Trabajo: ERP SAP

Carrera: Ingeniería Industrial

Asignatura: SEM 2 2022 |EXPERIENCIA PROFESIONAL 2|
eIINF.1032-09
Profesor: Werther Kern Falcon
Fecha de envío: 16 de Dic 2022
Nombre(s) de estudiante(s): Alejandro Gutiérrez
Carlos Ochoa
Héctor Silva
Gabriel Valenzuela

ÍNDICE

1
Introducción………………………………………………………………………………………………………3

Características y Potencial del ERP SAP………………………………………………………………4

Resultados en la Gestión de la Empresa…………………………………………………………….7

Información que Entrega y Aplicación en los Principales Procesos……………………..8

Fortalezas y Debilidades del Sistema ERP SAP………………………………………………….12

Complejidades del Proceso de Implementación……………………………………………….13

Satisfacción de los Usuarios……………………………………………………………………………..15

Conclusiónes……………………………………………………………………………………………………..16

Bibliografía………………………………………………………………………………………….…………….17

2
 Introducción

El ERP o software de gestión empresarial, nace en 1960, desde allí hasta nuestros días, han
experimentado grandes cambios evolutivos en su diseño, operatividad y alcances; llegando
a ser herramienta indispensable, en el manejo y escalamiento de grandes y medianas
empresas, como así también, han resultado de mucha utilidad para las Pymes, que en los
últimos años, se han atrevido cada vez más a incorporar esta herramienta, en sus
operaciones (1).
En el presente trabajo, expondremos el análisis de uno de los ERP más utilizados por las
empresas, tanto a nivel nacional como internacional, se trata del ERP SAP.
El desarrollo del tema será expuesto y subdividido en los siguientes apartados:

 Características y Potencial del ERP SAP

 Resultados en la Gestión de la Empresa

 Información que Entrega y Aplicación en los Principales Procesos

 Fortalezas y Debilidades del Sistema ERP SAP

 Complejidades del Proceso de Implementación

 Satisfacción de los Usuarios

 Conclusiones

Características y Potencial ERP SAP

3
Las siglas “ERP” significan “Enterprise Resource Planning”, sutraducción es “Planificación de
Recursos Empresariales”, consiste en un conjunto de aplicaciones de software integradas
para ejecutar y automatizar procesos y de esta forma, administrar la información de una
empresa, de modo de agilizar los procesos manuales. (3)
Por su parte, SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos) es una empresa alemana, que trabaja
en el sector de software de planificación de recursos empresariales o ERP, su nombre fue
tomado de la división en la que trabajaban en IBM sus fundadores. (2)
SAP es un sistema de software modular, esto significa que los clientes adquieren
exclusivamente aquellas partes del sistema que necesitan, esto permite costos de
adquisición más económicos y además brinda la ventaja, de añadir otras funcionalidades en
el futuro, si surgen nuevas necesidades.(3)
Entre las características más importantes del ERP SAP, destacan sus acciones operativas y
función integral, comprendiendo distintos módulos, estos son(3):

1. SAP VIM (Vendor invoice management)

2. SAP CRM (Customer relationship management): permite manejar la Información de

los clientes integrando la misma desde los diferentes módulos.

3. SAP PLM: Administración del ciclo de vida de productos

4. SAP SCM: Administración de la cadena de suministro

5. SAP SRM: Supplier relationship management

6. SAP FI: Gestión de finanzas: colabora en la generación de informes financieros,

reduce riesgos y gestiona los flujos de caja.

7. SAP HR (gestión capital humano): optimiza procesos de selección y motivación de

talentos.

