A-19 PC05-Proced ACPMejora

ALCA INGENIERÍA S.A.
S
PC05 – Procedimiento para el Manejo de
Oportunidades de Mejora
ALCA INGENIERÍA S.A.S
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE

OPORTUNIDADES DE MEJORA
PC05
______________________
15 diciembre de 2021
Bogotá D.C.
Edna M. Avila Ramiro Andrade

Coordinador Calidad Gerente General
Modificó Revisa y Aprueba
Versión 2 Página 1 de 9 15-Dic-2021

La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en el Servidor de la Sede Administrativa en la carpeta B - ORG INFO
PROYECTOS en la Subcarpeta de cada proceso o que haya sido enviada por el Coordinador de Calidad de la organización. Cualquier copia
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA
1. OBJETO
Describir la metodología a seguir ante la identificación de oportunidades de mejora, con el

propósito de cumplir con los requisitos y expectativas del cliente y en general de las partes
interesadas (dentro de las cuales se encuentran los diferentes actores al interior de la
organización).
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos y áreas de ALCA INGENIERIA SAS.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
 No conformidad: Incumplimiento a un requisito determinado en un procedimiento,

reglamento o norma que puede o no afectar la calidad del producto y/o servicio ofrecido.
 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable y evitar que vuelva a ocurrir.
 Acción Preventiva SG-SST Acción tomada para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable (DUR 1072).
 Mejora: Actividad para mejorar el desempeño de la organización, sus procesos,

productos o servicios.
 Causa raíz: Es el hecho que ocasionó la no conformidad, y que es determinado a través

de un análisis objetivo.
 Corrección: Acción para eliminar la no conformidad detectada de forma inmediata y

puntual, puede entenderse como un correctivo provisional que se aplica frente a
situaciones coyunturales y en donde no se busca determinar las causas que la
ocasionaron. La corrección puede realizarse junto con una acción correctiva y/o puede
ser un reproceso o una reclasificación.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia

de un objetivo, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva que se ha

cumplido los requisitos especificados.
 Plan de Acción: Son las acciones definidas dentro de un marco o análisis para lograr
un objetivo, puede ser frente a una acción correctiva, de mejora o un proyecto.

 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los

resultados propuestos.
 SG-SST: Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Parte Interesada: Son todos los grupos de interés que de alguna forma se puedan ver
afectados por la actividad de la empresa dentro de los cuales se encuentran el cliente y
su representante, entidades gubernamentales, comunidad, trabajadores, socios,
accionistas, inversionistas, etc.
4. RESPONSABILIDADES
 Jefes de Proceso, Gerentes, Director/Residente/Administrador de obra, Gestor de

Compras, etc. son responsables identificar no conformidades, iniciar acciones
correctivas, y de mejora cuando lo consideren oportuno (originadas por reclamaciones,
sugerencias, incumplimientos, análisis de datos, etc.)
 El Responsable de Gestión de Calidad / SG-SST (Coordinadores/Residente, etc.):

Coordina el análisis e investigación de la causa raíz de la no conformidad junto con los
involucrados, y controla los reportes de acciones correctivas y de mejora, verificando la
eficacia de las mismas.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 GENERALIDADES
Al presentarse una No Conformidad o incumplimiento la organización debe tomar acciones

para controlarla, corregirla e identificar las consecuencias a las que debe hacer frente.
Al efectuar la investigación se busca identificar la(s) causa(s) raíz que ocasionaron el

incumplimiento, para lo cual debe tener en cuenta:
1. La situación o hecho ocurrido (qué, quién, cuándo, dónde, cómo, porqué).

