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GESTIÓN LOGISTICA

Actividad No.1

Fabio Andrés Palacios Muñoz

C.C. 1116157784

Daniel Julián Galarza Aponte

Gestión Documental

Instructor

SENA

GESTIÓN LOGÍSTICA

2282005

2021
GESTIÓN LOGISTICA
Competencia:
210101013 procesar La Información De Acuerdo A Las Requisiciones Y
Parámetros Establecidos Por La Empresa.

ACTIVIDAD 01

Dar respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es un documento de archivo?

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en


razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación
en el tiempo, con fines de consulta posterior.

2. ¿Qué es archivo híbrido, electrónico y digital?

Archivos Híbridos: son aquellos que poseen registros tanto de archivos en


papel como archivos en formato electrónico.

Archivo Electrónico: es una herramienta que permite almacenar de forma


electrónica los documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad,
legibilidad y accesibilidad a largo plazo, también permite tener la
documentación organizada y clasificada, mejorando la eficiencia en los
tiempos de búsqueda. Todos los documentos son accesibles fácilmente.

Archivo Digital: es una unidad de datos o información almacenada en algún


medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.
Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y
una extensión que lo identifica. Esta extensión sería como el apellido y es lo
que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los
caracteres que conforman el contenido del archivo. De esta manera, un
archivo de texto, podrá tener la extensión .txt (el nombre completo sería:
ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imágenes,
.jpg, .gif; y lo mismo ocurre con cada formato.
GESTIÓN LOGISTICA
3. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos? ¿Defina cada uno de ellos?

Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su
disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente,
selección o eliminación).

Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe


proceso integral de los documentos en su ciclo vital. En cada fase los
documentos tienen una condición y una serie de valores archivísticos
(Primarios, secundarios), respecto de su trámite, vigencia y frecuencia de uso
(Activo Semiactivo, Inactivo).

Archivo de Gestión: Archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua


utilización y consulta administrativa.

Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión


una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una frecuencia
de consulta reducida.

Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados


permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación, la
ciencia o la cultura.
4. ¿Qué son las tablas de retención documental?

Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento


archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su
estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición
final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales.

5. ¿Cuáles son los principios de la Archivística?

Los principios generales de la organización archivística de los fondos


documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos,
los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.
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6. ¿Cuál es la Ley General de archivo y la importancia de su artículo 15?

El gobierno aprobó el 14 de julio del año 2000 la Ley 594, conocida como la
Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros para llevar a cabo
el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que
surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio
archivístico.

La importancia del artículo 15 de la Ley General de Archivo radica en la


responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos, ya que
los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General
de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que
haya lugar en caso de irregularidades.

7. ¿Qué es un expediente de archivo?

Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un


mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia
o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se
conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados,
desde su inicio hasta su resolución definitiva.

8. ¿Qué es folio? Como se debe realizar.

La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en


numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios,
de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada
por una institución o entidad.

La foliación se realizará atendiendo las necesidades prácticas de las


instituciones administrativas, realizando dicha acción de acuerdo al orden
cronológico y/o numérico de la documentación recibida y/o generada en
forma descendente.
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9. ¿Qué es un metadato?

De acuerdo con la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 los metadatos son


“información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación,
registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos
a lo largo del tiempo”.
Los metadatos incluyen una amplia información que se puede utilizar para
identificar, autenticar y contextualizar los documentos, las personas, los
procesos de negocio, la regulación y sus relaciones.

10. ¿Qué es un sistema de información?

Conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común, se caracteriza


principalmente por la eficiencia que procesa los datos en relación al área de
acción.
Los sistemas de información se alimentan de los procesos y herramientas de
estadística, probabilidad, inteligencia de negocio, producción, marketing,
entre otros para llegar a la mejor solución.
Un sistema de información se destaca por su diseño, facilidad de uso,
flexibilidad, mantenimiento automático de los registros, apoyo en toma de
decisiones críticas y mantener el anonimato en informaciones no relevantes.

Apoyo por parte del Instructor en el desarrollo de la asignatura:

a. Foros disponibles hasta las 12:00 del mediodía del 13 de marzo de 2021
b. Sistema de mensajería disponible en grupo de wasap, desde las
8:00a.m. hasta las 10: 00 p.m. (todos los días) Grupo WhatsApp
c. Correo electrónico: djgalarza@misena.edu.co

LECTURAS RECOMENDADAS

Para facilitar el objetivo propuesto para la actividad en este espacio se encuentra


dispuesta información sobre documentos que deben ser revisados y analizados por
los aprendices como complemento a su proceso.

https://www.archivogeneral.gov.co/