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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL POLICÍA NACIONAL

Código: 1GD-GU-0004
Fecha: 29-05-2020
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Versión: 1

Objetivo: organizar adecuadamente la información producida y recibida por las oficias productoras en la
Institución.

Alcance: los productores documentales adscritos a la Institución, son responsables de la clasificación,

ordenación y descripción de la información producida en el ejercicio de las funciones. Así como el manejo,
custodia y conservación de los archivos.

Contenido de la Actividad

La Guía para la organización de archivos, desarrolla las siguientes temáticas:

1. Conformación de los Archivos de Gestión.

1.1 Responsabilidad de los Servidores Públicos.
2. Proceso de Organización.
3. Principios de Organización Documental.
4. Criterios para la Organización de Archivos de Gestión.
5. Sistemas de Ordenación.
6. Serie o Subserie Documental.
7. Organización de las Unidades Documentales.
8. Intervención de Expedientes Cerrados o Transferidos.
9. Depuración de Expedientes cerrados.
10. Foliación.
11. Elaboración de la Hoja de Control.
12. Rotulación.
13. Elaboración del Inventario Documental.
14. Ubicación de las Unidades de conservación.
15. Fusión o Supresión de Dependencias Productoras o Unidades Policiales.
16. Organización del Acervo Documental en los Archivos Central, Intermedio e histórico.
17. De los libros.

1. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.

El jefe de la oficina productora debe velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de
gestión de su dependencia con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística, sin
perjuicio de la responsabilidad señalada en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”.

1.1 RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.

 Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
 La Institución será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
 Es deber de todo servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
 Todo servidor público al ser vinculado, posesionado, trasladado, desvinculado o retirado de su cargo,
recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para
garantizar la continuidad de la gestión pública, conforme a los procedimientos establecidos por la
Institución.
 En caso de abandono del cargo, el jefe inmediato deberá designar el funcionario titular o en su defecto el
que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de Gestión
Documental y en constancia firmarán el acta correspondiente.
 Le está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de documentos o
expedientes, así como permitir el acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas.
 El servidor público por ningún motivo podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por
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cuanto los documentos públicos son de propiedad de la Institución.

 Los comandantes o jefes de unidad deberán dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 04919
del 4 de agosto de 2016 “Por la cual se establecen los parámetros institucionales para la entrega y
recepción de unidades en la Policía Nacional”1

2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

Este proceso consiste en desarrollar las siguientes actividades: Clasificación + Ordenación + Descripción = Organización

Clasificación: actividad en la cual se identifican y establecen

agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la Institución (fondo, sección, series,
subseries y/o asuntos).

Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación

procede determinando, las oficinas productoras y las funciones
que éstas deben cumplir.

Ordenación: consiste en establecer secuencias dentro de las

agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación,
respetando el principio de procedencia y orden original, organizando
internamente los documentos que conforman un expediente, tanto en
la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo, es decir
que no se puede realizar ninguna intervención una vez estos han
sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o históricos.

Descripción: consiste en el análisis de los documentos de

archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta, mediante el
diligenciamiento de la hoja de control, rótulos de identificación
(carpetas y cajas) e inventario documental.

3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

Se deben conocer los principios mediante los cuales se organizan los Archivos de Gestión.

 Principio de Procedencia: conservación de los documentos dentro

del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Permite
saber quién produce los documentos (oficinas productoras) y por
qué razones lo hace (por asignación de funciones).

1
Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, Ley 1952 del 28
de enero de 2019 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, Ley 951 del 31 de marzo de 2005 “Por la cual se crea el acta de
informe de gestión” y Acuerdo 038 del 20 de diciembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594
de 2000”.
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 Orden Original: ordenación interna de un fondo documental debe mantener la

secuencia original que dieron los trámites durante la circulación, tratamiento y
procesamiento de la información. (Solicitud, Respuesta y Antecedentes), se refiere
precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y
pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o
problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción
documental.

El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante

todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los
documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y
orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los
expedientes producidos por la Policía Nacional.

4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

 La organización de los Archivos de Gestión debe basarse en la

Tabla de Retención Documental aprobada y vigente.
 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada oficina productora.
 La ubicación física de los documentos responderá a la conformación
de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal
manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de la misma.
 La organización de la información se realizará continuamente durante la producción documental; así una
vez termine la vigencia o la gestión de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre o en los
casos que se presente el cierre administrativo o definitivo se podrá revisar las actividades de organización,
foliación, depuración y descripción de los expedientes.
 Los tipos documentales que integran el expediente, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control.
 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar y rotular, aplicando los formatos
asociados al Proceso de Gestión Documental.
 Por último, realizar el diligenciamiento del formato único de inventario documental.

Identificación de “Documentos de Apoyo”. Son documentos generados por la

misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de las series
documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, es
importante resaltar que esta información no se deberá transferir al archivo central.

