Código: P-SE-01

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA Versión: 05

Vigencia: 08/11/2022

1. PROCESO: Seguimiento y evaluación.

2. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina de Control Interno

3. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Evaluar y verificar el cumplimiento de los criterios asociados a los procesos, programas y/o proyectos del
Ministerio de Justicia y del Derecho, con el fin de adoptar por los responsables, acciones de mejoramiento que permitan alcanzar la efectividad en
la consecución de las metas y objetivos de la entidad y del Sistema Integrado de Gestión
4. ALCANCE: Inicia con la planeación específica de la auditoría y finaliza con la declaración de efectividad de las acciones derivadas de las
auditorias que superan la causa que dio origen a los hallazgos

5. DEFINICIONES
• Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.

• Auditoría interna: Es una actividad independiente y objetiva de evaluación y verificación, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones
de una entidad. Ayuda a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para mejorar la efectividad de los procesos de
gestión de riesgos, control y gobierno.

• Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

• Auditado: Procesos, programas y/o proyectos que se evaluará.

• Acciones de mejoramiento: Son el conjunto de acciones correctivas y preventivas, oportunidades de mejora y correcciones, cuyo fin es mejorar
continuamente la efectividad del sistema integrado de gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho.

• Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: es un órgano de asesoría y decisión en los asuntos de control interno del Ministerio
de Justicia y del Derecho. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del
Sistema de Control Interno.

• Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al analizar la información y evidencias obtenidas.

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• Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• Criterio de auditoría: Conjunto de normas, políticas, procedimientos, manuales y/o guías, como referencia para evaluar y verificar el proceso
auditado.

• Evidencia de la Auditoría: registros y soportes documentados que son pertinentes para verificar el cumplimiento de los criterios de auditoría.
• Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.

• Estatuto de Auditoria: Es el documento formal que establece el propósito, la autoridad y la responsabilidad del proceso de seguimiento y
evaluación del Ministerio de Justicia y del Derecho, para entregar servicios de aseguramiento y de asesoría con independencia y objetividad,
destinados a agregar valor y mejorar los procesos y operaciones del Sector Justicia y del Derecho.

• Informe de auditoría: Documento que lleva a cabo el cumplimiento del objetivo trazado que desarrolla la labor de evaluación y verificación, y
concluye con el resultado de la auditoria.

• Plan de auditoría: Es el documento que contiene los detalles de la auditoría a realizar, identificando objetivos, alcance, metodología, actividades y
cronograma, entre otros.

• Papeles de trabajo: Son el conjunto de documentos que constituyen la información soporte de las verificaciones y validaciones realizadas y
aquellos en los cuales el auditor registra los datos y los resultados de pruebas realizadas durante el proceso de auditoría.

• Plan de Mejoramiento Institucional y por proceso: Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos
institucionales de la entidad . Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos y de los objetivos estratégicos debe operar la
entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos
en la Constitución, la ley, y teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los
diferentes grupos de interés.

6. POLITICAS DE OPERACIÓN

1. El ministro, Viceministros, Directores, Secretario General, Jefes de Oficina, Asesores, Coordinadores de Grupo, con sus respectivos equipos,
son responsables de facilitar al equipo auditor el acceso al personal de las dependencias a su cargo, la información (confiable y oportuna) y los
recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría, salvo las excepciones establecidas en la ley. Dichos servidores públicos, son igualmente
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responsables por planificar e implementar las acciones de mejoramiento a partir de las situaciones evidenciadas en el informe de auditoría (ver
Proceso de Mejora Integral de la Gestión Institucional)

2. Cuando por alguna razón los auditores internos designados estén incursos en un conflicto de interés o se declaren impedidos para realizar la
auditoría, o surjan en el curso de éstas, se debe proceder de conformidad con lo señalado en el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de
Ética del Auditor Interno.

3. Para el caso de los seguimientos o auditorias por mandato legal, no requiere efectuar el proceso de apertura de la auditoria. Solo se requerirá
para las auditorias de evaluación independiente.

