1gd-Gu-0004 Organización de Archivos

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-GU-0004
Fecha: 04/07/2018
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
Versión: 0 POLICÍA NACIONAL
Objetivo: organizar adecuadamente la información producida y recibida por las dependencias productoras de la
Institución.
Alcance: Los productores documentales adscritos a la Institución, son responsables de la clasificación,

ordenación y descripción de la información producida en el ejercicio de las funciones. Así como el manejo,
custodia, salvaguarda y metodología necesaria para la conservación de los archivos.
Contenido de la Actividad
La Guía para la organización de archivos, desarrolla la siguiente temática:
1. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas

2. Proceso de organización.
3. Principios de organización documental.
4. Criterios para la organización de archivos de gestión.
5. Sistemas de ordenación.
6. Serie o subserie documental.
7. Organización de las unidades documentales.
8. Foliación.
9. Rotulación
10. Ubicación en la estantería.
11. Fusión o supresión de dependencias productoras o unidades policiales.
12. Organización de archivos centrales.
13. De los libros.
1. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE

UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
Las unidades administrativas y funcionales de la Policía Nacional deben con fundamento en la tabla de
retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos
de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina productora será el responsable de velar por la
organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la
responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN.
Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la
aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se
entiende archivísticamente por cada uno de ellas.
Clasificación + Ordenación +
¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza

determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series
documentales con los tipos documentales que la conforman).
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Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las
unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir.
En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es
el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su
vez ejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro
de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad
administrativa, cada función y cada serie.
¿DÓNDE COMIENZA LA ORDENACIÓN?
Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series
documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar
desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus
partes.
Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones. Si la
clasificación se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las
agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia, la ordenación se puede entender
como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.
Dicho de otra manera, la clasificación relaciona grupos documentales entre sí en tanto que la ordenación
relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.
Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación hace referencia a la secuencia, a

las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie.
¿COMO HACEMOS LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL?
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en

representaciones que permiten la identificación, localización y recuperación de la información para la gestión y
su consulta.
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¿CUÁL ES EL RESULTADO DE LA ORGANIZACIÓN?
De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar
adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos de
manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o
custodiar archivos bien clasificados, pero mal ordenados. La organización (clasificación, ordenación) no solo se
comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede y se debe observar o representar
en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o
en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y
confiabilidad de los procesos de organización.
3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

Principio de Procedencia:
Seconservación
deben conocer losde principios
los mediante los cuales se organizan los Archivos de Gestión.
documentos dentro del
fondo documental al que
naturalmente pertenecen.
Permite saber quién
produce los documentos Orden Original: ordenación
(las unidadesinterna de un fondo documental
administrativas) y por qué debe mantener la secuencia
razones lo hace (por original que dieron los trámites
asignación de funciones). durante la circulación, tratamiento
y procesamiento de la información.
(Solicitud, Respuesta y
Antecedentes), se refiere
precisamente a la reflexión sobre
los hechos o sobre la serie de
actividades y pasos relacionados
que se debieron cumplir para la
resolución de un trámite o
problema, que a su vez es una
reflexión sobre la secuencia en la
producción documental.
El principio de orden original busca

mantener la integridad del
expediente durante todo su ciclo
de vida, asegurando no solo que
éste reúna la totalidad de los
documentos gestionados durante
la etapa activa de tramitación, sino
que refleje fielmente la secuencia
y orden como fueron tramitados
los documentos y el expediente
mismo; y debe aplicarse a todos
los expedientes producidos por la
Policía Nacional.
4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

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 La organización de los Archivos de Gestión debe basarse en la Tabla

de Retención Documental aprobada y vigente.
 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y

subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
 La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de

los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal
manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
 La organización de la información se realizará continuamente durante la producción documental; así una