8. SAP SCM (supply chain management): permite gestionar toda la operación logística
y de abastecimiento.

La siguiente imagen, facilita la comprensión de los módulos que componen ERP SAP(3):

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 FIGURA OBTENIDA de CVOSOFT It Academy, Manual CVOSOFT Introducción al Sistema
SAP

SAP ERP, jerarquiza la información y ofrece distintos tipos de reportes que están disponibles
en todo momento. Ofrece datos e información para quien los necesite. Lo más llamativo en
su funcionamiento, es que integra todos los procesos empresariales, logrando coordinación
entre las distintas áreas. Cubre áreas de contabilidad financiera e interna, gestión de
servicios corporativos y operaciones, capital humano y análisis empresarial (3). Entre todas
las funcionalidades que ofrece actualmente SAP, en conformidad al tipo de empresa,
tenemos:

I. SAP Business One para empresas pequeñas

II. SAP Business ByDesign para empresas medianas
III. SAP S/4HANA para empresas grandes

No obstante, SAP ofrece productos específicos para las empresas, algunos de ellos son(3):
1. SAP Analytics Cloud: ayuda a las empresas a obtener información estratégica, a
partir de sus datos.

5
 2. SAP SucessFactors: es un software enfocado en la gestión del capital humano HCM.
3. SAP Concur: es un software para la gestión de viajes y gastos.
4. SAP Ariba: es un software que integra todo o parte del proceso del abastecimiento al
pago o del pedido al cobro.
5. SAP APO: es un software para la planificación de la cadena de suministro y provee la
elaboración de pronósticos, planificación y optimización.
6. SAP BusinessObjects Business Intelligence Suite: son las herramientas de inteligencia
de negocios y análisis de datos, que necesitan las empresas para tomar decisiones
más rápidas y fundamentadas.
7. SAP Cloud Platform: es una plataforma desarrollada por SAP para la creación de
nuevas aplicaciones o extender aplicaciones existentes, en la nube gestionada por
SAP.
8. SAP HANA: es la base de datos propietaria de SAP que permite a las empresas
acelerar los procesos de negocio, generar inteligencia de negocios y simplificar el
entorno con la plataforma de datos in-memory.
9. SAP Fiori: es una familia de aplicaciones que reflejan una nueva forma de trabajo con
las soluciones SAP. Constituye una nueva experiencia para el usuario, ya que, utilizan
el concepto de apps, similar a lo que utilizamos en los smartphones o tablets y está
dedicada a una función específica, por ejemplo, visualización de balances o informes.
10. SAP Qualtrics: es una plataforma de Experience Management (XM), que es un
proceso realizado por las empresas, para medir las experiencias a nivel de cliente,
empleados, producto y marca, monitoreando las interacciones entre la organización
y las personas. Con base en el análisis, es posible detectar las debilidades del negocio
e identificar oportunidades de mejora.
11. SAP Leonardo: integra las diferentes tecnologías disruptivas existentes, en la
plataforma Cloud de SAP aplicando Design Thinking. Se integra: Machine learning,
Blockchain, Data intelligence, Internet de las cosas IoT y Analytics. Ayuda a entender
cuál es la mejor tecnología, la más beneficiosa para la empresa.

En conclusión, SAP ERP se adapta a todo tipo de empresas, no importando su tamaño, para
brindar gestión de las finanzas y la contabilidad, las compras, el inventario, las ventas y
relaciones con clientes, como también, la gestión de proyectos, operaciones y recursos
humanos. Esto nos indica su amplio espectro, de carácter transversal y multidimensional,
que se enfoca, para mejorar el rendimiento de las empresas.

6
 Resultados en la Gestión de la Empresa
En general, los efectos en la Empresa usuaria son múltiples, ya que, automatiza y simplifica
procesos que se realizan de forma manual, lo que establece una nueva estructura lógica, en
ocasiones, esto significa para la empresa toda una reingeniería, que repercute en todo el
amplio quehacer de ella, como por ejemplo, ahorros de tiempo de operación, mejoramiento
de la productividad y aumento de la competitividad de la empresa, son algunos puntos altos
en la mejora del rendimiento, que involucra el uso de ERP SAP (2).
En el ámbito financiero, destaca la integración de toda la información financiera de la
empresa. Asimismo, integra la información de los pedidos de los clientes, lo que otorga un
servicio de mejor calidad a estos.
Por otra parte, en los procesos que involucran manufactura, colabora en la estandarización
y agilidad de los procesos.
Es importante señalar, que SAP ERP otorga un fino control de los inventarios, ayudando a la
disminución de estos.
En síntesis, el uso de un sistema ERP-SAP, ayuda en muchos aspectos, el siguiente listado
sintetiza, los resultados positivos que obtiene una empresa al usarlo (3):

