SISTEMA RED DE ARCHIVOS E

INDICADORES DE GESTIÓN, PARA

ARCHIVOS, EN EL ESTADO DE NUEVO
LEÓN.

Doroteo Salomón Hernández Guzmán

- Seudónimo: SALOMÒN -

1 

 
 INDICE:
INTRODUCCIÒN. 3

I. LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. 6

A. EL DOCUMENTO. 6

B. LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. 10

II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS. 13

A. EL COORDINADOR DE ARCHIVOS. 15

B. EL COMITÉ TÈCNICODE ARCHIVOS. 16

C. LA UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA. 16

D. LOS ARCHIVOS DE TRÀMITE. 21

E. LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÒN. 53

F. LOS ARCHIVOS HISTÒRICOS. 66

III. LOS INDICADORES DE GESTIÒN EN LOS ARCHIVOS. 70

A. CALIDAD. 70

B. INDICADORES. 71

C. GESTIÒN DOCUMENTAL. 73

D. INDICADORES DE GESTIÒN. 74

IV. CONCLUSIÒN. 85

2 

 
BIBLIOGRAFÌA. 87

INTRODUCCIÒN

Para hablar de ARCHIVOS debemos establecer que no es la tarea sencilla que todos
creemos ya que existe la idea que cualquiera puede administrar, organizar y conservar
documentos en forma discrecional, algo así como una actividad artesanal.

Empezaremos por definir que es un archivo:

− Es el local donde se guardan documentos debidamente organizados.

− Es el conjunto de documentos debidamente organizados en unidades
documentales.
− Es el acervo documental que contiene toda la evidencia sobre la actuación de un
ente público, privado o personal.

De las ideas expuestas se pueden obtener las características de un archivo y son:

− Tratan básicamente de documentos.

− Deben encontrarse ordenados en base a criterios preestablecidos.
− Deben formar unidades documentales lógicas y congruentes.
− Deben encontrarse seriados conforme a criterios definidos.

Los archivos obedecen, para su tratamiento, a reglas debidamente establecidas en la

CIENCIA DE LA ARCHIVONOMÌA, ésta se encuentra enmarcada dentro del conocimiento
relativo a las ciencias sociales, Nicolás Montero Morado nos dice que es “la ciencia que
nos enseña como conservar, organizar y administrar correctamente los documentos”1, por
su lado los documentos debemos conceptualizarlos desde la idea amplia y general que
denota “todo escrito plasmado en algún soporte sin importar su forma o material que nos
da evidencia de algún hecho”.

                                                            
1
MONTERO MORADO, Nicolás. Archivonomía didáctica. México; ENBA, 1970 pp. 1-7

3 

 
La conclusión obtenida de lo anterior será que los archivos se estudian, en México, en
base a los postulados establecidos en la ciencia denominada ARCHIVONOMÌA, y nos
surge la pregunta lógica sobre ¿y donde se cursa esta disciplina?, en la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía dependiente de la Secretaría de Educación Pública y
se encuentra en la Ciudad de México, Calzada Ticoman No. 645, Colonia Santa María
Ticoman, C.P. 07330, Deleg. Gustavo A. Madero, Tel.: 3601 7086.

Existen tres principios básicos para trabajar los archivos y son:

− Principio de Procedencia,
− Principio de Orden Original, y
− Ciclo Vital del Documento.

El principio de procedencia nos marca que los acervos documentales de una Unidad
Administrativa no deben mezclarse con acervos de otra Unidad Administrativa. Este
principio llega al punto de proyectar la idea de que se debe designar un lugar para cada
tipo de archivo según la naturaleza de cada Unidad Administrativa.

LA VINCULACIÒN ARCHIVISTICA

4 

 
El principio de orden original establece que la forma en como se organizaron los acervos
documentales al interior de cada Unidad Administrativa debe respetarse y no modificarse.
Esto es lógico ya que solamente quien produce la documentación sabe lo que contiene
cada expediente y como lo organizó.

El ciclo vital del documento se refiere a que los documentos pasan por diferentes fases o
etapas a lo largo de su vida hasta que se destruyen o llegan a instancia de Archivo
Histórico siendo estas:

− Fase Activa: que es aquella donde los documentos se encuentran activos y son de
consulta constante, son la base de la toma de decisiones diaria en las unidades
administrativas.
− Fase Semiactiva: es aquella donde los asuntos de los expedientes han concluido y
ya no tienen posibilidad de trámite alguno y sirven únicamente como antecedente o
consulta sobre lo que se hizo en algún momento dentro del desarrollo de las
actividades de las instituciones.
− Fase Inactiva: es aquella donde los documentos ya no cuentan con fuerza de
obligatoriedad para su conservación y solamente se resguardan por contener valor
testimonial, informativo o evidencial.

El estado de Nuevo León publico con fecha 19 de julio de 2008 la LEY DE

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÒN DEL ESTADO DE NUEVO LEÒN, la
que en su Capítulo sexto del Título Primero trata en forma somera sobre los archivos,
esto es correcto desde el punto de vista de que estamos hablando eminentemente de
INFORMACIÒN y no de archivos, para hablar sobre la materia se debe elaborar la LEY
DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE NUEVO LEÒN y ahí establecer todo lo relativo a la
administración de documentos en la Administración Pública local.

5 

 
I. LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS.

A. EL DOCUMENTO.

La unidad básica, desde el punto de vista de la organización de archivos, es el documento

ya que es la materia prima de donde se parte para saber cuales serán los parámetros a
establecer para su administración, organización y conservación, es a partir de la definición
del tipo de documento a trabajar como se determinan las características del archivo de
que se trata.

En todas las instituciones hay tres tipos de documentos a saber:

− Documentos de archivo,
− Documentos de Comprobación Administrativa y
− Documentos de Apoyo Informativo.

Los documentos de archivo son aquellos que se generan con motivo de las obligaciones
que la institución esta llamada a realizar y se consideran a “Aquellos que tienen un
carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son
únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan entre si”2

Sus características son:

− “Los documentos de archivo tienen un carácter seriado, ya que cada documento se

produce uno por uno y constituyen con el paso del tiempo series (documentos
sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.)
− Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad
y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor, es decir, no son
ajenos a él.

                                                            
2
 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN. México 2002 
pp. 19‐20 

6 

 
 − La información que contiene el documento de archivo es única, por ende, no existen
documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con trámites similares
pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien trate el asunto, o
por tema y época del mismo.
− Un documento de archivo es estático. Esto quiere decir que es definitivo y no puede
ser cambiado o corregido. Los borradores y notas se consideran documentos de
archivo como tales si se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo
de una acción o trámite.
− El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan
la evidencia “oficial” de la actividad que registran, por lo cual deben ser confiables.
Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que
tiene para producirlo. Las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la
naturaleza oficial de los documentos de archivo.
− Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido,
o tienen muy poco; la razón del documento de archivo es por su pertenencia a un
conjunto−la unidad documental o expediente, serie o sección− y por las relaciones
que entre los documentos se establece.”3

Los documentos de comprobación administrativa son aquellos que, si bien dan cuenta de
actos administrativos, se refieren a acciones rutinarias de la institución y su utilidad es
transitoria.

Sus características son:

− Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de

trámites administrativos o ejecutivos.
− Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
− Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de
fotocopias, minutarios o consecutivos, registros de visitantes, listados de envíos

                                                            
3
 Ibídem. 

7 

 
 diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia,
etc.
− No son documentos estructurados en relación a un asunto.
− Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año.
− No son transferidos al archivo de concentración.
− Su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad.

Los documentos de apoyo informativo son aquellos que nos sirven para informar sobre
actividades que se realizan en la dependencia o actos por llevarse a cabo.

Sus características son:

− Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya

utilidad en las unidades responsables reside en la información que contienen para
apoyo de las tareas asignadas.
− Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son
originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias o fotocopias
que sirven de control.
− Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.
− Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se
conservan aquellos por su valor de información.
− No se transfieren al archivo de concentración.
− Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.

Los documentos de archivo conforman expedientes de archivo y son éstos a los que se les
trabaja conforme a criterios establecidos para la administración de un Sistema Red de
Archivos.

Los tipos de archivos que se configuran de acuerdo a la documentación que se encuentra

en las oficinas administrativas son: Administrativos, Legales, Contables y Técnicos.

8 

 
Por el tipo de soporte, medidas de conservación y tratamiento en su descripción existen
los denominados archivos especiales y son: Discoteca, Fonoteca, Fototeca, Mapoteca,
Planoteca y Videoteca.

9 

 
B. LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS.

Para la organización de los diferentes tipos de archivos existen parámetros unificados en

sus elementos básicos aunque es de mencionar que en aspectos de descripción se notan
las diferencias entre unos y los otros.

La organización de archivos debe obedecer a una sucesión lógica de pasos que, si bien,
son diferentes en su naturaleza se encuentran interrelacionados para el establecimiento
de los elementos a considerar en dicha organización y son:

− Establecimiento de un marco legal que le de sustento y fuerza de obligatoriedad,

esto se realiza con la elaboración de la ley y el reglamento que traten sobre la
materia de archivos,
− Establecimiento de un Sistema Red de Archivos que le de sustento a la
organización, debiendo concebir al sistema como “al conjunto de instancias de
archivo encargadas de la administración, organización y archivaciòn de los
documentos de archivo a través de las diferentes etapas de su ciclo de vida”
− Establecimiento de normas, políticas y procedimientos que regulen el Sistema Red
de Archivos.
− Establecimiento de programas informáticos que apoyen a la administración de
archivos a efecto de conocer en todo momento la situación que guarda cada
documento dentro del Sistema Red de Archivos

Por lo que respecta a la creación del marco legal se procederá conforme a las políticas de
actuación del Congreso del Estado para la elaboración de los instrumentos legales
denominados:
− LEY ESTATAL DE ARCHIVOS, y
− REGLAMENTO DE LA LEY ESTATAL DE ARCHIVOS.

10 

 
Para establecer un sistema de archivos debemos partir de la conceptualización de que se
deben considerar tanto a la administración estatal como a las actividades administrativas
que realizan cada uno de los municipios de la entidad federativa.
Las instancias que se contemplan para el sistema de archivos estatal son:

− Sistema Estatal de Archivos,

− Sistemas Red de Archivos.

El Sistema Estatal de Archivos es el ente integrador de los archivos que conformen las
diferentes dependencias de la administración pública estatal, asimismo norma y regula el
funcionamiento de los archivos que integran el acervo de un estado y sirve como el
mecanismo institucional de vinculación y coordinación con el Sistema Nacional de
Archivos. Estará integrado por:

− El Consejo Estatal de Archivos,

− El Órgano Rector del Sistema Estatal de Archivos y
− Los Comités Técnicos de Archivos de las Dependencias estatales.

El Sistema Red de Archivos es el conjunto de instancias de archivo encargadas de la

administración, organización y conservación de los expedientes y documentos de archivo
a través de su ciclo de vida.

Cada una de las dependencias de la administración pública del estado integrará uno de
estos sistemas con la configuración que a continuación se detalla:

− Un Coordinador de Archivos.
− Un Comité Técnico de Archivos
− Tantas Unidades Centrales de Correspondencia como sean necesarias.
− Archivos de Trámite.
− Un Archivo de Concentración y
− Un Archivo Histórico (de así considerarse conveniente).
11 

 
De acuerdo a la magnitud y disposición de recursos con que cuente cada Municipio
establecerá los elementos constitutivos del Sistema que sean necesarios para eficientar la
administración de los documentos que generan y reciben.

Emanado del Reglamento de la Ley de Archivos estatal deben elaborarse los

Lineamientos que contengan las funciones generales de los diferentes elementos del
sistema red de archivos y las políticas de administración, organización y conservación de
los expedientes de archivo, estos lineamientos se complementarán con los instructivos
que propongan los procedimientos para la elaboración de los elementos técnicos del
sistema tales como:

− Instructivo para elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental,

− Instructivo para elaborar el Catálogo de Disposición Documental,
− Instructivo para elaborar la Guía de Archivos y
− El Instructivo para realizar los Trámites de Bajas documentales.

Los documentos que arrojen estos instructivos serán los que regulen la Gestión
Documental de la Entidad Federativa en cuanto a su administración, organización,
disponibilidad y conservación en las instancias de archivo de cada sistema red.

Es importante aclarar que en materia de archivos el término sistema se conceptualiza

como el ente integrado por instancias de archivo, como ya se detallo anteriormente, por lo
que para eficientar la administración y disposición de los expedientes y documentos de
archivo se establecerán software o programas informáticos que regulen el flujo de las
piezas documentales.

Estos elementos tecnológicos iniciaran en las Unidades de Control de Correspondencia

para dar entrada o salida a la documentación que se trabaja en la dependencia, pasando
por su ubicación en el archivo de trámite en base a los tiempos de guarda en esta
instancia, informarán el momento en que deba ser trasladada al archivo de concentración
hasta llegar a su destino final que puede ser destrucción o pasar al archivo histórico.
12 

 
Hasta este momento hemos disertado sobre los elementos que conformarían la estructura
institucional de los archivos pero ¿Cómo funciona todo esto?

II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS

Empezaremos por establecer que en la administración pública, en cualquiera de sus

niveles, se ha trabajado en la organización de expedientes con base a criterios y
procedimientos heterogéneos aprendidos, en la mayoría de los casos, por imitación y
seguimiento de lo que se ha realizado cotidianamente, aunque existe un grupo de
personas que al cursar los diferentes niveles técnicos en administración de oficina (cursos
o carreras relacionadas con la actividad secretarial) han ido configurando algunos
elementos técnicos para esta organización.

