1

2
El archivo es un conjunto orgánico de
documentos, sea cual sea su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso
natural por una institución pública o privada
en el ejercicio de sus actividades, y
conservados respetando su orden ,para servir
a la gestión administrativa, la información,
la investigación y la cultura

3
Los documentos de un archivo se producen como resultado del
ejercicio de las funciones concretas de ese organismo.

Desarrollar una cultura de coordinación entre el personal de la empresa

El archivo es un conjunto orgánico de documentos que refleja el

propio orden interno de la institución que lo origina.

El archivo tiene tres finalidades, la gestión administrativa de los

asuntos corrientes, el testimonio o prueba de un hecho
determinado y más tarde la investigación histórica.
4
 ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Papeles apilados, diarios, boletines, Documentos importantes que hay que conservar
Fotocopias… clasificados y ordenados.

Inventario de los documentos con la descripción

Pocas personas saben lo que hay
correspondiente

Los documentos llegan como pueden Traslado organizado

Cada persona conserva o elimina lo que le parece

Criterios únicos de conservación y eliminación
oportuno.

Consulta y préstamo de la documentación en

Es difícil encontrar y consultar un documento
forma ágil

Todo el mundo puede acceder Acceso para el personal autorizado

Manual de gestión de documentación y archivos y

No hay normas de archivo ni de clasificación
cuadro de clasificación corporativo.
 Para que archivo se considere como tal y no como un almacén de papel debe tener:

Contenido: Conjunto orgánico de documentos producidos por una

empresa en el ejercicio de sus funciones

Continente: el espacio físico “adecuado” donde los documentos son

conservados

Gestión documental: recogida, organización y conservación de los

documentos

Servicio documental: consulta eficiente y rápida de los documentos

6
 Todos los documentos quedan
12 Recoger agrupados en un sólo fondo
documental

Clasificación
Aplicación de las técnicas de tratamiento
2 Organizar documental
Descripción

32 Conservar Instalaciones adecuadas

Garantía de que el acceso a la

42 Recuperar documentación se realiza de
manera precisa e inmediata. 7
Objeto sobre el que el archivero realiza su actividad

Abarca cualquier expresión gráfica,

sonora o visual que puede transmitir
conocimiento humano: libros, fotografías,
filmes, transparencias, mapas, etc). Esto
implica una idea muy amplia de
documento, pues en la era de la
información en que estamos debemos
tener en cuenta, que una gran parte de la
documentación que gestionamos se
encuentra en aplicaciones informáticas
El primer requisito para la organización del archivo es
diferenciar lo que son documentos de apoyo informativo de lo
que son propiamente documentos de archivo.

Los documentos de apoyo

informativo no son documentos
de archivo

9
El Diccionario de Terminología
Archivística define el documento de archivo
como “el testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por una organización pública o
privada”

Por lo tanto un archivo es también distinto

de una colección documental que no surge
de la actividad de una organización, sino de
una afición
10
una expresión testimonial

de carácter auténtico, objetivo, e imparcial

esencialmente administrativo y/o jurídico

forma parte de un fondo o conjunto orgánico

es el resultado del proceso natural de la actividad o gestión de

11
entidad pública o privada, en el cumplimiento de sus funciones
 Los documentos de archivo tienen una serie de caracteres que le
van a diferenciar del documento en sentido general:
Carácter seriado: se
produce uno a uno, y con el Exclusividad, cada
paso del tiempo es susceptible documento es único. La
de ir agrupándose con otros y información que contiene un
formar así series documentales documento rara vez se
encuentra en otro documento
con idéntica extensión e
intensidad, es
exclusiva
Génesis, producto de
las actividad de una
organización.

Interrelación, Como ya hemos señalado es de suma

importancia que cada documento tenga una relación con la
entidad productora. Como principio general, los documentos
sueltos no tienen sentido o muy poco. Su razón de ser viene dada
por su pertenencia a un conjunto documental de carácter
seriado.
Además un documento de archivo debe poseer estas otras características:

Integridad: los
documentos para Fiablilidad,
mantener su valor de
entendida como la
prueba no deben sufrir
capacidad de un
fragmentaciones o
documento para
eliminaciones no
“servir de prueba
autorizadas, ni
fidedigna”, aspecto
adicionar elementos que
que hace referencia a
no le correspondan.
la veracidad de los
documentos como
prueba.