Ejemplo: actos administrativos, catálogos, informes de otras dependencias,

listados de personal, encuestas, boletines, ordenes, notas adhesivas, fotocopias
de otros expedientes, etc.).

Nota: los documentos de apoyo deben estar identificados, ubicados en un sitio

aparte donde puedan ser consultados, si aún se necesitan; asimismo estos, no se consignarán en la Tabla de
Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o
vigencia de acuerdo al tiempo establecido por cada uno de los funcionarios, dejando constancia en acta suscrita
por el respectivo jefe de dependencia.2

2
Acuerdo 042 de 2002 “Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas”
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Selección Documental: consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo
como, por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, papel fax, tarjetas de
invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros.

Para las notas internas que fueron producidas y poseen información de trascendencia, que contienen
disposiciones relevantes, se almacenan y conservan como parte integral de la unidad documental. Esta
información deberá organizarse de acuerdo a la fecha de producción dentro de la misma unidad documental.

Es de aclarar, que las observaciones u ordenes que eran plasmadas en el formato de nota interna física, ahora
se realizarán por medio del campo “comentarios”, que se encuentra establecido en el Gestor de Contenidos
Policiales “GECOP”, lo cual permite reducir significativamente el uso del papel y conocer la trazabilidad de los
documentos gestionados.

Nota: para evitar la pérdida de información que se encuentra en papel químico, papel multicopia o fax, se
deberá fotocopiar el documento con el fin de garantizar la permanencia y consulta de la información, realizando
el procedimiento de depuración de este tipo de papel de la carpeta o expediente.

En caso de que se genere o recepcione alto volumen documental en papel químico o papel multicopia, ejemplo
los comparendos de transito o medidas correctivas del Código Nacional de Policía y Convivencia, se dispone no
fotocopiarlos; sin embargo se hace necesario garantizar la conservación, adoptar buenas prácticas en la
producción, manejo y uso de este tipo de soporte, almacenarlo en carpetas desacidificadas de dos tapas o tipo
cuatro aletas, evitando que queden presionados unos con otros incluyendo máximo 200 folios por unidad de
conservación, impidiendo con esta práctica alterar o perder la información.

5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series

documentales, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios
sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: numéricos
(simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y
los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema
de ordenación está sujeto a las características de cada serie.

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación

no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado
indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (fondo o sección)
y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de
ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada
una de ellas. Resulta pues incorrecto ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo o todos los
documentos de una misma oficina productora, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación
sino, además, la secuencia del trámite original.3

 Sistema de ordenación numérico: se dividen en:

a) Ordinal: este sistema de ordenación quizás el más fácil de realizar, consiste en disponer los documentos en
forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo, las
cuentas o los contratos, etc.

Ejemplo:
3
Cartilla de Ordenación Documental, Archivo General de la Nación, Bogotá 2003.
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CUENTA DE SERVICIOS CONTRATOS

Cuenta Interna No. 0464304-4 Contrato de Arrendamiento No. 01-1-10001-18
Cuenta Interna No. 0464305-4 Contrato de Obra No. 01-6-10001-18
Cuenta Interna No. 0464306-4 Contrato de Prestación de Servicios No. 01-07-10001-18

b) Cronológico: este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido producida o tramitada, teniendo en
cuenta el año, mes y día. La ordenación cronológica es fundamental para ordenar los expedientes.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan por ejemplo en la Serie 1
Acciones Constitucionales y Subserie 1.10 Derechos de Petición.

Ejemplo:

 2017, 05, 02
 2017, 06, 06
 02, 05, 2017
 06, 06, 2017

 Sistema de ordenación alfabético: consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto
(A – Z) y puede ser:

a) Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por
lapsos grandes de tiempo, por ejemplo: expedientes académicos de alumnos, investigaciones, etc. Es ideal
para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al
final. Por ejemplo:

Ejemplo:

 ACOSTA LÓPEZ, Andrés

 CASCANTE PÉREZ, José
 ECHEVERRI ARANGO, Pedro
 LÓPEZ GÓMEZ, Javier
 MARTÍNEZ, José
 VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

b) Toponímico (o Alfabético Geográfico): se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de

lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el
barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades
administrativas.

Ejemplo:
Pági na 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Có d ig o : 1GD-FR-0008

 Amazonas
F echa: 21-11-2015
ROTUL O IDENTIFICACIÓN CA RPETA Y/O L IBRO
Ver sió n : 2 P OLIC Í A N A C IO N A L

UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Villavicencio

DEPENDENCIA PRODUCTORA: Grupo Procedimientos de Personal

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.7.2.9.4.4.1

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 40.7 NOMBRE: Tab las d e Reten ció n Do cu m en tal
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: AMAZONAS -PROYECTO TRD

FECHA INICIAL: DD 15 MM 08 AA 2016

FECHA FINAL: DD 12 MM 12 AA 2016
N° DE FOLIOS 150 VOLUMEN 1 DE 1
N° DE CARPETA 1 N° DE CAJA 1
ESPACIO EXCL USIVO PA RA EL A RCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSIT O

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 Arauca
 Boyacá
 Cauca
 Cesar
 Putumayo
 Valle del Cauca

c) Temático: se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.