2. La fuente de la no conformidad
3. Tipo de hallazgo
4. Análisis causal, emplear método que permita identificar la causa real, (5 porqués,
espina de pescado, etc.)
5. Determinar si existen no conformidades similares o que potencialmente puedan
ocurrir en el mismo escenario o en otro proyecto.
6. Determinar la(s) acción(s) correctiva(s) necesarias (plan de acción)
7. Revisar la eficacia de estas acciones
8. Identificar los riesgos y oportunidades relacionados con el incumplimiento y
planificación.
9. Revisar si es necesario cambios en el sistema

Tener en cuenta que la identificación de no conformidades se puede presentar en

auditorías, inspecciones, revisiones de los procesos o producto cuando lo amerita, cuasi
accidentes, quejas, etc, Para el registro de la identificación de las acciones se diligencia el
formato RC04-Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
5.2 CRITERIOS PARA INICIAR y REALIZAR EL TRATAMIENTO DE UNA NO

CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA.
Es importante considerar criterios como los siguientes para determinar si se levanta una No
Conformidad y acciones correctivas o preventiva (en el caso del SG-SST)
 El efecto sobre el incumplimiento de los requisitos establecidos en la organización

o en el sistema de gestión SIG, sus objetivos, procesos, productos o servicios
 La frecuencia con que se presentan los incumplimientos (si son reiterativos).
 La consecuencia de no generar gestión sobre la situación de incumplimiento.
 El efecto sobre la eficacia de los procesos.
 Los riesgos que enfrenta la compañía al no gestionar acciones correctivas.
 Resultado de auditorías.
 Del análisis de tendencia de una salida No Conforme.
 De la No Conformidad de los productos internos de los procesos.
 Quejas, reclamos o insatisfacción del cliente o su representante.
 Resultados de auditoría tanto internas como externas.
 Incumplimiento de objetivos.
 Incumplimiento de los indicadores de los procesos.
 Incumplimiento de un aspecto legal o normativo.
 Incumplimiento de un requisito del sistema de gestión o propio de la organización.
 Como resultado de una no conformidad a causa de un accidente laboral o ambiental.
 Resultado de la revisión por la dirección.
5.3 IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS (SG-SST)

Una acción preventiva se puede presentar:
 Como resultado de la investigación de un cuasi accidente laboral o ambiental.
5.4 REVISIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Se debe realizar el análisis pertinente y de requerirse, el jefe de proceso conjuntamente con

el responsable de gestión de calidad, buscaran información pertinente con el propósito de
delimitar y cuantificar el problema, diligenciando de manera simultánea el formato RC04-
Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
5.4.1 Identificación de las Causas: Una vez se ha definido la situación o el problema, la

identificación de las causas que pueden estar ocasionando la No Conformidad, es la razón
de ser de las acciones que se toman, por lo cual realizar un correcto análisis es

fundamental; este se puede hacer utilizando distintas técnicas como los cinco (5) porqués
o técnicas tales como tormenta de ideas y diagrama de causa-efecto, cabeza de pescado,
etc.
5.4.2 Propuesta de Acciones Correctivas: Identificadas las causas fundamentales se

proponen las acciones correctivas para eliminar la recurrencia de la no conformidad,
definiendo el objetivo de mejoramiento, las acciones propuestas se dejan plasmadas en el
formato RC04-Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Definiendo la
evidencia y eficacia de la misma, junto con los responsables y fechas propuestas de
implementación.
5.4.3 Implementación y Seguimiento de las acciones propuestas: Se hace seguimiento

a la implementan o ejecución de las acciones correctivas propuestas con el fin de verificar
su eficacia, dejando registro en el formato RC04-Reporte de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora.
5.4.3 Cierre de las acciones Correctivas: Al cumplir con las acciones propuestas se
efectúa el cierre de la No conformidad y se verifica la eficacia de las acciones dejando
registro en el formato RC04-Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. En
caso que se detecte que no se ha disminuido el riesgo tratado, se cierra la actual, y se
evalúa la necesidad de apertura de una nueva no conformidad, tomando como experiencia
el resultado fallido de la actual.
5.4.4 Aseguramiento del aprendizaje: Una vez normalizada la solución se debe asegurar
el entrenamiento o conocimiento del hecho para evitar su ocurrencia, ya sea actualizando
procedimientos, formatos o advirtiendo la necesidad de capacitación sobre el tema.
5.4.5 Acciones Correctivas y Preventivas (SG-SST): La organización deberá garantizar

