PROCEDIMENTO DE SELECCIÓN,

EVALUACION Y REEVALUACION DE
NIT. 890-700-568-4 PROVEEDORES

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1. OBJETIVO: Definir la metodología para la correcta selección, evaluación y

reevaluación de proveedores al momento de adquirir cualquier clase de
producto para el Hospital San Rafael del Municipio de Dolores Tolima.

2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a las actividades de compras

de todos los productos, tanto a Proveedores Nacionales e Internacionales,
como a proveedores de servicios, para dar cumplimiento a los compromisos
adquiridos con los clientes y que están relacionados directamente con el
objeto social. También aplica para la adquisición de elementos de uso
interno

3. RESPONSABLE: Líder del proceso de compras, HSE, Administrativo,

gerencia.

4. DEFINICIONES:

 SELECCIÓN: Etapa del proceso industrial de compra en que el

comprador revisa las propuestas y selecciona al proveedor o
proveedores.
 EVALUACION: Documento por medio del cual se determina la
eficiencia de cada proveedor
 REEVALUACION: Después de varias adquisiciones o de un tiempo
determinado se le da seguimiento a la eficiencia de cada proveedor
 PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto
 PRODUCTO: Es el resultado de un proceso tal como materia prima.
 PROVEEDOR NACIONAL: empresa, persona natural u organización
del territorio nacional que abastece a nuestra organización de equipos,
productos, servicios, elementos o accesorios

 PROVEEDOR INTERNACIONAL: empresa, persona natural u organización

no ubicada en el territorio nacional que abastece a nuestra organización de
equipos, productos, servicios, elementos o accesorios.

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 PROVEEDOR DE SERVICIOS: empresa, persona natural u organización

que presta a nuestra organización un servicio, como las compras
realizadas a proveedores de agenciamiento aduanero, transporte y
elementos de consumo interno para la compañía y otros servicios para
cumplir con una orden de compra o contrato de un cliente.
 IMPACTO: conjunto de posibles efectos que producen una alteración
favorable o desfavorable en el desarrollo de la prestación del servicio o el
suministro.
 PROVEEDOR CRÍTICO: según nuestra interpretación, es aquel que su
impacto es alto en la realización del producto o servicio, donde la falta,
omisión, retraso o falla del producto o servicio, imposibilita la prestación y
afecta a la compañía en su imagen, cumplimiento, seriedad y compromiso
con los requisitos acordados con el cliente.
 PROVEEDOR NO CRÍTICO: según nuestra interpretación, es aquel que su
impacto es bajo en la realización del producto o servicio, donde la falta,
omisión, retraso o falla del producto no afecta a la compañía en su imagen,
cumplimiento, seriedad y compromiso con los requisitos acordados con el
cliente.
 PROVEEDOR ESPORÁDICO NACIONAL: Es aquel que se le compra en
el mes menos de $2.000.000, sin importar el número de pedidos, para el
recibo de mercancía se debe tener en cuenta que el producto cumpla con
los requisitos exigidos por el cliente.
5. PROCEDIMIENTO
No Actividad Registro Responsable
Selección de Proveedores
1.
Determinar el tipo de proveedor a seleccionar. N/A Administradora

Se realiza cotización como mínimo a 3 proveedores

2. diferentes. Cotización Administradora

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- Cotización Gerente
Se selecciona aquellos que cumplan con los criterios de Soportes sg-sst
3. selección y con las especificaciones requeridas para el Administradora
bien o servicio. Es indispensable que cuente con SG-SST
Cuando así se requiera, se contacta a los posibles Gerente
proveedores a fin de realizar una reunión en la cual se Administradora
4. establezcan las condiciones pertinentes.
Se elige un proveedor de acuerdo al criterio del Gerente
5. Gerente, Administradora y funcionario encargado. Administradora

Acuerdo
Se acuerdan las condiciones de compra, lo cual se comercial, Administradora
6. puede establecer mediante la firma de un acuerdo Contrato,
comercial, contrato o mediante la orden de compra al Orden de
proveedor (cuando así se requiera). compra
Se solicita al proveedor la siguiente documentación
(dependiendo Documentos
7. del tipo de proveedor): del proveedor Proveedor
- NIT o RUT
- Fotocopia de la Cédula
- Cámara de comercio y Representación legal
Base de datos
Se ingresa el proveedor a la lista de proveedores que se actualizada Administradora
8.
encuentra en la base de datos del Hospital
Se realiza la compra del bien o servicio conforme al Factura Administradora
9.
procedimiento de compras proveedor

Evaluación de Proveedores
Anual mente se valora el desempeño de los
Proveedores a través de una evaluación establecida por Formato
10. el Hospital, la cual se registra en el formato “Evaluación evaluación a Administradora
y reevaluación de Proveedores formato que incluye proveedores
todos los aspectos de calidad y seguridad y salud en el
trabajo.
Si la evaluación arroja un resultado mayor o igual al Formato
11. rango establecido de aprobación, se continúa evaluación a
trabajando con el Proveedor seleccionado y se le proveedores Administradora
informa las sugerencias pertinentes.
Si la evaluación arroja un resultado menor al rango
establecido de aprobación, se informa el resultado al
proveedor y se realiza una re-evaluación. Los criterios
empleados para la reevaluación de proveedores son los
mismos que los utilizados en la evaluación. Formato
12. evaluación a Administradora
Es importante tener en consideración que los criterios
proveedores

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de ley deben cumplirse al cien por ciento por parte de

los proveedores que así lo requieran. Dado el caso en
que los proveedores antiguos no lo cumplan, el Gerente
y administradora, solicitan un plan de acción a seguir o
compromisos, el cual debe ser controlado con toda la
rigurosidad del caso.
Si la re-evaluación arroja un resultado menor al rango
establecido
de aprobación se toman las medidas pertinentes a Formato
13. criterio del gerente del Hospital Administradora
evaluación a
 Cambiar de proveedor proveedores
 Establecer condiciones de cumplimiento (acta de
compromiso)
 Entre otras
Formato
Si la re-evaluación arroja un resultado mayor o igual al
14. evaluación a Administradora
rango establecido de aprobación se informa al
proveedores
proveedor y se continúa utilizando sus servicios y/o
productos.

__________________________
Andrés Mauricio García Pinzón
Asesor HSE

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