Es de comentarse que con el devenir del tiempo se conceptualizaron a los archivos como
simples repositorios de documentos sin darles el tratamiento de Centros Documentales
que sirven de apoyo a los Directivos de cualquier Institución, se destinaba a este
departamento administrativo a las personas que por alguna causa resultaban molestas a
los ojos de los jefes.

Estas acciones se relacionan con las actividades que se acostumbraba realizar en la

administración de documentos y que ocasionaron problemas, muy serios en algunos
casos, de procedimientos mal realizados por desconocimiento en su implementación
llegando a institucionalizar vicios administrativos que hasta la fecha nos están
ocasionando problemas, como son:

− Guardar todos los documentos.

− Pensar que los documentos son de propiedad personal.
− Consecuencia de lo anterior no se destruía nada.
− Acumulación de documentos en oficinas o en bodegas adyacentes a las aéreas
administrativas.
− Creación del fenómeno denominado “EXPLOSIÓN DOCUMENTAL”.
13 

 
 − Deficiencia en proporcionar documentos en tiempo y forma.
− Perdida o “TRASPAPELEO” de documentos o expedientes en las unidades
administrativas, y un largo etc.

Con motivo de la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, con fecha 11 de junio del año 2002 y la normatividad
complementaria a esta, pudiéramos pensar que estamos en una etapa de transición toda
vez que los procesos archivísticos han sufrido una implementación que los vuelve más
eficientes en la medida que se capacite a los actuantes en la administración documental.
Una de las premisas, establecidas en la reglamentación actualizada en la materia, para la
organización de archivos, es que se lleven a cabo en base a las prácticas aceptadas tanto
a nivel nacional como internacional; a nivel nacional el ente administrativo que regula las
acciones es el Archivo General de la Nación quien, en coordinación con el Instituto Federal
de Acceso a la Información Pública, ha emitido las políticas y procedimientos
correspondientes.

Por lo que respecta al ámbito internacional existe el Consejo Internacional de Archivos, del
cual nuestro país es garante por conducto de la división para América Latina, quien se
encarga de emitir Normas Internacionales para normalizar la actividad archivística.
Conceptos tales como FONDO, SECCIÓN Y SERIE DOCUMENTALES se utilizan como
de uso corriente a partir del año 2003.

Los encargados de archivo se ven envueltos en la instrumentación de los documentos que

dan sustento normativo a las actividades relacionadas con el flujo documental.

Los directivos vislumbran la utilidad de contar con archivos debidamente organizados,

referenciados y controlados, ya no es indispensable que “JUANITA LA DEL ARCHIVO”
continúe laborando aunque no salga de vacaciones, porque si no ¿Quién nos encuentra
los documentos?

14 

 
Con la implementación de las nuevas disposiciones se pretende eliminar los vicios del
pasado y eficientar las actividades archivísticas ocasionando con lo anterior:

− Guardar solamente aquello que sirva como prueba del acto administrativo.
− Recordar que la documentación es un Bien público sujeto de reglamentación federal
o local.
− Realizar las actividades que lleven a documentar las bajas documentales y trasladar
lo inútil a la CONALITEG
− Eficientar la guarda documental en los ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN.
− Agilizar el flujo documental para evitar la acumulación excesiva de documentos
inútiles en áreas administrativas.
− Eficientar el préstamo de documentos tanto en archivos de trámite como en
concentración.
− Evitar la pérdida o traspapeleo de documentos.
− Normalizar los procesos de organización, guarda, préstamo y de flujo documental
para que no se dependa de una sola persona para la administración de archivos.
− Agilizar la rendición de cuentas y las peticiones de información que la Sociedad le
requiere a la Administración Pública.

A. EL COORDINADOR DE ARCHIVOS.

Será el encargado de asesorar a la dependencia sobre las políticas y procedimientos a

establecer para la mejor organización de archivos al interior de la institución, por lo anterior
es recomendable que sean especialistas en la materia, es decir que sean Licenciados en
Archivonomía.

Se contempla de esta manera porque los archivos deben ser tratados como elementos
importantes para las tareas que está llamada a desempeñar la institución aunado a lo
anterior que para la organización se tendrá en consideración el empleo de políticas y
procedimientos establecidos en manuales técnicos y no pretender realizar las actividades
como tradicionalmente se acostumbra “cualquiera que tenga una formación profesional
15 

 
puede hacerlo”, estas ideas nos han llevado tradicionalmente a cometer los errores
comentados en párrafos anteriores.

Tal vez en actividades manuales sea posible que con un curso complementario se realicen
las acciones con un nivel aceptable de eficiencia pero ¿Qué pasa cuando se requieren
conocimientos específicos y científicos para el desarrollo de las tareas?

B. EL COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS.

Estará integrado por el Coordinador de Archivos, Los responsables de Archivo de Trámite,

Archivo de Concentración y Archivo Histórico de la dependencia.
Sus funciones serán:

− Asesorar a los directivos en la operación del sistema;

− Administrar los diferentes elementos constitutivos del sistema;
− Elaborar los MANUALES, en materia de archivos, que regirán las actividades a
realizar al interior del sistema;
− Implementar el software necesario a efecto de eficientar las actividades
desarrolladas en el sistema.

C. LA UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA (UCC)

Esta instancia administrativa fue denominada, en alguna época, como oficialía de partes o
mesa de entrada y salida de correspondencia; es el primer filtro para el ingreso y la salida
de la documentación de la institución, unidad administrativa o edificio donde se establezca
y será la que se dedique específicamente a realizar las funciones de recepción,
seguimiento y despacho de los documentos de archivo, sus funciones serán:

− Recepción y registro de correspondencia de entrada;

− Distribución de la correspondencia de entrada;
− Recepción y registro de correspondencia de salida;
16 

 
 − Elaborar una ficha de control de correspondencia que servirá para dar seguimiento
a los documentos que sean motivo de trámite.

Para llevar a cabo la recepción y registro de la correspondencia de entrada se atenderán

las siguientes acciones:

− Revisión de la Correspondencia.
− Recepción de la Correspondencia.
− Registro y control de la Correspondencia.

La Revisión de correspondencia se debe realizar conforme a lo siguiente:

− Las piezas estén dirigidas a la dependencia, ¿Cuántas veces se han pasado

documentos a los niveles de mando que no están dirigidas al área receptora?
− El asunto de las piezas competa al destinatario, ¿Cuántas veces se han pasado
documentos a los niveles de mando que no son de su competencia?
− Se encuentren debidamente firmados, por el remitente, los documentos recibidos;
hay que recordar que los documentos que no estén firmados carecen de valor y
pueden devolverse sin responsabilidad para la unidad administrativa receptora.
− La fecha de los documentos recibidos sea actual o reciente; este supuesto debe
tomarse con mucho criterio ya que obedece a la naturaleza de la documentación
que maneja cada unidad administrativa, no es lo mismo un documento actual en la
unidad de recursos humanos que en la unidad de contabilidad o en jurídico, cada
una obedece a diferentes tiempos para determinar cuando un trámite es actual.
− El cuadro de referencia del documento se encuentre debidamente contestado; este
cuadro se refiere a los datos del remitente como son: la unidad administrativa,
sección, mesa, etc.; el número de oficio, memorándum, telegrama, tarjeta, etc.; el
número de expediente a que se refiere el documento, etc.
− En caso de que se contemplen anexos se verifique que se encuentren completos y
no hayan sido abiertos los sobres o paquetes cerrados, ¿Cuántas veces llegan
documentos a los escritorios de los directivos sin los anexos que se mencionan?,
17 

 
 recuérdese que los anexos son complementarios de una pieza documental y la
ausencia de ellos invalida al documento ya que no se encuentra completo.

En la recepción de la documentación se tomará en consideración que:

− Se otorgue el acuse de recibo de la correspondencia de entrada.

− Las piezas entregadas por los interesados sean recibidas conforme a lo
establecido, se hace esta recomendación ya que por la rutina del procedimiento hay
ocasiones que los encargados omiten pasos y se car en los errores que se
comentan.
− La correspondencia de entrada que se encuentre en paquetes sea abierta en todos
los casos, a excepción de la que se especifique claramente que deba ser abierta
únicamente por el destinatario.
− En todas las piezas de entrada se imprima el sello de la UCC con folio, fecha y hora
de recepción.

El registro y control de la correspondencia se realizará de la siguiente manera:

− Se relacione la correspondencia según las entidades destinatarias.

− Se anote el símbolo identificador de la entidad destinataria.
− Se anote en la libreta correspondiente.
− Se elabore la tarjeta de control de correspondencia.
Estas actividades pueden ser sustituidas por una base de datos que registre los
campos correspondientes en el formato de ficha para llevar el seguimiento de la
correspondencia.

La distribución de la correspondencia es el acto mediante el que se procede a presentarla

para acuerdo a la autoridad correspondiente.

Posteriormente se turna a cada oficina para la ejecución de las actividades que se detallen
en las instrucciones decididas.
18 

 
Se firman los oficios, informes, memorándums, tarjetas, etc. y se turnan a la UCC para su
trámite de salida.

Para llevar a cabo el registro de correspondencia de salida se deben realizar las siguientes
actividades.

− Reunión y revisión de la documentación de salida

− Registro y control de la correspondencia.
− Despacho de correspondencia.

La reunión y revisión de la documentación de salida se debe realizar poniendo atención a

lo siguiente:

− El cuadro de referencia se encuentre debidamente contestado, para evitar que nos

regresen las piezas documentales por esta omisión.
− La fecha de la documentación sea reciente, atendiéndose al criterio establecido
para este punto en la documentación de entrada.
− Los datos del remitente sean identificables y se encuentren debidamente firmados
los documentos.
− Copias suficientes y firmadas.
− En caso de que se consideren anexos se encuentren debidamente requisitados y
empacados.
− La documentación, sobres y paquetes sea recibida por relación y sellada por la
persona que la revise.
Estos elementos de revisión pudieran parecer repetitivos pero hay que recordar que
estas actividades se realizan para evitar omisiones y agilizar la tramitación de la
documentación.

El procedimiento de registro y control de correspondencia de salida será el siguiente:

− Separar según el carácter del servicio y la vía de despacho.

19 

 
 − Se asiente en la pieza de salida, mediante sello, la identificación de la clase de
servicio que se debe usar.
− Se imprima el número de salida
− Se integre la copia correspondiente en el consecutivo de la dependencia.
− Se elaboren las relaciones de entrega de documentación o su asiento en la libreta
de entrega de correspondencia.
− Se recaben las guías en caso de que la correspondencia tenga que ser fletada por
vía aérea o terrestre.

Para el despacho de correspondencia de salida se deberá observar:

− Los estafetas deberán tener las relaciones de entrega de documentación por cada
destino.
− La correspondencia que será enviada por flete deberá contener la etiqueta del
destinatario debidamente pegada.
− Los estafetas deberán regresar las relaciones de entrega debidamente firmadas por
la persona encargada de la recepción correspondiente.
− Las guías de despacho de la documentación fletada por medio aéreo o terrestre
deberán ser concentradas.
− Los documentos citados con anterioridad deberán ser debidamente archivados.

Existen diferentes mecanismos para el servicio de correspondencia entre los que

encontramos:

− Mensajero y estafeta.
− Correo ordinario o certificado.
− Telégrafo.
− Servicios privados de mensajería (DHL, UPS, FEDERAL EXPRESS, etc.).
− Valija o portafolio institucional.
− Intercambio gubernamental.

20 

 
 − Actualmente Correo Electrónico.

D. LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE

Definiciones:

− Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su
documentación en trámite sometida a continúa utilización y consulta administrativa
por las mismas oficinas.
− Conjunto orgánico de documentos que son el soporte de la gestión administrativa,
técnica, económica, fiscal, etc.
− Son, asimismo, el reflejo documental de una serie de funciones y actividades que
desarrolla una oficina determinada.
− Son las oficinas productoras las que, a través de sus actividades de producción y
acumulación de documentos, generan por primera vez el proceso de concentración
de documentos que representa en sí mismo el archivo de oficina o, en términos
archivísticos, de gestión.

Para que una unidad administrativa pueda ser considerada como sujeto productor tienen
que darse los siguientes requisitos:

− Constancia de su creación como unidad orgánica mediante disposición publicada

por la institución.
− Tener establecida su organización interna, su relación jerárquica dentro de la
estructura de la entidad y sus competencias materializadas en una serie de
actividades.
− Que exista un responsable.

Funciones:

− Servir a la gestión administrativa de la institución.

21 

 
 − La organización del archivo en su conjunto.
− Transferir al archivo de concentración la documentación cuyos plazos de vigencia
administrativa hayan concluido.
− El servicio de préstamo y consulta a los usuarios internos autorizados para el
efecto.

Estas funciones, colocan a los archivos de trámite en una posición especial por la que
todos los defectos, errores y grados de desorganización influirán decisivamente en la
dinámica de la institución, el servicio a la ciudadanía y por supuesto en las fases
posteriores del Sistema de Archivos, las actividades por realizar son:

− Organizar y conservar la documentación.

− Impedir la dispersión o eliminación de los documentos
− Estar en constante relación con el archivo de concentración
− Suministrar toda la información que el archivo de concentración solicite respecto a
las series documentales
− Preparar las transferencias primarias de acuerdo con las normas aplicables al caso.
− Cumplir y hacer cumplir lo que dicte la coordinación de archivos
− Controlar el préstamo y recuperación de los expedientes que salgan del archivo,
mediante un registro de préstamos.
− Suministrar la información requerida por la propia institución o por parte de la
ciudadanía mediante las peticiones del caso.
− Solicitar y devolver al archivo de concentración los expedientes ya transferidos,
cuya consulta haya sido necesaria por la unidad administrativa productora.
− Coadyuvar en la elaboración de los instrumentos de control o descriptivos
inherentes a la administración documental del archivo.