la implementación de acciones correctivas y preventivas como resultado de supervisiones
o mediciones de eficacia del SG-SST, de auditorías y revisión por la dirección. Su registro
se realizará en el RC04-Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
5.4.6 Acciones Mejora: Aquellas oportunidades que hacen parte de las acciones
enfocadas a la mejora del desempeño de los procesos, productos o servicios de la
organización a las cuales se define un plan de acción específico se registraran en el RC04-
Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
6. ELABORACION DEL REPORTE
El responsable de realizar el seguimiento global del proceso de acciones correctivas,

preventivas y de mejora debe presentar a la Gerencia/Dirección de obra, un informe
periódico (que dependerá) de la duración del proyecto y uno como mínimo semestral a la
sede administrativa de la organización (a menos que sea solicitado con mayor frecuencia
por la Gerencia o el responsable de la Gestión de calidad).

Por otra parte, se lleva el registro resumen de las acciones en el formato RC20- Plan Acción,
con el fin de contar con la información compilada para seguimiento y estado del proceso de
mejora.
7. MEJORA CONTINUA
Como parte de la mejora continua, la compañía analiza y evalúa las salidas de la revisión
por la dirección con el objeto de determinar oportunidades de mejora continua. (PC08-
Proced Revisión por la Dirección en donde se focaliza este punto)
8. FLUJOGRAMA


9. CONTROL DE REGISTROS
CODIGO Y MANERA NIVEL

ALMACENAMIEN DISPOSICIÓN
NOMBRE ALMACENA RETENCIÓN CONFIDENCIALIDA RESPONSABLE
TO FINAL
REGISTRO R D
RC04-Reporte
Durante la
de Acciones Responsable Responsable
Obra / Archivo Inactivo
Correctivas, Gestión de Calidad Cronológico Ninguna Gestión de Calidad
En Sede 3 3 año
Preventivas y Proyecto /Oficina Proyecto /Oficina
años
de Mejora
Durante la
Responsable Responsable
Obra / Archivo Inactivo
Matriz ACPM Gestión de Calidad Cronológico Ninguna Gestión de Calidad
En Sede 3 3 año
Proyecto /Oficina Proyecto /Oficina
años
Durante la
Responsable Responsable
RC20- Plan Obra / Archivo Inactivo
Gestión de Calidad Cronológico Ninguna Gestión de Calidad
Acción En Sede 3 3 año
Proyecto /Oficina Proyecto /Oficina
años
REGISTRO HISTÓRICO DE MODIFICACIONES AL DOCUMENTO
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Versión 0 - Elaboración del documento

Se reestructura el procedimiento, unificando acciones correctivas,
Versión 1 30-Sep-2013
preventivas y de mejora.
Versión 2 17-Jun-2019 Ajuste ISO 9001-2015.
Versión 2 30-Sep-19 Actualización nombre Gerencia General
Versión 2 29-Dic-20 Inclusión termino parte interesada. Actualización nombre Gerente General
Versión 2 15-dic-21 Actualización nombre Gte Gral

ANEXO 1. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES ESPECÍFICAS.
No. Descripción de la Actividad Responsables Registros

