EVIDENCIA 3 INFORME AA1

INFORME PARA PROCESO DE COMPRAS EN UNA ORGANIZACION

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Debe existir un procedimiento de Compras donde especifica el paso a paso para realizar
compras requeridas por la organización. Este debe contener un objetivo, alcance,
definicones, descripcion del proceso de la compra, descripcion para el proveedor
seleccionado, formatos que de utilizan para la compra y recepcion del producto.

Ejm:

1. OBJETIVO

El objeto de este procedimiento es definir el proceso para llevar a cabo las compras de
insumos, servicios y demás suministros requeridos por la organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las actividades relacionadas con la adquisición de

bienes y servicios que afecten la calidad del servicio prestado por Confecciones S.A

3. DEFINICIONES

 CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de

una actividad o prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo todos los
riesgos para realizarlos con sus propios medios, con libertad y autonomía técnica.

 CONTRATISTA CRÍTICO: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en
la seguridad o salud de sus trabajadores.

 LISTADO DE PROVEEDORES: Lista de proveedores que suministran los diferentes

bienes o servicios de la organizacion.

 PRODUCTO: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes

tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.)

 PROVEEDOR: Persona jurídica o natural que proporciona un producto y/o un servicio.

 o Alto impacto: Quien provee o abastece bienes o servicios que afectan la calidad del
servicio prestado al cliente o el buen desempeño de la organización.

o Mediado impacto: Proveedores que afectan indirectamente la calidad del servicio o el

buen desempeño de la instituicion.

o Bajo impacto: Proveedores que no afectan la calidad del servicio o el buen

desempeño de la institucion, como es el caso de las compras administrativas como
papelería, cartuchos, tintas, cafetería, almuerzos y artículos corporativos, entre otros.

 PROVEEDOR CRÍTICO: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede

afectar la seguridad o salud de los funcionarios de la entidad.

 PROVEEDOR OCASIONAL: Proveedor al que se le hacen compras de forma esporádica.

 PROVEEDOR ÚNICO: Cuando sólo un proveedor puede suministrar los bienes o servicios
a adquirir de acuerdo con las características requeridas.

 SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Determinación de proveedor con el cual se va a

realizar la compra de acuerdo a los requisitos establecidos para su selección.

 SERVICIO: Resultado tangible de una actividad.

 COMPRA ESPECIAL: Compra de equipos o importaciones.

 COMPRAS MENORES: Son aquellas adquisiciones cuyo monto es minimo por lo que este
tipo de compra no requiere un análisis de cotizaciones.

4. RESPONSABLE

El responsable de ejecutar lo establecido en el presente procedimiento es el Auxiliar

Administrativo o persona en cangada de realizar compras en la organizacion.

5. DESARROLLO

5.1 PROCESO DE COMPRAS DE INSUMOS

Cuando se requiera de un material o insumo se debe solicitar al encargado de compras la

necesidad de dicho material o insumo, describiendo en forma precisa los insumos solicitados
con las especificaciones y requisitos necesarios. Para esto, hará uso del formato Solicitud de
Insumos o Materiales el cual debera estar codificado y controlado según corresponda.

Para la requisicion de los materioles o insumos requriodos se establecera un dia preciso al

mes para recibir todas las solicitudes y proceder a la compra.

Una vez recibidas las solicitudes de insumos o materiales se diligenciará un formato de

Requisición (se tabula todas las solicitudes en general de las distintas dependencias de la
organización) y lo presentará a la parte financiera para su revisión y aprobación.

5.2 BÚSQUEDA DE PROVEEDORES

Una vez aprobada la compra, se procederá a revisar en el Listado de Proveedores

Aceptados , para saber quién(es) suministrarán el bien o servicio a adquirir. Si ninguno de los
incluidos en éste documento realiza dicho suministro, se procederá a iniciar la búsqueda de
un nuevo proveedor.

5.3 SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Con un mínimo de dos proveedores seleccionados se procederá a establecer contacto

directo para solicitar cotización telefónica o por correo electrónico, preguntando a los posibles
proveedores si estos cuentan con lo requerido.

5.4 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

De acuerdo con las cotizaciones obtenidas, el responsable de las compras, informará a la

parte financiera; quien determinará a qué proveedor se realizará la compra según criterios de
precios, calidad y oportunidad.

5.5. ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Al proveedor seleccionado se enviarán para su diligenciamiento, los formatos Registro de

proveedores (donde se suminstrara todos los datos requerios del proveedor selecionado para
la compra) y Consentimiento informado para el manejo de datos de proveedores.

Una vez diligenciado y recibido el formato registro de proveedores se debe diligenciar el

formato evaluación del proveedor.

Si el proveedor es persona jurídica o persona natural con establecimiento de comercio se

solicitarán los siguientes documentos: Cámara de Comercio con vigencia y RUT actualizado.
Si el proveedor es persona natural sin establecimiento de comercio se solicitará RUT
actualizado.

Con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, se solicitará al proveedor

en medio digital o físico el diligenciamiento del formato Consentimiento informado para el
tratamiento de datos de proveedores.

