Procedimiento de Adquisiciones TT y Compras

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
(SG-SST)
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONESY COMPRAS
A2ARQUITECTURA S.A.S.
BOGOTÁ .D.C.
MARZO DE 2017
ACTUALIZACION 2019
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD Código: SG-SST-PC-12
EN EL TRABAJO SG-SST VigenteDesde: 01/MAR/2017
PróximaRevisión: 01/MAR/2018
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION Y COMPRAS
Versión:1
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. CONDICIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES
4. RESPONSABLES
5. DEFINICIONES
6. DESARROLLO Y/O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Y COMPRAS
Versión:1
1. OBJETIVO:
Definir los lineamientos necesarios para gestionar las adquisiciones o compras

para la organización realizando la posterior verificación, con el fin deAsegurar que
los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que tengan incidencia en
la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no constituyan una fuente de peligro
para los trabajadores.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todas las actividades de solicitud, gestión y

verificación de las compras de productos y servicios requeridos por
A2ARQUITECTURA S.A.S para el desarrollo de sus actividades.
3. CONDICIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES:
3.1. Se deben seguir las indicaciones del Procedimiento para evaluación y

selección de proveedores y contratistas, antes de comenzar a trabajar con un
proveedor nuevo o existente.
3.2.Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y

Salud en el Trabajo requeridos para la compra de productos, bienes y servicios.
3.3.Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y

salud en el trabajo.
3.4.Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y

Salud en el Trabajo establecidos en la organización.
3.5. Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos
garantizando que durante su desempeño se cumpla con los requisitos en SST.
Versión:1
3.6.Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y

Salud en el trabajopara las nuevas adquisiciones.
4. RESPONSABLES:
Gerente general: Garantizar el cumplimiento del siguiente procedimiento,

verificando y gestionando las compras que se requieran en la organización y
autorizar las mismas.
Líderes de proceso: Realizar las solicitudes de compra conforme a las

necesidades reales de la organización.
Responsable de la seguridad y salud en el trabajo: Verificar que las

adquisiciones o compras no representen un riesgo para los trabajadores o
contratistas
5. DEFINICIONES:
5.1. Bienes: Productos y mercancíaselaboradas para satisfacer necesidades

latentes de personas y organizaciones.
5.2. Servicios: Actividades desarrolladas para satisfacer necesidades de

personas y organizaciones. Se consideran bienes intangibles.
5.3. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).
5.4. Cliente: Organización o persona que requiere un servicio.
5.5. Compra: Actividad mediante la cual la organización adquiere bienes o

servicios de sus proveedores.
5.6. Verificación producto comprado: confirmación mediante la aportación de

evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados para un
producto comprado.
5.7. Concesión: autorización para utilizar o liberar un producto que no es

conforme con los requisitos especificados.
Versión:1
5.8. Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga

de la compra de productos y servicios.
5.9. Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos:

Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este.
6. DESARROLLO Y/O DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
6.1 Solicitud de compra
Las solicitudes de compra deben ser realizadas por los líderes de proceso, sus
subalternos podrán realizar ante ellos los requerimientos, y los líderes de proceso
deberán analizar su conveniencia y real necesidad. Si consideran que es
necesario solicitar la compra del producto o servicio, deberán informar al area
encargada de compras.
Las solicitudes deben ser revisadas por la gerencia general quien las analizará
para establecer su conveniencia y las posibilidades financieras de hacer la
compra.
Cuando se trate de equipos de mano o herramientas de trabajo, para acompañar

la solicitud, el solicitante debe demostrar la necesidad real, ya sea entregando el
elemento dañado o soportando su requerimiento con pruebas.
6.2 Solicitud de Cotizaciones
El área encargada de las compras deberá solicitar las cotizaciones respectivas

para gestionar la compra; mínimo es necesario contar con dos cotizaciones
cuando se tenga un contrato de suministro con el proveedor se podrá realizar la
compra sin solicitar cotizaciones.
Siempre que se requiera un producto o servicio del cual se desconoce o no se

tiene experiencia en compras anteriores, se deberán solicitar al menos tres (3)
cotizaciones; se deben seguir las indicaciones del Procedimiento para evaluación
selección y de proveedores.
6.3 Selección de proveedores