vez termine la vigencia o la gestión de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre o en los
casos que se presente el cierre administrativo o definitivo se podrá revisar las actividades de organización,
foliación, depuración y descripción de los expedientes.
 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de conformidad con
los formatos establecidos en la Suite Vision Empresarial para el Proceso de Gestión Documental, que
permita su ubicación y recuperación.
 Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención
Documental y el cronograma de transferencias documentales, siguiendo la metodología y recomendaciones
que sobre el particular haga el Archivo Central, diligenciando el respectivo Formato Único de Inventario
Documental estandarizado por la Policía Nacional.
4.1 Identificación de “Documentos de Apoyo”.
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por
otras dependencias, son considerados como documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central,
por ejemplo: actos administrativos, catálogos, informes de otras dependencias, listados de personal, encuestas,
boletines, ordenes, notas adhesivas, fotocopias de otros expedientes, etc.), identifíquelos déjelos en un sitio
aparte, donde pueda consultarla, si aún se necesita.
Nota: Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias
y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia
de acuerdo al tiempo establecido por cada uno de los funcionarios,
dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. 1
1
Acuerdo 042 de 2002 “Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas”
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4.2 Selección Documental.
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como, por ejemplo:
documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, papel fax, tarjetas de invitación o felicitación,
recortes de prensa, entre otros.
Nota: para las notas internas que fueron producidas y poseen información de trascendencia y que contienen
disposiciones relevantes, se almacenan y se conservan como parte integral de la unidad documental. Esta
información deberá organizarse de acuerdo a la fecha de producción dentro de la misma unidad documental.
Es de aclarar, que las observaciones u ordenes que eran plasmadas en el formato de nota interna física, ahora
se realizarán por medio del campo “comentarios”, que se encuentra establecido en el Gestor de Contenidos
Policiales, lo cual permite reducir significativamente el uso del papel y conocer la trazabilidad de los documentos
gestionados.
PUNTO DE CONTROL:
Qué: Para evitar la pérdida de la información se deberá sacar copia al papel

químico o de fax y retirarlo de la unidad o expediente documental.
Quién: Productor Documental.
Cuándo: cada vez que se encuentre este tipo de soportes.
Evidencia: fotocopia del documento.
4.3 Ordenación Documental.
La ordenación de los documentos debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta
debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del
expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
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5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.
Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, para efectuar tales
propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia:
numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o
alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las
características de cada serie.
Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada,
pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (fondo o sección) y
no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin
observar las características propias de cada una de ellas. Resulta pues incorrecto ordenar cronológicamente
todos los documentos de un archivo o todos los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre
el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite original.2
5.1 Sistema de ordenación numérico.
Los sistemas de ordenación numérica se dividen en:
a) Ordinal.
2
Cartilla de Ordenación Documental, Archivo General de la Nación, Bogotá 2003.
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Este sistema de ordenación quizás el más fácil de realizar, consiste en disponer los documentos en forma
consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo, las cuentas o los
contratos, etc.
CUENTA DE SERVICIOS CONTRATOS

Cuenta Interna No. 0464304-4 Contrato de Arrendamiento No. 01-1-10001-18
Cuenta Interna No. 0464305-4 Contrato de Obra No. 01-6-10001-18
Cuenta Interna No. 0464306-4 Contrato de Prestación de Servicios No. 01-07-10001-18
b) Cronológico.
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo
con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta el año, el mes y el día. La
ordenación cronológica es fundamental para ordenar los expedientes.
Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan por ejemplo en la Serie 1.10
Acciones Constitucionales y Subserie 1.10 Derechos de Petición.
 2017, 05, 02
 2017, 06, 06
 02, 05, 2017

 06, 06, 2017
5.2 Sistema de ordenación alfabético.
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:
a) Onomástico.
La ordenación alfabética - onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo: Expedientes Académicos de Alumnos,
Investigaciones, etc. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y
facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al
final. Por ejemplo:
 ACOSTA LÓPEZ, Andrés

 CASCANTE PÉREZ, José
 ECHEVERRI ARANGO, Pedro
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 LÓPEZ GÓMEZ, Javier

 MARTÍNEZ, José
 VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
b) Toponímico (o Alfabético Geográfico).
Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse
en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que
más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
Ejemplo: se ordenará por nombres de las Regiones, Metropolitanas y Departamentos las unidades de
conservación que contienen los expedientes de la serie “Proyecto de TRD”.
 Amazonas Pág in a 1 d e 1
Có d ig o : 1GD-FR-0008
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTA L
 Arauca
Fech a: 21-11-2015
ROTUL O IDENTIFICA CIÓN CA RPETA Y/O L IB RO
Ver si ó n : 2 P O LIC Í A N A C IO N A L
UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Villavicencio