1. Optimización de los procesos

2. Favorecer el acceso a la información
3. Tomar decisiones de forma más rápida
4. Tener un mayor control y corregir errores
5. Aumentar la seguridad de la información
6. Mejorar la atención al cliente
7. Reducción de los costos empresariales
8. Aumento de la rentabilidad

7
 Información que Entrega y Aplicación en los Principales Procesos

Una vez que accedemos al sistema, en la pantalla inicial de SAP, identificaremos las distintas
partes que lo componen. La siguiente figura ilustra la salida en la pantalla de inicio(3):
FIGURA OBTENIDA de CVOSOFT It Academy, Manual CVOSOFT Introducción al Sistema
SAP

En el SAP, tanto los programas que pertenecen al código estándar del sistema, como así
también, aquellos desarrollados por el usuario para necesidades específicas, se ejecutan a
través de un código de transacción. La transacción SPRO es una de las transacciones más
importantes y más utilizadas dentro del sistema SAP, ya que, con ella se puede configurar
todo el sistema. La siguiente figura muestra la pantalla de salida de la transacción SPRO (3).
FIGURA OBTENIDA de CVOSOFT It Academy, Manual CVOSOFT Introducción al Sistema
SAP

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SAP ERP, entrega en sus distintos módulos, la siguiente información de los distintos
procesos de la empresa :

Gestión Financiera (3)

Entrega una completa visión de todos los procesos contables básicos, como la condición en
tiempo real del libro diario, las cuentas a cobrar y cuentas a pagar, proporcionando la
siguiente información de salida:

 Entrega informes que permiten gestionar el flujo de efectivo, para el control de los
activos fijos, los presupuestos y los costos de los proyectos.
 Gestiona los activos fijos con una función virtual, eliminando el ingreso de datos en
forma manual.
 Entrega informes de las conciliaciones, resúmenes bancarios y pagos realizados, ya
sea, en cheques, efectivo o transferencia bancaria.
 Entrega análisis e informes estándar o personalizados en tiempo real, para mejorar
la planificación de la empresa y auditar los procesos de revisión.

Gestión de Ventas y Clientes (3)

Supervisa todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes, desde el contacto
inicial hasta la venta final, el servicio posventa y el soporte, proporcionando la siguiente
información de salida:

 Entrega informes para el seguimiento de todas las oportunidades de ventas y de

todo el ciclo de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre del negocio (3).

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  Entrega informes de gestión, para crear y analizar actividades de marketing y así
aumentar los nuevos clientes, lo anterior, permite el crecimiento de las ventas y la
rentabilidad de la empresa.
 Entrega y almacenar todos los datos relevantes de cada clientes, permitiendo el
contacto del mismo, por medio de Microsoft Outlook.
 Entrega contratos de garantía y acuerdos de servicio para responder a las solicitudes
de servicio en forma rápida y eficaz.
 Entrega diseños de informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de
ventas, desde las proyecciones hasta el seguimiento del pipeline.
 Permite visualizaciones, por medio de Apps móviles, a toda la división de ventas,
para gestionar información en cualquier momento, lugar y por medio de cualquier
dispositivo móvil, otorgando mayor rapidez en los procesos de ventas y servicios

Control de compras e inventario (3)

Optimiza las prácticas de compra y control de costos gestionando el ciclo completo desde la
orden al pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos, proporcionando la
siguiente información de salida:

 Entrega solicitudes de requisición, creación de órdenes de compra y recibos de

bienes y gestión de devoluciones. Mejora las auditorías emparejando documentos,
visualizando rastros de información, permitiendo la gestión de múltiples divisas.
 Entrega de forma centralizada los procesos de compras por medio de una interfaz
fácil de usar, proporcionando los datos detallados de cada compra realizada.
 Podremos ver el balance de cuenta y los análisis de compra con amplio detalle de
artículos, listas de precios e información de impuestos.
 En relación a los depósitos y contabilidad, entrega la sincronización en tiempo real
de los recibos de bienes y los informes de inventario para realizar la planificación de
compras y crear automáticamente una factura de cuentas por pagar, a partir de una
orden de compra o un recibo de bienes.
 Entrega detallados informes de las cancelaciones y los memorandos de crédito, con
una referencia de orden de compra, lo que permite planificar las necesidades de
material y programar las compras necesarias.

