Presidencia de la República

del Ecuador

Regla Técnica Nacional

para la Organización y
Mantenimiento
de los Archivos
Públicos

Presidencia de la República del Ecuador

 Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos

Con fecha 10 de abril de 2019, la Presidencia de la República, firmó el Acuerdo Nro. SGPR-
2019- 0107 y publicó en el R.O.S. 487 de 14 de mayo de 2019, la Regla Técnica Nacional para
la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos
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De uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector
público y privado en los que el Estado tenga participación.

El objeto es normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de

las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.
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 Definiciones
Documento de Archivo
Aquel que registra un acto
administrativo, jurídico, fiscal, contable
y técnico, creado, recibido, manejado
y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las
dependencias.
Archivo Central
Custodia y administra la
documentación procedente de los
Archivos de Gestión que han cumplido
los plazos de conservación.
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Ciclo vital del documento
Son las etapas por las que pasan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta la determinación de
su destino final (baja documental o
conservación permanente).
Archivo Intermedio
Custodia y administra los fondos
documentales transferidos por los
Archivos Centrales que han cumplido
al menos 15 años de permanencia en
las entidades públicas.
Archivo de Gestión
Toda la documentación, generada por
las unidades administrativas, que es
sometida a continua utilización y
consulta.
Archivo Histórico
Custodia documentación que después
de pasar por un proceso de valoración
secundaria adquiere el carácter de
permanente. Administrado por el
Archivo Nacional del Ecuador.
 Definiciones

Descripción Documental Valoración Transferencias

Actividad intelectual que se basa en el

Se realiza con el fin de identificar, Es el traspaso de documentos que ha
conocimiento de la entidad a fin de
gestionar, localizar y explicar los cumplido su plazo de conservación de
determinar la importancia de los
documentos de archivo. acuerdo a lo establecido en la tabla.
documentos.

Principio de procedencia Principio de orden original

Es aquel según el cual cada

documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede,
teniendo en cuenta que debe
mantenerse la unidad e independencia
de cada fondo.
Hace referencia al orden en que se
crearon los documentos dentro de
cada expediente.

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 Principios Generales

Política Institucional Patrimonio Documental Procuración de recursos

Los procesos y
Vigilar el cumplimiento procedimientos serán
Las entidades emitirán de la Regla Técnica homogéneos a efectos
la política institucional para la debida que la información
aprobada por la organización y contenida en los
máxima autoridad. preservación documentos sea
accesible y de fácil
consulta

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 Sistema de Gestión Documental y Archivo
Archivos de
Gestión
Sistema
Institucional
Dirección de GDyA o
quien haga sus
veces

Sistema Archivo Archivo

Intermedio Central
Nacional

Autoridades y
TTHH calificado
Archivo
Histórico
Recursos técnicos y
estructura

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 Registro documental

Recepción de Despacho de Control de la

Trámite documental documentos
documentos gestión

- Verificar el destinatario y los Los documentos deberán El responsable del

anexos.
- Abrir para la constatación
(digitalización, registro y
entrega).
- Verificación de reserva.
Recorrido del documento entregarse en original y
desde su producción o seguimiento elaborará un
contener: reporte de trámites
recepción hasta el a) Remitente
cumplimiento del proceso. pendientes de respuesta, y
b) Destinatario lo remitirá al superior
c) Dirección completa jerárquico.

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 Identificación de documentos de archivo

Documentos de Archivo

Es aquel que registra un hecho o acto

en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias

No sujetos a proceso archivístico No sujetos a proceso archivístico No sujetos a proceso archivístico

Documentos de comprobación
Documentos de apoyo informativo. Información personal
administrativa inmediata.

• Fotocopias de originales • Copias de normativas • Estados de cuenta

• Invitaciones a eventos • Libros y revistas • Fotografías personales
• Borradores de • Manuales de equipos • Correos electrónicos
documentos personales

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 Clasificación documental

Existe un solo Cuadro por Ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos
entidad. institucionales

Tendrá una estructura

jerárquica.

Deberá actualizarse cuando

existan cambios en las
estructuras institucionales.

Gestión Documental y
Archivo o quien haga
sus veces orientará y
supervisará el uso
cotidiano

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 Integración

Cada documento se
Se debe abrir un Se identificarán
integra Se evita la
expediente por según el Se describen
al expediente desde desmembración
asunto Cuadro Clasificación
su
producción o
recepción

Se usarán Cumplirán el Se prohíbe el

Se realizará el Se evitará la
contenedores proceso empastado
inventario duplicidad
adecuados establecido de expedientes

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 Ordenación

Se integran al expediente de manera secuencial, conforme se generen o se reciban.

Los anexos, en cualquier tipo de soporte, que son parte del asunto, también constituyen el
expediente y se acompañan al documento principal.

Los expedientes que tengan uno o más partes deberá indicarse el número que le
corresponda a cada uno de éstos; por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/3.

Los expedientes se ordenarán dentro de los archivadores atendiendo al tipo de

ordenamiento definido (alfabético o numérico, según la caracterización de la serie).

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 Cierre, expurgo y foliación

Cierre
Se cerrará cuando concluya el asunto y se procederá a su expurgo y foliación.

Expurgo
Retirar copias de documentos existentes en original, duplicados, borradores
y/o versiones preliminares, clips, grapas ligas de goma, elementos
perjudiciales, hojas de recados telefónicos, mensajes y notas.

Foliación
Se procederá a foliar cada una de las fojas útiles que conforman el expediente de
acuerdo al orden de los documentos de archivo. Se foliará en la esquina superior
derecha del anverso.

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 Descripción
Carátula Etiqueta de caja

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 Descripción

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 Valoración

Es una actividad intelectual que se basa en el conocimiento de las

facultades, atribuciones y procedimientos de la entidad a fin de
determinar la importancia de los documentos. En esta etapa se
determinan los valores primarios y secundarios y se elabora la
Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Es el que sirve como garantía o Es el que sirve como fuente de

prueba del accionar de las Primario Secundario investigación dada su
entidades, incluso después de importancia histórica, científica o
haber terminado su gestión. Es cultural. Es documentación de
documentación de carácter carácter testimonial, de
administrativo, legal, fiscal, evidencia e informativo y su
contable o financiero. conservación es permanente.

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 Tabla de Plazos de Conservación Documental

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 Transferencias

01 02 03 04
Primaria Secundaria Final

Archivo de Archivo Archivo Archivo

Gestión Central Intermedio Histórico

• Documentación clasificada, integrada, ordenada, cerrada, expurgada,

Requisitos foliada, descrita, inventariada y tabla validada.
• Memorando solicitando transferencia.
• Para transferencia secundaria y final, se anexa ficha de prevaloración.

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 Baja
01
Identificar las series
que cumplieron su
plazo de acuerdo a la
Tabla, se valoran para
ratificar o modificar el
destino final, se
elabora el inventario y
la ficha
correspondiente.
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02 03 04 05
Del procedimiento se
Se solicitará a la La Dirección de
abrirá un expediente,
Dirección de Archivo de Archivo, en base al Los expedientes,
que se conservará en
la Administración inventario, la tabla y la deberán destruirse en
la entidad conforme
Pública la validación del Ficha emitirá el atención a las buenas
las caducidades
proceso conforme la dictamen del proceso prácticas ambientales.
establecidas en la
Regla Técnica. de baja documental.
tabla.
 Gracias

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