DEPENDENCIA PRODUCTORA: Grupo Procedimientos de Personal
 Boyacá CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 40.7
3.8.7.2.9.4.4.1
NOMBRE: Tab l as d e Reten ci ó n Do cu m en tal
 Cauca
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: AMAZONAS -PROYECTO TRD
FECHA INICIAL: DD 15 MM 08 AA 2016
 Cesar
FECHA FINAL: DD 12 MM 12 AA 2016
N° DE FOLIOS 150 VOLUMEN 1 DE 1
N° DE CARPETA 1 N° DE CAJA 1
 Guajira
ESPA CIO EX CL USIVO PA RA EL A RCHIVO CENTRA L E HISTÓRICO
N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO
 Putumayo
 Valle del Cauca
c) Temático.
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Ejemplo:
 Estadísticas. Página 1 de 1

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTA L
Informes.
Código: 1GD-FR-0008
Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 2 P O LIC Í A N A C IO N A L
UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Villavicencio
 Informes a organismos de control.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: Grupo Procedimientos de Personal
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.7.2.9.4.4.1

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.1 NOMBRE: Inform e a Entes de Control
Informes de gestión. TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

(Contraloria)
DD 01
Informes a organismos de control
MM 01 AA 2018

FECHA INICIAL:
Informes estadísticos. FECHA FINAL:

N° DE FOLIOS
N° DE CARPETA
DD
25
31
3
VOLUMEN
MM 12
1
N° DE CAJA
AA
DE
1
2018
1
 Órdenes de Pago.
ESPA CIO EXCLUSIVO PA RA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO
N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSIT O

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5.3 Sistema de ordenación Mixtos.
a) Alfanumérico
Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de
ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los
Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre
del contratista, así:
 2014 EVOLUTION TECNOLOGIES

 2016 MARTÍNEZ DURAN, JORGE
 2018 MONROY LÓPEZ, SUSANA
 2018 TORRES GODOY, GUILLERMO
También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el
nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con
expedientes de funcionarios en la Institución como ejemplo tenemos las Historias Clínicas, las Historias
Laborales, entre otros.
 12423345 ALVARADO PÉREZ, NORBERTO

 24125767 GÓMEZ LÓPEZ, JUAN
 24345678 ACOSTA ROJAS, LUIS MARIO
 41234098 LARA ROA, FLOR ALBA
Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas
con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries.
Por ejemplo, la Secretaría General:
 SG-01 Actas
 SG-01-01 Actas Consejo Directivo
 SG-02 Acuerdos
 SG-04 Informes
De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente por
procedencia y por series documentales.
b) Ordinal Cronológico
Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas
simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar
por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así:
 00001 2018, 01, 31

 00002 2018, 01, 31
 00003 2018, 02, 02
 00004 2018, 03, 04
 00001 31, 01, 2018

 00002 31, 01, 2018
 00003 02, 02, 2018
 00004 04, 03, 2018
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PUNTO DE CONTROL:
Qué: adoptar el sistema de ordenación documental para proporcionar

seguridad y oportunidad en la localización de la información.
En todo caso, dicha elección dependerá de las características y el volumen de

la serie.
6. SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL.
El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por
personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva
a cabo el productor. El conjunto de actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se
desarrollaron las actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas, que al interior del fondo o
subfondo documental son las secciones y las subsecciones. Estas están integradas por documentos agrupados
en series, en las cuales, en razón de sus funciones las dependencias productoras reflejan documentalmente la
continuidad de las actividades que sistemáticamente desarrollan.
La serie documental está integrada por documentos, resultado de la repetitividad de los procesos y
procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo
documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como
resultado una información seriada. Por ejemplo: la Oficina de Tesorería tendrá como series propias del
desarrollo de sus funciones:
 Órdenes de pago
 Cuentas corrientes
 Libros de Tesorería
 Declaraciones tributarias
También existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples como (Ordenes,
Decretos, Resoluciones, etc.) y las formadas por unidades documentales complejas como (Investigaciones
Disciplinarias Procesos Judiciales, Historias Laborales, Procesos Administrativos, Contratos de Obra, etc).
a. Series con unidades documentales simples.
Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es
independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí
mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales.
Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan
sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el
siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar su
producción.
Son series documentales simples, por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, Actas,
Circulares, Informes, Memorandos, Derechos de Petición, Conceptos, Instructivos, etc.
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6.1 Series con unidades documentales complejas.
Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno
está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí, pero relacionados en razón de un trámite
determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en
unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de
gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.
Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las historias laborales, las historias clínicas,
las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos, planes de mejoramiento, planes de auditoria, etc.
7. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES.
Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o
trámite, de acuerdo con la gestión, actividad o procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el
orden en que se incorporan al expediente.
En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su
producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia.
7.1 ¿Cómo perforar los documentos?
Para la información que se encuentre en proceso de organización la cual no ha sufrido perforación alguna, se
recomienda perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio,
en caso contrario se deben alinear respetando el tamaño original del documento. Al perforar los documentos se
debe tener en cuenta la posición de la hoja, en el caso de aquellos documentos que contengan información en
forma horizontal, se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la
carpeta y debidamente alineados.
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7.2 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental simple.
 Identificación de la serie o subserie documental.
 Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo
con las características de la serie o subserie.
 Determinación del título oficial del expediente, identificando por el tipo de información que contienen, y una
vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
 Aplicación del sistema de ordenación acordado.
 Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación (carpetas)
 Foliación de los documentos en cada unidad de conservación de 1 hasta 250 folios.
 Elaboración de la Hoja de Control.
 Identificación y descripción de cada una de las unidades de conservación (carpetas y cajas)
 Elaboración del Inventario Documental.
PUNTO DE CONTROL:
Qué: se debe ordenar por un sistema numérico – cronológico.