4. El tiempo estimado para la ejecución de las auditorias es de un (1) mes hasta la entrega del informe preliminar, sin tener en cuenta la
planificación de la auditoría específica y sin perjuicio de lo cual se podrá ampliar el plazo en caso de presentarse alguna novedad que altere el
curso normal de la auditoría.

5. Una vez entregado el informe de auditoría preliminar por parte de la Oficina de control interno de la entidad, el líder o responsable del proceso
auditado contará con 3 días hábiles para presentar comentarios sobre las conclusiones del informe y/o convocar a reunión de socialización (si
lo requiere); de lo contrario, quedará en firme dicho informe.

6. En el caso que un auditado se encuentre en desacuerdo con alguna No Conformidad identificada en el informe final de auditoría y su decisión
sea no formular acciones, deberá sustentar sus argumentos por escrito indicando además que asume dicha responsabilidad, los cuales serán
analizados por la Oficina de Control Interno, quien emitirá su respuesta ratificando o no el hallazgo. Cuando el hallazgo sea ratificado y el
auditado persiste su posición, este será presentado al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para orientar el caso en
concreto sobre las conclusiones del informe final de auditoría.

7. Se trasladará al Grupo de Control Disciplinario Interno en los casos que el líder o responsable del proceso reiteradamente no asegure la
formulación, avance y cumplimiento de las acciones pertinentes para eliminar las no Conformidades detectadas, así como en el análisis y
conclusiones del informe final de auditoria se advierta hechos o actuaciones susceptibles de investigaciones disciplinarias, también se le dará
traslado al Grupo en mención.

8. Se podrá orientar la adecuada implementación del SIG de las entidades adscritas y/o vinculadas con el fin de alcanzar la eficiencia y eficacia
en la consecución de los objetivos y metas asociadas a la planeación estratégica, toma de decisiones asertivas y mejora continua para el
cumplimiento de las disposiciones normativas y estándares nacionales e internacionales.

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9. La auditoría interna no comprende el ejercicio de auditoría al sistema de gestión de calidad, cuya responsabilidad de esta última se encuentra
a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, de conformidad con el concepto 237411 de 2018 de la Dirección de Gestión de Desempeño
Institucional del DAFP. Aplicando lo establecido en la NTC ISO 19011 e ISO 9001:2015 en el numeral 9.2

7. DESARROLLO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS

Formular en cada vigencia el plan anual de auditoría. Se podrá contar con
planes plurianuales con el cual se identificarán los ciclos de auditoría. P-SE-01-04
El Plan Anual contará con los temas críticos según la gestión de riesgo, Documento
metodológico plan
1. Elaborar el plan anual de Jefe Oficina de solicitudes de la alta dirección, las necesidades para evaluar la gestión
anual auditoria
auditoria Control Interno institucional y la consecución de los recursos necesarios para su ejecución y
se presenta ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno F-SE-01-05 Plan
para su revisión y aprobación anual de auditoría

P-SE-01-04
Documento
Comité Institucional metodológico plan
2. Revisar y aprobar el plan Se revisa y aprueba el plan anual de auditoría por parte del Comité
de Coordinación de X anual auditoria
anual de auditoria Institucional de Coordinación de Control Interno.
Control Interno
F-SE-01-05 Plan
anual de auditoría
P-SE-01-04
Documento
metodológico plan
Jefe Oficina de anual auditoria
3. Socializar el plan de Control Interno Una vez aprobado se publica en la intranet y página web, y se comunica a los
X F-SE-01-05 Plan
auditoria directivos y lideres o responsables de los procesos de la entidad.
anual de auditoría

Socialización del plan

anual de auditoría
Información
Preparar la auditoria, de acuerdo con la programación definida en el Plan documentada
Líder de auditoría/ Anual de Auditoria, el cual comprende la revisión de la información sobre el
4. Preparar auditoría
equipo de auditoría documentada, y la que haga parte del Sistema Integrado de Gestión, con el conocimiento
OCI objeto de comprender los procesos y operaciones objeto de auditoría y del proceso o
dependencia a
preparar las actividades de auditoría, los documentos o papeles de trabajo auditar
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS

requeridos, como guías, instructivos, cuestionarios, listas de verificación,
formatos, entrevistas, hojas de trabajo, etc.