Identificación de la
necesidad de implementar o Quien haya RC04-Reporte ACPM.
1 tomar acciones detectado la No (ACPM: Acciones Correctivas,
correctivas o preventivas Conformidad. Preventivas y de Mejora).
Es decir, definir la situación
Acción inmediata tomada al Responsable del
2 RC04-Reporte ACPM.
momento de detectar la situación proceso.
Fuente de la No Conformidad Responsable del
3 (Problema), riesgos, Proceso y/o quien la RC04-Reporte ACPM.
oportunidades, consecuencias, identifico.
Responsable del
Análisis Causal (Identificación de
Proceso y su equipo
4 causas y el diagrama de causa RC04-Reporte ACPM.
de trabajo cuando
Raíz)
sea necesario.
Responsable del
Plan de Acción (Propuestas de Proceso y su equipo
acciones correctiva/preventivas) de trabajo cuando
sea necesario.
Responsables del
De acuerdo a las acciones
6 Implementación de acciones Proceso y sus
propuestas.
equipos de trabajo.
Seguimiento de las acciones y Responsable del
7 Resultado de las acciones proceso, de Gestión RC04-Reporte ACPM.
tomadas de Calidad o Auditor
Cierre de la Acción Responsable de la
Correctiva/Preventiva/Mejora Gestión de Calidad
Responsable del Procedimientos
proceso y actualizados, formatos,
9 Aseguramiento del aprendizaje
Responsable de programa de
Gestión de Calidad capacitaciones, etc.


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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE

Edna M. Avila Ramiro Andrade

Versión 2 Página 1 de 9 15-Dic-2021

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA

Describir la metodología a seguir ante la identificación de oportunidades de mejora, con el

 No conformidad: Incumplimiento a un requisito determinado en un procedimiento,

 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

 Mejora: Actividad para mejorar el desempeño de la organización, sus procesos,

 Causa raíz: Es el hecho que ocasionó la no conformidad, y que es determinado a través

 Corrección: Acción para eliminar la no conformidad detectada de forma inmediata y

 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia

 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva que se ha

Versión 2 Página 2 de 9 15-Dic-2021

 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los

 SG-SST: Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

 Jefes de Proceso, Gerentes, Director/Residente/Administrador de obra, Gestor de

 El Responsable de Gestión de Calidad / SG-SST (Coordinadores/Residente, etc.):

Al presentarse una No Conformidad o incumplimiento la organización debe tomar acciones

Al efectuar la investigación se busca identificar la(s) causa(s) raíz que ocasionaron el

1. La situación o hecho ocurrido (qué, quién, cuándo, dónde, cómo, porqué).

Versión 2 Página 3 de 9 15-Dic-2021

Tener en cuenta que la identificación de no conformidades se puede presentar en

5.2 CRITERIOS PARA INICIAR y REALIZAR EL TRATAMIENTO DE UNA NO

 El efecto sobre el incumplimiento de los requisitos establecidos en la organización

5.3 IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS (SG-SST)

 Como resultado de la investigación de un cuasi accidente laboral o ambiental.

5.4 REVISIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

Se debe realizar el análisis pertinente y de requerirse, el jefe de proceso conjuntamente con

5.4.1 Identificación de las Causas: Una vez se ha definido la situación o el problema, la

Versión 2 Página 4 de 9 15-Dic-2021

5.4.2 Propuesta de Acciones Correctivas: Identificadas las causas fundamentales se

5.4.3 Implementación y Seguimiento de las acciones propuestas: Se hace seguimiento

5.4.5 Acciones Correctivas y Preventivas (SG-SST): La organización deberá garantizar

6. ELABORACION DEL REPORTE

El responsable de realizar el seguimiento global del proceso de acciones correctivas,

Versión 2 Página 5 de 9 15-Dic-2021

Versión 2 Página 6 de 9 15-Dic-2021

Versión 2 Página 7 de 9 15-Dic-2021

CODIGO Y MANERA NIVEL

REGISTRO HISTÓRICO DE MODIFICACIONES AL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

Versión 0 - Elaboración del documento

Versión 2 Página 8 de 9 15-Dic-2021

ANEXO 1. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES ESPECÍFICAS.

No. Descripción de la Actividad Responsables Registros

Versión 2 Página 9 de 9 15-Dic-2021

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