Al revisar la unidad de conservación el primer documento debe registrar la fecha
más antigua y el último la fecha más reciente.
Cuándo: organización archivos.
7.3 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental compleja.

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 Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso
ya sea administrativo o técnico.
 Identificación de la serie o subserie documental.
 Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
 Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo
con las características de la serie o subserie.
 Determinación del título oficial del expediente, identificando por el tipo de información que contienen, y una
vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
 Aplicación del sistema de ordenación acordado.
 Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema

de ordenación seleccionado.
 Foliación de todos y cada uno de documentos que conforman el expediente iniciando la foliación continúa a
partir de 1 hasta terminar el último folio.
 Elaboración de la Hoja de Control.
 Identificación y descripción de cada una de las unidades de conservación (carpetas y cajas)
 Elaboración del Inventario Documental.

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PUNTO DE CONTROL:
 Se ordena según el trámite que le dio origen / según los manuales o
procedimientos / Aunque coinciden con un orden cronológico lo importante es
no descuidar el orden original en que se incorporan al expediente.
 El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la

unidad de conservación y el que lo finiquitó, el último.
 Los anexos forman parte de una unidad documental, por lo tanto, al momento
de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en
7.4 Aspectos a tener en cuenta en la organización de las unidades documentales.
 Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la
resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para
cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones).
 No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, oficios
llegados, oficios recibidos, etc.
 Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el
personal de la unidad.
 Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series

documentales.
 Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha
sido abierto.
 No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo
expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo
con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
 Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe
usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo
informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
 Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción
documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
 No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para
su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias, catálogos comerciales, fotocopias de otros
expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan
fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de
documentación de apoyo es causa de desorganización de los archivos.
 La organización dada a los expedientes y unidades documentales simples en la fase de gestión, se debe
mantener sin alteración de ninguna clase, en las fases de archivo central e histórico.
7.5 Cierre del expediente.

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El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos.
 Cierre administrativo: una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento
administrativo que se dio origen. Durante esta fase puede agregarse o incluirse nuevas unidades
documentales.
Ejemplo: Actas, derechos de petición, informes de actividades, conceptos y similares.
 Cierre Definitivo: una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de
acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase no puede agregarse nuevos documentos al
expediente.
Ejemplo: Investigaciones disciplinarias, procesos judiciales, contratos y similares.
7.6 Intervención de Expedientes Cerrados o Transferidos.
Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto archivos
institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su
ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la foliación o
refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de procedencias diferentes o
la separación de documentos.
En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuentan con hoja de control, debido a que ésta se
debe realizar en la etapa activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del expediente evitando
alteraciones que afecten su autenticidad, no está permitida su elaboración una vez cerrado el expediente; el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño o el Comité de Archivo de la Policía Nacional, según el caso,
deberá adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta previo análisis de las implicaciones económicas de
dicha decisión.
7.7 Depuración de Expedientes Cerrados.
La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización
de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del Acuerdo 002 de 14 de marzo de 2014, deberá ser
autorizado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o el Comité de Archivo de la Policía Nacional,
según sea el caso y constar en el acta de reunión respectiva en la cual se tomó la decisión, únicamente en los
casos señalados a continuación:
 Copias idénticas de un mismo documento de Archivo.