Business Intelligence (Inteligencia de Negocios) (3)

Crea informes puntuales y precisos, basados en los datos de toda la empresa, con
herramientas analíticas para la generar distintos tipos de informes, proporciona la siguiente
información de salida:

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  Entrega informes personalizados, utilizando datos de múltiples fuentes lo que
permite ver el negocio desde varias perspectivas.
 Proporciona información estratégica para relacionar y desglosar datos, que sirven de
ayuda a la búsqueda de alertas, conformes al flujo de trabajo.
 Entrega visibilidad del saldo de caja y el rendimiento de las ventas, con analíticas e
indicadores clave de rendimiento.

Analíticas e Informes (3)

Estas herramientas permiten ayudar a los empleados en la toma de decisiones inteligentes y

confiables en forma rápida capturando toda la información crítica al instante y poniéndola a
disposición de la empresa, para ello proporciona la siguiente información de salida:

 Entrega tablas e informes interactivos en tiempo real que respondan a las preguntas
más urgentes, de esta manera, los gerentes pueden hacer seguimiento preciso de los
ingresos, los costos y el flujo de efectivo, lo que permite evaluar el rendimiento y
tomar rápidas medidas de corrección si son necesarias.

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 Fortalezas y Debilidades de los sistemas ERP SAP

Fortalezas

Los beneficios principales de la implementación del sistema incluyen acceso mejorado a

datos para la toma de decisiones operativas, eliminación de sistemas ineficientes o
desactualizados, mejora de los procesos laborales y estandarización de la tecnología. Los
proveedores de ERP también han desarrollado sistemas especializados que ofrecen
soluciones eficaces para industrias específicas y segmentos de mercado. No sólo apoyan y
optimizan los recursos internos de una empresa, sino que comparten la información con
empresas vinculadas. Tecnológicamente se basan en los protocolos de comunicación de
Internet. Al tener todos los sistemas de los diferentes departamentos integrados se logra
una visión global de la operación de la empresa (1).
Los procesos de la cadena de suministro y producción, al estar automatizados, harán que la
empresa tenga flexibilidad y agilidad en su operación (2).
Los procesos de atención a clientes mejorarán significativamente debido a la posibilidad de
tener información relevante, actualizada e inmediata del estado de los eventos que vinculan
al cliente con la empresa. Operar de una forma integrada (automatización de procesos)
aumentará la productividad de la organización (2).
El ERP SAP ofrecerá las mejores prácticas de la industria, así la empresa estará a niveles
equivalentes a la competencia (2).
La automatización y tener las mejores prácticas de operación, reducirán los tiempos para
poner en el mercado nuevos productos (2).

Debilidades

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Desafortunadamente, la implementación de los sistemas ERP SAP puede ser difícil y proclive
a error. Algunas de las principales desventajas de estos sistemas incluyen el elevado gasto y
tiempo que se requieren para su implementación, lo que hace difícil implantar los múltiples
cambios de procesos empresariales que acompañan al sistema, agudizan los problemas de
su integración con otros sistemas. También están presentes los riesgos asociados a realizar
un gran compromiso con un solo proveedor y el potencial fracaso de la implementación (2).
Debido a la alta complejidad del ERP SAP, en ocasiones, algunas compañías no pueden
adaptarse a ellos o resulta ser un proceso demasiado largo para conseguirlo, esto puede
tener un fuerte impacto en el crecimiento de la empresa y a la larga conducirla al fracaso
(2).