Adicionalmente, según su actividad económica, se solicitarán los documentos requeridos en

el Instructivo para selección y evaluación de contratistas y proveedores.

5.6 REALIZACIÓN DE LA COMPRA

Posterior a la selección, se deberá diligenciar el formato Orden de compra, para ser enviada
al proveedor.

En este formato se especifican los bienes o servicios a adquirir por la Institución con sus
correspondientes especificaciones.

El encargado de compras debe hacerle seguimiento a la orden de compra, hasta verificar

que el producto llegue a su destino final bajo las condiciones en las que se solicitó.

5.7 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y DEL PRODUCTO

COMPRADO

El encargado de compras será el responsable de la inspección del producto comprado para

compras, para lo cual debe tener en su poder, copia de la orden de compra.

El Responsable de la inspección, verifica el cumplimiento de las condiciones pactadas en la

orden de compra, la documentación soporte enviada por el proveedor (hojas de seguridad,
fichas técnicas, manuales de operación, certificados, entre otros), así como la factura
recibida y verificando en ésta:

 Nombre de la empresa
 NIT
 Fecha de emisión
 Fecha de pago
 Forma de pago
 Insumos o servicios
 Cantidad
 Precios
  Certificados de calidad, pruebas y/o ensayos

De presentarse inconsistencias en la factura, el encargado de compras informa al proveedor

para que proceda a efectuar la nota de devolución y/o cambio del documento.

Para el caso de Compra de Servicios la verificación se hace al final de la prestación del

mismo, utilizando como punto de referencia la cotización inicial o el contrato de servicios
firmado, realizando al pago cuando se encuentre a conformidad con lo pactado inicialmente.

5.8 DEVOLUCIÓN DE LA COMPRA

En caso de detectarse durante la recepción o inspección de la compra, que ésta no cumple

con los requisitos solicitados, se registra en el espacio de Observaciones en la Orden de
Compra

Para la recepción de bienes se deben tener en cuenta los siguientes criterios: cantidad
solicitada, fecha de vencimiento, estado del empaque, sello, marca solicitada,
especificaciones y estado físico.

5.9 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

De acuerdo a los bienes o servicios suministrados por el proveedor, el cumplimiento de sus

especificaciones y el envío de la documentación requerida (en físico o por correo
electrónico), se realiza la Evaluación del proveedor.

5.9 INGRESO AL LISTADO DE PROVEEDORES ACEPTADOS

Para poder ingresar al Listado de Proveedores Aceptados, éstos deben haber sido evaluados
y aceptados, por el encargado de compras, de acuerdo a los requerimientos establecidos en
el formato de Evaluación de Proveedores.

La calificación tendrá que ser mayor a 79 puntos para que el proveedor ingrese al Listado de
Proveedores Aceptados.

Si el proveedor seleccionado por la el encargado de compra no cumple con la calificación

mínima, deberá preseleccionar otro proveedor. A menos que no exista otro proveedor en la
zona, se autorizará la compra bajo seguimiento.

Si el proveedor es de bajo impacto no será evaluado e ingresará de forma directa Al Listado

de Proveedores Aceptados
5.10 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Anualmente, durante el primer trimestre del año, se reevaluará la labor de cada uno de los
proveedores que prestaron algún tipo de Insumo y/o servicio durante el periodo, se
diligenciará y archivará con los documentos del proveedor.

La reevaluación debe hacerla el encargado de compras, en compañía del Gerente de

Sistemas de Gestión o bien, la persona que tenga completo conocimiento de la labor que el
Proveedor haya desarrollo en su relación comercial con la organización.

Esta reevaluación se realiza con el fin de verificar si el proveedor sigue siendo aceptable
para continuar dentro del Listado de Proveedores Aceptados Para llevar a cabo esta
reevaluación se cuenta con el formato Reevaluación de Proveedores, en él debe describir de
manera clara en los casos que un proveedor en algún punto sea calificado bajo.

Cuando un proveedor entregue un producto que no cumpla con las especificaciones

establecidas en la orden de compra, influirá en la calificación de su reevaluación y se
especificará el motivo. Lo anterior, hará que se convierta en un Proveedor no aceptable para
el listado de proveedores, siempre y cuando no responda por tal Insumo. Si el proveedor
responde por tal insumo, por ejemplo, entregando uno conforme, se mantiene como
aceptable.

5.11ACCIONES DE MEJORA

Teniendo en cuenta la reevaluación de proveedores, las observaciones a las compras, y las

acciones preventivas y correctivas generadas, se gestionarán acciones correctivas,
preventiva o de mejora.

DOCUMEN
DOCUMENTO
FORMATO TO OBSERVACIONES
EXTERNO
INTERNO

Solicitud de
insumos o X
materiales

Requisición X

X En el formato del proveedor

Cotización
Registro de X
proveedores Datos de origen externo

x
Consentimiento
informado para
Datos de origen externo
el tratamiento
de datos de
proveedores

Orden de x
compra
x Solo se realiza con la primera
Evaluación de compra a cada proveedor.
proveedores Según los datos de origen
externos brindados por el
proveedor
Listado de
proveedores x
aceptados
Reevaluación
de proveedores
x