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1. ¿Qué es un documento de archivo?

Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que


desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial. Un
documento de archivo es el testimonio material de un hecho realizado en el ejercicio de
sus funciones por personas jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal.
http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/el-documento-de-archivo.html

2. ¿Cuáles son las características de un documento de archivo?


Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido
creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que
fue creado.
Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe
tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la
persona u organización que generó el documento.
Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente
como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa.
Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas
para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite.
https://prezi.com/wunzprvry4os/caracteristicas-del-archivo/

3. ¿Cómo se diferencia un documento de archivo de un documento de apoyo?


Mientras que los documentos de archivo son ejemplares únicos, la documentación de
apoyo consta de ejemplares múltiples.
A diferencia de la documentación de apoyo, los documentos de archivo son patrimonio
documental.
Como ya hemos mencionado, los primeros son una fuente primaria mientras que los
segundos una fuente secundaria.
Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos y se basan en el valor de sus
testimonios. Sin embargo, los documentos de apoyo informativo son un conjunto
artificial que se basa en el valor de la información que contienen.
Por todo ello, los documentos de archivo se conservan y pasan al archivo central mientras
que los otros no tienen el mismo destino.
https://eldocumentalistaudiovisual.com/2014/09/24/documento-de-archivo-y-documento-
de-apoyo-informativo/
4. ¿Cuáles son los principios archivísticos?

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría


archivística por la cual se establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia del trámite que los produjo. Es prioritario para ordenación de
fondos, series y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y
sus dependencias no deben mezclarse con las otras.
http://eprints.rclis.org/14526/1/principios.pdf

5. ¿Qué es un Fondo Documental?


Es un conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos
orgánicamente y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio
de sus actividades.
https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/fondos-documentales

6. ¿Cuántos son los niveles del Fondo Documental?


Fondo: se trata del conjunto de documentos con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física,
familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Subfondo: es el conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad
administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.
Serie: conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico, responden a la
misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo, y
tienen características similares en cuanto al contenido y a menudo en cuanto al aspecto
externo. 
http://www.patrimoniocultural.gob.cl/Recursos/Contenidos/Archivo
%20Nacional/archivos/DirecIdentFondDocumen.pdf

7. ¿Cómo se aplican los procesos archivísticos en la organización de un Fondo


Documental? (Explique cómo se debe de llevar a cabo cada uno de ellos).
La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres
momentos: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la
reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y
la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.
El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de un
diagnóstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva
de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la
documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización
tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

https://www.nosonpapeles.com/el-principio-de-procedencia-fondo-acumulado/

8. ¿Qué instrumentos archivísticos se deben elaborar par la organización,


administración y gestión de un archivo?

Cuadro de Clasificación Documental – CCD


Tabla de Retención Documental – TRD
Programa de Gestión Documental – PGD
Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
Inventario Documental
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Bancos terminológicos
Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las
unidades administrativas de la entidad
Tablas de Control de Acceso
https://www.archivogeneral.gov.co/politica/instrumentos-archivisticos

9. ¿Qué función y aplicación tiene cada uno de los instrumentos archivísticos


en la Organización y Descripción del Fondo?
Programa de Gestión Documental: Es una herramienta estratégica de planificación de
los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones
que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas,
procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental.
Tabla de Retención Documental: Nos indica que y durante cuánto tiempo debemos
guardar un documento específico. Políticas específicas internas en temas de gestión
documental.
Tabla de valoración Documental: Producto del análisis y organización de un fondo
acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales
con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para
aplicar la disposición final.
Reglamento Interno de Archivo: El adoptado por la empresa en temas de gestión
documental.

https://www.archivogeneral.gov.co/politica/instrumentos-archivisticos

10. ¿Cómo se debe llevar a cabo una correcta clasificación de documentos?


(Bajo qué criterios o metodologías).

La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.


Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos y ordenar
un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica
dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.
https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/clasificacion-y-ordenacion-de-los-
documentos/

11. ¿Qué es una Serie Documental?


Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
http://archivosagil.blogspot.com/2018/02/serie-documental-definiciones.html

12. ¿Cómo se identifican, conforman y nominan las Series Documentales?