 Documentos de Archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no
sea técnicamente posible.
 Documentos de Archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.
 Documentos de apoyo.
 Documentos en blanco, siempre y cuando estos no cumplen una función específica.
Los expedientes cerrados o transferidos, no podrán someterse a ningún tipo de

intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones
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8. FOLIACIÓN.
Las series y subseries constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por
cuanto responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico, que deben
ser respetados y controlados.
Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se
procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 hasta 250 folios escritos de cada
unidad de conservación. Este procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que
integran una serie documental, sean simples o complejas y estén perfectamente ordenadas.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual
consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie
documental, si existe duplicidad (documentos repetidos), si además de los tipos documentales propios de la
serie existen otros de apoyo, y si están correctamente ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere
del caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie o
subserie.
De lo anterior, se enuncian los siguientes conceptos:
Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
Página: Cara de una hoja... Lo escrito o impreso en una cara...
Paginar: Acción de numerar páginas.
NOTA: Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos.
Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual
ratifica la ordenación.
No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las
máquinas reprográficas.
8.1 Requisitos para la Foliación.
 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.

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 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio y en el sentido del texto
del documento.
 Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos
como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea diagonal
(/) y quedará como válida la última realizada.
 Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliación.
 Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series
documentales simples (Acuerdos, Decretos, Circulares, Resoluciones, entre otras) la foliación se ejecutará
de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.
 En el caso de expedientes o unidades documentales complejas, contenidos en más de una unidad de

conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un Contrato de la
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Obra X, está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 250, la
segunda carpeta iniciará con el folio 251.
 En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente
en la cara recta del folio, adicionándole a la numeración las letras R/V. (indica que el folio contiene
información por ambas caras de la hoja, cara “Recta” y cara “Vuelta”).
 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
 Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse
consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna
diferenciación entre unos y otros. Sin embargo, cuando se registren anexos, éstos deberán foliarse en el
orden consecutivo que les corresponda.
 Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos
de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada, dejando el testigo
documental.
 Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño se deben adherir a una hoja, a ésta se le
escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de
consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y
fecha de los mismos.
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 Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren
pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de
consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color,
título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se
hará la correspondiente referencia cruzada.
 Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre
de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad,
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
 En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de

contabilidad o minuta, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse
como mecanismo de control sin necesidad de volver a foliar a mano. De todos modos, debe registrarse en
el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
 La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos,
cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o
cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control
o de consulta. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y
blanda, tipo HB o B.
 La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de
reprografía (microfilmación o digitalización).
 No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos
o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta.
 No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos,
grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
8.2 Elaboración de la hoja de Control.
Esta herramienta permite realizar la descripción del expediente de la información que se encuentra al interior de
la unidad de la conservación, se recomienda realizar esta actividad de tal forma que la hoja de control permita
realizar una ubicación rápida de los documentos que la componen, por otra parte, es pertinente indicar que esta
cumple la misma función que tiene el índice en un libro.
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Se debe registrar la siguiente información:
1. FECHA: hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) del tipo documental que reposa en el expediente o carpeta
de acuerdo a su ordenación.
2. TIPO DOCUMENTAL: En este campo deberá relacionarse el nombre de la unidad documental, el número
consecutivo, una breve descripción del asunto que contiene el documento y de sus anexos cuando aplique.
3. FOLIO (S): número que se le asigna a los documentos que previamente han sido clasificados y ordenados
en la unidad de conservación (carpeta) de acuerdo al principio de orden original, es decir, que esté de
acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.
NOTA: La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre
otros.
La hoja de control podrá ser elaborada a mano o a computador en el formato vigente que se encuentra
publicado en la Suite Vision Empresarial.
9. ROTULACIÓN.
La acción de elaborar, describir e identificar las unidades de conservación (carpetas y cajas), en los cuales
deben ir anotados los datos que permitan ubicar rápidamente la información.
Rótulo de identificación de carpetas:
El rótulo debe ubicarse en la parte inferior derecha de la

carpeta o libro. Este formato será el que se encuentre
controlado y vigente en la Suite Vision Empresarial.
Medida: 8.5 cm de alto x 11,5 cm de largo.
Rótulo de identificación de cajas:
El rótulo debe estar centrado, es preciso tener presente que el

rótulo de archivo de Gestión y Central es diferente al del
Archivo Histórico. Este formato será el que se encuentre
controlado y vigente en la Institución.
Medida archivo gestión y Central: 17.5 cm de alto x