Autenticidad,
entendida como “la
persistencia a lo largo
del tiempo de las
características
originales del
documento
Una adecuada gestión de los documentos de
archivo implica establecer el circuito
documental que va a seguir un tipo de
documento desde que es creado o recibido hasta
que, por último, es destruido o conservado
definitivamente

14
 Producción

Eliminación

Terminación

Valor fiscal o legal

Valoración
Archivo intermedio
Valor administrativo
Archivo de oficina Almacenamiento
Valor informativo y
testimonial
Archivo histórico
15
Es a partir del análisis del ciclo de vida de los documentos que maneja la empresa, como
se ha de determinar qué tipo de sistema de archivo es el más adecuado y rentable
 Custodiar los fondos documentales transferidos de los archivos
Archivos de gestión: conserva los documentos en la fase
21 de gestión
de tramitación y de uso frecuente, estando cerca del
puesto de trabajo.

Archivo intermedio: es aquel en que se transfieren los

2 expedientes ya cerrados y su consulta no es frecuente.

Archivo histórico: Es el archivo en que se custodian los

23 documentos seleccionados por su valor informativo,
histórico y cultural.
16
Valorar “la información” contenida en el documento implica
distinguir y deslindar esos tres grandes momentos en el ciclo
vida de un documento del que hemos hablado: por una parte
el administrativo, es decir, el momento en que 'los
documentos todavía están activos o semiactivos, del que se
deriva el valor primario de la documentación, y por la otra, el
momento histórico en que 'los documentos se guardan
porque tienen valores secundarios o informativos que
perdurarán, aun después que haya cesado su uso activo.

17
 Importancia administrativa o legal :
Plasma y apoya la gestión
administrativa de una determinada
actividad de la organización. A la vez
sirve de garantía o de prueba a nivel
legal.
 VALOR PRIMARIO

 Importancia informativa o histórica:

Deja constancia de un hecho. Se
utiliza , por tanto, como medio para la
investigación cultural e histórica
VALOR SECUNDARIO
 TENIENDO EN CUENTA ESTOS VALORES
¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS ARCHIVAMOS?

 Primario
 Por su valor probatorio
 Por su valor administrativo
 Por su valor legal

 Secundario
 Por su valor informativo
 Por su valor histórico
A partir de la valoración que cada empresa asigne a los documentos, se van a
establecer :

2 Los plazos de Transferencia entre archivos, para aquellos

documentos que todavía tienen un valor fiscal o legal.

2 Conservación permanente, para los documentos con valores

imperecederos.

2 Destrucción o conservación parcial. Para los documentos en el que

la repetición de datos o la conservación de la información en otros
documentos, no hace necesario la conservación de todos los
documentos de la serie.

2 Destrucción total. Para los documentos que carecen de valor

administrativo, legal, fiscal o histórico.
20
2 Documentos constitutivos de una empresa como son l os estatutos, la escritura
pública de constitución, código de identificación fiscal, la inscripción de la empresa
en la Tesorería General de la seguridad Social, las distintas licencias de apertura y
actividad, etc.

2 Los documentos que recojan información sustancial para reconstruir la historia del
organismo, de su origen y de como funciona (poder, autoridad, pensamiento, )

Documentos que aporten información de un periodo cronológico concreto, de

2 acontecimientos importantes o de personas que han tenido un papel destacado dentro
de la organización.

Documentos que suscriban las necesidades de análisis histórico o estadístico.

2 Documentos que hayan superado la antigüedad establecida por las leyes para ser del
patrimonio histórico ( públicos 40 años, privados 100 años)
2 .
21
 Fondo

Sección

Serie

Documento

22

22
 Totalidad de la
documentación
producida y recibida por
una institución o
persona en el desarrollo
de sus funciones o
actividades.
El fondo se divide en diferentes secciones. Cada sección mantiene unas
características internas, orgánicas o funcionales, que lo diferencian de los
demás.

