores que influyen en la selección del sistema de

archivo
• Clase de documentos que se archivarán.
• Frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo.
• Cantidad de documentos recibidos y procesados en un

período.
• Forma en que son solicitados los documentos (alfabético,

geográfico, numérico, temático o combinación de ellos).
• Método de control y seguimiento de documentos que

sea eficaz.
• Sistema de transferencia que se utilizará.
30

Procedimiento para archivar
Inspeccionar Clasificar
Cerciorarse de que
los documentos estén Decidir bajo que
listos para ser nombre se archivará.
archivados;
Codificar
Indicar nombre o
asunto decidido en la
clasificación
Distribuir Guardar
Los documentos se
coleccionan en grupos Colocar los
por asunto, lugar o documentos en las
nombre señalado en la carpetas respectivas
clasificación. dentro de las gavetas).
Las Tablas de Retención Documental

Las Tablas de Retención documental (TRD) son un listado
de series y sus correspondientes a los tipos documentales
(producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones), a las que se les asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Pueden
ser generales o específicas.
Estas tablas facilitan el manejo de la información y

contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
31

La elaboración debe basarse en la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora y apoyarse en el
inventario de los archivos de of icina, con el f in de
identif icar las series documentales cualquiera sea el
soporte de la información.
32

3.
Depuración Documental
C
onsiste en seleccionar y eliminar la documentación
que ha cumplido su función administrativa y que no
tiene ningún valor histórico, legal, fiscal o contable,
para evitar que su acumulación provoque problemas de
espacio y de localización.
Este es un proceso muy delicado, ya que si no se tiene el

conocimiento necesario y el debido cuidado se pueden
eliminar documentos de suma importancia que no podrán
recuperarse.
Criterios de Depuración
1. Documentos que no contengan información valiosa.
2. Cuando de un documento existan dos o más copias,

solamente se conservará la original y una copia,
procurando que sea la más completa y mejor cuidada.
3. En caso de que existan copias al carbón o fotostáticas de

un documento, con la firma de la persona que la generó,
deberá de conservarse la primera de ellas.
33

4. No se conservarán los documentos ni expedientes
oficiales que no contengan la firma del servidor público
que los generó.
5. Se eliminarán los borradores de escritos, los

documentos de comunicación informales, tales como
tarjetas informativas, de recordatorio y recados.
6. Los documentos que

únicamente tienen el propósito
de informar un acontecimiento
luctuoso, festivo o cívico, tales
como esquelas, tarjetas navideñas,
escritos y telegramas de felicitación;
así como aquellos que solamente
contengan una utilidad temporal
(tales como solicitudes de
audiencia, recados telefónicos,
registro de correspondencia,
registro de llamadas telefónicas,
registro de asistencia, tarjetas
de entrada y salida de personal,
tarjetas de entrada y salida de
almacén), ya que no tienen ningún
valor administrativo, legal, fiscal o
histórico.
7. Se eliminarán las hojas y tarjetas en blanco, así como

toda clase de formatos y de papel que no contengan
alguna inscripción.
34

8. Los materiales que no forman parte del archivo,
encontrados entre los documentos a depurar como:
libros, folletos, periódicos, revistas, recortes periodísticos,
fotografías, planos, croquis, mapas, dibujos, y esquelas
que no tengan relación directa con el asunto del cual
trate el expediente donde se encuentran, deberán
ser separados para concentrarlos en las unidades
documentales que correspondan.
Limpieza
• La limpieza es otra de las actividades del quehacer

archivístico y tiene como finalidad la de conservar
los documentos en condiciones óptimas. Esto
significa que la documentación deberá estar libre de
polvo y suciedad, sin hongos, insectos y objetos que
contribuyan a su deterioro.
• Los documentos deben limpiarse uno a uno. Se deben

eliminar objetos que de algún modo los deterioren
como clips, grapas y broches. Al realizar dicha actividad,
habrá que tener suficiente cuidado de no alterar el
orden de los documentos.
• Los folders deteriorados serán remplazados por otros

nuevos, anotando el rótulo de los originales. Finalmente,
los expedientes deberán guardarse en cajas de archivo
libres de ácido.
Lineamientos para el Manejo de Archivos
• Recepción y despacho de correspondencia. Esta

constituye un acto jurídico y administrativo que
compromete a la dependencia para la realización
expedita y eficiente de un trámite institucional,
35

garantizando la entrega oportuna al área o persona
que se encargará del trámite y garantizando su manejo,
organización sistemática y conservación para futuras
decisiones y gestiones.
• Seguimiento y control de documentos en trámite. Para

que éste sea eficiente cada dependencia deberá llevar
controles de registro y seguimiento, anotando en ellos
nombre de quien recibe, fecha, número consecutivo,
fechas de atención y de respuesta final, entre otros
datos. Debe garantizarse un seguimiento oportuno y de
calidad.
• Organización y control de expedientes. Los expedientes

se abren cuando:
• No existen antecedentes sobre el asunto o materia
• Cuando la acción corresponde a gestiones de

gobierno diferentes y se trate de programas y
proyectos
• El asunto o materia son nuevos.
Los expedientes se integran
• Por asunto o materia
• Por tipo de documento
• Por actividad sustantiva
• Por actividad administrativa o logística.
36