12.5 cm de largo.
Medida Archivo Histórico: 16 cm de alto x 14 cm de

largo.
NOTA: El rotulo de identificación de carpeta o caja podrá ser elaborada a mano o a computador en el formato
vigente que se encuentra publicado en la Suite Vision Empresarial.
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9.1 Elaboración del Inventario documental.
Instrumento archivístico para la descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales,
con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta.
Aspectos a tener en cuenta:
 Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según
sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la
gestión institucional.
 La entrega y recibo de los documentos y archivos, se hará de conformidad con la Tabla de Retención
Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario.3
 En caso de abandono del cargo, el jefe inmediato deberá designar el funcionario titular o en su defecto el
que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de Gestión
Documental y en constancia firmarán el acta correspondiente.
 Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los
documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las
autoridades por las consecuencias de esta omisión.
 Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por
cuanto los documentos públicos son de propiedad de la Institución.
 Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de dependencias o
unidades policiales, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación, mediante el
inventario documental. De conformidad con la información producida y tramitada en ejercicio de las
funciones.
 Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que
guarden relación con la misma función de la oficina productora.
 Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible,
en orden alfabético.
Observaciones a registrar en el Inventario Documental.
 Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.
 Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas
de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo
tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
 Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el

tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación
de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
3
Acuerdo No. 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
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10. UBICACIÓN EN LA ESTANTERÍA.
Los documentos deben gozar de unidades de conservación adecuadas. Y deben estar almacenados en la
estantería de conformidad con las especificaciones técnicas mínimas establecidas en el Sistema Integrado de
Conservación; ubicándose de la siguiente manera:
11. FUSION O SUPRESION DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS O UNIDADES POLICIALES.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 20 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 – Ley General de
Archivos, la Policía Nacional, como entidad pública dispone que, en caso de presentarse supresión o fusión de
una dependencia productora o una unidad policial, estas deberán entregar sus archivos a las dependencias
productoras o unidades policiales que asuman sus funciones, o a las dependencias o unidades a las cuales se
van a vincular, obedeciendo a la estructura orgánico funcional y a desde la fecha a partir de la cual inician a
ejercer sus funciones.
Asimismo, es pertinente indicar que la información que haya producido una dependencia, de conformidad con
sus funciones, deberá cumplir con los criterios de organización documental por parte del Jefe de Dependencia
Productora y de conformidad con las Tablas de Retención Documental.
Es importante indicar, que cuando una dependencia o unidad policial cuente con cierre definitivo, sus acervos
documentales deberán ser transferidos al Archivo Central de la Dirección, Oficina Asesora, Metropolitana
Departamento o Escuela de Policía a la cual se encontraba adscrita esa dependencia objeto de la fusión o
supresión.
Del mismo modo, la información que se encuentre en gestión administrativa y no haya culminado sus trámites,
deberá cumplir con los criterios de organización documental y entregar los documentos a la dependencia o
unidad policial que asuma sus funciones a partir de la fecha de la disposición de estructura orgánico - funcional.
12. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CENTRALES.

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En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos Archivos de Gestión de la Policía Nacional, porque han concluido su trámite, pero siguen
teniendo vigencia para la consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organización de los
archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la tabla de retención documental y tabla de
valoración documental, es decir debe tenerse en cuenta las series documentales y tiempos de retención
establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente harán parte del Archivo Histórico.
Métodos para la ubicación de la información en los depósitos de Archivo Central e Histórico.
Método 1: consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, distribuyendo los espacios

