SALUD OCUPACIONAL- EN

LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
• La administración de un Archivo requiere una serie
de medidas de control que con lleven a evitar la
pérdida de documentos y a garantizar la seguridad.
El mayor denominador encontrado en los archivos
son las condiciones desfavorables a las que están
expuestos, tanto los documentos como las personas
que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se
derivan situaciones de riesgos
 SALUD OCUPACIONAL- EN
LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
• La administración de un Archivo requiere una serie
de medidas de control que con lleven a evitar la
pérdida de documentos y a garantizar la seguridad.
El mayor denominador encontrado en los archivos
son las condiciones desfavorables a las que están
expuestos, tanto los documentos como las personas
que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se
derivan situaciones de riesgos
FUNDAMENTOS
FUNDAMENTOS
PRINCIPALES RECOMENDACIONES
• El personal que tiene acceso al depósito de archivo
debe contar permanentemente con elementos de
protección mínimos, tales como tapabocas o
mascarillas, guantes, gorros, gafas y batas.
• La solución de problemas ergonómicos en los
archivos pueden resultar de técnicas como un
apoyo para los pies a una silla del escritorio, un
sistema adecuado de archivo rodante, sillas
ajustables, manejar altura adecuada en la
estantería, etc.
• La correcta colocación de los elementos que
configuran una oficina da lugar a un entorno de
trabajo ordenado, cómodo y agradable, que a la
vez se traduce también en una reducción de los
riesgos laborales potenciales.
• Lavado Frecuente de manos
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN
CLASIFICACIÓN

ORDENACIÓN
Es la labor Consiste en Instrumentos para
intelectual y física establecer facilitar el
que consiste en secuencias conocimiento y
separar la naturales, consulta de los
documentación de cronologías y/o fondos
acuerdo con unos alfabéticas., documentales y
criterios dentro de las colecciones de los
predeterminados. categorías y archivos.
grupos definidos
en la clasificación.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Procedencia
Clasificación Identificar Orden original
Funciones
 APERTURA DE SERIES Y
SUBSERIES
• La documentación producida y recibida por las
oficinas se clasifica y ordena, identificando la Serie
y/o Subserie que le corresponda en las TRD; se ubica
de izquierda a derecha en la carpeta respectiva en
forma ascendente atendiendo al orden natural en
que fueron elaborados o recibidos los documentos.

1. Empiece a clasificar y agrupar la documentación

que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS,
CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etcétera) e
identifique cada uno de los grupos encontrados sin
olvidar el nombre al que corresponde.
 APERTURA DE SERIES Y
SUBSERIES
2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE APOYO
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada
serie documental (tema) y son generados por otras
dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se
deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes
de otras dependencias.),pueden ser eliminados cuando pierdan
su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.
3. Ordenación documental:
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas,
en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el
primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta
la última actuación del expediente, de forma tal que se
evidencie el desarrollo de los trámites.
CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTE
4. DESCARTE DOCUMENTAL Y RETIRO DE MATERIAL METALICO
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no
son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias,
duplicados, tarjetas de invitación o felicitación, entre otros. La
documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos
de cosedora, clips, entre otros.

5. FOLIACIÓN:
La foliación se realizara en el momento en que se prepare la
documentación para ser transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites.
La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya
numeración se aplica solamente a esta.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz
de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números. En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior
derecha, en el mismo sentido del texto.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones
 FONDOS ACUMULADOS
DEFINICIÓN: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso
de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización sin
las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de
ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios

PROCESOS DE VALORACIÓN: De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo

Acumulado, se forman con los documentos del Archivo Central o
Históricos, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la
cultura.
Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se
deben adelantar los procesos de organización documental para este
tipo de fondos, pudiendo ser en un principio la documentación que por
su antigüedad supere los 30 años, o en segunda instancia siguiendo el
Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), el cual
contempla que el conjunto de la de la documentación producida antes
de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental
(TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina técnicamente fondo
acumulado y será sometida a un proceso de organización y su resultado
será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán
desde una triple perspectiva: “la trascendencia como testimonio de la Entidad, la
trascendencia de la actuación de la administración y la trascendencia de la sociedad en su
conjunto, para cada dependencia. Fuente: CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de
tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.57.

El AGN define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo”.
 TRATAMIENTO DEL FONDO
Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que
haya sido producida y conservados, las entidades deberán adelantar el
análisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales
se rige la organización de los documentos
• Principio de Orden Original
• La descripción documental
• Denominación del Fondo
 TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Definido por el Archivo General de la Nación AGN como: Producto
del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas
extremas, sus valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para
aplicar la disposición final.