El proceso de identificación de series precede a la clasificación documental e implica un
proceso de reconocimiento y comprobación. En el caso específico de los documentos,
estaría dada por una labor de análisis, examen y comparación entre documentos o grupos
de documentos, con la intención de establecer similitudes y diferencias. 

http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/la-organizacion-de-los-documentos-de-
archivo/agrupaciones-documentales/identificacion-de-las-series-documentales/

13. ¿Qué es un expediente?


Es un conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo
trámite o procedimiento, acumulados por una persona o unidad administrativa, vinculados
y relacionados entre sí y que conservan la integridad y el orden con que fueron
tramitados.
https://definicion.de/expediente/

14. ¿Cómo se conforma un expediente de archivo?


Expediente Documental: son todos aquellos que se conforman de acuerdo a la función
de la Unidad Administrativa y normativa interna o nacional que determina como se
conforma el expediente.
Nombre de la Serie: Expedientes
Nombre de la Sub serie: Expediente de Licitaciones y Contrataciones
Conformación del Expediente:

 Solicitud o Requerimiento
 Indicación de la Forma de Contratación.
 Certificación de Asignación Presupuestaria.
 Instrumento de Contratación
 Adjudicación Publicación de la Convocatoria
 Acta de Apertura de Ofertas (Licitación)
 Informe de Evolución (Acta)

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
Infografias/9_ExpedientesDeArchivo.pdf

15. ¿Qué diferencia existe entre un expediente simple y uno compuesto?


El expediente simple es aquel que está compuesto por un solo tipo de documentos o sea
documentos que tiene una misma función, son generados por un mismo acto que se lleva
acabo repetidas veces,
El expediente compuesto es el que se conforma de distintos tipos de documentos, o sea
documentos que han sido generados de distintos actos administrativos pero que son
necesarios para llevar a cabo un procedimiento administrativo, es también llamado
expediente.

http://belsybr21.blogspot.com/2018/04/unidad-documental-simple-y-compuesta.html

16. ¿Cómo se organizan los documentos en cada uno de ellos?


Primer paso: Analiza el trámite documental
Segundo paso: Elabora el Cuadro de Clasificación Documental o la Tabla de Retención
Documental
Tercer paso: Capacita sobre el principio de Vínculo Archivístico
Cuarto paso: Haz seguimiento a los documentos de un expediente pero que están en
soportes distintos.

https://www.nosonpapeles.com/pasos-para-conformar-y-organizar-los-expedientes/
17. ¿En qué consiste la limpieza y depuración de un expediente y como debe
llevarse a cabo?
Limpieza de expedientes: Se puede decir que es una de las principales estrategias a
desarrollar en materia de Conservación Preventiva. Debe incluir tanto el control de la
carga del polvo y el control de factores que puedan ocasionar la aparición de
contaminantes de tipo biológico. La polución esta, en gran medida, asociada a las
ciudades y a la industria y produce daños en el papel y en los demás materiales
orgánicos.

https://www.ibague.gov.co/portal/admin/archivos/publicaciones/2016/15651-DOC-20161109.pdf

18. ¿Bajo qué criterios se debe realizar la foliación de expedientes?


Para foliar un expediente, es importante que se respete el orden. Es decir, la actividad de
foliar consiste en numerar los folios (hojas y /o documentos, sobres, etc. que integran el
expediente) de acuerdo al orden en que aparecen en el mismo. Esta indicación se realiza
en el ángulo superior derecho, primero se pone el número correspondiente y debajo, entre
paréntesis con letras se aclara el número.

http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/Adjuntos/PROCEDIMIENTO%20DE%20FOLIACION
%20DGDV2.pdf

19. ¿Qué información debe contener el rotulo de una carpeta de archivo y cuál es la
estructura de este? (De un ejemplo práctico)
Sección
Oficina
Documentos
Fecha Inicial
Fecha Final
Número de Folios
Cualquier otro dato que pueda servir para facilitar la organización, pronta localización y
adecuado archivo de los documentos que están contenidos en la carpeta.

https://sar.ua.es/es/archivo/documentos/gest-doc/manual-de-archivos-de-oficina/manual-de-
archivos-de-oficina.pdf

20. ¿Qué información debe contener el rotulo de una caja de archivo y cuál es la
estructura de este? (De un ejemplo práctico)
Fondo: Se diligencia el nombre de la Alcaldía en mayúscula sostenida. Ejemplo:
ALCALDÍA DE POPAYÁN.
Sección: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce los
documentos en mayúscula sostenida. Ejemplo: SECRETARÍA GENERAL, OFICINA
ASESORA DE PLANEACIÓN, ETC.
Código de Sección: Consignar en este campo el código de la Unidad Administrativa, el
cual aparece en el encabezado de la Tabla de Retención Documental (ver figura 1) y que
es único para cada una de ellas.
Subsección: Debe colocarse el nombre la dependencia que produce los documentos. No
se deberá colocar nombres de dependencias que no hayan sido creadas mediante actos
administrativos. Si existen dudas al respecto, es importante que se indague con el
coordinador del Grupo de Información Institucional. Los nombres de las dependencias se
deberán colocar en mayúscula sostenida.

http://popayan.gov.co/sigcalidad/wp-content/uploads/2016/12/I-GD-05-INSTRUCTIVO-R
%C3%93TULO-DE-CAJA.pdf

21. ¿Qué función cumplen los CCD, las TRD y las TVD en la conformación de Series
y Expedientes de Archivo?
 las Tablas de Valoración Documental permiten de manera precisa y detallada el análisis
de los documentos, para así mismo disponer de la mejor manera de su archivo o
eliminación.
Funciones de las Tablas de Retención Documental
Manejo de la información: Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención
Documental se exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su
relevancia empresarial.
Control y acceso a los documentos: Cuando se identifican las categorías y tipologías
documentales, se logra una homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un
mejor orden y así un mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición.
Selección y conservación: El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es
la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de
establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su
relevancia a través del tiempo.
Manejo integral: Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se
está haciendo un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto
hace que la seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea
más fácil y su archivo más optimizado.
Identificación de documentos de apoyo: Como se mencionó en puntos anteriores, para
realizar un buen uso de una Tabla de Retención documental, es necesario conocer a
profundidad la estructura organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. 

https://www.archivogeneral.gov.co/Gestion-Atencion-Ciudadano/TRD-y-TVD
24. ¿Qué es un expediente electrónico de archivo, cuales elementos lo constituyen
y en que consiste cada uno de ellos?
Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite
o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa,
vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden
en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.
Elementos del expediente electrónico
El expediente de archivo debe contener cómo mínimo los siguientes elementos.

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publ
icacionees/DocumentoOficial_V1GuiaDocumentoYExpedienteElectronico_Nov2017.pdf

26. ¿Qué requisitos debe cumplir un expediente electrónico?


Se deben documentar e implementar procedimientos de seguridad y control durante todas
las etapas del ciclo de vida del documento para evitar la pérdida o corrupción de los
documentos de archivo o cualquier adición, supresión, modificación, utilización u
ocultación no autorizadas, así como la protección de los medios de almacenamiento y la
tecnología.

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-102924_modelo_requisitos.pdf

27. ¿Cuál es el procedimiento por seguir en la reconstrucción de un expediente de


archivo?
En primer lugar, es importante señalar que como lo ordena el artículo 16 de la Ley
General de Archivos, los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los archivos de las
entidades públicas, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los
servicios archivísticos. En consecuencia, si se advierte la pérdida de documentos o
expedientes, de inmediato se debe llevar a cabo su reconstrucción.
https://www.ibague.gov.co/portal/admin/archivos/publicaciones/2019/22867-DOC-
20190404.pdf

28. ¿Qué es un testigo documental y que función cumple?

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso


de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede
contener notas de referencias cruzadas.

https://estrategicos.contraloria.gov.co/cdisc/documentos/25.pdf

29. ¿Qué es una hoja de control y que función cumple?


Las hojas de control o también llamadas hojas de registro o recogida de datos son formas
estructuradas que facilitan la recopilación de información, previamente diseñadas con
base en las necesidades y características de los datos que se requieren para medir y
evaluar uno o varios procesos.
http://antoniogesca.blogspot.com/2013/02/hoja-de-control.html