Ejemplo:
Pág i na 1 d e 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTA L
Có d ig o : 1GD-FR-0008


Fech a: 21-11-2015

Estadísticas.
ROTULO IDENTIFICACIÓN CA RPETA Y/O L IB RO
Ver s ió n : 2 P O LIC Í A N A C IO N A L

UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Villavic encio

DEPENDENCIA PRODUCTORA: Grupo Procedimientos de Personal

 Informes. CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCT ORA:

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.1
3.8.7.2.9.4.4.1
NOMBRE: In fo r m e a En tes d e Con tr o l


T ITULO CARPETA Y/O LIBRO: Informes a organismos de control

Informes a organismos de control. (Contraloria)

F ECHA INICIAL:
F ECHA FINAL:
DD
DD
01
31
MM
MM
01
12
AA
AA
2018
2018

 Informes de gestión. N° DE FOLIOS 25 VOLUMEN 1 DE 1

N° DE CARPETA 3 N° DE CAJA 1
ESPACIO EX CL USIVO PA RA EL A RCHIVO CEN TRAL E HISTÓRICO

 Informes estadísticos.
N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSIT O

 Órdenes de Pago.

Sistema de ordenación Mixtos.

a) Alfanumérico: se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En
este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.

Ejemplo: los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del
contrato y el nombre del contratista, así:

 2014 EVOLUTION TECNOLOGIES

 2016 MARTÍNEZ DURAN, JORGE
 2018 MONROY LÓPEZ, SUSANA
 2018 TORRES GODOY, GUILLERMO

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el
nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con
expedientes de funcionarios en la Institución.

Ejemplo: tenemos las Historias Clínicas, las Historias Laborales, entre otros.

 12423345 ALVARADO PÉREZ, NORBERTO

 24125767 GÓMEZ LÓPEZ, JUAN
 24345678 ACOSTA ROJAS, LUIS MARIO
 41234098 LARA ROA, FLOR ALBA

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están
representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de
series y subseries.

Ejemplo: la Secretaría General:

 SG-01 Actas
 SG-01-01 Actas Consejo Directivo
 SG-02 Acuerdos
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 SG-04 Informes

De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente
por procedencia y por series documentales.
b) Ordinal Cronológico: aplica a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y
a la vez cronológicas.

Ejemplo: Resoluciones, instructivos, directivas las cuales se controlan en primer lugar por el número
consecutivo de tipo documental y después por la fecha de forma cronológica, así:

 00001 2018, 01, 31

 00002 2018, 01, 31
 00003 2018, 02, 02
 00004 2018, 03, 04
 00001 31, 01, 2018
 00002 31, 01, 2018
 00003 02, 02, 2018
 00004 04, 03, 2018

PUNTO DE CONTROL:
Qué: adoptar el sistema de ordenación documental para proporcionar seguridad y
oportunidad en la localización de la información. En todo caso, dicha elección dependerá
de las características y el volumen de la serie.
Quién: productor Documental.
Cuando: organización de archivos.
Evidencia: los expedientes debidamente descritos.

6. SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL.

El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades generadas por funcionarios
públicos, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo el productor. El conjunto de
actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las acciones de las oficinas o
unidades productoras, que al interior del fondo o subfondo documental son las secciones y subsecciones. Estas
están integradas por documentos agrupados en series, en las cuales, en razón de sus funciones las
dependencias productoras reflejan documentalmente la continuidad de las actividades que sistemáticamente
desarrollan.

La serie documental está compuesta por documentos, resultado de la repetitividad de los procesos y
procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas.

Generalmente las series están formadas por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también
responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada.

Ejemplo: la Oficina de Tesorería tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones:

 Órdenes de pago
 Cuentas corrientes
 Libros de Tesorería
 Declaraciones tributarias
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También existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples como (ordenes,
circulares, resoluciones, etc.) y las desarrolladas por unidades documentales complejas como (investigaciones
disciplinarias, procesos judiciales, historias laborales, procesos administrativos, contratos de obra, etc).

a) Series con unidades documentales simples: son series

conformadas por unidades documentales simples (tipos
documentales), donde cada una es independiente de la otra por
contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos
estructurales o formales.

Los tipos documentales que integran las series documentales simples

son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de
otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el
siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es
diversa. Su ordenación permite controlar su producción.

Ejemplo: resoluciones, actas, circulares, informes, memorandos, derechos de petición, conceptos,

instructivos, etc.

b) Series con unidades documentales complejas: son

comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto
por varios tipos documentales diferentes entre sí, pero
relacionados en razón de un trámite determinado. Cada
expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo
general se almacenan en unidades de conservación (carpetas)
separadas; no obstante, es preciso anotar que existen
expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos
en diferentes tomos (carpetas).

Ejemplo: contratos, historias laborales, historias clínicas, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos,
planes de mejoramiento, planes de auditoria, etc.

7. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES.

Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o
trámite, de acuerdo con la gestión, actividad o procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el
orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una
secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia.

 Perforación de documentos: para la información que se

encuentre en proceso de organización, la cual no ha sufrido
perforación alguna, se recomienda perforar los folios de cada
carpeta o expediente tomando como referencia una hoja
tamaño oficio (solo aplica para carpetas dos tapas yute o
propalcote), en caso contrario se deben alinear respetando el
tamaño original del documento. Al perforar los documentos se
debe tener en cuenta la posición de la hoja, en el caso de
aquellos documentos que contengan información en forma horizontal, se deben ubicar teniendo en cuenta
que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados.

Nota: por recomendación del Archivo General de la Nación (AGN), a partir de la vigencia 2018, las unidades
de conservación (carpetas) que se deberán utilizar en los archivos de Gestión, Archivos Centrales e
Intermedios de la Policía Nacional, serán las elaboradas en material “PROPALCOTE” de color blanco,
desacidificadas, dos tapas o tipo cuatro aletas, las cuales garantizan una mayor protección de la
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documentación, Sin embargo, y teniendo en cuenta que las unidades policiales aún conservan carpetas tipo
“Yute”, con gancho legajador, estas continuarán siendo utilizadas hasta agotar su existencia, con el fin de
evitar un detrimento en la Institución.

 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental simple.

1. Identificación de la serie o subserie documental.

2. Selección y aplicación del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que
convenga de acuerdo con las características de la serie o subserie.
3. Ordenar internamente los documentos cumpliendo con el principio de orden original.
4. Determinación del título de la carpeta, identificando por el tipo de información que contienen, y una vez
determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
5. Almacenamiento de las series documentales en las unidades de conservación (carpetas).
6. Foliación de los documentos de 1 hasta 250 folios, para capetas dos tapas yute o propalcote y de 1
hasta 200 folios, para carpetas tipo cuatro aletas.
7. Elaboración de la Hoja de Control.
8. Identificación y descripción de cada una de las unidades de conservación (carpetas y cajas).
9. Elaboración del Inventario Documental.

 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental compleja.

1. Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o
proceso ya sea administrativo o técnico.
2. Identificación de la serie o subserie documental.
3. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
4. Selección y aplicación del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que
convenga de acuerdo con las características de la serie o subserie.
5. Determinación del título del expediente, identificando por el tipo de información que contienen, y una
vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
6. Almacenamiento de cada expediente en la unidad de conservación de acuerdo con el sistema de
ordenación seleccionado.
7. Foliación de todos y cada uno de documentos que conforman el expediente iniciando la foliación
continúa a partir de 1 hasta terminar el último folio, guardando máximo 250 folios, para capetas dos
tapas yute o propalcote y hasta 200 folios, para carpetas tipo cuatro aletas.
8. Elaboración de la Hoja de Control.
9. Identificación y descripción de cada una de las unidades de conservación (carpetas y cajas).
10. Elaboración del Inventario Documental.
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 Aspectos a tener en cuenta en la organización de las unidades documentales.

1. Dentro de una serie las carpetas y expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere
a la resolución de un asunto. ejemplo: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada
acta, para cada petición).
2. No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, oficios
llegados, oficios recibidos, etc.
3. Los criterios para la formación de una carpeta o expediente deben ser uniformes, constantes y
conocidos por todo el personal de la unidad.
4. Debe evitarse la desmembración, dispersión de los expedientes y la creación de falsas series
documentales.
5. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevas carpetas sin tomar la precaución de saber si ya se
ha hecho apertura de una unidad de conservación.
6. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, si es para iniciar un nuevo
expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja
testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
7. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe
usarse el original, sino una copia, la cual debe ser entendida como documentación de apoyo
informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
8. Los expedientes iniciados por un productor y continuados por otro deben entenderse como producción
documental de la unidad que finaliza el trámite y cuenta con la función mediante estructura orgánica.
9. No debe incluirse como parte de la carpeta o expediente la documentación de apoyo, que se ha usado
para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias, catálogos comerciales, fotocopias de
otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras
constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este
tipo de documentación de apoyo es causa de desorganización de los archivos.
10. La organización dada a las carpetas o expedientes, deben mantener sin alteración de ninguna clase, en
las fases de archivo central e histórico.

 Cierre del expediente: el cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos.

 Cierre administrativo: una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento
administrativo que se dio origen. Durante esta fase puede agregarse o incluirse nuevas unidades
documentales.
 Cierre definitivo: una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de
acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase no puede agregarse nuevos documentos al
expediente.

8. INTERVENCIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS O TRANSFERIDOS.

Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas que los gestionaron, no podrán someterse a ningún
tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas;
igualmente, se prohíbe la foliación o refoliación, así como la eliminación de documentos, la unificación de
expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos.

