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01.08.05 Representante de la Dirección

Fecha de revisión: Código de documento: Revisión:


26.03.10 FCE-RD-PR.06 04
Procedimiento de acciones Páginas : Tipo de documento: Nivel:
preventivas y correctivas 1 Procedimiento 2

Procedimiento de
Acciones Preventivas y Correctivas.

FECHA DE AUTORIZACIÓN
COMERI: 26-III-2010
DIRECCIÓN GENERAL: 26-III-2010

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26.03.10 FCE-RD-PR.06 04
Procedimiento de acciones Páginas : Tipo de documento: Nivel:
preventivas y correctivas 2 Procedimiento 2

1 OBJETIVO

Establecer un procedimiento con la finalidad de identificar, reducir o eliminar las causas


potenciales y reales que pudieran originar no conformidades determinando sus causas,
evaluando acciones para asegurar que no sean recurrentes, implementando las acciones
correctivas o preventivas necesarias a los productos o servicios generados dentro del Fondo.

2 ALCANCE

Este procedimiento deberá aplicar a toda actividad que genere una acción preventiva o correctiva
en los procesos del sistema de gestión de la calidad de acuerdo al Manual de Gestión de Calidad
del Fondo de Cultura Económica.

Inicia con la identificación de una no conformidad potencial o real, incluye la gestión de una
solicitud de acción preventiva o correctiva, la generación de un análisis de causa raíz, la
implementación de la acción a tomar para eliminar las causas y prevenir su recurrencia y
concluye con el control de acciones.

3 POLÍTICAS

1. El Representante de la Dirección del Fondo de Cultura Económica es el responsable de


elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo
referido en el Manual de Gestión de Calidad.

2. El Representante de la Dirección es responsable de compilar las acciones correctivas,


preventivas o de mejora en el registro FCE-RD-RE.08 que se generen en el sistema de
gestión de la calidad.

Una acción correctiva tiene como fuentes:

a. Objetivo de calidad
b. Quejas del cliente
c. Informes de auditoria.
d. Resultado de la revisión por la dirección
e. Resultado de análisis de datos (medición de procesos)
f. Resultado de encuestas de satisfacción
g. Resultado de autoevaluación (inspecciones)
h. Revisión de una actividad cotidiana

3. Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar


una no conformidad potencial que requiera documentarse como acción preventiva o
correctiva.

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preventivas y correctivas 3 Procedimiento 2

4. Cualquier persona en cualquier momento de la operación de su proceso puede identificar


una no conformidad que requiera documentarse como acción correctiva o preventiva, es
responsabilidad de toda aquella persona que emita una acción correctiva o preventiva
dentro del sistema de gestión de la calidad, aplicar y cumplir todos los lineamientos tanto
de contenido, como de forma indicados en este procedimiento.

5. Las acciones preventivas o correctivas están dirigidas a la eliminación de causas


potenciales o reales y otras situaciones potencialmente indeseables que aun no se hayan
presentado, deberán indicarse en el registro FCE-RD-RE.07, Solicitud y Reporte de
Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.

6. Los enlaces asignados a cada área en coordinación con el Representante de la Dirección


serán los encargados del seguimiento de las acciones preventivas o correctivas.

7. El personal involucrado en la no conformidad detectada, deberá realizar el análisis de la


causa raíz, asentando el resultado en el registro FCE-RD-RE.05 o anexándolo al mismo.

8. El Representante de la Dirección es el responsable de llevar el control del consecutivo del


registro de acción preventiva o correctiva a solicitud del área donde fue detectado el
hallazgo.

9. Una acción preventiva o correctiva puede considerarse como cerrada cuando se


demuestre evidencia objetiva de que la causa de la no conformidad ha sido eliminada.

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4 DEFINICIONES
En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-
9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario.

Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable.

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la


auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
los criterios de auditoria

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.

Comisión de Calidad: Grupo de trabajo multidisciplinario integrado por la alta Dirección, para
apoyar a la Dirección General en las distintas actividades a desarrollar por la implantación del
sistema de gestión de la calidad.

Conformidad: cumplimiento de un requisito.

Corrección.- Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgo. Identificación de una no conformidad o área de oportunidad.

Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

No conformidad.- Incumplimiento de un requisito.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados.

Producto: Resultado de un proceso.