Elementos obligatorios de descripción del expediente
de archivo:
1. Nombre de la dependencia.
2. Nombre y clasificación del expediente –clave y nombre

de la sección –clave y nombre de la serie –clave y
nombre de la subserie (opcional) –clave y nombre del
expediente.
3. Resumen del contenido.
4. Fechas extremas.
5. Valor documental.
6. Plazos de conservación –vigencia total –número de

años en el archivo de trámite – número de años en el
archivo de concentración
7. Número de folios.
• Control y préstamo de archivos. En los Archivos de

Trámite solo podrán consultar o solicitar préstamo de
los documentos el personal de la misma dependencia,
quienes los hayan generado y/o remitido para su
conservación y resguardo que hayan sido por ellos
remitidos al Archivo de Concentración. En el Archivo
de Concentración solo podrán consultar o solicitar
préstamo de documentos los archivistas de trámite, de
los documentos por ellos remitidos.
• Vigencia de documentos. Relacionado con el Cuadro

General de Clasificación Archivística y el Catálogo de
Disposición Documental.
37

"Si no sabes a dónde vas,
terminarás en cualquier lugar."
Yogi Berra
Actividades de aprendizaje
Recuerda
Realiza tus actividades del
módulo en la plataforma
39

Bibliografía
• CRUZ MUNDENT, José Ramón (1996). Manual de

Archivística. Segunda Edición, Pirámide: Madrid, España.
• Diccionario de Terminología Archivística (1988). Segunda

edición, K. G. Saur: Múnich, Alemania.
• HEREDIA HERRERA, Antonia (1991). Archivística General.

Teoría y Práctica. Diputación Provincial de Sevilla. Quinta
Edición, Sevilla, España.
40

Anexos
Lectura Complementaria
Un sistema de archivo está conformado por todo el

mobiliario, accesorios y materiales necesarios para
conservar, retirar y usar la información que se necesite.
Tanto la estantería como archivadores y cajas de archivo,

utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en
materiales estables para la conservación y proyectarse de
acuerdo con la producción documental.
Distribución de Estanterías
La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar

un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes

debe tener un mínimo de 70 cm, y un corredor central
mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual

de la documentación acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o

carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos
con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la
documentación almacenada
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en

materiales estables para la conservación y proyectarse de
acuerdo con la producción documental. Debes tener en
cuenta que sean construidos en material ignífugo o sea que
tenga protección contra incendios.
41

Mobiliario para obras de gran formato
Además de las características anotadas deberán

dimensionarse para contener un número de obras, cuyo
peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las
gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de
5 cm o menos. Cada una de ellas debe poseer sistemas
de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones,
eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Para la documentación de imagen análoga como

microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos o fotografía entre otros o digital como
disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,
armarios o estantes con diseños desarrollados acordes
con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar.
Contenedores o cajas de archivo
• Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados,

requieren sistemas distintos y eficientes de protección,
acordes con las características de tamaño y función.
• Como sistemas de almacenamiento se recomienda

utilizar contenedores o sistemas de embalaje
para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una
manera considerable la conservación de los mismos.
• Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro

y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un
recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
42

• El material y el diseño de la elaboración de las unidades
de almacenamiento debe estar dimensionado de
acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a
conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o
materiales metálicos.
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la

hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica
el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para
colocar documentos relacionados con una persona, firma
o institución o referidos a un mismo asunto. Por lo general
se utilizan dos tipos de carpetas: carpetas individuales y
carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar,
dependiendo del volumen de correspondencia que se
recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis
meses a un año.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a

corresponsales activos o personas con las cuales
se mantiene comunicación constante y a la cual se
hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena
alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de
la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia
arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para
abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo
menos cinco documentos.
Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos

de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente
la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de
varios corresponsales, puesto que es donde se coloca
la correspondencia inactiva, hasta considerarla de
importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar
"temporal" de toda correspondencia.
43

Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y
resistente, provistas de una pestaña en la parte superior
donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para
dividir las gavetas en secciones e indicar dónde debe
archivarse o localizarse los documentos.
Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de

la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o
debe archivarse detrás de ella.
Glosario
Acceso:
Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por

regla general a determinadas normas y condiciones
Descripción archivística:
Elaboración de una representación exacta de la unidad de

descripción, y en su caso, de las partes que la componen
mediante la recopilación, análisis, organización y registro de
la información que sirve para identificar, gestionar, trabajar
y explicar los documentos de archivo, así como su contexto
y el sistema que lo ha producido.
Documento de archivo:
Información contenida en cualquier soporte y tipo

documental producida recibida o conservada por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad.
Expediente:
Conjunto de documentos relativos a un asunto que

constituye una Unidad archivística. Unidad Documental
formada por un conjunto de documentos generados
44

orgánicamente y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo documental:
Conjunto de documentos con independencia de su tipo

documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familiar
o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones
como productor.
Indización:
Técnica del análisis documental para representar y

describir el contenido de los documentos, mediante
conceptos principales contenidos en ellos (palabras clave)
o vocabularios controlados (descriptores, términos o
encabezamientos de materia), con el fin de guiar al usuario
en la recuperación de los documentos que necesita.
Instrumentos de descripción:
Término genérico que sirve para denominar cualquier

instrumento de referencia utilizado por un servicio en el
desarrollo del control administrativo e intelectual de los
documentos.
Organización archivística:
Procedimiento intelectual o físico, así como su resultado,

consistente en analizar y disponer los documentos de
acuerdo con los principios archivísticos.
Procedencia:
Relación existente entre los documentos, organizaciones y

personas que los han producido, acumulado, conservado y
utilizado en el desarrollo de su propia actividad.
45

Puntos de acceso:
Nombres, términos, palabras claves, grupo de palabra o

códigos que se utilizarán para buscar, identificar y localizar
una descripción archivística.
Serie documental:
Documentos organizados de acuerdo a un sistema

de archivo o conservados formando una unidad como
resultado de una misma acumulación, del mismo proceso
archivístico o de una misma actividad.
Subfondo documental:
Se refiere a la primera(s) unidad(es) administrativa(s)

dependiente del fondo.
Repositorio:
Estructura electrónica donde se almacenan los

documentos electrónicos.
Tipo documental:
Clase de documentos que se distingue por la semejanza de

sus características físicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos)
y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, dietarios, libros de
actas).
46

Gráficos
No. 1
No. 2
47

No. 3
48

Este documento ha sido reproducido con fines exclusivamente
educativos, para su uso por profesores, tutores y alumnos
del Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-, de
Guatemala.
49

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Es importante tener siempre presente la definición de

Atendiendo a lo anterior, los elementos que caracterizan

• El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser

• La información, es decir, la noticia que transmite.

• El registro, o sea, la fijación de la información

Gestión y Manejo de Archivos en la Administración Pública

• Carácter seriado: los documentos se producen uno

• Génesis: se producen dentro de un proceso natural de

• Exclusividad: la información que contiene rara vez se

• Interrelación: como principio general los documentos

La unión de tipos documentales iguales formará lo

En esta perspectiva, entenderemos el archivo como

Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-

Los documentos producidos

Gestión y Manejo de Archivos en la Administración Pública

No se debe archivar todos los documentos que hay en la

Documentación de apoyo informativo (no forma parte del

• Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…)

Esta documentación, que no ha sido producida por la

Documentos que forman parte del archivo

El gran volumen de documentos que forman parte de

Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-

Documentos que ya no son útiles

Eliminación Ordenación Transferencia Organización

Instalación Hoja de transferencia

Gestión y Manejo de Archivos en la Administración Pública

• Fondo: La totalidad de los documentos,

• Subfondo o Sección: La subdivisión de un fondo que

• Serie: Documentos arreglados de acuerdo con un

Fondo: Secretaría del Ayuntamiento

Serie: Convenios con otros municipios

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Subfondo Subfondo Subfondo

Serie Serie Serie Serie

Subserie Subserie Expediente Expediente

Expediente Expediente Unidad Unidad Unidad

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada

1. Clasificación documental: “Proceso archivístico

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• Identificación de unidades administrativas y

• Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de

• Conformación de series y subseries documentales.

• Identificación de tipos documentales de la tabla de

• Control en el tratamiento y organización de los

2. Ordenación documental: ubicación física de los

• Relaciones entre unidades documentales, series,

• Conformación y apertura de expedientes.

• Determinación de los sistemas de ordenación.