Complejidades del Proceso de Implementación (3)

En esta fase, es muy importante la creación de un plan de gestión de cambios de
implementación, siendo fundamental para su éxito.
La planificación, se debe estructurar en pasos y delegarlos en el equipo de implementación,
según la experiencia. Siempre será necesario, contar con planes establecidos para:

A. Pronosticar los costos de implementación y elaborar un presupuesto

B. Crear un cronograma de implementación del ERP
C. Migrar datos al nuevo sistema
D. Entrenar a una base de usuarios de ERP
E. Probar el ERP y ponerlo en funcionamiento
F. Actividades diarias en vivo con el ERP
G. Evaluar continuamente el éxito del Proyecto

Se debe planificar formas de mantener a la empresa en funcionamiento, durante la

implementación, ya que, el cambio conlleva cierto grado de interrupción o paralización de
las actividades normales de la empresa.
Se debe tener presente que herramientas como Trello, Google Sheets y Wrike son
excelentes para colaborar, en toda la fase de implementación.

Conforme a estudios realizados por SAP se tiene que, solo el 39% de las empresas que
implementan el ERP, tienen un presupuesto adecuado para desarrollarla. Por su parte, el
35% de las empresas que implementan el ERP, superan el presupuesto entre un 0% y un
25%; 15% de ellas lo superan entre un 26% y un 50%; en tanto, que el 6% restante, lo
superan en más del 50%. Esto nos sugiere que, en más de la mitad de las implementaciones
de ERP, están por encima del presupuesto. Esto debe ser de vital consideración, ya que, esto
puede llegar a poner en riesgo a la propia empresa.
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Para evitar costos ocultos, se deben incluir todos estos factores, en el presupuesto de
implementación:

A. Actualizaciones de hardware / red: Estas serán mucho más altas si se implementa un

sistema local.
B. Tarifas de capacitación y personalización.
C. Copias de seguridad y almacenamiento de datos: estos a menudo se combinan con
los costos de ERP en la nube.

El valor a pagar por un ERP, variará dependiendo de una serie de factores, que irán desde el
tamaño de la empresa, los requisitos y la cantidad de usuarios.

Además, se debe presupuestar la pérdida de productividad, ya que, la empresa no va a

operar con la máxima eficiencia durante la implementación.

La migración de datos es el primer paso en la implementación: si esta fase se realiza bien, se

habrá construido una base sólida sobre la cual continuar los esfuerzos de implementación,
de lo contrario, esto puede originar graves problemas en las etapas siguientes.

En el proceso de migración, el analista de aplicaciones debe velar por:

A. Limpieza y verificación de datos.

B. Configuración de la base de datos.
C. Asignación de datos heredados a nuevos campos de base de datos.
D. Transferencia de datos al nuevo sistema.
E. Prueba y verificación de datos heredados.
F. Prueba y verificación de nuevas entradas de datos.

Muy importante en el éxito de la implementación, resulta ser la capacitación de los usuarios

y para ello es necesario un plan de capacitación adecuado a los objetivos. Existen diversas
modalidades de capacitación, estos se pueden dividir en métodos “en persona” y “e-
learning”.
La capacitación en persona, asegura que todos los empleados asistan a través de sesiones
obligatorias, sin embargo, resulta difícil de coordinar en grandes empresas, especialmente
con trabajadores que realizan turnos. Por su parte, la capacitación E-learning tiene la
ventaja de ser más personalizada para roles específicos y al mismo tiempo, más fácil de
coordinar que el entrenamiento en persona. En ocasiones, puede existir cierta resistencia a los
cambios, por parte de los empleados, en este sentido es importante, alentarlos a completar la
formación.
Será aconsejable, identificar a miembros del personal más avanzados y expertos en
tecnología, para formarlos como superusuarios de ERP, que posteriormente podrán ser de
mucha ayuda, para resolver problemas de usuarios de bajo nivel.

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Todas las actividades de puesta en marcha, deben ser debidamente planificadas, esto
incluye:

A. Prueba del sistema (antes y después de la puesta en marcha).

B. Programación del personal incluyendo horas extras requeridas o personal temporal.
C. Identificación de parámetros, para la evaluación del proyecto.
D. Crear una estrategia de comunicación para el tiempo de inactividad del sistema.
E. Comprobaciones de velocidad y confiabilidad de red.
F. Procesos de respaldo de datos.