Las personas encargadas de realizar las labores de las unidades de archivo de trámite son
los archivònomos o archivistas, según sea el caso y sus funciones serán:

22 

 
 − Aplicar y poner en práctica en el archivo de trámite de cada oficina los criterios, las
técnicas y los métodos archivísticos necesarios para una adecuada organización y
tramitación documental.
− Implantar un Cuadro de Clasificación.
− Indicar el tipo de ordenación más adecuado para cada serie documental.
− Señalar las técnicas descriptivas idóneas para una recuperación eficaz de la
información.
− Supervisar o elaborar normas concretas sobre los criterios a seguir en la producción
de determinadas tipologías en soportes de nueva generación.
− Colaborar con los ingenieros en informática y con las oficinas o departamentos en la
selección de tipos y formatos concretos de soportes informáticos y en la elaboración
de normas para su producción, con vistas a su futura utilización y conservación.
− Normalizar los formularios a utilizar en la administración del archivo.

Tiempos de guarda promedio: Se considera que los documentos deben permanecer, en

esta instancia de archivo, en promedio 5 años sin descartar la posibilidad de que existan
expedientes que por la importancia de su contenido tengan que permanecer por más
tiempo, en este caso se harán las anotaciones correspondientes en el Catálogo de
Disposición Documental.

Personas autorizadas para su consulta: La consulta de los expedientes de archivo se

realiza únicamente por las personas que los generan, el jefe de la unidad administrativa
productora y los auditores internos o externos según sea el caso. El público en general
tendrá acceso a la información de acuerdo a las políticas que sean establecidas para tales
casos.

Organización: Para organizar archivos en instancia de trámite se debe realizar la siguiente

lista de actividades, que si bien son diferentes en su espíritu, también es de reconocer que
no necesariamente deben seguir un orden rígido ya que frecuentemente se realizan en
forma simultanea.

23 

 
 − Clasificación,
− Ordenación,
− Archivaciòn, y
− Medios de descripción.

Para definir el término CLASIFICAR tendríamos que decir que es el acto mediante el cual
se agrupan documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias.

La clasificación se efectúa después de que se distinguen las series documentales o, en su

caso, tras la elaboración del estudio preliminar que establezca los elementos mínimos
para su identificación.

Se realiza en base a Sistemas de Clasificación de los que existen tres tipos:

− Orgánico: El Sistema de clasificación orgánico toma la estructura de la institución

para establecer los niveles de clasificación.
Así tendríamos que existiría un nivel para la Dirección General, otro para cada
Dirección de área y así sucesivamente hasta cubrir la totalidad de la organización.
− Funcional: El Sistema de clasificación funcional toma las funciones de la institución
para establecer los niveles de clasificación.
Así tendríamos que existiría un nivel para cada función que realiza la institución sin
que sea relevante la estructura orgánica.
− Por Asuntos o Materias: El Sistema de clasificación por asuntos y materias toma los
diferentes rubros temáticos y actividades específicas que realiza la institución para
conformar los niveles de clasificación.
Así tendríamos que existe un nivel para cada actividad administrativa que se realice
en la institución.

Los Sistemas antes mencionados son factibles de combinar; el más común es el orgánico-
funcional, denominado Sistema Mixto de clasificación, que establece una jerarquización

24 

 
en base a los términos FONDO, SECCIÓN Y SERIE DOCUMENTALES para establecer
los niveles de clasificación.

Es pertinente comentar que la Administración Pública, por medio de sus manuales de

organización de archivos ha optado por esta estructura para homogeneizar la organización
de sus archivos, a mayor abundamiento en la Norma internacional para la descripción de
funciones, emitida por el Consejo Internacional de Archivos se menciona que:

“1.3 El análisis de las funciones de las instituciones es importante como base para muchas
actividades de la gestión de documentos. Generalmente se reconoce que las funciones
son más estables que las estructuras administrativas, que frecuentemente se fusionan o
se transfieren cuando se produce una reestructuración. Por tanto, las funciones sirven
apropiadamente:
− De base para la clasificación y descripción de documentos.
− De base para la valoración documental.
− De herramienta para la recuperación y análisis de los documentos.”4

Por su parte la Guía para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal dice:

“Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:

• La clasificación archivística, que consiste en realizar un “proceso de identificación y
agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la
dependencia o entidad.”5

                                                            
4
  CONSEJO  INTERNACIONAL  DE  ARCHIVOS.  Norma  internacional  para  la  descripción  de  funciones.  Primera  edición. 
Dresde, Alemania. 2‐4 mayo 2007 pág. 7. 
5
  GUIA  PAR  EL  CUMPLIMIENTO  DE  LOS  LINEAMIENTOS  GENERALES  PARA  LA  ORGANIZACIÒN  Y  CONSERVACIÒN  DE 
ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA FEDERAL.AGN. México 2004.pàg. 32.  
25 

 
A la clasificación documental basada en los niveles de FONDO, SECCIÒN Y SERIE
documental se le denomina CLASIFICACIÒN MULTINIVEL. Es pertinente tener en cuenta
que estos niveles se pueden a su vez dividir para crear los SUBFONDOS,
SUBSECCIONES Y SUBSERIES, por estos términos debemos entender lo siguiente:

El FONDOS es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una

dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.
De acuerdo al concepto que establecimos tenemos que un “FONDO” documental
cualquiera podría ser SECRETARIA DE LA FUNCIÒN PÙBLICA; SECRETARIA DE
EDUCACIÒN; INSTITUTO DE VIVIENDA DE NUEVO LEÒN.

El SUBFONDO es la subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos

relacionados entre si que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.6

Siguiendo el ejemplo del INSTITUTO DE VIVIENDA DE NUEVO LEÒN tendríamos como

uno de sus SUB-FONDOS a la Dirección de Administración y Finanzas debiendo
sancionarse con las siglas de la unidad administrativa DAF.

La SECCIÒN es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Los criterios de identificación de una sección en los organismos productores públicos son
los siguientes:

− Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con respecto al
organismo creador cuyo nivel es el fondo.

                                                            
6
 NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÒN ARCHIVÌSTICA ISAD (G). segunda edición. Estocolmo, Suecia. 19‐
22 septiembre 1999 

26 

 
 − Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento, interno o
semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.
− Debe pertenecer a un sistema de archivos.
− Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones
delegadas.
− Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo
superior.
− Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la
dependencia o entidad que lo origina.
− Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.
− De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del
Fondo identificadas con funciones.

Siguiendo el ejemplo tendríamos que en la DAF existen las siguientes SECCIONES

documentales:

Recursos Humanos
Recursos Materiales y Obra Pública
Servicios Generales

La SERIE es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico.
Los criterios de identificación de una serie en los organismos productores públicos son los
siguientes:

− Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad

administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.
− Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que
forman una unidad como resultado de una misma acumulación.
27 

 
 − Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma
particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción,
recepción o uso.
− Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los
documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al
carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos
administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una institución.

Para la sección de Recursos Humanos tendríamos como ejemplos de SERIES

documentales:

Expedientes únicos de personal.

Registro y control de puestos y plazas.
Nómina de pago al personal.
Estímulos y recompensas.

La SUBSERIE es la división de la serie que corresponde al conjunto de documentos

generados con motivo de la realización de una actividad específica.
Cabe hacer la aclaración de que este nivel de de clasificación se utiliza únicamente para
conformar el cuadro específico correspondiente pero con la salvedad de que este nivel ya
no le afecta al total de la institución por ser una actividad inherente a la unidad
administrativa y obedecerá más bien a su ámbito interno; esto no significa que
discrecionalmente se podrá realizar el ejercicio y cada quien haga lo que considere
conveniente, para implantarlo será coordinado por la instancia de administración y control
de archivos de la dependencia.

28 

 
Para ejemplificar el nivel de SUBSERIE utilizaremos a la serie “Expedientes únicos de
personal” quedando de la siguiente manera:

Personal de confianza.
Personal de base.
Personal por honorarios.
Bajas.

Finalmente debemos tener en cuenta que no todas las series documentales permiten la
división para subseries documentales.

Para mayor claridad de todo lo establecido con anterioridad se presenta una forma de
esquematizar la clasificación multinivel como se muestra en el ejemplo:

29 

 
La ORDENACIÒN es la acción de unir secuencialmente la documentación, conforme a la
natural relación de sus componentes, mediante criterios alfabéticos y/o cronológicos.

La ordenación se aplica a las series sólo después de conocer las características de los
documentos cuya naturaleza constituye el factor fundamental en la aplicación de una
unidad de orden; el archivista necesita desentrañar los elementos que relacionan unos
documentos con otros, para agruparlos en expedientes y, dentro de éstos, establecer para
las piezas documentales una secuencia tal que permita evidenciar la organicidad del
conjunto.

La ordenación se realiza a través de Métodos de los que existen los que a continuación se
enlistan:

− Alfabético
− Cronológico
− Cromático.
− Decimal
− Geográfico
− Numérico
− Topográfico

Es común que estos métodos los encontremos combinados en cada archivo, esto
depende de la naturaleza de los asuntos que se manejan y las políticas, en la guarda
documental, que se hayan establecido.

Para el método alfabético se toma como referencia la primera letra del titulo del expediente
conforme al abecedario castellano para la ordenación y se colocan en los contenedores
respetando la sucesión de letras.
Este método de ordenación es más común de utilizarse en expedientes de personal que
no cuentan con otro criterio de ordenación.

30 

 
Adicionalmente se complementa numerando los expedientes en sus contenedores,
presenta la dificultad de que al numerarlos se perdería la continuidad al ingresar
expedientes intercalando en numeración establecida.

Para el método cronológico se toma como referencia la fecha de apertura del expediente u
otra fecha que sea establecida con anticipación conforme a la sucesión de días, meses o
años para la ordenación y se colocan en los contenedores respetando la sucesión de
letras del alfabeto para fechas semejantes.
Este método de ordenación es más común de utilizarse en expedientes de contratos o
documentación contable.
Adicionalmente se complementa numerando los expedientes en sus contenedores,
presenta la virtud de que se llevaría un mejor control por concepto de préstamo de
expedientes.

El método cromático utiliza colores para la ordenación de los acervos documentales a

efecto de diferenciar a simple vista las series documentales.
Este método es común de utilizarse en oficinas que tienen mucho contacto con entidades
estatales y que es necesario diferenciarlas con celeridad; o en las áreas de recursos
humanos para diferenciar los expedientes por niveles de contratación.
Se complementa con el método alfabético, geográfico y otros, adicionalmente se numeran
los expedientes por cada serie documental de las consideradas.

Para el método decimal se toma como referencia la sucesión numérica decimal o sea
dividido en grupos de diez dígitos para la ordenación y se colocan en los contenedores
respetando la sucesión lógica de números.
Este método de ordenación es más común de utilizarse en divisiones documentales que
cuentan a su vez con compartimentación como es el caso del Sistema de Clasificación por
asuntos y materias.
Para este método no es necesario numerar los expedientes en sus contenedores,
presenta la virtud de que se llevaría un mejor control por concepto de préstamo de
expedientes y su guarda es más dinámica.
31 

 
Para el método geográfico se toma como referencia la ubicación del lugar de donde
proviene el documento o expediente, alfabetizándolos y se colocan en los contenedores
respetando la sucesión lógica de letras.
Este método de ordenación es más común de utilizarse en acervos documentales de
organizaciones que cuentan con oficinas regionales y los acervos deben diferenciarse por
estados, municipios, colonias, etc.
Se puede combinar con una diferenciación cromática, esto es, un color para cada unidad
regional que a su vez definiría la procedencia, es conveniente numerar los expedientes en
sus contenedores para llevar un mejor control por concepto de préstamo de expedientes,
su guarda es dinámica.

Para el método numérico se toma como referencia la sucesión numérica sin otro criterio de
diferenciación para la ordenación y se colocan en los contenedores respetando el orden
de los números.
Este método de ordenación es más común de utilizarse en acervos documentales que no
cuentan con variación en su vida activa.
Para este método no es necesario numerar los expedientes en sus contenedores,
presenta la virtud de que se llevaría un mejor control por concepto de préstamo de
expedientes y su guarda es más dinámica.

El método topográfico consiste en ubicar los documentos o expedientes en el universo de

acervo ya sea de trámite, concentración o histórico sin importar la cantidad ni volumen.
Este método de ordenación tiene que ver con la referenciación de todos los muebles que
hagan las funciones de contenedores documentales.
Es necesario numerar todos los contenedores: Archiveros, cajas, escritorios, estantes,
anaqueles, libreros posteriormente realizar la alfabetización de las divisiones que
contemple el mueble por gavetas, cajones, entrepaños y se guarda la documentación
conforme a cualquier método de ordenación de los comentados, finalmente hacer el
mapeo de la ubicación física de los muebles. Se complementa con los inventarios por
expedientes de cada contenedor.

32 

 
ÀREA MÈDICA 
LEGISLACIÒN 
OBRA PÙBLICA 
PEDAGOGÌA 

SALA G
SECCIÒN H 
ESTANTE 2 
NIVEL 3 
CAJA 2 

La actividad denominada ARCHIVACIÒN consiste en guardar los expedientes en sus

contenedores siguiendo un orden, tiene relación directa con los métodos de ordenación
descritos.