reservados para las secciones, subsecciones y series.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre
en las estanterías para añadir la documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no
es posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequeños
y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rígido el cuadro de
clasificación pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.
Método 2: el sistema de numeración continúa es el más utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento,
el cual consiste en numerar las unidades de conservación (cajas) mediante dígitos arábigos desde el uno en
adelante.
De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades de instalación es rápida,
sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural. “Las transferencias documentales de cada
dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de
archivo, las cuales se numerarán consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios
archivísticos; posteriormente deberán ser ubicadas en la estantería correspondiente, la cual iniciara en la caja
número 1 de izquierda a derecha hasta finalizar la bandeja, para la siguiente bandeja se continuara con las
ubicación de la caja de derecha a izquierda.
Sin perder el consecutivo, y así sucesivamente hasta finalizar todas las unidades de conservación
correspondientes a cada vigencia. Esta actividad se establece con el fin de facilitar las consultas en el Archivo
Central y ejercer un control de la documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general
manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las
modificaciones, correcciones necesarias y se les asigna la ubicación topográfica.
Para la aplicación de este método de organización, se recomienda que se reciban los documentos conforme a
la estructura orgánica de la unidad y se ordenen las series o subseries documentales de tal forma que se
evidencie el cumplimiento de cada una de estas, para evitar traumatismos al momento de realizar la respectiva
eliminación.
Nota: Es de aclarar que los procedimientos de organización se deben cumplir a cabalidad conforme a lo
establecidos dentro del procedimiento de Archivo de Gestión y tener en cuenta que para desarrollar un
adecuado proceso de administración, custodia y salvaguarda dentro de los archivos centrales se debe cumplir
la descripción y ubicación de los acervos documentales.
13. DE LOS LIBROS
13.1 Instrucciones generales.
 La anotación de apertura y cierre debe escribirse a mano con lapicero de tinta negra insoluble; se prohíbe
la utilización de hojas impresas.
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Fecha: 04/07/2018
 La letra utilizada deberá ser legible para todos los lectores y los escritos elaborados atendiendo a las
reglas ortográficas de la Real Academia de la Lengua Española.
 La apertura de un libro, se escribirá en el primer folio y el cierre del libro se escribirá en el último folio útil.
 En el caso de cierres por término de año, este se escribirá en el folio siguiente de la última anotación
registrada en el respectivo libro; y la nueva apertura se escribirá en el folio siguiente.
 Tenga en cuenta que debe llenarse con claridad, en orden cronológico, sin enmendaduras; está
absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o paginación de los libros.
 En el evento de que un libro carezca de paginación, se deberá realizar la foliación correspondiente.
 Para el caso de los libros institucionales que se encuentren preimpresos (libros que se adquieran
previamente con rayados especiales ej. minutas de servicio), la anotación de apertura o cierre, deberá ser
realizada de forma impresa y pegada en el primer o ultimo folio útil según corresponda; según lo
establecida en la presente guía.
 En caso de omitir la apertura del libro, se dejará el registro de la novedad en el Formato único de Inventario
Documental.
 En caso de omitir el cierre de un libro al finalizar la vigencia, se deberá dejar constancia mediante
anotación, donde se aclare que se realizará el cierre del libro en el folio siguiente.
 El forrado de los libros en la Institución, queda abolido, por cuanto este procedimiento afecta la
conservación de estos documentos, debido a los componentes químicos de los materiales.
13.2 Diligenciamiento de libros.
 Tenga en cuenta que deben diligenciarse con claridad, en orden cronológico, sin dejar espacios en blanco
entre renglones, en lo posible sin enmendaduras.
 Está absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura de los libros. Para lo
cual y en caso de correcciones en un folio, se escribe la palabra “ANULADO” trazando una línea con tinta
negra de un extremo al otro.
 En este caso se debe informar por escrito al superior inmediato el motivo por el cual fue anulado dicho
folio.
 Cuando se trate de errores ortográficos o de contexto en una anotación, se escribirá entre paréntesis la
palabra (corrección) y seguido de ella se escribirá nuevamente la palabra debidamente corregida.
 Queda prohibido el uso de resaltadores, correctores o cualquier otro medio que pueda alterar la
originalidad de los registros. En todos los libros institucionales la tinta a utilizar será negra e insoluble.
13.3 Apertura y cierre de libros.
De conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 06580 del 27 de diciembre de 2017 “por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”, la apertura y cierre de libros en la
Institución se realizará de la siguiente manera:
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 Modelo de Apertura
Ciudad y fecha: Bogotá, DC., 05 de junio de 2018.
UNIDAD: Departamento de Policía Caldas

DEPENDENCIA: Estación La Dorada
APERTURA: En la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 06580 del 27 de diciembre
de 2017 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”, se apertura
el presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado como (Nombre del Libro Ejemplo:
LIBRO DE POBLACIÓN).
___________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia
 Modelo de Cierre
Ciudad y fecha
UNIDAD: Departamento de Policía Caldas (Ejemplo 1)