La comunicación es clave, en el equipo de implementación, como con la mayor parte de los

empleados. Se debe tener claro, quién está haciendo qué, cuándo espera que se haga y qué
cantidad de horas de inactividad producirá.
Disminución del error humano, es un objetivo del ERP, si este es bien implementado debería
reducir los errores de datos debido a la automatización del proceso; aquí surge la
importancia del plan de capacitación, donde los empleados deberían aprovechar al máximo
el aprendizaje de estas características.
Satisfacción de los Usuarios (3)

Para los empleados, la implementación de ERP SAP significa mejorar y agilizar ciertos
procesos como: Solicitudes de certificados, gestión y autorización de cambios de
remuneraciones, pedidos de vacaciones, entre otras, se hacen de manera periódica al
equipo de recursos humanos, que muchas veces no puede dar una respuesta
inmediata. Para apoyar en estos temas, SAP cuenta con alternativas que brindan a los
usuarios la capacidad de autoatención, realizando las solicitudes al sistema y obteniendo
respuestas de éste, sin necesidad de recurrir al encargado del área de recursos humanos.  

1. En la plataforma Internet SAP, se encuentra Employee Self Service, que permite

solicitar certificados o realizar otras consultas. También hace posible, solicitar la
aprobación de horas extras o pedir vacaciones.

2. Para la plataforma Mobile, se encuentra la herramienta SAPUI5, que permite

desarrollar aplicaciones para Smartphones que facilitan el seguimiento y
autorización de procesos como: la solicitud de certificados, la aprobación de
vacaciones, aumento de dotación o solicitud de horas extras.

Ambas herramientas liberan al área de recursos humanos de la gestión de tareas cotidianas,

facilitando su foco y esfuerzo, en otros temas que benefician a la organización. Por otra
parte, elevan la satisfacción de los usuarios internos pues logran mejores tiempos de
respuesta a sus inquietudes.

Es frecuente que los nuevos usuarios, puedan sentirse un poco sobrepasados, por los
controles que van a encontrar al acceder al programa, estos son múltiples y representan

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tareas y procesos que en ocasiones tienen una alta complejidad, por lo tanto, se hace
necesario, que los usuarios estén bien capacitados para dominar su funcionamiento y uso.

Si deseamos saber, la satisfacción del cliente con la implementación del ERP SAP, se deben
monitorear los niveles de productividad. De igual forma, se deben monitorear los tiempos
de respuesta y la rapidez en el proceso de pedidos.

Conclusiones
Podemos concluir, que son muchos los factores que inciden a la hora de implantar un ERP
en una empresa. Aspectos como, la infraestructura técnica de la que se dispone en la
empresa y la claridad en los objetivos que persigue son fundamentales, como así mismo la
capacitación del personal en el uso y manejo de la nueva tecnología y software.
Sin lugar a dudas, uno de los aspectos más relevantes para el éxito en la implementación de
ERP SAP en una empresa, estará dado por una integración debidamente planificada y la
realización de pruebas, tras la migración de datos y el correcto análisis de estos, en este
sentido de igual importancia es la correcta capacitación de los empleados de la empresa que
utilizarán el software.
Un aspecto importante, es el hecho que en los últimos años se han desarrollado diferentes
herramientas para que esta tecnología pueda ser utilizada por las Pymes, ya que, cuando
recién salieron estas herramientas al mercado, solo eran grandes o medianas empresas, las
que incorporaban el ERP SAP en sus operaciones, sin embargo en la actualidad también se
han incorporado empresas pequeñas y emergentes con muy buenos resultados.

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 Bibliografía

1 J. O´Brien (2006), Sistemas de Información Gerencial (435-439). Editorial Mc

Graw Hill.
2 K. Laudon (2012), Sistemas de Información Gerencial (210-217; 434- 445).
Editorial Pearson
3 CVOSOFT It Academy, Manual CVOSOFT Introducción al Sistema SAP(47-57; 59-
62; 70-81; 93-99 )

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