En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuentan con hoja de control, debido a que ésta se
debe realizar en la etapa activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del expediente evitando
alteraciones que afecten su autenticidad, no está permitida su elaboración una vez cerrado el expediente; el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño o el Comité de Archivo de la Policía Nacional, según el caso,
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deberá adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta previo análisis de las implicaciones económicas de
dicha decisión4.
9. DEPURACIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS.
La ordenación interna, depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en
proceso de organización, deberá ser autorizado por el Comité de Archivo o Comité Institucional de Gestión y
Desempeño de la Policía Nacional, según sea el caso y constar en el acta de reunión respectiva en la cual se
tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

 Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan el orden original, debido a casos
fortuitos o accidentales, que obliguen a dicha intervención.
 Cuando se trate de procesos de liquidación, supresión o fusión de entidades en los que se requiera que una
parte de los documentos se entreguen a la otra entidad o unidad por ser esenciales para el cumplimiento de
su misión, previo análisis de las implicaciones legales y económicas de dicha intervención antes de tomar la
decisión.
 Cuando existan copias idénticas de un mismo documento en la carpeta o expediente.
 Documentos de Archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea
técnicamente posible.
 Documentos de Archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.
 Documentos de apoyo.
 Documentos en blanco, siempre y cuando estos no cumplen una función específica.5
10. FOLIACIÓN.
Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación se procede a
la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo a cada folio (desde 1 hasta 250 para carpetas de dos
tapas yute o propalcote y desde 1 hasta 200 para carpetas tipo cuatro aletas). Este procedimiento debe hacerse
solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas
y estén perfectamente ordenadas.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual
consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie
documental, si existe duplicidad (documentos repetidos), si además de los tipos documentales propios de la
serie existen otros de apoyo, y si están correctamente ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere
del caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no integran la serie o subserie.
De lo anterior, se enuncian los siguientes conceptos:
Folio: hoja.
Foliar: acción de numerar hojas.
Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
Página: cara de una hoja... Lo escrito o impreso en una cara...
Paginar: acción de numerar páginas.

 Requisitos para la Foliación.

 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. En ningún caso debe
foliarse con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado por las máquinas de reprografía.

4
Acuerdo No. 002 del 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”

5
Acuerdo No. 002 del 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”
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 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio y en sentido del texto del
documento.

 Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos,
como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea diagonal
(/) y quedará como válida la última realizada.

 Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliación.

 Se deben foliar todos y cada uno de los documentos de una serie o subserie. En el caso de series
documentales simples (circulares, resoluciones, instructivos, entre otras), la foliación se ejecutará de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo.

250 250

1 1

 En el caso de expedientes o unidades documentales complejas, contenidos en más de una unidad de

conservación (carpeta), la foliación se hará consecutiva. Ejemplo: un contrato de obra X, está contenido en
dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 250, la segunda carpeta iniciará en el
folio 251, para el caso de las carpetas tipo cuatro aletas si la primera terminó en 200, la segunda carpeta
iniciará con el folio 201.
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 En documentos de archivo que contienen texto

por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio, adicionándole a la
numeración las letras R/V, lo cual indica que el folio contiene información por ambas caras de la hoja, cara
“recta” y cara “vuelta”.

 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

 Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse
consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna
diferenciación entre unos y otros, debe mantenerse la foliación.

1 2
3
4

Anexos

 Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos
de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada, dejando el testigo
documental.
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Pagina1GD-FR-0014
CÓDIGO: 1 de 1
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO:
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29-12-2015
FECHA: 1
29-12-2015 FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL
VERSIÓN: POLICÍA NACIONAL
FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL
VERSIÓN: 1 POLICÍA NACIONAL
Unid ad Policial: SECRETARÍA GENERAL Dep en d en cia Pro d ucto ra: GACOD
Unid ad Policial: SECRETARÍA GENERAL Dep en d en cia Pro d ucto ra: GACOD
DATOS DEL DOCUMENTO
DATOS DEL DOCUMENTO
Nomb re de la Serie / Su b serie: PLANOS INSTALACIÓN ARCHIVO GENERAL Cód igo : 9
Nomb re de la Serie / Su b serie: PLANOS INSTALACIÓN ARCHIVO GENERAL Cód igo : 9
Titulo o No mb re del d ocumento Formato del d ocumento :
Titulo o No mb re del d ocumento Formato del d ocumento :
PLANOS INSTALACIONES ARCHIVO GENERAL PLANO
PLANOS INSTALACIONES ARCHIVO GENERAL PLANO

Nú mero d e p ág in as
Fech a del d ocumento : 12-12-2014 1
o elemen to s:d e p ág in as
Nú mero
Fech a del d ocumento : 12-12-2014 1
o elemen to s:
Descrip ció n d el Do cu men to:
Descrip ció n d el Do cu men to:
PLANO DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL, UBICADO EN LA TRANSVERSAL 33 47A - 35
SURPLANO DEFÁTIMA,
BARRIO LAS INSTALACIONES DEL
DESCRIPCIÓN DEARCHIVO GENERAL, UBICADO
LAS INSTALACIONES TANTO DEENLALAPARTE
TRANSVERSAL
INTERNA 33
COMO47A - 35
SUR BARRIO
EXTERNA, DANDOFÁTIMA, DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN DE LAS
DE CADA UNOINSTALACIONES
DE LOS NIVELESTANTO
QUE LADE LA PARTE INTERNA COMO
COMPONEN.
EXTERNA, DANDO DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS NIVELES QUE LA COMPONEN.