DEPENDENCIA: Estación La Dorada
CIERRE: En la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 06580 del 27 de diciembre de
2017 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”, se cierra el
presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado como (Nombre del Libro Ejemplo:
LIBRO DE POBLACIÓN).
_______________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia.
Referencia documental
Acuerdo No. 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000”
Acuerdo No. 042 del 31 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos, ley 594
de 2000”.
Acuerdos No. 005 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas".
Acuerdo 002 de 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.
Cartilla de ordenación documental del Sistema Nacional de Archivos del año 2003.
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Fecha: 04/07/2018
Formatos y/o Anexos
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión

1GD-PR-0005 Archivo Central o Intermedio
1GD-FR-0007 Hoja de Control
1GD-FR-0008 Rotulo Identificación Carpeta
1GD-FR-0009 Rótulo Identificación Caja
1GD-FR-0010 Formato Único de Inventario Documental
1GD-FR-0014 Testigo Documental
Glosario
Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o
cultural.
Almacenamiento de documentos: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo de Gestión: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos
iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las
soliciten.
Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico –
funcional de la entidad.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,

materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información
para la gestión y para la investigación.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información.
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Fecha: 04/07/2018
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel documento consultado frecuentemente, ya sea por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Documento de apoyo: Documento generado por o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus
series documentales, pero es de consulta por el productor documental.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a
sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y
debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Foliación: Acto de numerar los folios por su cara recta (México); indicación numérica de las hojas del
expediente en orden sucesivo (Cuba).
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el
orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo

y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
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Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de

los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generados en razón de esa
subdivisión orgánico – funcional.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo
para su conservación permanente.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de

un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el
trámite de cada asunto.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental. La

unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la
constituyen varios formando un expediente.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Capitán. TATIANA MARCELA LÓPEZ

BELTRÁN
Jefe Grupo Administración y
Conservación Documental.
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Fecha: 04/07/2018
TES17. LAURA BIBIANA Mayor. HERNÁN MAURICIO Coronel PABLO ANTONIO

BRICEÑO RINCON TORRES ROZO CRIOLLO REY
Responsable Análisis Estadístico Jefe Grupo Soporte y Apoyo Secretario General
Mayor. JENNY PATRICIA MORALES

PUENTES
Jefe Área Archivo General
Fecha: 21 MARZO 2018 Fecha: 08 JUNIO 2018 Fecha: 27 JUNIO 2018

1gd-Gu-0004 Organización de Archivos

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Alcance: Los productores documentales adscritos a la Institución, son responsables de la clasificación,

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 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y

 La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de

 La organización de la información se realizará continuamente durante la producción documental; así una

4.1 Identificación de “Documentos de Apoyo”.

4.2 Selección Documental.

Qué: Para evitar la pérdida de la información se deberá sacar copia al papel

4.3 Ordenación Documental.

5.1 Sistema de ordenación numérico.

Los sistemas de ordenación numérica se dividen en:

CUENTA DE SERVICIOS CONTRATOS

 02, 05, 2017

5.2 Sistema de ordenación alfabético.

 ACOSTA LÓPEZ, Andrés

 LÓPEZ GÓMEZ, Javier

b) Toponímico (o Alfabético Geográfico).

UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Villavicencio

 Boyacá CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

FECHA INICIAL: DD 15 MM 08 AA 2016

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Villavicencio

 Informes a organismos de control.

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.7.2.9.4.4.1

Informes de gestión. TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

Informes estadísticos. FECHA FINAL:

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSIT O

5.3 Sistema de ordenación Mixtos.

 2014 EVOLUTION TECNOLOGIES

 12423345 ALVARADO PÉREZ, NORBERTO

 00001 2018, 01, 31

 00001 31, 01, 2018

Qué: adoptar el sistema de ordenación documental para proporcionar

En todo caso, dicha elección dependerá de las características y el volumen de

6. SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL.

a. Series con unidades documentales simples.

6.1 Series con unidades documentales complejas.

7. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES.

7.1 ¿Cómo perforar los documentos?

7.2 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental simple.

 Identificación de la serie o subserie documental.

 Aplicación del sistema de ordenación acordado.

 Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación (carpetas)

 Foliación de los documentos en cada unidad de conservación de 1 hasta 250 folios.

 Elaboración de la Hoja de Control.

 Identificación y descripción de cada una de las unidades de conservación (carpetas y cajas)

 Elaboración del Inventario Documental.

Qué: se debe ordenar por un sistema numérico – cronológico.