Representante de la Dirección- Representante de la Comisión de la Calidad en el Fondo de


Cultura Económica

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5 DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio

Determinar la necesidad de solicitar


una acción correctiva o preventiva e
informar al enlace del área
PI 1

Analizan la información objetiva


existente relacionada con el
planteamiento de la no conformidad
potencial
PI y E 2

Requisitar el registro correspondiente


FCE-RD-RE.07
PI y E 3

Analizar y determinar las causas


reales de la no conformidad potencial FCE-RD-RE.07

PI y E 4

Proponer las acciones a realizar y la


FCE-RD-RE.07
fecha compromiso
PI y E 5

Revisar la solicitud y en su caso


registrar o adecuar las acciones
RA 6

Registrar las razones de no


FCE-RD-RE.07
Es aprobado? No procedencia y turnar al enlace
RA 7

Si

Firmar la solicitud y determinar los


FCE-RD-RE.07 1
responsables de las actividades.
RA 8

Indicar fechas compromiso FCE-RD-RE.07


RAC y RA 9

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD

RD: Representante de la Dirección


2 RA: Responsable de área
RAC: Responsable de una acción
E: Enlace
PI: Personal Involucrado
RV: Responsable de Verificar

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5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO


Cualquier persona Determina la necesidad de solicitar una acción
del FCE. preventiva o correctiva, de acuerdo a la
1. (Personal información objetiva, que se convierte en fuente
involucrado) de una no conformidad potencial e informa al
enlace del área.
Analiza la información objetiva existente
Personal
relacionada con el planteamiento de la no
2. involucrado y
conformidad menor o mayor, hallazgo
Enlace
(observación u oportunidad de mejora).
Requisitan la solicitud y reporte de acciones Solicitud y reporte
correctivas, preventivas o de mejora para de acciones
asentar el inicio de una acción preventiva. correctivas,
preventivas o de
-Describen la no conformidad potencial o real. mejora
Personal -Verifica de acuerdo a las políticas del FCE-RD-RE.07
3. Involucrado y procedimiento el elemento generador de la no
Enlace conformidad potencial. Norma ISO
-Se identifica y registra en la solicitud el apartado 9001:2008, NMX-
de la norma ISO 9001:2008 en la cual se CC-9001-IMNC-
encuentra caracterizada el hallazgo. 2008,
COPANT/ISO
9001:2008
Analizan y determinan las causas reales de la Solicitud y reporte
no conformidad potencial. de acciones
Personal correctivas,
4.
Involucrado y preventivas o de
Enlace. mejora
FCE-RD-RE.07
Propone las acciones a realizar, la fecha Solicitud y reporte
compromiso y lo presenta al responsable del de acciones
Personal
área para su conocimiento y aprobación. correctivas,
5. Involucrado y
preventivas o de
Enlace
mejora,
FCE-RD-RE.07
Revisa la solicitud, en su caso registra o adecua
Responsable del las acciones a tomar.
6.
Área Si es aprobado, ir a paso 8, de lo contrario
continuar en paso 7.
Registra las razones de no procedencia en la Solicitud y reporte
Responsable del
7. solicitud, turna al enlace para su archivo y de acciones
Área
consulta posterior. Comunica al personal correctivas,

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO


involucrado. preventivas o de
Ir al paso 17. mejora,
FCE-RD-RE.07
Firma la solicitud y determina los responsables Solicitud y reporte
de las actividades. de acciones
Responsable del correctivas,
8.
Área preventivas o de
mejora,
FCE-RD-RE.07
Indican la fecha compromiso de la acción Solicitud y reporte
preventiva o correctiva con la anuencia del de acciones
Responsable (s) de responsable del área. correctivas,
9.
la (s) acción (es) preventivas o de
mejora,
FCE-RD-RE.07
Designa al responsable de verificar la acción Solicitud y reporte
preventiva o correctiva, su efectividad y de acciones
Responsable del seguimiento. correctivas,
10.
Área preventivas o de
mejora,
FCE-RD-RE.07
11. Enlace Solicitar número de control al RD
Asigna el número de control. Solicitud y reporte
de acciones
Representante de la correctivas,
12.
dirección preventivas o de
mejora,
FCE-RD-RE.07
Responsable (s) de Ejecuta la acción preventiva o correctiva
13.
la (s) acción (es) comprometida en el registro.
Analizan en conjunto con las personas que han
participado en las acciones preventivas o
correctivas y determinan si la efectividad o
seguimiento de las acciones se considera:
Solicitud y reporte
Personal
de acciones
Involucrado y - Satisfactoria.
correctivas,
14. Enlace y - No satisfactoria, necesita seguir abierta la
preventivas o de
Responsable de solicitud.
mejora,
verificar.
FCE-RD-RE.07
¿La acción preventiva o correctiva es
considerada satisfactoria?
Si. Pasa a la actividad 16.
No. Pasa a la actividad 15.