OBJETO: El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento

de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de
criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.

ALCANCE: El alcance de la Tabla de Valoración Documental como elemento

archivístico es proporcionar, el instrumento dentro del Programa de Gestión
Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo
acumulado y se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de
los documentos, y se constituye en la base de las respectivas transferencias
definidas en el cronograma anual para la entidad.
 TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
PLAN DE ACCIÓN: Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo
objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas, frente a la
organización de los fondos acumulados y en la elaboración y aplicación de las TVD, que es el
tema que en este documento nos concierne.
La ejecución del plan deberá estar sujeto a la aprobación definitiva por parte del Comité de
Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control,
evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados con el fin de retroalimentar
las etapas propuestas. La programación de las actividades y su control, puede llevarse a
cabo utilizando el instrumento que se presenta a continuación:
 PASOS PARA ELABORAR TVD
La elaboración de la Tabla de Valoración Documental se reconstruye como era y
como funcionaba la entidad que produjo el Fondo Acumulado a intervenir. Es
necesario entonces aplicar en forma practica los pasos que se presenta a
continuación para adelantar los procesos de diagnostico, investigación, plan de
acción y la propuesta de la TVD.

1. ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL ARCHIVÍSTICO Y DE

CONSERVACIÓN
Es la fase de la metodología para la elaboración de las TVD, a través del cual se
identifica y analiza la situación real del archivo y la conservación de documentos
frente a los diferentes factores internos y externos que inciden en ella, para
precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de
características tales como tamaño de la organización, volumen documental,
naturaleza y uso de la información.

2. Elementos a Evaluar
Este procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer
relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo
acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo
documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación,
cantidad, ubicación y estado físico.
 PASOS PARA ELABORAR TVD
Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración
Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario.

La evaluación a nivel cualitativo permitirá visualizar, detectar y apreciar la

situación real del Fondo Acumulado, identificando (Datos del Archivo, Planta
física, Sistemas de Clasificación, Ordenación, Consulta e instrumentos de
recuperación, Plazos de retención y Conservación).

La evaluación a nivel cuantitativo a través del Inventario, se puede identificar a

nivel documental el estado físico, deterioro biológico y las unidades de
conservación (Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros, paquetes entre otros.

ESTUDIOS INSTITUCIONALES
Algunas veces, por la antigüedad de los documentos, se desconocen las fuentes
de información pertinentes para llevar ha cabo esta tarea. En estos casos, es
necesario identificar esas instituciones, reconstruir su estructura organizativa y
averiguar cuales fueron sus funciones y actividades, los pasos a seguir serian los
siguientes:
o Fuentes primarias
o Fuentes secundarias
 PASOS PARA ELABORAR TVD
Fuentes Primarias: Esta se aplica en los casos en que la información se
pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo
institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas más
detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de
organización del Fondo Acumulado

Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento,

mejorar la comprensión y análisis del caso en estudio haciendo uso de
información documental y bibliográfica. Este acercamiento se soporta
en la búsqueda de Actos administrativos de creación de la entidad,
Organigramas, Actos administrativos de codificación institucional,
Legislación contemporánea de la entidad que se esta tratando y la
relación histórica de funciones asignadas a cada de las unidades
administrativas.
 PASOS PARA ELABORAR TVD
EVOLUCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA INSTITUCIÓN
Como resultado de la etapa anterior de recopilación de las fuentes primarias y secundarias, el
personal encargado de esta actividad diligenciara Los Cuadros de Evolución de Estructuras
Orgánicas del Fondo Acumulado, el cual brinda los siguientes resultados:
• Definir el nombre de la entidad orgánica, de donde provienen los documentos.
• Reconstruir la organización jerárquica de la entidad orgánica.
• Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad orgánica y a cada
una de sus partes.
• Definir con precisión los permanentes cambios, o modificaciones que durante diversos
periodos históricos hayan afectado a la entidad.
• Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la entidad orgánica.

“El CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS, debe elaborarse por dependencia

para mayor claridad e interpretación de los datos”. A continuación se señala el modelo que
deberá considerar en este sentido:
 TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
PLAN DE ACCIÓN: Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo
objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas, frente a la
organización de los fondos acumulados y en la elaboración y aplicación de las TVD, que es el
tema que en este documento nos concierne.
La ejecución del plan deberá estar sujeto a la aprobación definitiva por parte del Comité de
Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control,
evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados con el fin de retroalimentar
las etapas propuestas. La programación de las actividades y su control, puede llevarse a
cabo utilizando el instrumento que se presenta a continuación: