“NORMA PARA LA ORGANIZACIÓN

DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS
EN LA ENTIDAD PUBLICA”
Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA

Presentadora: Carmen Aliaga Guerreros

“NORMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVISTICOS EN LA ENTIDAD PUBLICA”
Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA

I. OBJETIVO
II. FINALIDAD
 “NORMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVISTICOS EN LA ENTIDAD PUBLICA”

INTEGRANTES DEL
SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
ARCHIVOS REGIONALES

ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION
ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES PUBLICAS
IV. AMBITO DE APLICACIÓN

ARCHIVOS MUNICIPALES
ARCHIVOS NOTARIALES

Fuente: Reglamento de la Ley 25323, Creación del Sistema Nacional de Archivos aprobado mediante D.S. N° 008-92-JUS
 V. RESPONSABILIDADES

5.1. El/la titular de la Entidad Pública es

responsable del cumplimiento de las disposiciones
establecidas en la presente norma.

5.2. El Archivo Central es el responsable de conducir

planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar la
organización de documentos archivísticos en cada
Entidad Pública, de acuerdo a lo establecido en la
ENCARGADO DEL presente Directiva
ARCHIVO CENTRAL
 VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1. Principios Archivísticos:
Para la aplicación de la organización documental, se
consideran dos principios archivísticos:

6.1.1. Principio de Procedencia

6.1.2. Principio de Orden Original
 VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1.1. Principio de Procedencia:

 Identificaremos la persona natural o jurídica que

conforma el fondo.
 Consiste en reconstruir, construir o seguir la estructura
organizacional del fondo.
 Determinar funciones, actividades y procesos en la
actualidad, como en el tiempo.
 Buscando proteger la integridad de los fondos.
 VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1.2. Principio de Orden Original

• La documentación debe mantenerse de acuerdo al

orden que le dio origen

•Este principio va a permitir en el momento de la

clasificación tener el orden lógico en que se
gestionaron, produjeron y se dieron trámite a los
documentos, en cada unidad orgánica
 VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

DOCUMENTO DE ARCHIVO

“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto

realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y
formal.”

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. (Madrid: Ministerio de Cultura, 1993).
 CARACTERISTICAS EXTERNAS

Clase: Textuales, iconográficos, sonoros,

audiovisuales, electrónicos o informáticos.
Tipo: Referente a la tipología documental
Formato: Legajo, volumen, CD, etc.
Forma: Copia, Original
CARACTERISTICAS INTERNAS

ORIGEN
FUNCIONAL

ENTIDAD
PRODUCTORA

FECHA HORA Y
LUGAR DE
PRODUCCION
CONTENIDO
SUSTANTIVO
 CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO

 Autenticidad.
 Disponibilidad.
 Es inherente a las funciones que le da origen.
 Es testimonio de las funciones o resultado de una actividad.
 Fiabilidad.
 Integridad.
 Nace dentro de un proceso natural de las actividades.
 Prevalencia de los originales.
 Se constituyen en series documentales que responden a la materialización
de una actividad.
 Tiene una estructura formal (tipo documental).
 Trazabilidad.
 Unicidad.
 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Contenido

Soporte

Medio
 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Conjunto de documentos de archivo

reunidos por una persona física o jurídica
FONDO DOCUMENTAL en el ejercicio de sus actividades o de sus
funciones.

Conjunto de documentos que

corresponden a la división de
SECCIÓN DOCUMENTAL un fondo documental

Es el conjunto de documentos que poseen

características comunes, producido por una
unidad de organización en el ejercicio de sus
SERIE DOCUMENTAL actividades o funciones, regulado por una
norma jurídica y/o procedimiento.
7.3 UNIDAD DOCUMENTAL

7.3.1. Unidad Simple:

Dispone de un solo tipo
documental o generado por un
mismo acto, como por ejemplo:
oficio, carta, informe, solicitud,
memorando, recibo, etc.
7.3.2. Unidad Compuesta:
Formado por dos o más documentos o
tipos documentales correlacionados.
Su contenido mantiene una unidad de
información. Por ejemplo: El legajo de
personal, la historia clínica,
expedientes administrativos, etc.
7.4. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

7.4.1 Identificación:
Es la etapa de investigación que ser debe
realizar para analizar la estructura orgánica de
la entidad, sus funciones y procesos que
gestionan los documentos como evidencia de
estos.