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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO


Autoriza una prorroga, definiéndose la fecha en
Responsable del que debe ser concluida y se registra.
15.
área
Se pasa a la actividad 12.
Responsable de Cierra la solicitud. Ir a paso 17.
16.
verificar.
Informa al representante de la Dirección de los Solicitud y reporte
resultados de las acciones tomadas, y le remite de acciones
copia de la solicitud. correctivas,
17. Enlace
preventivas o de
mejora,
FCE-RD-RE.07
Integra al registro de control de acciones Control de
correctivas, preventivas o de mejora, la acción. acciones
correctivas,
Representante de la
18. preventivas o de
Dirección
mejora
FCE-RD-RE.08

Registra los resultados de la implantación de las Control de


acciones preventivas o correctivas tomadas y lo acciones
Representante de la informa semestralmente en la Revisión por la correctivas,
19.
dirección Dirección. preventivas o de
mejora
Termina el Procedimiento FCE-RD-RE.08

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6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO


6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad
6.2 N. A. Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC
2005) Fundamentos y Vocabulario
6.3 N. A. Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC-
2008, COPANT/ISO 9001:2008

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO


7.1 Solicitud y reporte de acciones correctivas,
FCE-RD-RE.07
preventivas o de mejora
7.2 Control de acciones correctivas, preventivas o
FCE-RD-RE.08
de mejora

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA


Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología

1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología


(Intranet)

9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL


AFECTADAS CAMBIO CAMBIO
Revisión integral de la
01.09.05 01 Todas Comisión de Calidad implementación del
Sistema de Gestión de la
Calidad

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Mejorar al Sistema
Documental, cambio en la
carátula, la lista de
distribución y separación
de anexos.

Se incluyeron las políticas


Representante de la 1, 2, 3, 6, 7, 8 y 9. Se
15.08.07 02 1,8
Dirección modifica la descripción de
actividades y la política 5
para mayor claridad.
Se incluye definición de
hallazgo.

Con base a la enmienda


ISO 9001:2008 en el punto
4.2.1, se incorporó el
procedimiento de acciones
correctivas al presente
procedimiento.
Se actualizaron las
Representante de la
02.10.09 03 Todas referencias de las Normas
Dirección
Norma ISO 9000:2005
(NMX-CC-9000-IMNC
2005) Fundamentos y
Vocabulario y la Norma
ISO 9001:2008, NMX-CC-
9001-IMNC-2008,
COPANT/ISO 9001:2008
Se actualizó el registro de
“solicitud y reporte de
acciones correctivas,
preventivas y de mejora”
Representante de la FCE-RD-RE.07
26.03.10 04 Anexos
Dirección

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Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas y correctivas

ANEXO 7.1

FCE-RD-RE.07

SOLICITUD Y REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS,


PREVENTIVAS O DE MEJORA

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Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas y correctivas

4
1 2 3

5
6

10
9

11 12

13

14

15 16 17 18

19 20 21

23
22

24 25

26 27

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Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TÍTULO:
Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora (SRACPM).

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:


Seguir un mismo método para la identificación de aquellas acciones que permitan:
• Eliminar las causas que originaron el incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa
establecida)- acción correctiva.
• Eliminar las causas que pueden originar el incumplimiento de un requisito (necesidad o
expectativa establecida)- acción preventiva.
• Aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos (necesidades o expectativas
establecidas)- acción de mejora de la calidad.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Representante de la Dirección y personal involucrado (auditor interno, enlace de área y cualquier
persona del FCE que solicite se lleve a cabo una acción correctiva preventiva o de mejora).

4. FORMA DE LLENADO:
Manual/Electrónico

5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Nombre Descripción


Área responsable de las funciones involucradas en el
1. Área
alcance de las acciones
Fecha en que fue observado el hallazgo o se detectó la
2. Fecha
oportunidad de mejora.
Indique si es una solicitud o un reporte (este último es
3. Solicitud/ Reporte
resultado de una auditoría)
Identificación única de la solicitud, asignada por el
4. Folio
Representante de la Dirección.
Descripción de la NO
Descripción de la situación a resolver o mejorar dentro del
5. conformidad real, potencial
sistema.
u oportunidad de mejora
Marque el tipo de acción
Mejora Continua.- actividad recurrente para aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos.
6. Tipo de Acción
Acción Correctiva.- acción tomada para eliminar la causa
de una no conformidad detectada u otra situación no
deseable.
Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas

Id. Nombre Descripción


Acción Preventiva.- acción tomada para eliminar la causa
de una no conformidad potencial u otra situación potencial
no deseable.
Puede haber más de una causa para una no conformidad
potencial.
La acción preventiva se toma para prevenir que algo
suceda, mientras que la acción correctiva se toma para
prevenir que vuelva a producirse.
Nombre y cargo del trabajador que solicita o reporta la
7. Solicita/ Reporta
acción.
Nombre y firma del
Indicar el nombre y registrar la firma del Gerente, Coordinar
8. Responsable que autorizó la
o Titular de la Unidad.
acción
Elemento generador de la
9. Causa que genera la solicitud de la acción.
solicitud
En caso de marcar que el
elemento generador de la
10. Indicar el número de la auditoría.
solicitud fue un informe de
auditoria, indicar:
Marque el tipo de no conformidad.
Mayor: Aquella que pone en riesgo el funcionamiento del
Sistema.
Clasificación de la NO
11. Menor: Aquella que incumple un punto de la norma pero
conformidad
que no pone en riesgo el sistema.
Una No conformidad es el incumplimiento de un requisito
de la Norma.
Marque el tipo de hallazgo.
Observación: Sugerencia del auditor o del personal con
12. Hallazgo relación a la atención de los puntos de la Norma.
Oportunidad de Mejora: actividad recurrente para aumentar
la capacidad para cumplir los requisitos.
Sección de la norma ISO
13. 9001:2000, No cumplido o Referir el apartado de la norma.
potencialmente a fallar.
Análisis de causas del problema
Marque la(as) causa(s) y descríbala (s)
Clasificación de causas y
14. Puede haber más de una causa para una no conformidad
descripción
potencial

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Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas

Id. Nombre Descripción


Acción correctiva,
15. Indicar el tipo de acción para la causa referida.
preventiva/mejora
16. Fecha compromiso Indicar la fecha compromiso.
Indicar el nombre del responsable de llevar a cabo la
17. Responsable de la acción
acción.
18. Responsable de verificar Indicar el nombre del responsable que verificará la acción.
Verificación, seguimiento y cierre de las acciones correctivas, preventivas y de mejora
Indicar qué dará evidencia de que se eliminó la causa o se
19. Evidencia objetiva
previene la misma.
Efectividad o seguimiento
de las acciones correctivas,
20. Indicar si fue efectiva la acción tomada.
preventivas u oportunidad
de mejora
Nombre, firma del responsable a verificar y la fecha de la
21. Responsable de verificar
verificación.
Prorroga
Se da una prórroga con
22. Indicar la fecha compromiso.
fecha de:
23. Observaciones Anotar las causas de la prórroga.
Firma de compromiso del
24. responsable en caso de Registrar la firma del responsable en caso de prórroga.
prórroga
25. Fecha Anotar la fecha en que se solicita la prorroga
Firma del responsable del
26. Firma del responsable del área donde se da la prórroga.
área
27. Fecha Fecha en que firma el responsable del área.

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Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas

ANEXO 7.2

FCE-RD-RE.08

CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS,


PREVENTIVAS O DE MEJORA

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Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas y correctivas

Fecha de liberación: Área responsable:


01.08.05 Representante de la Dirección

Fecha de revisión: Número de documento: Revisión:


Control de acciones correctivas, 01.09.05 FCE-RD-RE.08 1

preventivas o de mejora Páginas : Tipo de documento: Nivel:


1/1 Registro 4
(CACPM)

ORIGEN SEGUIMIENTO
TIPO(3) CLASIFICACIÓN(4) AREA(5) (6) (7)
No. de
FECHA
SRACPM

CERRADA
(2)

(FECHA)
Preventiva
Correctiva

De mejora

PARCIAL

ABIERTA
Auditoria
(1)

Proceso
Quejas

Otros
Breve descripción.

ELABORÓ: (8) REVISÓ: (9)

Nombre y Firma:_____________________________________ Nombre y Firma: _____________________________________


Anexos del Procedimiento de
acciones preventivas y correctivas

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TÍTULO: Control de Acciones correctivas, preventivas y de mejora (CACPM)

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:


Permitir el registro de las solicitudes de acciones correctivas, preventivas o de
mejoras que se tengan en un periodo determinado para su seguimiento y control.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Representante de la Dirección.

4. FORMA DE LLENADO:
Manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:


Id. Elemento Descripción
1. No. de SRACPM Número de la solicitud.
2. FECHA Fecha en que se levantó la solicitud de acción
correctiva, preventiva o de mejora.
3. TIPO Refiere el tipo de acción a implementar:
Correctiva, preventiva o de mejora.
4. CLASIFICACIÓN Breve descripción de la acción a implementar.
5. AREA Área responsable de llevar a cabo la acción
correctiva, preventiva o de Mejora.
6. ORIGEN Señalar el motivo generador de la acción a
implementar, ya sea una queja, auditoria,
proceso u otra causa.
7. SEGUIMIENTO Fase en la que se encuentra la acción.
8. ELABORÓ Nombre y firma del funcionario de la unidad de
planeación que elaboró el documento.
9. REVISÓ Nombre y firma del Representante de la
Dirección.

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