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
N° de estante o mueble: 1
N° de estante o mueble: 1

N° de gaveta, bandeja o sección: 1B

N° de gaveta, bandeja o sección: 1B

N° Consecutivo del documento: 105

N° Consecutivo del documento: 105
Otras especificaciones:
Otras especificaciones:
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 Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño se deben adherir a una hoja, a ésta se
le escribirá su respectivo número de folio, dejando el registro en la hoja de control, indicando
características como: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

 Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo
número de folio, realizando una breve descripción de la imagen en la parte inferior de la hoja, y se
registra el folio en la hoja de control; si se opta por separar este material de la carpeta o expediente se
hará la correspondiente referencia cruzada, dejando el testigo documental.

Descripción de la
fotografía

 Las radiografías, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de

protección de manera independiente y se hará la foliación al mismo antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en la hoja de control.

 En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de

contabilidad o minuta, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de volver a foliar a mano. Debe registrarse en la
apertura del libro la cantidad de páginas o folios que contiene el mismo.
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 No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en
tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en la hoja de
control o inventario documental.

 No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

1 2

Descr
ipción
de la
fotogr
afía

11. ELABORACIÓN DE LA HOJA DE CONTROL.

Esta herramienta permite realizar la descripción del expediente de la información que se encuentra al interior de
la carpeta, se recomienda realizar esta actividad de tal forma que la hoja de control permita realizar una
ubicación rápida de los documentos que la componen, por otra parte, es pertinente indicar que esta cumple la
misma función que tiene el índice en un libro.

Se debe registrar la siguiente información:

1. FECHA: hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) del tipo documental que reposa en el expediente o carpeta
de acuerdo a su ordenación.
2. TIPO DOCUMENTAL: en este campo deberá relacionarse el nombre de la unidad documental, el número
consecutivo, una breve descripción del asunto que contiene el documento y de sus anexos cuando aplique.
3. FOLIO (S): número que se le asigna a los documentos que previamente han sido clasificados y ordenados
en la unidad de conservación (carpeta) de acuerdo al principio de orden original, es decir, que esté de
acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.

NOTA: la hoja de control podrá ser elaborada a mano (letra legible) o a computador en el formato vigente que
se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial.

12. ROTULACIÓN.

Es la acción de elaborar, describir e identificar la unidad de conservación (carpeta y caja), mediante el formato
de identificación estandarizado en la Suite Visión Empresarial, en el cual deben ir registrados los datos que
permitan ubicar rápidamente la información.
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Nota 1: las carpetas o expedientes que han sido aperturados deberán identificarse utilizando el rotulo vigente
para la época con los datos mínimos que a la fecha se conocen (unidad, dependencia, código-nombre de serie
o subserie y título de la carpeta), cuando se apliquen los criterios de organización se deberá prever que el
formato se encuentre en la versión vigente complementando los datos.
Nota 2: si al efectuar una transferencia primaria se presentan observaciones por parte del archivo central de la
unidad, que afecten la organización interna del expediente (retiro de duplicados, foliación, ausencia de
documentos, etc.) se podrá utilizar el formato de rotulo vigente, en las unidades de conservación (cajas o
carpetas) que fueron objeto de dicha observación.

Rótulo de identificación de carpetas: debe ubicarse en la parte inferior derecha de

la carpeta o libro. Este formato será el que se encuentre controlado y vigente en la
Suite Visión Empresarial.

Medida: 8.5 cm de alto x 11,5 cm de largo.

Rótulo de identificación de cajas: el rótulo debe estar centrado, es preciso tener

presente que el rótulo de archivo de Gestión y Central es diferente al del Archivo
Histórico. Este formato será el que se encuentre controlado y vigente en la Institución.

Medida archivo gestión y Central: 17.5 cm de alto x 12.5 cm de largo.

Medida Archivo Histórico: 16 cm de alto x 14 cm de largo.

NOTA 1: el rotulo de identificación de carpeta o caja podrá ser elaborada a mano (letra legible) o a computador
en el formato vigente que se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial.

NOTA 2: en los casos en que las unidades de conservación cambien sus dimensiones (nómina, planos o libros
de gran formato) se deberá hacer uso del rótulo de identificación caja y reducir o aumentar su tamaño
razonablemente.

13. ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL.

Instrumento archivístico para la descripción de la información administrada y custodiada en las diferentes fases
de archivo, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación, acceso y consulta de la información.

Aspectos a tener en cuenta:

 El formato único de inventario documental debe diligenciarse anualmente por vigencias, evidenciándose el
volumen documental producido por la dependencia.
 La entrega y recibo de los documentos y archivos, se hará de conformidad con la Tabla de Retención
Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario. 6
 Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de dependencias o
unidades policiales, se deberá diligenciar el formato único de inventario
 Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que
guarden relación con la misma función de la oficina productora.
 Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible,
en orden alfabético.
 Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.

6
Acuerdo No. 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
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 Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el

tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación
de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

14. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN.

Los documentos deben gozar de unidades de conservación adecuadas y almacenarse en la estantería

adecuada de conformidad con las especificaciones técnicas mínimas establecidas en el Sistema Integrado de
Conservación.

Ubicación física de las carpetas dentro de la caja de archivo: las carpetas se deben ubicar físicamente
dentro de las cajas, respetando la secuencia lógica en que aparecen relacionados los códigos de serie y
subserie en las Tablas de Retención Documental de la oficina productora. Ubicándose de izquierda a derecha
con el lomo soportado en la base de la caja o unidad de conservación. Como se muestra en la figura.

La cantidad de carpetas que se van a almacenar en la unidad de conservación (cajas) debe ser acorde a la
capacidad de la misma, de manera que los expedientes no queden ni muy ajustados ni muy sueltos en el
interior de la unidad de conservación. Se recomienda conservar un total de máximo 1.250 folios por caja, con
máximo 5 carpetas que contengan 250 folios cada una.

Apertura de las cajas X200: se deben ubicar con la pestaña de apertura hacia el lado izquierdo, de tal forma
que al momento de abrir la tapa frontal se realice el movimiento de izquierda a derecha.

Ubicación de las cajas en la estantería o mobiliario de archivo: la continuidad que se debe seguir para
organizar las unidades de conservación cajas en la estantería es de izquierda a derecha en el primer entrepaño
y en el segundo se comienza de derecha a izquierda continuando sucesivamente la secuencia por cada
entrepaño o bandeja, teniendo encuenta la continuidad de la numeración como se muestra en la figura.
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15. FUSIÓN O SUPRESIÓN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS O UNIDADES POLICIALES.

La Policía Nacional, como entidad pública dispone que, en caso de presentarse supresión o fusión de una
dependencia productora o una unidad policial, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

 La dependencia que se fusione o suprima deberá entregar sus archivos que cuenten con cierre definitivo al
archivo central de la unidad policial a la cual dependía administrativamente.
 La dependencia que se fusione o suprima deberá entregar sus archivos activos a la oficina productora que
asuma sus funciones o a la dependencia a la cual se va a vincular.
 La unidad policial que se fusione deberá entregar sus archivos con cierre definitivo a la unidad policial a la
cual se van a vincular.
 La unidad policial que se suprima deberá entregar sus archivos con cierre definitivo y valor secundario al
archivo histórico de la Policía Nacional; y su información con valor primario se entregará a la unidad o
entidad que asume sus funciones para continuar con la administración y custodia de la información, de
conformidad con las Tablas de Retención Documental. 7

Nota: la información deberá cumplir con la totalidad de los criterios archivísticos establecidos por la Institución.

16. ORGANIZACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS CENTRAL, INTERMEDIO E

HISTÓRICO.

De conformidad con el Programa de Gestión Documental de la Institución, en el Archivo Central o Intermedio se

custodiará la información producto de las transferencias primarias y en el Archivo Histórico la información de
valor secundario, Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, de conformidad con los
instrumentos archivísticos (TVD y TRD).

Ubicación física de las cajas en los depósitos de Archivo Central, Intermedio e Histórico .

1. Las unidades de conservación (cajas) deben estar organizadas conforme a la estructura orgánica por
cada vigencia.
2. Las unidades de conservación (cajas) deben identificarse numéricamente, iniciando en 1 y continuar la
numeración hasta culminar la última caja de la vigencia, sin perder el consecutivo.
3. Se debe complementar los datos en el rótulo de identificación de carpeta y caja en el “Espacio
exclusivo para el archivo central e histórico”, diligenciando estos a mano (letra legible).
4. Una vez se culmine esta actividad, se procede a actualizar el inventario documental del Archivo Central,
Intermedio e Histórico, por cada dependencia o unidad, teniendo en cuenta la nueva ubicación
topográfica.

7
Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” Decreto No.
1080 del 26 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura"
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17. DE LOS LIBROS.