El plan de auditoría se presenta al Jefe de la Oficina de Control Interno, con el

fin de ser aprobado; en dicho plan se establecen los siguientes aspectos:
Jefe Oficina de * Los objetivos de la auditoría general y específicos.
Control Interno * El alcance de la auditoría; es decir, la indicación de los procesos,
5. Entregar el plan específico Plan específico de
Líder de auditoría/ procedimientos, actividades, áreas y período de tiempo cubierto por la X Auditoría interna
de auditoría
equipo de auditoría auditoría. F-SE-01-01
OCI * Cronograma de actividades.
* Recursos y tiempo.
* Capacidad para solicitar información.
El contacto inicial con el líder o responsable del proceso a auditar se hace por
medio de escrito, por ende, el auditor encargado de llevar a cabo el ejercicio * Comunicación
de auditoría proyecta la comunicación mediante la cual se le informa acerca sobre inicio de la
de la auditoría a realizar y su naturaleza, objetivo, alcance, cronograma de auditoría.
Líder de auditoría/ actividades y la conformación del equipo auditor. Para ello, se adjunta el plan
6. Comunicar la realización de * Formato Carta de
equipo de auditoría específico de auditoría. Representación
la Auditoria al auditado.
OCI F-SE-01-03.
En esta misma comunicación se solicita al auditado que suscriba la Carta de
Representación, en la que se establece la veracidad, calidad y oportunidad de
la entrega de la información presentada a la Oficina de Control interno. (Según
modelo que se le debe remitir).

Esta reunión debe estar presidida por el líder del equipo auditor, con el líder o Acta de reunión y/o
Líder de auditoría/ grabación de la
7. Realizar reunión de responsable del proceso auditar, quien puede asistir con su equipo de trabajo,
equipo de auditoría reunión
apertura con el objeto de confirmar el plan de auditoría, presentar el equipo auditor y
OCI
sus roles.

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Llevar a cabo la auditoría, teniendo presente los siguientes pasos, de acuerdo

con los lineamientos contemplados en la norma para su aplicación:
Líder de auditoría/ * Determinar muestreos.
8. Desarrollar la auditoría
equipo de auditoría *Diseño de papeles de trabajo. Papeles de trabajo
OCI * Realizar pruebas de auditoría.
* Entrevistas al auditado.
*Análisis y evaluación de datos.
El auditor realiza un informe preliminar de auditoría, mediante el cual consigna
los resultados del ejercicio de evaluación y verificación, elaborado de acuerdo
con los lineamientos definidos en el estatuto de auditoría para su elaboración y
Líder de auditoría/ deberá ser presentado al jefe de la OCI para revisión y aprobación. De contar
Formato informe de
equipo de auditoría con comentarios y/o observaciones, son indicados al auditor líder para que Auditoría interna
9. Elaborar y entregar informe
OCI realice los ajustes solicitados; de lo contrario aprobará el informe preliminar F-SE-01-02
preliminar de auditoría.
para ser comunicado al auditado.
Jefe Oficina de Informe preliminar
Una vez aprobado, se envía el informe preliminar al líder o responsable del
con comentarios.
Control Interno proceso auditado, quien dispone de 3 días hábiles para presentar comentarios
acerca de las conclusiones de dicho informe. Una vez superado ese mismo
término sin que se hubiesen presentado comentarios, el informe final será
comunicado al representante legal de la entidad.
En caso de contar con comentarios sobre las conclusiones del informe Comunicación de
preliminar, el auditado puede presentarlos por escrito y/o convocar una comentarios sobre
10. Revisar ajustes solicitados Jefe Oficina de las conclusiones del
reunión de socialización; luego de lo cual, el jefe de la Oficina de Control
al informe de auditoría. Control Interno y X informe preliminar.
Interno y el quipo auditor estudian los comentarios presentados y determinan Convocatoria a
Líder de auditoría
si es necesario realizar ajustes al informe preliminar. De ser procedente las reunión de
modificaciones, se llevan a cabo y se emite el informe final. socialización.