21 Orgánicas: agrupan la documentación en base a

la estructura orgánica del organismo. Cada
unidad administrativa o Departamento
productor de documentos seria una sección.

Funcionales: sustituyen el organigrama por las

2 funciones. Se aplica normalmente a
organizaciones de largo recorrido que hayan
sufrido mutaciones en su organigrama a lo largo
de la historia o para empresas pequeñas en que el
componente burocrático no existe.
1.DIRECCION (sección)

2. ADMINISTRACION (sección)
RECURSOS HUMANOS(subsección)
ASESORIA JURIDICA (subsección)
DIRECCION ADMINISTRATIVA (subsección)
ADMINISTRACION ECONOMICA (subsección)

3. COMERCIAL Y DISTRIBUCION (sección)

4. TECNOLOGIA Y PRODUCCION (sección)

25
 Agrupación de documentos en que se divide una sección o subsección.
Responden a uno o varios tipos documentales producto de las
actividades de esa sección y de la tramitación con asuntos similares que
se repiten en el tiempo de una forma sucesiva o seriada.

Agrupamos los expedientes que recogen “los expedientes personales” para formar una serie de
“expedientes personales” porque la característica común a todos ellos es que son producto de una misma
actividad, la relación laboral de una persona con la empresa.
21 Simple

2 Compleja. Conjunto de documentos generados, orgánica y

funcionalmente por el órgano productor en la resolución de un
mismo asunto.

Cada uno de estos documentos complejos son considerados una unidad archivística y
por tanto indivisibles
Las distintas actividades
(unas de carácter común
con otras empresas y
otras específicas), van a
dar lugar a las
tipologías
diferentes
documentales
Cada departamento de la empresa tiene siempre una función propia que se traduce en
actividades, y se plasma en distintos tipos documentales

Funciones

Actividades

Tipos documentales
El conjunto de tipos documentales iguales, junto al
órgano productor y su función originan la serie.

Según la información que transmiten, la actividad que los

genera, la tramitación que padecen y la información que
transmiten, podríamos distinguir distintas tipologías
documentales
30
2 Documentos de decisión
Son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre
materias de su competencia.
Acuerdo
Resolución

2 Documentos de transmisión.
Comunican la existencia de hechos o actos a otros.
Nota interna o circular
Carta

2 Documentos de constancia.
Contienen una declaración que acredita un acto, sus hechos y sus efectos.
Acta
Certificado

2 Documentos de juicio.
Aportan una declaración de juicio de un órgano .Normalmente proporcionan información,
valoraciones y opiniones para la adopción de resoluciones y acuerdos.
Informe
Dictamen
Análisis 31
Nota informativa
Estudio
PRINCIPIOS DEL DOCUMENTO

21 Principio de procedencia

2 Respeto del orden original

 Los documentos de una organización deben de ser
tratados de acuerdo con el orden con el que fueron
creados, respetando el orden de procedencia:
21
Por lo que se evitará mezclar la documentación de
un departamento con otro de la misma empresa, y
de una serie con otra dentro de la misma oficina,
por lo tanto se mantiene el orden en el que se han
ido produciendo los documentos

Ejemplo: El responsable del archivo de una empresa debe archivar la documentación acumulada por la
empresa. Según el principio de procedencia, la documentación relativa a:

- Pagos, ventas, impuestos, balances deberá ser archivada con la documentación del Departamento de
Contabilidad.

- Nóminas, seguros sociales, vacaciones,..etc. con la documentación del Departamento de Recursos

Humanos
En el archivo, la ordenación
interna de un fondo documental
debe mantener la estructura que
tuvo durante el servicio activo,
cuando los documentos se
estaban tramitando.

De esta forma, el archivo refleja

el propio orden interno de la
empresa que lo origina, el modo
de funcionar de la institución que
ha creado los documentos
Los elementos primordiales de un archivo son dos:
•El conjunto de documentos
•Pero también el conjunto de relaciones entre ellos

El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional. El

documento de archivo no tiene razón de ser si no es en cuanto a que pertenece a
un conjunto

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