Tiene como objetivo la identificación de las

secciones, en la que se debe considerar las
unidades orgánicas y funcionales. Asimismo,
se debe identificar las series que se gestiona
en las secciones.
ASPECTO SOBRE LA IDENTIFICACION DOCUMENTAL

a. Identificación del organismo

b. Identificación de la sección
c. Identificación del tipo documental
d. Identificación de la serie documental
Clasificación

Se establece tres formas de clasificar:

• Orgánica, ejemplo:
• Unidad de Administración (Sección)
• Resoluciones Administrativas (Serie)
• Funcional
• Administración (Sección)
• Resoluciones Administrativas (Serie)
• Procesos
• Gestión Administrativa (Sección)
• Resoluciones Administrativas (Serie)
Ordenación
Se establece el orden de cada una de las
series documentales, la series es la que
determinara por su necesidad el tipo de
ordenamiento.
Los tipo de ordenamiento:
• Alfabético
• Numérico
• Cronológico
Foliación:
• Consiste en la numeración correlativa de cada uno de los
folios que compone un documento de archivo o una unidad
documental.
• Se realiza para controlar la información de un documento,
asegurándonos que se controle la información de este.
• Lo positivo de la norma que señala que se aplique
atendiendo las necesidades prácticas de la entidad.

Requisitos para la foliación:

 La documentación debe estar clasificada y ordenada.
 Debe haberse realizado la depuración:; es decir retirar el
material no archivístico.
 La foliación se realiza de acuerdo a lo que requiera cada
serie documental.
 Se debe prever que los materiales que se use en la foliación
no lo dañe.
SIGNATURA

• Se estable los códigos que debe

identificar a las secciones y series
documentales de la entidad.
• Puede hacerse uso de números y
letras.
Ejemplo:
CONT/01
7.5. Cuadro de clasificación del Fondo:
Es un instrumento importante de gestión que muestra la estructura documental de una entidad.

7.5.1. Características del CCF:

• Consistencia (indispensable).
• Codificación, favorece la consistencia.
• Flexibilidad (abierto): Con posibilidad de incluir nuevas series y
actualizar las ya existentes.
• Pocas divisiones (las necesarias, evitar niveles intermedios: sub
secciones y sub series).
• Su jerarquía no puede ser otra que Secciones y Series.
• La presentación ordenada de las series ha de basarse en la
jerarquía de las funciones principales, específicas, comunes o de
trámite).
• Si el CCF se elabora de acuerdo a la estructura orgánica de la
Entidad Pública, todas las secciones se deben identificar de
acuerdo a este mismo criterio.
• Se deben establecer dos niveles de descripción documental para
el CCF:
• Primera Nivel: Que representan las secciones identificadas.
• Segunda Nivel: Correspondiente a las series documentales.
7.5.2. Elaboración del CCF
• El Archivo Central conduce y coordina con las unidades de organización la
elaboración del CCF.
• Para la elaboración del CCF se debe determinar si la clasificación se realiza
de acuerdo a las funciones, unidades de organización o procesos de la
Entidad Pública.
a. Identifica las secciones y series documentales.
b. Contrasta la información con el Organigrama Institucional, documentos
de gestión de la Entidad Pública y mapa de procesos.
• Verifica que corresponde a la unidad de organización y/o proceso específico.
• El Archivo Central identifica las secciones y series documentales a registrarse
en el CCF.
• El Archivo Central contrasta la información con el Organigrama Institucional,
documentos de gestión de la Entidad Pública y procesos, para verificar que
corresponde a la unidad de organización correcta y proceso específico.
• El Archivo Central establece la codificación más idónea de las agrupaciones
documentales que se identifiquen en el CCF.
 VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS Y
FINALES
PRIMERA:
La entidad pública clasifica sus documentos archivísticos sujeto a lo establecido en la presente norma, el Archivo
Central dictamina en caso de observaciones o situaciones especiales sobre la clasificación más apropiada.
En caso lo requiera puede solicitar asesoramiento técnico al Archivo General de la Nación o Archivo Regional del
ámbito de su competencia.
SEGUNDA:
El Cuadro de Clasificación del Fondo como instrumento de gestión, puede ser requerido durante la supervisión
efectuada por el AGN o Archivo Regional a la Entidad Pública.
TERCERA:
La aprobación del presente documento no afecta a los instrumentos de clasificación vigentes (Cuadro de
Clasificación del Fondo), los cuales mantienen su validez y eficacia, pudiendo ser actualizados o modificados con
posterioridad conforme a lo dispuesto en la presente Directiva sin perjuicio de lo establecido en el apartado
siguiente.
CUARTA:
Las propuestas de Directivas que a la fecha de aprobación de la presente, se encuentren en proceso de formulación
deberán adecuarse a lo señalado en la presente Directiva.
PLATAFORMA SNA

http://ddpadigital.agn.gob.pe/
normativa-para-el-sistema-nac
ional-de-archivos/
 LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA
N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA

1 Ley de Defensa, Conservación e incremento del Patrimonio

Documental de la Nación. Ley N° 19414 Descargar en PDF

2 Ley del Sistema Nacional de Archivos Ley N° 25323 Descargar en PDF

3 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación Ley N° 28296 Descargar en PDF

Modifican el Decreto Legislativo N° 681, mediante el cual se

4 regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de Ley N° 26612 Descargar en PDF
documentos e información
Normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia
5 de archivo de documentos e información tanto respecto a la
elaborada en forma convencional cuanto la producida por
Decreto Legislativo N° 681 Descargar en PDF
procedimientos informáticos en computadoras
Amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681 a las
6 entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos Decreto Legislativo N° 827 Descargar en PDF
oficiales

7 Reglamento de la Ley de Defensa, Conservación e incremento del Decreto Supremo N° 022-75-ED

Patrimonio Documental de la Nación.
Descargar en PDF

8 eglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Decreto Supremo N° 008-92-ED Descargar en PDF

9 Reglamento del Decreto Legislativo N° 681, sobre el uso de

tecnologías de avanzada en materia de archivos de las empresas
Decreto Supremo N° 009-92-JUS Descargar en PDF

Reglamento sobre la aplicación de normas que regulan el uso de

10 tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e Decreto Supremo N° 001-2000-JUS Descargar en PDF
información a entidades públicas y privadas
 LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA
N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA

11 Reglamento de la Ley General del Patrimonio Cultural de la Decreto Supremo N° 011-2006-ED Descargar en PDF
Nación

12 Reglamento del Procedimiento Administrativo Sancionador Resolución Jefatural N° 089-2021-AGN/JEF Descargar en PDF
del Archivo General de la Nación

Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Archivo General

13 Decreto Supremo N° 013-90-JUS Descargar en PDF
de la Nación

14 Reglamento de los Comités Regionales de Archivos

Procedimiento para la salida de documentos de los archivos

15 con fines de exhibición Resolución Jefatural N° 171-2001-AGN/J Descargar en PDF

Normas de procedimiento para otorgar el premio a la

16
archivística nacional

17 Normas para la elaboración del Plan Anual de trabajo Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J Descargar en PDF
Archivístico de las Entidades públicas.

Norma para la Administración de Archivos en la Entidad

18 pública. Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J Descargar en PDF

19 Norma para la Valoración documental en la Entidad pública. Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J Descargar en PDF
 LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA
N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA

Norma para la Organización de documentos archivísticos en la Resolución Jefatural N° 180-2019-

20 Entidad pública. AGN/J Descargar en PDF

Resolución Jefatural N° 213-2019-

21 Norma para la Descripción archivística en la Entidad pública. Descargar en PDF
AGN/J

Norma para la Conservación de documentos archivísticos en la Resolución Jefatural N° 304-2019-

22 Descargar en PDF
Entidad pública. AGN/J

Normas para la Transferencia de documentos archivísticos de las Resolución Jefatural N° 022-2019-

23 Entidades públicas. AGN/J Descargar en PDF

(1) Resolución Jefatural N° 242-2018-

(1) Descargar en PDF
AGN/J

Norma para la Eliminación de documentos de archivo del Sector (2) Resolución Jefatural N° 029-2019-
24 (2) Descargar en PDF
publico. AGN-J (modificatoria)

(3) Resolución Jefatural N° 121-2022-

AGN/JEF (modificatoria) (3) Descargar PDF

25 Norma para Servicios archivísticos en la Entidad pública. Resolución Jefatural N° 010-2020- Descargar en PDF
AGN/J
 LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA
N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA
(1) Resolución Jefatural N° 027- Descargar en PDF (1
2019-AGN/J )
26 Norma para la Supervisión en Archivos de las Entidades públicas.
(2) Resolución Jefatural N° 068-
2021-AGN/JEF (modificatoria) Descargar en PDF (2
)
27 Lineamientos para la elaboración de Documentos de gestión archivística Resolución Jefatural N° 025-2019- Descargar en PDF
para las Entidades del sector público. AGN/J
Lineamientos para la Foliación de documentos archivísticos de las Entidades Resolución Jefatural N° 026-2019-
28 Descargar en PDF
públicas. AGN/J
Lineamientos de prevención, seguridad y actuación en cumplimiento de las Resolución Jefatural N° 079-2020-
29 Descargar en PDF
Normas del Sistema Nacional de Archivos AGN/J
Resolución Jefatural N° 023-2019-
30 Guía técnica archivística para Gobiernos regionales y locales. AGN/J Descargar en PDF
Resolución Jefatural N° 024-2019-
31 Guía técnica archivística para la Universidad pública. AGN/J Descargar en PDF
Servicio de publicidad de los Archivos Notariales que brinda la Dirección de Resolución Jefatural N° 006-2020-
32 Archivo Notarial del Archivo General de la Nación AGN/J Descargar en PDF