Los expedientes que se encuentran en archivo de trámite normalmente se colocan en

muebles donde puedan ser tomados o proporcionados de manera rápida y eficaz, no
obstante lo anterior hay ocasiones en que éstos expedientes o una parte de ellos se
resguardan para su conservación en cajas.

En una gaveta se colocaran de adentro hacia afuera, es decir los primeros números al
fondo y así sucesivamente. Lo mismo reza si se utiliza el método alfabético.

En caso de entrepaños en un librero o anaqueles se ubicaran de izquierda hacia la

derecha y de arriba hacia abajo.
33 

 
En caso de cajas de archivo se tomará en cuenta que abrimos la tapa de la caja de frente
y entonces se ubicarán de izquierda hacia la derecha.
Ejemplos:

GUARDA EN CAJAS DE ARCHIVO.

GUARDA EN ESTANTES.

34 

 
Los MEDIOS DE DESCRIPCIÒN que son utilizados en esta instancia de archivo son:

− El Cuadro General de Clasificación Documental.

− El Catálogo de Disposición Documental.
− La Guía de Archivos.
− Los Inventarios, de los que hay cuatro tipos: General, General por expedientes, de
transferencia y de baja documental.

El Cuadro General de Clasificación Documental que se utiliza en un Sistema Red de

Archivos se encuentra directamente relacionado con el Sistema de clasificación que se
desee establecer, así tendremos cuadros de clasificación orgánicos, funcionales, por
asuntos y materias y mixtos.

La definición más aceptada sobre este documento es: Estructura jerárquica y lógica que
refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la
creación o recepción de documentos. Se trata de un sistema que organiza
intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los
unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes.
Para Antonia Heredia, el cuadro de clasificación es el andamio para sistematizar cada
fondo en sus secciones y series. Se distinguen dos niveles o estadios:

− El que se identifica con la estructura o funcionamiento de la institución (corresponde

a las secciones y subsecciones)
− El que se identifica con los testimonios de actividades derivadas de aquella
estructura (corresponde a las series documentales)

El cuadro de clasificación permite sistematizar y estructurar, jerárquica y lógicamente, las

funciones y actividades que propiciaron la creación y recepción de documentos, con la
información del cuadro, se organizan intelectualmente los documentos, lo cual confiere al
conjunto su carácter orgánico.

35 

 
En cuanto a su utilidad podemos decir que es el instrumento que sirve para clasificar y
archivar bajo un solo criterio toda la documentación que generen o reciban las áreas de
una institución o dependencia.

Las áreas lo emplearán como instrumento de consulta y los responsables de los archivos
de trámite lo usarán como referencia obligada, por ser los responsables de asignar las
claves a cada uno de los expedientes que su área les turne para archivo.

Este instrumento será revisado periódicamente por parte del Comité Técnico de Archivos
quien recomendará o propondrá las adecuaciones que requieran las series documentales,
en función de que la dependencia deje de realizar alguna actividad o incorpore a sus
atribuciones alguna nueva.

Es un documento de carácter público que estará a disposición de todos los empleados de

la dependencia, del resto de las instituciones, servidores públicos del gobierno estatal y
por supuesto de la ciudadanía. Para este propósito será publicado en la página de Internet
de la dependencia que se trate.

36 

 
 CUADRO GENERAL DE CLSIFICACIÒN ARCHIVISTICA

FONDO INSTITUTO DE VIVIENDA DE NUEVO LEÒN.

SUBFONDO DIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS.

CLAVE. SECCIÒN. SERIE. SUBSERIE.

4C. RECURSOS HUMANOS.
4C.3 EXPEDIENTES UNICOS DE
PERSONAL
4C.3.1 PERSONAL DE CONFIANZA
4C.3.2 PERSONAL DE BASE.
4C.3.3 PERSONAL POR
HONORARIOS.
4C.3.4 BAJAS.
4C.4 REGISTRO Y CONTROL DE
PUESTOS Y PLAZAS.
4C.5 NOMINA DE PAGO AL
PERSONAL.
4C.5.1 PERSONAL POR
HONORARIOS.
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA
PUBLICA
6C.4 ADQUISICIONES.
6C.4.1 POR LICITACIÓN PÚBLICA.
6C.4.2 POR INVITACIÓN A CUANDO
MENOS TRES PERSONAS.
6C.4.3 POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA.
6C.7 SEGUROS Y FIANZAS.

Un catálogo es la enunciación y descripción metódica (tarjetas o cualquier otro medio), en

un orden determinado, de los documentos que integran un archivo.

Es definido como una lista, enumeración de asuntos clasificados en un orden determinado.

Si se considera al catalogo como lista, esta es razonada, hecha con cuidado y método en
un orden propio para hacer conocer la importancia del conjunto y especialmente los
detalles particulares de cada asunto.

37 

 
El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los valores
documentales administrativo, fiscal, legal, jurídico, informativo, evidencial y testimonial
que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información en
reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de la documentación y el
destino final de los documentos una vez concluido su ciclo vital.

El objetivo es unificar los criterios en toda la institución sobre los tiempos de retención en
las oficinas y en el archivo de concentración para una mejor circulación de los documentos
a nivel institucional. Además, sirve de instrumento jurídico-administrativo para tener un
marco de referencia sobre la retención de los acervos y su posible destino final.

El catálogo de disposición documental es útil porque da cuenta del ciclo de vida de los
documentos desde su origen hasta su destino final. Además por cuanto a la información
se refiere, permite identificar de forma pronta la documentación que contiene información a
la que es posible tener acceso

Las áreas lo emplearán como instrumento de consulta y los responsables de los archivos
de trámite lo usarán como referencia obligada, siendo el coordinador de archivos el
encargado de proporcionar la normatividad que le da el sustento legal correspondiente.

Este instrumento será revisado periódicamente por parte del Comité Técnico de Archivos
quien recomendará o propondrá las adecuaciones que se requieran.

El Catálogo de Disposición Documental es un documento interno, que estará a disposición

de todos los servidores públicos de la dependencia que se trate.

Para mayor claridad presentamos una manera de estructurar un catálogo de disposición

documental, claro esta que se trata de una sección determinada y no de un documento
completo.

38 

 
 CATÀLOGO DE DISPOSICIÒN DOCUMENTAL.
FONDO: INSTITUTO DE VIVIENDA DE NUEVO LEÒN.
SECCION: 4C RECURSOS HUMANOS

VALORES TIEMPO DE GUARDA

ANÁLISIS TÉCNICO ARCHIVÍSTICO PARA DETERMINAR VALORACIÓN SECUNDARIA Y DESTINO FINAL DE LA

PRIMARIOS SECUNDARIOS ARCHIVO ARCHIVO DE DESTINO FUNDAMENTO
CLAVE SERIE CLASIFICACIÓN DE TRÁMITE CONCENTRACIÓN FINAL LEGAL

4C.1 Disposiciones en ADMINSITRA PUBLICO 2 3 BAJA

materia de recursos TIVO
humanos
4C.2 Programas y proyectos ADMINSITRA PUBLICO 3 5 BAJA
en materia de recursos TIVO
humanos
4C.3 Expediente único de ADMINSITRA CONFIDENCIAL MIENTRAS BAJA Art 18 LFTYAIPG
personal TIVO DURE LA
RELACION
LABORAL
4C.4 Registro y control de ADMINSITRA PUBLICO 3 5 BAJA
puestos y plazas TIVO
4C.5 Nómina de pago de ADMINSITRA PUBLICO 3 5 BAJA

DOCUMENTACIÓN
personal TIVO
4C.6 Reclutamiento y ADMINSITRA PUBLICO 3 5 BAJA
selección de personal TIVO
4C.7 Identificación y ADMINSITRA PUBLICO 2 3 BAJA
acreditación de personal TIVO
4C.8 Control de asistencia ADMINSITRA PUBLICO 2 4 BAJA
(vacaciones, descansos TIVO
y licencias,
incapacidades, etc.)
4C.9 Control disciplinario ADMINSITRA PUBLICO 2 5 BAJA
TIVO
4C.10 Descuentos ADMINSITRA PUBLICO 4 4 BAJA
TIVO
4C.11 Estímulos y ADMINSITRA PUBLICO 3 4 BAJA
recompensas TIVO
4C.12 Evaluaciones y ADMINSITRA PUBLICO 3 5 BAJA
promociones TIVO
4C.13 Productividad en el ADMINSITRA PUBLICO 3 3 BAJA
trabajo TIVO
4C.14 Evaluación del ADMINSITRA PUBLICO 2 3 BAJA
desempeño de TIVO
servidores de mando
4C.15 Servicio medico ADMINSITRA PUBLICO 2 5 BAJA
TIVO

39 

 
La Guía de Archivos es un esquema general de descripción de las series documentales de
los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales
conforme al cuadro general de clasificación archivística y los servicios que presta.

Las Funciones de este instrumento de descripción archivística son:

− Proporcionan información sobre el todo o las partes de los fondos documentales de

uno o más archivos.
− Describen globalmente las grandes agrupaciones documentales.
− Esbozan la historia de los organismos productores y proporcionan los servicios
disponibles.

Es un instrumento de consulta a observar por todas las unidades administrativas durante

el proceso de administración de los documentos y permitirá a la ciudadanía conocer, en
rubros generales, la información contenida en los archivos con que cuenta la institución.

Agrega datos generales, por lo tanto es un instrumento de consulta rápida que sirve al
público usuario y a la institución para conocer información genérica respecto de su
documentación.

Se deberá actualizar dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de diciembre de cada
año para dar cuenta del movimiento que tuvieron las series documentales del acervo de la
dependencia.

Es un documento de carácter público que estará a disposición de todos los servidores

públicos de la dependencia, del resto de las instituciones y servidores públicos del
gobierno estatal y por supuesto de la ciudadanía. Para este propósito será publicado en la
página de Internet correspondiente.
Ejemplo:

40 

 
 INSTITUTO DE VIVIENDA DE NUEVO LEÒN.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

IDENTIFICACIÓN
Unidad administrativa:

Área de procedencia del archivo:

Nombre del responsable y cargo:

Domicilio:

Teléfono:

Correo electrónico:

CONTEXTO

Unidad administrativa de procedencia o fondo:

Sección:

VOLUMEN
(Especificar cantidad) UBICACIÓN FÍSICA
SERIE DOCUMENTAL. FECHAS
EXTREMAS Unidad de
Cantidad
Medida

41 

 
Los Inventarios de Archivos son los instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja
documental.
Sus características son:
− Instrumento que describe un fondo, sección o serie documental de manera global
sin descender a las particularidades de las piezas.
− No es un listado o relación.
− Describe la clasificación de las series documentales y los expedientes.

Por su contenido se dividen en:

− Inventario somero: describe las series documentales.
− Inventario analítico: describe las unidades archivísticas, es decir, los expedientes.

Por su utilidad se dividen en:

− Inventario General.- Sirven para la localización de las piezas documentales.
− Inventario General por Expedientes.- Sirve para relacionar cada expediente del
acervo documental
− Inventario de transferencia.- Sirven para el trámite de las transferencias Primarias o
Secundarias.
− Inventario de baja.- Sirven para el trámite de las bajas documentales.

Es un instrumento de consulta a observar por todas las unidades administrativas durante

el proceso de administración de los documentos y permitirá conocer, en rubros generales,
la información contenida en los archivos con que cuenta la institución. Agrega datos
generales, por lo tanto es un instrumento de consulta rápida que sirve al usuario conocer
información genérica respecto de su documentación. Se deberá actualizar dentro de los
primeros 10 días hábiles de los meses de junio y diciembre de cada año para dar cuenta
del movimiento que tuvieron las series documentales del acervo de la dependencia. Es un
documento de carácter interno que estará a disposición de todos los servidores públicos
de la dependencia.
Ejemplo:
42 

 
 INSTITUTO DE VIVIENDADE NUEVO LEÒN
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

INVENTARIO DE ARCHIVO DE USO MULTIPLE

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FECHA

NOMBRE DEL AREA HOJAS HOJA DE
NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS
NOMBRE Y CLAVE DE SECCION

FECHAS
CLAVE DE VALOR
No. NOMBRE DEL EXPEDIENTE EXTREMAS VIGENCIAS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO
VIGENCIA DE ARCHIVO DE BAJA
COMPLETA TRAMITE CONCENTRACION

AUTORIZA ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECIBE DOCUMENTACIÓN FECHA DE ENTREGA

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FECHA

43 

 
En los archivos de trámite se contemplan los valores primarios de la documentación que
consiste en la fuerza de obligatoriedad que tienen los documentos de acuerdo a la
importancia de la información contenida en ellos.

El valor de los documentos es estable en virtud de la normatividad jurídico administrativa

que los crea, y de los testimonios que contiene. La estimación del valor del documento
estará en función de sus características internas y externas de sus relaciones con otros
documentos producidos por una institución.

La valoración documental consiste en un estudio de las series documentales una por una;
su origen funcional, la naturaleza de los actos que recoge la tipología documental, el valor
que han tenido ó pueden conservar en adelante para la entidad que los ha creado, el que
pueda ofrecer para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión
cultural.

El valor de todo documento, radica en cualquier soporte de información, que puede ser
admitido como medio de prueba en relación a actos jurídicos, siempre que reúna el
carácter inalterable y de autenticidad. Además hace conocer un hecho que representa, por
contraposición al testigo; que es una persona que narra un hecho.