Versión:1
Se debe contar con proveedores calificados de conformidad con el Procedimiento

para evaluación y selección proveedores
De acuerdo a las cotizaciones recibidas y las condiciones dadas en los puntos

anteriores del presente procedimiento, se debe determinar el proveedor más
adecuado para realizar la compra.
El área de Compras debe comparar las propuestas, teniendo en cuenta los

siguientes criterios, señalados igualmente en orden de importancia:
 Precio
 Forma de Pago
 Garantía
 Fecha de Entrega
 Certificaciones
 Experiencia
Se debe dejar evidencia de la evaluación en el formato Evaluación y selección del

proveedor a comprar y será entregado.
6.4 Generación de Órdenes de Compra
El área encargada de las compras realizara la respectiva Orden de compra que

será entregada al proveedor, para hacer entrega del producto o servicio, conforme
a lo planificado con la organización. .
6.5Verificación del producto comprado
El área encargada de la compras del producto o servicio deberá revisar y verificar

su estado a conformidad y solicitar siempre la factura, de ser necesario para la
verificación del producto se pedirá apoyo al encargado de la seguridad y salud en
el trabajo.
En caso de detectar alguna no conformidad en el producto o servicio, se debe

dejar evidencia y no recibir el producto o servicio e informar al gerente general
para que se tomen las medidas necesarias y se llegue a algún tipo de concesión
con el proveedor.
Versión:1
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento para evaluar, selección y evaluación de proveedores
8. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Y COMPRAS
Seguridad y Salud en
Área responsable Compras Alta Dirección
el Trabajo
Solicitud Visto
adquisición bueno
No
compra o
alquiler
Elaboración del Establecer Si
requisitos de Fin
pedido compra en SST
Envío pedido al
proveedor
Versión:1
Control documentación y
requisitos de compra
Visto Si Visto Si
bueno bueno
No
No
Comunicación con
proveedor y propuesta
de corrección
Acepta producto
solicitado
Revisión y
facturación de
productos
Revisión No
productos o
Fin
servicios
Si
Procedimiento de
identificaciónde
peligros y valoración de
riesgos
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 01/03/2018 Creación
ELABORO REVISO APROBÓ

NOMBRE : Leidy Triviño NOMBRE: Andrea Gonzalez NOMBRE:
CARGO: Ingeniera SST CARGO: Dirección General CARGO:
FECHA: 01/Mar/2017 FECHA: 01/Mar/2017 FECHA:
Versión:1

Procedimiento de Adquisiciones TT y Compras

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Procedimiento de Adquisiciones TT y Compras

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONESY COMPRAS

Definir los lineamientos necesarios para gestionar las adquisiciones o compras

Este procedimiento aplica para todas las actividades de solicitud, gestión y

3. CONDICIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES:

3.1. Se deben seguir las indicaciones del Procedimiento para evaluación y

3.2.Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y

3.3.Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y

3.4.Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y

3.6.Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y

Gerente general: Garantizar el cumplimiento del siguiente procedimiento,

Líderes de proceso: Realizar las solicitudes de compra conforme a las

Responsable de la seguridad y salud en el trabajo: Verificar que las

5.1. Bienes: Productos y mercancíaselaboradas para satisfacer necesidades

5.2. Servicios: Actividades desarrolladas para satisfacer necesidades de

5.3. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

5.4. Cliente: Organización o persona que requiere un servicio.

5.5. Compra: Actividad mediante la cual la organización adquiere bienes o

5.6. Verificación producto comprado: confirmación mediante la aportación de

5.7. Concesión: autorización para utilizar o liberar un producto que no es

5.8. Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga

5.9. Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos:

6. DESARROLLO Y/O DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:

6.1 Solicitud de compra

Cuando se trate de equipos de mano o herramientas de trabajo, para acompañar

6.2 Solicitud de Cotizaciones

El área encargada de las compras deberá solicitar las cotizaciones respectivas

Siempre que se requiera un producto o servicio del cual se desconoce o no se

6.3 Selección de proveedores

Se debe contar con proveedores calificados de conformidad con el Procedimiento

De acuerdo a las cotizaciones recibidas y las condiciones dadas en los puntos

El área de Compras debe comparar las propuestas, teniendo en cuenta los

Se debe dejar evidencia de la evaluación en el formato Evaluación y selección del

6.4 Generación de Órdenes de Compra

El área encargada de las compras realizara la respectiva Orden de compra que

6.5Verificación del producto comprado

El área encargada de la compras del producto o servicio deberá revisar y verificar

En caso de detectar alguna no conformidad en el producto o servicio, se debe

Procedimiento para evaluar, selección y evaluación de proveedores

8. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Y COMPRAS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ELABORO REVISO APROBÓ

También podría gustarte