Remitir el informe final al Representante legal de la entidad y al líder o

responsable del proceso auditado, indicándole que ésta último cuenta con un
11. Elaborar y entregar informe Jefe Oficina de plazo de 15 días hábiles -siguientes a la recepción del informe- para presentar Comunicación y
Formato informe de
final. Control Interno y la formulación del plan de mejoramiento que pretende superar la causa que Auditoría interna
Líder de auditoría dio origen a los hallazgos y/o no conformidades. Así mismo, se enviará copia a F-SE-01-02
la Oficina Asesora de Planeación para efecto del registro del hallazgo y la
definición del plan de mejoramiento en el proceso correspondiente.
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En caso de que el auditado se encuentre en desacuerdo con algún hallazgo se
deberá remitir según lo dispuesto en el punto de control No 6 de este
procedimiento.

12. Formular acciones u
oportunidades de mejora
13. Verificar el cumplimiento a
la formulación del Plan de
Mejoramiento.
Formular las acciones respectivas analizando las causas raíz que dieron
origen al hallazgo y/o no conformidades. Una vez se definidas deberán Plan de mejoramiento
Líder o responsable
registrarse ante la Oficina Asesora de Planeación para su respectivo por proceso e
del proceso institucional
monitoreo de acuerdo con el procedimiento de mejora integral de la gestión
institucional.
La Oficina de Control Interno realiza seguimiento y verificación desde la
Información
Líder de auditoría/ tercera línea de defensa al avance y cumplimiento de las acciones de
documentada
equipo de auditoría mejoramiento definidos por el líder o responsable del proceso asociadas a los X sobre el
OCI hallazgos detectados en las auditorías de la OCI, evaluando la efectividad de seguimiento
los planes de mejoramiento implementados

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 N/A
Se ajustó el término Auditoría Independiente por Auditoría Interna de acuerdo a la actualización del MECI -2014. 2
Se modificaron algunas definiciones del numeral 4. "GLOSARIO", de acuerdo a la actualización del MECI -2014. -Se incluyó un párrafo en el
numeral 5 "POLÍTICAS DE OPERACIÓN" relacionado con el tiempo estimado de cada auditoría y la posible variación del mismo, en el caso que se
2 requiera.
Se ajustó el diagrama de flujo. -Se suprime el numeral 7. "FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS", teniendo en cuenta lo establecido en el
procedimiento "CONTROL DE DOCUMENTOS" P-MC01 y el formato "PROCEDIMIENTO" P-MC-01-03.

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Se actualizó el objetivo y alcance del procedimiento.

Se ajustaron las políticas de operación, conforme al nuevo Plan Anual de Auditoría y el nuevo Estatuto del auditor y Código de Ética del Auditor.
3
Se actualizo todo el flujograma de actividades, conforme al alcance descrito.
Se ajustó código del proceso.

Se actualizó el objetivo y alcance del procedimiento.

Se ajustaron las políticas de operación, conforme al nuevo Plan Anual de Auditoría y el nuevo Estatuto del auditor y Código de Ética del Auditor.
4
Se actualizo todo el flujograma de actividades, conforme al alcance descrito.
Se ajustó código del proceso.

5 Se actualizó el nombre de los formatos F-SE-01-04 y F-SE-01-05, ajustando la actividad 1, 2 y 3 del procedimiento

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Elaboró y/o Actualizó: Revisó: Aprobó:

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Luisa Fernanda Santiago
Nombre: Diego Orlando Bustos Forero Nombre: Diego Orlando Bustos Forero
Delvasto
Cargo: Contratista Cargo: Jefe Oficina de Control Interno Cargo: Jefe Oficina de Control Interno

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