Es la parte del tratamiento archivístico consistente en analizar y determinar los valores

primarios y secundarios de las series documentales y fijar los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial, en función de sus valores
evidénciales, testimoniales, jurídico-legales, fiscales e históricos.

Debido a la delicadeza de este procedimiento archivístico, su realización debe encargarse

a una comisión multidisciplinaria, denominada Comité de Valoración, que vigile desde
diferentes perspectivas los criterios que se aplicarán.

44 

 
Los valores de que hablamos son:

Valor administrativo. Es aquél que posee un documento para la administración de origen

o aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable. Es aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o
justificación de operaciones encaminadas al control presupuestario.
Valor fiscal. Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valor legal. Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho común.

Bajo estos criterios de valoración, todos los documentos de archivo que se encuentran en
las oficinas de las dependencias se encuentran encuadrados en alguna de estas
categorías, pudiera darse el caso de que se encuentren documentos que no obedezcan a
estos criterios, en ese caso estaríamos hablando de documentos de comprobación
administrativa o de apoyo informativo como ya lo vimos.

La estructuración de expedientes debe contar, además de los documentos que se generan

con motivo del trámite del asunto de que se trata, con la Carátula de expediente, la ceja o
lomo y la foliación de las hojas.

La carátula es una hoja donde se especifican los datos de identificación del expediente
que son:
− Unidad administrativa;
− Fondo;
− Sección;
− Serie;
− Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes;
− Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
− Asunto (resumen o descripción del expediente);
45 

 
 − Valores documentales;
− Vigencia documental;
− Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas
contenidas en los documentos del expediente.

46 

 
En caso de que los expedientes se encuentren contenidos en fólderes se sancionará la
ceja con los datos de Sección, Serie y Número de expediente.

Cuando se contengan en carpetas de argollas (biblioratos, lefort, etc.) se anotará en el

lomo los datos de Fondo, Subfondo, Sección, Serie, Número de expediente y Fechas
extremas del expediente.

47 

 
En los archivos de trámite existen expedientes cuya gestión ya fue concluida pero que en
virtud de la importancia del asunto tratado es necesario conservarlos por un tiempo
determinado, a este tiempo se le denomina vigencia documental y consiste en el lapso de
tiempo que, según normatividad vigente o criterio de valoración, deben ser resguardados y
conservados.

Para que las oficinas no se llenen de expedientes concluidos se transfieren al Archivo de

Concentración, antes de realizarse este traslado se realiza la actividad denominada
expurgo documental.

Para abordar el tema de expurgo en archivos debemos empezar por entender el

significado del término: es una palabra española que denota purificar o limpiar.

En el argot archivístico se le utiliza para denotar la eliminación de los acervos

documentales inútiles y conservar lo que se considera importante, tiene semejanza y
denota lo mismo que selección y/o descarte.

La finalidad teórica y lógica del expurgo es mantener el principio del máximo de

testimonios e informaciones necesarias en el mínimo de documentos fiables,
consecuencia de esta minimización es que debe producirse una mejor conservación y más
ágil servicio de préstamo y consulta de documentos útiles tras la eliminación de los
inútiles.

Es evidente que los archivos con un crecimiento anual de 20 a 50 metros lineales de

estanterías no se plantean el expurgo como una necesidad, pero si se la plantean y se la
han planteado los que experimentan crecimientos de kilómetros anuales.

La palabra expurgo denota la eliminación de acervos documentales y para llevar a cabo

esta actividad se debe realizar una valoración sobre la utilidad o inutilidad de los
documentos que serán motivo del procedimiento.

48 

 
Junto con los valores de los documentos, debemos tener en cuenta una serie de criterios
que ayudarán a reflexionar sobre la documentación que estamos investigando:

− Criterio de procedencia y evidencia: Son más valiosos los documentos que

proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía
administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son
importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
− Criterio de contenido: Es mejor conservar la misma información comprimida que
extendida (ej. informes anuales y no mensuales).
− Criterio diplomático: Es preferible conservar un original que una copia.
− Criterio cronológico: Fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de
la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

Para este tratamiento las personas (archivónomos o no) que realicen las actividades de
expurgo deben tener en cuenta los cuatro pasos que se enuncian a continuación:

− Se decidirá que funciones y actividades necesitan ser documentadas.

− Se determinará donde, dentro del organismo, se crean los documentos que
evidencian las funciones importantes.
− Se identificarán las series de documentos creadas por los responsables de las
funciones importantes.
− Se identificarán los documentos que ofrecen la documentación más completa y
concisa de las funciones importantes.

La documentación motivo de expurgo tiene uno de dos destinos posibles:

− Transferencia al archivo de concentración. Los acervos de transferencia a este nivel

se consideran de un 90% del total de la documentación que se maneja en las
oficinas.
− Baja documental. Los acervos de baja a este nivel se consideran de un10% del total
de la documentación que se maneja en las oficinas.
49 

 
La transferencia primaria es el acto mediante el que se trasladan los acervos
documentales del archivo de trámite al de concentración.

Esta actividad se realiza con dos propósitos a saber:

− Para evitar que las unidades administrativas se vuelvan pesadas al contener en sus
instalaciones documentación que ya no les sirve para sus labores cotidianas.
− Para que aquella documentación que cuenta con valores primarios y que por
razones de peso deba resguardarse sea concentrada en un lugar de capacidad
suficiente y con los recursos adecuados para su conservación por periodos de
tiempo que van de 6 a 30 años promedio.

La transferencia primaria de archivos consiste en llevar a cabo las actividades necesarias

para que los archivos de uso esporádico en las unidades administrativas puedan enviarse
al Archivo de Concentración para su conservación precautoria hasta cumplir su vigencia
documental o, en su caso, llevar a cabo valoración documental para realizar trámites a
efecto de obtener la autorización de baja de los archivos. A continuación se establecen las
políticas y actividades que las unidades administrativas, a través del responsable de
servicios de archivo, deberán llevar a cabo para la transferencia primaria de archivos.
50 

 
Políticas a seguir para realizar la transferencia primaria.

− Todos los archivos de uso esporádico en oficinas administrativas de la dependencia

se transferirán al Archivo de Concentración, con excepción de aquellos cuya
vigencia es indeterminada y de uso regular.
− Todo archivo que se transfiere se encontrará respaldado en un inventario de
Transferencia, por lo que por ningún motivo se recibirán archivos sin inventario.
− El inventario de archivos a transferir será revisado y autorizado por el Coordinador
de Archivos antes de llevarse a cabo la transferencia física por lo que el Archivo de
Concentración no recibirá acervos documentales si los inventarios no han sido
revisados y autorizados previamente.
− Es responsabilidad de cada unidad administrativa llevar a cabo el envío físico de las
cajas de archivos al Archivo de Concentración.
− El responsable de archivos de trámite de la unidad administrativa se encargará de
solicitar revisión de inventarios y, en su caso, hacer ajustes y acudir a la entrega de
las cajas de archivos cuando se ha obtenido la autorización correspondiente.
− Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará a cabo mediante oficio.
− El Archivo de Concentración recibirá transferencias a partir del 15 de enero y hasta
el 30 de noviembre de cada año, con excepción del año de transición
gubernamental, cuando se harán lo ajustes que se consideren necesarios, para el
efecto se deberá elaborar el Calendario de Transferencias Primarias anual de rigor.
− El Coordinador de Archivos en su calidad de área coordinadora del manejo de
archivos de la dependencia es la única área responsable de tramitar autorizaciones
de bajas ante el Archivo General del estado.

Realizado el expurgo de la documentación se procede a elaborar los trámites para la

autorización y transferencia al archivo de concentración mediante la realización del
procedimiento que se enuncia:

− Conforme a lo señalado, cada unidad administrativa elabora el o los

inventarios para transferir archivos al Archivo de Concentración. Cuando así lo
51 

 
 requiera, el responsable de archivos solicitará asesoría para el llenado de
inventarios.
− Una vez elaborados los inventarios de archivos el responsable de los
servicios de archivos de la unidad administrativa acude directamente al
Archivo de Concentración y solicita revisión de inventarios (no requiere oficio).
− El personal autorizado revisa inventarios del Archivo en un plazo no mayor a 72
horas en días hábiles, o hasta tres semanas en inventarios de archivos de gran
volumen, por lo que en todo caso se notificará al usuario cuando puede regresar
por su inventario. En su caso, se autorizan los inventarios y se procede a la
transferencia de archivos o se devuelven para ajustes y se presentar al Archivo de
Concentración para nueva revisión.
− La unidad administrativa prepara sus cajas de archivos y elabora oficio de
transferencia (dirigido al Coordinador de Archivos Institucional con copia al jefe del
Archivo de Concentración anexando dos juegos de inventarios).
− El responsable de archivos de la unidad administrativa acude al Archivo de
Concentración con las cajas de archivos, copia del oficio de transferencia y dos
juegos de los inventarios.
− El responsable del Archivo de Concentración lleva a cabo verificación inicial y
otorga acuse de recibo con la leyenda “Se tienen por recibidas ___ cajas, mismas
que serán revisadas en su contenido contra inventario. De encontrarse anomalías
se reportarán por escrito”.
− En caso de que el Archivo de Concentración encuentre errores en inventario o en
expedientes después de su revisión, éstos serán reportados, mediante oficio, a la
unidad administrativa correspondiente a fin de que se lleven a cabo los ajustes, de
no recibirse respuesta en un lapso de 30 días hábiles, el Archivo de Concentración
se deslinda de cualquier responsabilidad con respecto a lo reportado.
− La unidad administrativa conservará el expediente de transferencia de archivos
hasta por un año después de vencido el periodo de conservación.
− El Archivo de Concentración mantendrá hasta por 10 años los expedientes de
transferencias y trámites de baja.

52 

 
E. LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN.

Definición:
Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen
en él hasta su destino final, esta situación se corresponde con la fase semiactiva del ciclo
vital del documento.

Las Funciones que esta llamado a realizar son:

− Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva.

− Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia
documental conforme al Catálogo de Disposición Documental.
− Solicitar al área Coordinadora de Archivos la liberación de los expedientes para
determinar su destino final
− Coadyuvar con el área Coordinadora de Archivos en la elaboración del Cuadro
General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario
General.
− Elaborar los Inventarios de Baja Documental y de Transferencia Secundaria.
− “Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, los documentos y expedientes de
las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental”.
− Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histórico de la dependencia o
entidad.

El objetivo del archivo de concentración es: Resguardar y conservar para su consulta, los
expedientes de asuntos concluidos que conservan sus valores primarios y son transferidos
por los archivos de trámite, para su custodia de manera precautoria, hasta cumplir sus
valores documentales.

La importancia de estos archivos radica en que:

53 

 
 − Es el desahogo de los expediente de los archivos de trámite.
− En el Archivo de Concentración existe la responsabilidad de la guarda y custodia.
Además del servicio de préstamo y consulta a la propia institución, sirviendo como
un centro de antecedentes de información para la toma de decisiones.
− Contribuyen a facilitar el cumplimiento de los principios que comprueban las
actuaciones de la administración (eficacia y eficiencia).
− Contribuyen a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia
de la administración.

Para llevar a cabo la recepción de los expedientes motivo de transferencia primaria se

debe tener presente que:

− Las series documentales que sean transferidas al Archivo de Concentración

deberán estar acompañadas de: acta de entrega, relación de entrega o relación de
traslado que deberá contener todos los datos de la oficina que transfiere y, además,
un inventario detallado de los documentos a transferir con sus respectivas
referencias archivísticas.
− Las cajas donde se trasladen los documentos deberán estar correctamente
rotuladas y deberán ser de las dimensiones que el Archivo de Concentración
establezca.

Los acervos documentales que se resguardan en el archivo de concentración permanecen

en esta instancia en principio el tiempo que las oficinas de trámite asignaron, pudiendo
llegar a periodos que van de los 6 hasta los 30 años; existen acervos documentales que
permanecen en esta situación por periodos de 30 hasta 50 años, este fenómeno se
presenta porque estos expedientes o documentos van adquiriendo valores secundarios.

Los Instrumentos de descripción que se utilizan en este archivo son:

54 

 
 − Guía de archivos. A este nivel de guarda documental en éste documento se
sancionan los acervos documentales por Unidades Administrativas y no por series
documentales.
− Inventarios: General por expedientes, de transferencia y baja documental.
Las políticas de elaboración y los formatos a emplear, en estos documentos, son similares
a los utilizados en el Archivo de Trámite, que ya manejamos en el apartado
correspondiente.

Los documentos de control de esta instancia de archivo son:

− Calendario de transferencias,
− Calendario de caducidades, y
− Vale de préstamo de documentos.

El Calendario de Transferencias es un instrumento de control interno que nos permite

llevar un orden en las transferencias que envía cada una de las áreas que resguardan su
documentación en el Archivo de Concentración, por medio de la asignación de una fecha o
un periodo de fechas para cada una de ellas, este periodo es único y si el área que
transfiere no manda su documentación tendrá que esperar al siguiente periodo para poder
realizarla al Archivo de Concentración.

El Calendario tiene la finalidad de dar tiempo al personal del Archivo de Concentración

para recibir las transferencias una por una, ya sea de una sola vez o por remesas
ordenándolas adecuadamente y asignándoles un lugar en el acervo, evitando de esta
manera, el caos que representaría que cada una de las áreas las realizara en cualquier
momento aglomerándose la documentación y sobrecargando de trabajo al personal.