 La anotación de apertura y cierre debe escribirse a mano con lapicero de tinta negra insoluble; se prohíbe
la utilización de hojas impresas.
 La letra utilizada deberá ser legible para todos los lectores y los escritos elaborados atendiendo a las
reglas ortográficas de la Real Academia de la Lengua Española.
 La apertura de un libro, se escribirá en el primer folio útil y el cierre del libro se escribirá en el último folio
útil.
 En el caso de cierres por término de año, este se escribirá en el folio siguiente de la última anotación
registrada en el respectivo libro; y la nueva apertura se escribirá en el folio subsiguiente.
 Tenga en cuenta que deben diligenciarse con claridad, en orden cronológico, sin dejar espacios en blanco
entre renglones, en lo posible sin enmendaduras.
 Está absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o paginación de los libros.
 En el evento de que un libro carezca de paginación, se deberá realizar la foliación correspondiente.
 Para el caso de los libros institucionales que se encuentren preimpresos (libros que se adquieran
previamente con rayados especiales ej. minutas de servicio), la anotación de apertura o cierre, deberá ser
realizada de forma impresa y pegada en el primer o último folio útil según corresponda.
 En caso de omitir la apertura o cierre del libro, se dejará el registro de la novedad en el Formato Único de
Inventario Documental.
 En caso de que no se haya culminado el diligenciamiento total del libro y se evidencie la inexistencia de
apertura o cierre del mismo, se deberá realizar en el folio útil siguiente a la última anotación registrada al
momento de percatarse de la omisión.
 El forrado de los libros en la Institución, queda abolido, por cuanto este procedimiento afecta la
conservación de estos documentos, debido a los componentes químicos de los materiales.
 En caso de correcciones de un folio, se escribe la palabra “ANULADO” trazando una línea con tinta negra
de un extremo al otro, asimismo, se deberá informar por escrito al superior inmediato el motivo por el cual
fue anulado dicho folio.
 Cuando se trate de errores ortográficos o de contexto en una anotación, se escribirá entre paréntesis la
palabra (corrección) y seguido de ella se escribirá nuevamente la palabra o la anotación debidamente
corregida.
 Queda prohibido el uso de resaltadores, correctores o cualquier otro medio que pueda alterar la
originalidad de los registros. En todos los libros institucionales la tinta a utilizar será negra e insoluble.

Modelo de apertura y cierre de libros.

De conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 05454 del 29 de noviembre de 2019 “Por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional” o acto administrativo que la modifique,
adicione o sustituya; la apertura y cierre de libros en la Institución se realizará de la siguiente manera:

 Apertura.

Ciudad y fecha: Bogotá, DC., 05 de junio de 2018.

UNIDAD. Departamento de Policía Caldas

DEPENDENCIA. Estación La Dorada

APERTURA: en la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 05454 del 29 de noviembre
de 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”, se apertura
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el presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado como Ejemplo: LIBRO DE
POBLACIÓN.

___________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia

 Cierre.

Ciudad y fecha

UNIDAD: Departamento de Policía Caldas (Ejemplo 1)

DEPENDENCIA: Estación La Dorada

CIERRE: en la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 05454 del 29 de noviembre de
2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional” se cierra el
presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado como Ejemplo: LIBRO DE
POBLACIÓN.

_______________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia.

Referencia Documental

Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”.

Decreto No. 1080 del 26 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura".

Acuerdo No. 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000”.

Acuerdo No. 042 del 31 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos, ley 594
de 2000”.

Acuerdo No. 005 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas".

Acuerdo 002 de 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.

Resolución No. 05454 del 29 de noviembre de 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional” o acto administrativo que la modifique, adicione o sustituya.

Cartilla de ordenación documental del Sistema Nacional de Archivos del año 2003.

Formatos y/o Anexos

1GD-FR-0007 Hoja de Control

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1GD-FR-0008 Rotulo Identificación Carpeta

1GD-FR-0009 Rótulo Identificación Caja
1GD-FR-0010 Formato Único de Inventario Documental
1GD-FR-0014 Testigo Documental
1GD-FR-0019 Rótulo Identificación Caja Archivo Histórico

Glosario

Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o
cultural.

Almacenamiento de documentos: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.

Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.

Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico –
funcional de la entidad.

Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Descripción documental: fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.

Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información.

Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

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Documento de apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones.

Documento original: fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Estantería: mueble con entrepaños para almacenar unidades de conservación.

Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística.

Fechas extremas: fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.

Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.

Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de

los documentos de una institución.

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Producción documental: generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental. La

unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la
constituyen varios formando un expediente.

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Mayor HERNÁN MAURICIO TORRES

ROZO
Jefe Grupo Soporte y Apoyo
TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO Brigadier General PABLO ANTONIO
RINCON CRIOLLO REY
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL POLICÍA NACIONAL
Código: 1GD-GU-0004
Fecha: 29-05-2020
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Versión: 1

Responsable Análisis Estadístico Secretario General

Mayor JENNY PATRICIA MORALES
PUENTES
Jefe Área Archivo General

Fecha: 15 SEPTIEMBRE 2019 Fecha: 13 NOVIEMBRE 2019 Fecha: 23 DICIEMBRE 2019