33 Reglamento interno de la Comisión Técnica de Archivos. Resolución Jefatural N° 342-2018- Descargar en PDF
AGN/J
Resolución Jefatural N° 292-2008-
34 Prevención de siniestros por incendio en archivos. Descargar en PDF
AGN/J
35 Plan de Prevención y recuperación de siniestros por inundación en archivos. Resolución Jefatural N° 159-97- Descargar en PDF
AGN/J
Resolución Jefatural N° 354-2002-
36 Manual de Uso y Manejo de documentos. Descargar en PDF
AGN/J
Resolución Jefatural N° 180-2018-
37 Guía para la conservación preventiva de documentos en soporte papel AGN-J Descargar en PDF
 NORMAS CONEXAS
N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA
Normas que regulan el uso de tecnología
1 avanzada en materia de documentos e Decreto Legislativo Nº 681 https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-w
información eb/detallenorma/H752139
2 Reglamento del Decreto Legislativo Nº 681 Decreto Supremo Nº 009-92-JUS https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-w
eb/detallenorma/H755118
Modificatoria del Decreto Legislativo Nº 681,
Normas que regulan el uso de tecnología
3 avanzada en materia de documentos e Ley Nº 26612 https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-w
eb/detallenorma/H771081
información
ampliatoria de los alcances del Decreto
4 Legislativo Nº 681 Normas que regulan el uso Decreto Legislativo Nº 827 https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-w
de tecnología avanzada en materia de eb/detallenorma/H771081
documentos
Reglamento para certificación de idoneidad
Reglamento Comisión de Reglamentos Técnicos
5 técnica del sistema de producción y y Comerciales Nº 070-97/INDECOPI-CTR http://repositorio.agn.gob.pe/xmlui/
almacenamiento de microformas bitstream/handle/123456789/331/re
glam_no_070-97_indecopi-ctr.pdf?se
quence=1&isAllowed=y
Normas Reglamentarias relativas a obligación
6 Decreto Supremo Nº 001-98-TR http://repositorio.agn.gob.pe/xmlui/
de los empleadores de llevar Planillas de Pago bitstream/handle/123456789/331/re
glam_no_070-97_indecopi-ctr.pdf?se
quence=1&isAllowed=y
 NORMAS CONEXAS
N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA
Reglamento sobre la aplicación de normas que
7 regulan el uso de tecnologías avanzadas en
materia de archivo de documentos e información
Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS https://spij.minjus.gob.pe/spij-e
xt-web/detallenorma/H789916
a entidades públicas y privadas.

8 Ley de Firmas y Certificados Digitales Ley Nº 27269 https://spij.minjus.gob.pe/spij-e

xt-web/detallenorma/H791142

Modifican artículos del D.S. Nº 001-98-TR que

9 aprobó las Normas reglamentarias relativas a
obligación de empleadores de llevar Planillas de
Decreto Supremo Nº 017-2001-TR https://spij.minjus.gob.pe/spij-e
xt-web/detallenorma/H808435
Pago

Ley que modifica el Código Civil permitiendo la

10 utilización de los medios electrónicos para la
comunicación de la manifestación de voluntad y Ley Nº 27291 https://spij.minjus.gob.pe/spij-e
xt-web/detallenorma/H792204
utilización de la firma electrónica.

Ley que establece los alcances del Decreto

11 Legislativo Nº 681 mediante el cual se regula eluso Ley Nº 28186
de tecnologías avanzadas en materia de archivo de
https://spij.minjus.gob.pe/spij-e
xt-web/detallenorma/H860953
documentos e información.

Decreto Legislativo que aprueba la Ley de

12 Decreto Legislativo N° 1412 https://spij.minjus.gob.pe/spij-e
Gobierno Digital xt-web/detallenorma/H121609
7
 NORMAS CONEXAS

N° TITULO DE LA NORMA NÚMERO DE DISPOSITIVO DESCARGA

Ley que crea el Registro Nacional de Historias

13 Clínicas Electrónicas Ley Nº 30024 https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-we
b/detallenorma/H1079066

Aprueban el Reglamento de la Ley Nº 30024, Ley

14 que crea el Registro Nacional de Historias Decreto Supremo Nº 009-2017-SA https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-we
Clínicas Electrónicas b/detallenorma/H1176874
Gracias por su atención
y participación
Nombres y apellidos
Correo_electrónico@institucional.com