Ejemplo:

55 

 
 CALENDARIO DE TRANSFERENCIAS

AREA: Dirección General

PERIODO: 15 al 30 de Enero

AREA: Dirección de Asuntos Jurídicos

PERIODO: 1 al 14 de Febrero

AREA: Dirección Programación, Organización y Presupuestación

PERIODO: 15 de Febrero al 15 de Marzo

AREA: Dirección de Recursos Humanos

PERIODO: 16 de Marzo al 15 de Abril

AREA: Dirección de Recursos Financieros

PERIODO: 16 de Abril al 15 de mayo

AREA: Dirección de Recursos Materiales y Obra Pública

PERIODO: 16 de Mayo al 15 de Junio

AREA: Dirección de Servicios Generales

PERIODO: 16 al 30 de Junio

AREA: Dirección de Tecnologías y Servicios de la Información

PERIODO: 1 al 15 de Septiembre

56 

 
AREA: Dirección de Comunicación Social

PERIODO: 16 de Septiembre al 30 de Septiembre

AREA: Dirección de Control de Auditorias de Actividades Públicas

PERIODO: 1 Octubre al 30 de octubre

AREA: Dirección de Plantación, Información, Evaluación y Políticas

PERIODO: 1 de Noviembre al 15 de Noviembre

AREA: Dirección de Transparencia y Acceso a la Información.

PERIODO: 16 de Noviembre al 30 de Noviembre

NOTA: Todas las Transferencias deberán realizarse en días hábiles, en horarios de oficina y conforme al
procedimiento establecido.

El Calendario de Caducidades es un registro de las fechas en que concluye el tiempo de

guarda de los expedientes que son transferidos por los Archivos de Trámite y que permite
detectar y retirar oportunamente la documentación que ha cumplido su plazo precaucional
que conserva la Unidad de Archivo de Concentración, responsable de efectuar la
selección final de los documentos que le hayan transferido.

A partir de lo que establezca el Catálogo de Disposición Documental, se calendariza la

fecha en la que la documentación que ingresa al Archivo de Concentración debe
analizarse para determinar su destino final, una manera de ejemplificar lo mencionado es:

La Serie documental Consultoría en materia de Economía de la Salud ingresó al

Archivo de Concentración el día 3 de junio de 2008, y en el Catálogo de Disposición
Documental establece que su tiempo de guarda en el Archivo es de 6 años.

57 

 
En el Calendario de Caducidades se deben registrar los datos de la serie en el apartado
correspondiente al día, mes y año en que debe retirarse por haber llegado a su termino el
tiempo de guarda precaucional.

Realizando un simple cálculo de suma de años a la fecha de ingreso obtenemos que la

fecha de análisis de la serie sea el 3 de junio del año 2014 y así tenemos en la siguiente
tabla que:

58 

 
 CALENDARIO DE CADUCIDADES

SECRETARIA DE SALUD

Unidad Administrativa: Dirección General Economía de la Salud

Responsable: __________________________________________
Fecha: 03/JUNIO/2008

N° de Fecha de Serie Ubicación Numero de Periodo de

Transferencia Recepción Documental expedientes guarda en el
Topográfica Archivo de Destino
Concentración
Final Fecha de Baja
(Reserva)
Baja Archivo
Histórico
1 03/JUNIO/2008 3S.3 01.A.02.a – 175 x 03/JUNIO/2014

01.C.03.c 6 AÑOS

 
3S.3 Consultoría en Materia de
Economía de la Salud 

____________________________________

Elaboró Nombre y Firma.

59 

 
Para realizar el préstamo de expedientes de archivo de concentración es menester que se
elabore, en primer término, la lista de personal autorizado para la firma del Vale de
Préstamo del caso ya que solamente las Unidades Administrativas que produjeron los
acervos documentales tienen la posibilidad de consultarlos tanto en el local del Archivo de
Concentración como sacarlos a préstamo a sus oficinas.

Con este respecto cabe hacer la aclaración que se encuentra prohibido trasladar los
expedientes de esta instancia de archivo a los domicilios particulares de los servidores
públicos, cualquiera que sea su jerarquía al interior de la Dependencia.

La única otra instancia que puede consultar los acervos documentales de una unidad
administrativa son los Órganos Internos de Control cuando se encuentran realizando la
actividad de auditoría.

Los expedientes deberán ser devueltos de inmediato al archivo de concentración, ya que

este es la encargada de su guarda y custodia; se deberá establecer al interior de las
Dependencias el tiempo promedio para el préstamo al termino del cual se deberán
reintegrar y solamente se podrá conservar con una ampliación de periodo de préstamo,
todos estos datos deben ser considerados en el vale de préstamo de expedientes que sea
diseñado.

60 

 
 Vale de préstamo de expedientes del Archivo de Concentración

VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

Nombre del expediente
_____________________________________________________________________
Clave de clasificación _______________ No. de legajos _______________________
Unidad administrativa solicitante
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Nombre y puesto del funcionario solicitante
_____________________________________________________________________
Teléfono del funcionario solicitante _________________________________________
No. y fecha del oficio de transferencia. ______________________________________
Fecha de préstamo ____________ Fecha de devolución _______________________
Ampliación de periodo de préstamo_________________________________________

AUTORIZA ENTREGA RECIBE

_____________________ ____________________ ___________________

Para llevar a cabo la organización de los acervos documentales de archivo de

concentración es necesario realizar las actividades relacionadas con: 

− Ordenación, y
− Archivaciòn.

Partiendo del punto de vista que las cajas de archivo llegan a concentración ya clasificada
y ordenada, por cualquiera de las formas empleadas en trámite, solamente las
ordenaremos en base al método topográfico, que es el que ha demostrado que tiene la
flexibilidad y capacidad de referenciar grandes cantidades de cajas de archivo de forma
sencilla.

− Consiste en ubicar los documentos o expedientes en el universo de acervo ya sea

de trámite, concentración o histórico sin importar la cantidad ni volumen.
− Tiene que ver con la referenciación de todos los muebles que hagan las funciones
de contenedores documentales.
− Es necesario numerar todos los contenedores, en el caso del archivo de
concentración normalmente se emplean: archiveros, cajas, estantes y anaqueles,

61 

 
 posteriormente el mapeo de la ubicación física de los muebles. Se complementa
con el Inventario General por Expediente.

EJEMPLO DE REFERENCIACIÒN TOPOGRÀFICA

Por lo que respecta a la archivaciòn de las cajas que ingresan a este archivo, se
materializa asignándole un lugar en el universo y colocándola en el sitio determinado.

De conformidad con el Ciclo Vital del Documento en el archivo de concentración se

conservan los valores primarios que ya vimos en trámite; solamente cabe decir que debido
al paso del tiempo y a la sucesión de hechos en el devenir de las unidades
administrativas, las instituciones y hasta del país existen algunos documentos que
adquieren valores secundarios (los que serán tratados en el Archivo Histórico).

El vocablo Depuración debe ser tratado con mucho cuidado ya que existe la creencia que
denota “destrucción”, y en materia de archivo esto no necesariamente es así; la
depuración consiste en realizar una selección, con base a la valoración secundaria, para
determinar que acervos documentales serán enviados al archivo histórico, mediante una
transferencia secundaria, y cuales serán motivo de baja documental.

62 

 
La documentación motivo de depuración tiene uno de dos destinos posibles:

− Transferencia al archivo histórico. Los acervos de transferencia a este nivel se

consideran de un 10% al 15% del total de la documentación que se maneja en el
archivo de concentración.
− Baja documental. Los acervos de baja a este nivel se consideran de un 85% al 90%
del total de la documentación que se maneja en las oficinas.

El acto de Transferencia secundaria se rige, en términos generales por los procedimientos

establecidos en la transferencia primaria con la excepción de que a este acto se requiere
el concurso del responsable de archivo histórico para la valoración del caso, ya que como
se comentó, hay que reunir al grupo de especialistas para que conformen EL Comité de
Valoración que será la única instancia con autoridad para determinar que acervos
documentales adquirieron valores secundarios y son susceptibles de ser enviados al
Archivo Histórico.

63 

 
 VISIÒN COLEGIADA

VALORACIÒN
DOCUMENTAL

La valoración secundaria consiste en la identificación y aplicación de los usos que los

documentos tendrán para la investigación científica y social en todos los campos así como
su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente, conteniendo las
siguientes características:

− Se aplican a los expedientes que han terminado su vigencia operativa, su uso

continuo y su plazo de retención precautoria porque han concluido su trámite, han
caducado o por otra razón determinada por los actores del trámite.
− El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o
legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción administrativa.

Los tipos de valores secundarios son tres a saber:

Valor testimonial: este valor esta estrechamente ligado con el valor legal de los
documentos, se caracterizan por ser el testimonio fiel de un hecho, tienen un carácter
comprobatorio que ilustra una acción, que por si sólo se describe. Es un documento
64 

 
avalado por un funcionario público. Con características especiales, su autenticidad se
comprueba con una firma, un sello ó bien el mismo soporte donde esta plasmada la
información.

Valor evidencial: este valor secundario lo poseen los documentos que muestran el
origen, organización, desarrollo y funcionamiento de un individuo ó de las instituciones
públicas ó privadas.

Valor informativo. Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de

cualquier actividad de la administración, y que también puede ser testimonio de la
memoria colectiva.

CRITERIOS DE VALORACIÒN SECUNDARIA DE LOS DOCUMENTOS

     CUAL                 QUE             QUIEN                 COMO  

  DETERMINAR  SI  TIENE  VALOR  MEDIANTE  EL  ANÁLISIS  DE  LA 
PERMANENTE  EN  VIRTUD  DE  LEGISLACIÓN  NORMATIVA 
DERECHOS  Y  OBLIGACIONES  NACIONAL    E  INTERNCIONAL 
EVIDENCIAL 
IMPRESCRIPTIBLES   (APLICACIÓN DE MUESTREO  

  DETERMINAR  SI  DA  CUENTA  GRUPO  INTERDISCIPLINARIO  MEDIANTE  EL  ANÁLISIS  DE 
DE  ASPECTOS  DE  LA  DE  ARCHIVISTAS  Y  LOS  PROPIOS  DOCUMENTOS 
EVOLUCIÓN  DE  LA  ESPECIALISTAS  EN  QUE  DAN  CUENTA  DE  LA 
TESTIMONIAL 
INSTITUCIÓN   DIFERENTES  AREAS  DE  EVOLUCIÓN    INSTITUCIONAL 
INVESTIGACIÓN    (APLICACIÓN POR MUESTREO)  

  DETERMINAR  SI  LA  MEDIANTE  EL  ANALISIS  DE 

INFORMACIÓN    ES  ÚTIL  A  LA  CORRIENTES  Y  LAS  FUENTES  
SOCIEDAD    Y  SU  APLICACIÓN  DE  INVESTIGACIÓN  ,  ETC. 
INFORMATIVO 
A  CUALQUIER  CAMPO  DE  (APLICACIÓN DE MUESTREO)  
INVESTIGACIÓN  

65 

 
La relación que hay entre los valores primarios y secundarios se muestra claramente en el
siguiente gráfico:

F. LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS:

Definición:
Unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los
documentos que después de haber concluido su vida semiactiva y haber adquirido valores
útiles para la investigación histórica, científica, social, etc. (evidencial e informativo),
constituyen la memoria histórica de su institución productora.

Los acervos documentales que se encuentran en esta instancia de archivo pueden

proceder de diferentes fuentes como son la transferencia secundaria de la institución a la
que pertenece; las donaciones documentales de cualquier otro tipo de instituciones,
Asociaciones o entes privados o personas físicas; en ocasiones de la compra de
colecciones, etc.

66 

 
Las principales funciones que desempeñan estos archivos son:

− Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica liberada por el

archivo de concentración de la dependencia a que pertenece.
− Dar servicio de consulta al público en general, acondicionado el local a su
disposición para tal efecto
− Promover constantes actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del
propio archivo histórico

Como consecuencia de la diversidad de materiales documentales que se encuentran en

estos archivos, en virtud de los diferentes canales que alimentan el acervo, es necesario
tomar en cuenta lo manifestado en los principios de procedencia y orden original cuya idea
terminal será:

− El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos

deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades
que los produjeron.
− El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el
Archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa.

Las ventajas que se manifiestan al tomar en cuenta estos principios son:

− Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya que los

orígenes y procedimientos a los que deben su existencia están reflejados en su
ordenación.
− Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un
documento individual sólo puede entenderse completamente cuando los
documentos son ordenados de acuerdo con este principio.
− Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y
analizar los documentos que están bajo su custodia.

67 

 
En el archivo histórico se pierde la idea de Vigencia Documental ya que, en virtud de sus
características, forman el patrimonio documental de la institución, de la Administración
Estatal y por ende del país, en función de esta idea se contempla que las piezas
documentales que ingresan al archivo histórico son imperecederas a menos que por
alguna causa se pierdan irremediablemente.

Los Instrumentos de descripción que se utilizan en este archivo son:

− Los Cuadros Generales de Clasificación Archivística, que se elaboran cuando se

ingresan al archivo fondos, colecciones u otro tipo de agrupaciones documentales
que no cuentan con alguna organización definida.
− Los Catálogos de Descripción Documental, que para esta instancia de archivos son
diferentes de los tratados con anterioridad ya que se estructuran en base a fichas
catalogràficas que describen documentos o expedientes como Unidades
Documentales.
− Los Inventarios Generales, de los que se contemplarán únicamente los que
describen expedientes o documentos ya que para este archivo nada de lo que
ingresa al acervo documental se va a transferir o a causar baja.
− Las Guías de Archivos que son los instrumentos encargados de describir los fondos
documentales como un todo, proporcionando información de su conformación
desde un punto de vista general.

La Organización de un archivo de éste tipo debe definirse como un conjunto de técnicas y

procedimientos archivísticos encaminados a dotar de un orden lógico a un fondo, basado
en los principios de procedencia y orden original, en función de las líneas de acción y la
disposición orgánica de la institución productora de la documentación. Técnicamente
significa, junto con la identificación y las actividades de rutina archivística (foliación,
rotulación), la primera intervención del tratamiento archivístico.

− Clasificación,
− Ordenación, e
68 

 
 − Instalación.

Por lo que respecta a la clasificación de los documentos y expedientes de archivo, ya

establecimos el procedimiento a seguir.

La ordenación sigue los criterios mencionados para esta actividad en el archivo de

concentración aunque es pertinente comentar que cuando se cuenta con acervos o
fondos documentales de reciente ingreso y no cuentan con alguno de los criterios vistos
en el archivo de trámite, se tendrá que ordenar con las técnicas ya descritas.

La instalación de los documentos y expedientes en el acervo consiste en el conjunto de

actividades de tipo físico orientadas a dotarlos de empaques adecuados, y ubicarlos
físicamente, todo ello llevando un control riguroso, que redunde en una pronta
recuperación del material.

En términos técnicos significa colocar en cajas archivadoras los documentos respetando

su clasificación y ordenación.

Acomodar ordenadamente la documentación en la estantería y en su respectivo

repositorio.

Identificar dichas cajas por medio de etiquetas u otros recursos técnicos; aquí se incluye el
inventario de control y todos aquellos instrumentos que faciliten su búsqueda.

Existen dos métodos de instalación:

− La que reconstruye el cuadro de clasificación.

− El sistema de numeración continua (independientemente de la sección o serie).

Los dos métodos han sido tratados en el cuerpo del presente trabajo por lo que obviamos
su explicación.
69 

 
Si concebimos a los archivos históricos como museos de documentos entonces debemos
estar consientes de que se debe contar con un departamento de Conservación, el que se
encargará de llevar a la práctica todas las técnicas que tienen por objeto preservar o
recuperar las piezas dañadas y evitar que las que se encuentren en buen estado sufran
cualquier tipo de agresión.

III. LOS INDICADORES DE GESTIÒN EN LOS ARCHIVOS.

A. CALIDAD

En el Gobierno del Presidente Vicente Fox Quezada se iniciaron las políticas de calidad
total al conjunto de procesos que se realizan en la Administración Pública a efecto de
incrementar sustancialmente la calidad en los servicios que se proporcionaban, llegándose
a eficientar las actividades de los elementos constitutivos de las instituciones.

Como consecuencia de lo anterior se implementaron las Certificaciones de Calidad con la

norma de Calidad ISO 9001-2000, aunque pocos sabían lo que se debería realizar para
lograr algún estándar que tuviera la posibilidad de lograr la certificación que las empresas
certificadoras otorgaban.

El vocablo que cobró relevancia fue el de calidad y se tuvo la necesidad de capacitar a los
servidores públicos en la materia. Pero ¿qué es? o ¿que se debe entender por calidad?

A manera de definición podemos decir que calidad es cumplir sistemáticamente con los
requerimientos, para satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes o
usuarios.

A nivel empresarial ha sido común que se maneje este campo, porque para ser
competitivo en el mercado deben proporcionar artículos, servicios e insumos con los
mayores estándares de calidad.

70 

 
Para el sector público fue una cultura nueva que significo entender lo que pretende
establecer la MISIÒN, VISIÒN Y los OBJETIVOS de las diferentes instituciones con un
enfoque de calidad.

Otro de los conceptos que se introdujeron fue la planeación estratégica, direccionada en

función de la calidad, en el cumplimiento de las actividades que están llamadas a realizar
las instituciones de la Administración Pública.

En base a esta política es que algunas Dependencias Gubernamentales fueron

certificadas en algunos de sus procedimientos y ahí llego el enfoque erróneamente
direccionado ya que al presentar los certificados se tuvo la idea que la Dependencia había
sido certificada como un todo (la experiencia nos ha demostrado que al certificarse un
procedimiento no necesariamente denota que la institución esta certificada).

La gestión de calidad ha venido a dinamizar la gestión administrativa de cualquier

Institución, en la que ya se habían instalado los principios de economía, eficacia, y
rentabilidad, inherentes en cualquier empresa. Si la gestión documental es parte de la
gestión administrativa, no cabe otra opción que la gestión documental se implique en la
gestión de calidad y con ella los Archivos y los Archivònomos. Gestión documental,
gestión de calidad han de ir de la mano.

Ahora sabemos que para certificarse hay que establecer parámetros de medición y una
vez alcanzada la certificación se debe dar el seguimiento al proceso para lograr la mejora
continua y constante de la dependencia.

B. INDICADORES.

Los parámetros de medición, mencionados, reciben el nombre de indicadores que en

términos generales significa que son: una expresión matemática de lo que se quiere medir,
con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los

71 

 
indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser históricos, estándar,
teóricos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento político, planificado, etc.

En el contexto de orientación hacia los procesos, un indicador puede ser de proceso o de

resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades,
y en segundo se quiere medir las salidas del proceso.

Podemos decir que el objetivo de los sistemas de medición consiste en aportar un camino
correcto para que se logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición
debe satisfacer los siguientes objetivos:

− Comunicar la estrategia.
− Comunicar las metas.
− Identificar problemas y oportunidades.
− Diagnosticar problemas.
− Entender procesos.
− Definir responsabilidades.
− Mejorar el control de la empresa.
− Identificar iniciativas y acciones necesarias.
− Medir comportamientos.
− Facilitar la delegación en las personas.
− Integrar la compensación con la actuación.

La razón de ser de un sistema de medición es entonces: Comunicar, Entender, Orientar y

Compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la organización.

Lo que se debe esperar de un sistema de indicadores adecuadamente estructurado es:

− Que se convierta en un sistema de alertas tempranas "Pre-alarmas"

− Que determine las tendencias y la causa raíz del comportamiento productivo.

72 

 
 − Que establezca la relación entre el valor agregado y el costo laboral para definir el
tamaño y el valor óptimo del equipo humano.
− Que relacione la productividad del capital humano, la del capital físico, la
rentabilidad, el endeudamiento y la liquidez con el fin de garantizar equilibrio.
− Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente
a las personas, que alimente las políticas, que permita operar procesos
productivos,...

Las condiciones que debe cumplir un sistema de indicadores en caso de que pretenda
reflejar fiel y significativamente los aspectos relevantes de un programa, centro o servicio
son:

− Comprensibilidad y claridad. Los indicadores englobarán la mayor cantidad de

información posible, de forma que su lectura sea de fácil comprensión en la
representación del aspecto concreto para el que han sido elaborados.
− Fiabilidad o verificabilidad. Los datos utilizados para elaborar los indicadores deben
ser demostrables con alto grado de probabilidad.
− Relevancia. Se utilizarán aquellos indicadores que representen aspectos de
materialidad o de importancia para el programa, centro o servicio.
− Oportunidad. La información proporcionada por un indicador, a destiempo, pierde
gran parte o todo su valor.
− Consistencia. Un indicador será consistente si su diseño está realizado sobre bases
conceptuales e informativas fundamentadas y sólidas.

C. GESTIÒN DOCUMENTAL.

La gestión documental en materia de archivos debe concebirse como las actividades que
se desarrollan en los diferentes archivos del sistema red de la dependencia o institución
sin enfocarse únicamente a que exista el software que complemente la actividad.

73 

 
Da inicio con la producción de los documentos pasando por su ingreso a los expedientes
resguardados en el archivo de trámite, transfiriéndose al de concentración hasta llegar al
histórico a través de que cumpla con las fases del ciclo vital del documento.

Para que se conciba que haya gestión documental se debe contar con una regulación de
los ingresos documentales a los archivos (transferencias primaria y secundaria), tener
identificadas y valoradas todas las series del único fondo con que se cuenta, realizar
propuestas de baja y eliminación documental, instalar los contenedores a partir de un
método de ordenación, tener un cuadro de clasificación para el fondo, contar con un
procedimiento de descripción, facilitar las consultas y responder a la información solicitada
por los clientes/usuarios, contar con instrumentos de control, elaborar una memoria anual,
etc.

La Ley de Transparencia del Estado de Nuevo León dice en su articulo 40 como definición
de Gestión Documental lo siguiente: Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos o expedientes en un órgano, organismo,
dependencia o entidad, permitiendo la recuperación de información, determinando el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminando los que ya no son de utilidad y
asegurando la conservación indefinida de los documentos más valiosos, todo ello
aplicando los principios de racionalización y economía.

D. INDICADORES DE GESTIÒN EN ARCHIVOS.

Establecer la metodología para crear indicadores de gestión en el entorno archivístico

exige la normalización7 y en consecuencia el máximo de consenso a partir de una
terminología clara y precisa. Debiendo darse por acuerdo de la comunidad archivística,

                                                            
7
Proceso mediante el que se someten las actividades, trámites, formatos, procesos técnicos, y funciones de un Archivo a una serie de
patrones y criterios previamente establecidos por una entidad competente.

74 

 
cuando menos a nivel estatal ya que hasta ahora se sigue teniendo problema con el
significado de algunos vocablos en la materia. La creación de los indicadores exige:

− Conocimiento de las funciones con las que aquéllos están relacionados, en nuestro
caso las que integran la gestión documental destacando las prioritarias y
reconociendo los procesos semejantes que integran cada una. La tradicional
función de ingresar, por ejemplo, incluye distintos procesos de ingresos
(transferencia regular y extraordinaria, donación, compra, depósito, etc.). En cuanto
a la priorización habremos de recurrir a la importancia. Un ejemplo es el de los
ingresos de documentos, tan esencial, que determina la naturaleza de cualquier
Archivo (no hay Archivos sin documentos); la valoración que por su parte determina
la conservación permanente, la eliminación y la descripción que condiciona el
servicio a los usuarios de los documentos y de la información. De la relación entre
ingresos y eliminación obtendremos la tasa de crecimiento “útil” del fondo o del
depósito del Archivo. Sin embargo, ya veremos, que a esto hay que objetar que
esta estimación no es totalmente válida sino para los Archivos administrativos; así,
la valoración , para los históricos no es prioritaria, porque no es necesaria.
− Elección del período de medición (anual, trimestral, mensual). Entendemos que
puede ser razonable un año.
− Establecimiento de los términos comparativos que pueden ser internos o externos.
Sin duda que es más fácil establecer la comparación interna de un año para otro,
pero siempre tiene sus reservas a la hora de la fiabilidad. Mucho más importante es
la comparación externa que sería la relación con otros Archivos pero en este
momento ciertamente resulta difícil teniendo en cuenta la diversidad de tipos de
Archivos donde las prioridades no son comunes. Las transferencias regulares es un
indicador clave de la gestión documental, mientras que los metros lineales
eliminados en un Archivo histórico se hacen del todo improcedentes. De aquí la
conveniencia de establecer la comparación entre Archivos de la misma naturaleza
(Archivos municipales, sería un ejemplo).

75 

 
El éxito de la elección de los indicadores ha de tener en cuenta varias previsiones:

− La capacidad de ofrecer servicios de calidad,

− La capacidad de lograr satisfacción de los usuarios,
− La capacidad de reducir el tiempo para el ofrecimiento del servicio.

Los indicadores tienen dos funciones: descriptiva ofreciendo una información plana,
aunque real, y otra valorativa que añade juicios de valor lo más objetivos posibles.

Acotados los indicadores de gestión habremos de elegir cuáles, en razón de los

destinatarios -esencialmente dos- la Organización a la que están vinculados los Archivos y
los usuarios (ciudadanos). De una manera muy simple indicadores de gestión (funciones,
procesos) e indicadores de servicios que no son sino los productos que demandan los
usuarios. Como resultado práctico, la Organización u Organizaciones con competencias
sobre los Archivos tendrían, a partir de los indicadores de gestión, una ecografía de éstos
que determinaría actuaciones y rectificaciones posteriores, mientras que los indicadores
de servicio valdrían para, a partir de la adquisición de compromisos, elaborar las cartas de
servicios o calidad.

En materia de Archivonomía se pueden considerar como indicadores (de gestión

documental) los siguientes:

− De eficacia. Que puede ser el caso de las transferencias regulares para las que
debe existir un calendario para marcar la previsión.
− De eficiencia. Donde entran las consultas y prestamos documentales en relación
con la descripción documental.
− De efectividad. Que miden el impacto final de la actuación sobre el total de la
población involucrada a partir de porcentaje por habitante.

76 

 
Los indicadores que se encuentran identificados para el sistema red de archivos son los
de consulta o peticiones de información, préstamo documental y los ingresos de
documentos o transferencias documentales.

Indicador de Consulta o Petición de Información.

La Ley de Transparencia del Estado de Nuevo León establece que la persona encargadas
de atender lo relativo a las peticiones de información por parte de la ciudadanía recibe el
nombre de Enlace de Información y lo define de la siguiente manera: el servidor público
designado expresamente por los titulares de cualquier sujeto obligado, como responsables
del trámite de las solicitudes de acceso a la información pública y las relativas a los datos
personales y demás facultades señaladas en el artículo 85 de la presente Ley.

La propia ley establece, de manera general, el procedimiento para que las solicitudes de
información sean satisfechas en tiempo y forma aunque el solicitante sea iletrado, hable
lengua indígena o hable alguna lengua extranjera.

Entenderemos por consulta o petición de información la necesidad que tienen tanto otras
dependencias como personas físicas y morales de obtener datos, resúmenes, copias de
documentos u otro tipo de elementos que complementen los datos con que cuentan para
el desempeño de la actividad a que se dediquen.

Para que el acto, de respuesta a la solicitud, se manifieste de forma rápida y eficaz se

debe contar con documentación debidamente clasificada, ordenada y archivada a demás
que los elementos de descripción tengan un 100% de fiabilidad ya que es a través de esta
actividad que estaremos en condiciones de localizar, obtener, resumir y contestar la
petición en comento.

Normalmente las consultas o peticiones de información se realizan sobre documentos que

se encuentran en los archivos de trámite y ocasionalmente para documentos de archivo de

77 

 
concentración; en virtud de que, por su etapa dentro del sistema, esta documentación ya
no cuenta con elementos de consulta de utilidad inmediata.

Esta situación es difícil de que se presente en los archivos históricos ya que a esta
instancia archivística tiene acceso el público en general y no hay necesidad de una
petición porque con el simple hecho de que acudan a la instalación pueden consultar la
documentación que se resguarda en el lugar, con la única restricción debida a la
conservación de los materiales por posible deterioro, en cuyo caso se podrá solicitar copia
certificada o resumen del contenido.

El proceso se inicia con una solicitud de información elevada al Enlace de Información

quien es la persona encargada de turnarla a la instancia donde se encuentra lo solicitado y
concluye con la respuesta, sea en sentido positivo o en sentido negativo.

Debemos entender que una solicitud contestada en sentido positivo resulta en que se
proporcione al interesado el producto de su consulta.

Por su parte las solicitudes contestadas en sentido negativo resultan en que se niega lo
solicitado debiendo, en estos casos, motivar legalmente el por qué de la negación.

El término consulta, utilizado como indicador de gestión, es también un indicador a la hora

de la calidad por lo que en el momento de elaborar una carta de servicios habremos de
precisar el tiempo de la prestación y necesariamente ese tiempo varía de las consultas en
sala o directas que puede medirse en minutos mientras que las consultas a distancia
exigen mayor margen de tiempo, sensiblemente superior en más de un caso.

Es importante recalcar que estos tiempos estarán condicionados a la accesibilidad a las

instalaciones donde se resguarden los acervos documentales siendo más común que se
preste la consulta en el lugar en los archivos de concentración e históricos que en los de
trámite.

78 

 
A manera de conclusión podemos decir que si indicador es un instrumento de medida de
la gestión, de sus resultados/productos y de sus objetivos, como tal exige una
denominación y una medida. Para la denominación, establecemos consulta, la unidad de
medida será cada una de las consultas registradas en los correspondientes instrumentos
de control (manual o electrónico). Otro indicador, las quejas y reclamaciones y la unidad
de medida cada una de las quejas o reclamaciones registradas y tramitadas debidamente.
En el caso de una carta de servicios, será conveniente precisar el tiempo de entrega de
contestaciones y la relación entre consultas y quejas. El siguiente esquema puede ser
ilustrativo:

Proceso Indicador (referido al año)

Servicio de los documentos Nº de consultas en sala

Nº de usuarios
Tiempo de entrega (p.e.8 15 minutos)
Nº quejas / nº consultas en sala

Servicio de la información Nº de consultas a distancia

Nº de usuarios
Tiempo de respuesta (p.e. 1 a 15 días)
Nº quejas/nº consultas a distancia

En el caso de no optar por la distinción apuntada la solución es más sencilla:

Nº de consultas
Nº de usuarios
Tiempo de resolución (p.e. 15 minutos a 15 días)
Nº quejas/ nº consultas

                                                            
8
 Por ejemplo 

79 

 
Préstamo documental.

En este servicio de los archivos se manifiesta la segunda actividad más representativa de

su funcionamiento ya que la razón de ser de los archivos es precisamente el préstamo de
documentos o expedientes.

El acto de prestar denota ceder temporalmente la responsabilidad de su contenido y

conservación a la persona que solicita las unidades documentales, esto nos lleva a
resaltar la importancia de el establecimiento del procedimiento de préstamo de
expedientes ya que no es excluyente de responsabilidad que un servidor público firme un
vale de préstamo y posteriormente aduzca que nunca tuvo la unidad documental en sus
manos.

De ahí que se debe elaborar la lista de firmas de las personas que están autorizadas para
firmar los vales de préstamo y darla a conocer a los responsables de las diferentes
instancias de archivo.

Para que el préstamo de documentos o expedientes se de en forma rápida es menester

que la ordenación de los expedientes se encuentre actualizada, los documentos se
archiven al día y que no haya retardo en la elaboración de los instrumentos de
descripción.

Los préstamos de expedientes se manifiestan en cualquiera de las tres instancias de

archivo mostrándose más dinamismo en trámite y en histórico, y menos en concentración
puesto que la documentación de esta instancia sirve como antecedente o consulta
esporádica.

El proceso se inicia con la necesidad de consulta de algún expediente; se elabora el vale

de préstamo, según normatividad interior; se firma y se presenta para aprobación del jefe
responsable de la elaboración de la documentación que lo conforma. Contra la aceptación
se proporciona la pieza documental y se introduce una carpeta complementaria, en el
80 

 
lugar del expediente, a la devolución se debe revisar con todo cuidado los contenidos para
cerciorarse de que fue devuelto en las condiciones de préstamo.

Existe dificultad a la hora de acotar los indicadores a partir de su denominación. Hay

quienes hablan de “préstamos atendidos” que responden a una acotación sin haber
concluido el proceso que hemos dicho, termina con el reintegro al lugar de ubicación.
Quizá no tenga sentido hablar de “préstamos devueltos en plazo” por cuanto esto no es
sino remachar uno de los elementos esenciales para su reconocimiento. Ni resuelto, ni
atendido, ni devuelto, deben ser calificativos que determinen una variante del préstamo, a
la hora de precisar indicadores.

Sólo el hecho de haber concluido el plazo, sin haberse reintegrado, determinaría el

“préstamo reclamado” o “préstamo no devuelto”.

Las variables a la hora de la cuantificación, para las dos variantes, serían:

usuario/documento (simple o compuesto).

Ocurre, a veces que se recurre a cuantificar los préstamos por las solicitudes de
préstamos, cuando los vales de préstamo permiten la solicitud de más de un documento.
En este caso no deberá recurrirse a las solicitudes para totalizarlos, por el contrario un
adecuado registro permite una cuantificación correcta del número de préstamos y del
número de usuarios de préstamos.

Existe una medida y evaluación adicional a los préstamos, se trata de los no reintegrados
en el plazo reglamentario para los que ya vimos, unos utilizan la denominación de
“prestamos no devueltos” y otros “préstamos reclamados”. Siendo las dos expresiones
aparentemente semejantes, a efectos terminológicos, existe una matización a tener en
cuenta: la no devolución representa una pasividad que no es tal si se habla de
reclamación que detecta una posición activa de los archivistas.

81 

 
 En algunos Archivos, antes de cumplir el plazo del reintegro, existe la posibilidad de
ampliación de tiempo del préstamo que vuelve a contabilizarse de nuevo. A efectos de
indicadores, estimado el proceso como gestión de préstamos de documentos, se
proponen dos opciones:

Proceso Indicador
Gestión de préstamos Número de préstamos
Número de usuarios
Número de préstamos reclamados

O bien,

Proceso Indicador
Gestión de préstamos Número de préstamos
Número de préstamos reclamados
Número de salidas temporales
Número de usuarios

El descenso del número de préstamos reclamados, indicio de una deficiencia en la gestión

documental, puede ser una de las mejoras a la hora de ofrecer objetivos y los archivistas
han de establecer los medios y las medidas para conseguirlo.

Ingresos de documentos o Transferencias documentales

El ingreso de documentos se manifiesta de diferente manera en cada instancia de archivo,

no es lo mismo un ingreso en trámite que en concentración y mucho menos en histórico.

El ingreso en trámite se da en virtud de la producción y recepción de documentos con

motivo del acto de tramitación de la correspondencia, la medición resulta complicada en
esta instancia de archivo porque deberíamos establecer parámetros de producción diaria o
semanal. Todos estamos de acuerdo que esta variable es difícil de estandarizar ya que en
82 

 
épocas del año se tramita y produce poca documentación y en otras las oficinas llegan a
ampliar los tiempos de labor porque resultan abrumadas en su trabajo. Tal vez una forma
de medición se pudiera dar en cuanto a que los expedientes se encuentren actualizados
en la archivaciòn documental al día o a la semana.

Para concentración la situación es más clara ya que los ingresos obedecen al calendario
de transferencias que la institución ha establecido y por consecuencia es posible
establecer variables de eficiencia en este rubro.

En los archivos históricos la situación se vuelve a complicar ya que los ingresos se pueden
dar por diferentes canales como es el caso de las donaciones, compras resguardos etc. y
que no solo se alimentan de las transferencias secundarias.

Como el acto de transferir está regulado, es viable establecer mediciones para las
transferencias tanto primarias como secundarias dentro de la institución.

La actividad de transferir se debe concebir como el traslado de acervos documentales del

archivo de trámite al de concentración (transferencia primaria), o de este al histórico
(transferencia secundaria).

Como ya lo dijimos esta actividad estará regulada con el calendario de transferencias que
se elabore en la institución y solamente que haya alguna causa de excepción se autorizará
una transferencia extraordinaria.

Es importante aclarar que no es posible transferir documentos que deban ser eliminados
en una instancia de archivo anterior a la destinataria. Esto es vital para economizar
recursos ya que entonces estaríamos conservando documentos inútiles para las
actividades de la institución.

El proceso de transferir inicia con la necesidad de traslado documental al archivo de

concentración, llegado el periodo asignado a una unidad administrativa procede a
83 

 
expurgar la documentación, elaborar las pastas, cocer los expedientes y pegarles la
carátula de rigor; se ordenan en los contenedores (cajas de archivo), se relacionan en el
inventario de transferencias oficializado y se toma contacto con el archivo de
concentración para la asignación del día específico de recepción.

En concentración se revisa lo recibido, coteja contra inventario, asigna ubicación y archiva

las cajas en el lugar que les corresponde; el inventario, en formato electrónico, se agrega
a la base de datos para control de concentración y se acusa recibo al depositante.

El número de transferencias regulares anuales y su relación con las de los años anteriores
son siempre sintomáticas de la regularidad y periodicidad de los ingresos, indispensables,
en cualquier Archivo, aparte de facilitarnos no solo el volumen de ingresos medidos en
metros lineales, unidades de instalación o en unidades documentales sino también el
volumen real del depósito al restarle las eliminaciones. De igual manera nos establece el
crecimiento y las proyecciones para un determinado tiempo, con esto sabremos si nuestra
instalación tendrá la capacidad de guarda en cinco o diez y hasta veinte años.

Reconociendo las transferencias como un producto de la gestión de ingreso de

documentos pero no siendo un servicio directo para los usuarios no deberá explicitarse
como indicador a la hora de elaborar una carta de servicios, a sabiendas de que
determinan y condicionan en cualquier Archivo la bondad y volumen de los servicios a los
usuarios, de aquí que deba ser un indicador de gestión importante. Se propone:

Proceso Indicador
Proceso de ingreso de docs. Nº de transferencias regulares
Nº de transferencias regulares
/Nº transferencias previstas
Nº de otros ingresos
/discrecional/ Nº de documentos
ingresados (m/l; u.i.; docs.)

84 

 
IV. CONCLUSIONES.

La Organización y Administración de Archivos tiene como base para su funcionamiento la

teoría que se ha venido generando a lo largo de la existencia del ser humano, nunca ha
sido una actividad que se pueda realizar de manera informal y sin bases científicas que
respalden el trabajo.

Mayor relevancia cobra cuando se tiene la necesidad de transparentar las acciones de las
organizaciones que los crean, esto es trascendental cuando hablamos de la
Administración Pública, en sus diferentes niveles de Gobierno, ya que tenemos la
necesidad de rendirle cuentas a la ciudadanía que es, por conducto de los impuestos,
quien aporta los elementos necesarios para que se les gobierne.

La organización de archivos en la Administración Pública se realiza en base a la teoría y

práctica generada en el país y con base a la normatividad internacional aceptada y que ha
demostrado su eficacia en el campo de acción habiéndose incrementado
exponencialmente esta actividad a partir del año 2002 en que se publico la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Los archivos también se ven afectados por las políticas de calidad que se han
implementado en la Administración Pública, de tal manera que se crean los indicadores de
gestión, adecuados a la Archivonomía, para que en un futuro no muy lejano y contra
documentos adecuadamente administrados se puedan certificar con algunos de los
estándares que existen (ISO 9001-2000 u otro)

Es importante que se elaboren los instrumentos legales necesarios (Ley, Reglamento,

Lineamientos, etc.) para que se normalice la práctica archivística en el Estado de Nuevo
León, esto conlleva el compromiso de todos los Servidores Públicos estatales para que se
proceda de inmediato a clasificar, ordenar y archivar adecuadamente los acervos
documentales que tienen bajo su resguardo, lo que a la larga redundara en beneficios
para ellos mismos toda vez que tendrán los elementos de juicio necesarios para tomar las
85 

 
decisiones en tiempo y forma al momento de realizar sus actividades; recordemos que
todo lo que deciden impacta directamente al devenir diario de la ciudadanía.

86 

 
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GUBERNAMENTAL, formato Adobe Reader en 15 p.

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