INSTITUTO TECNOLOGICO DE CULIACAN

INGENIERIA INDUSTRIAL

ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Asunto:
Cierre de proyecto.
Alumno (a):
Elizabeth Guerrero Gutiérrez.
N° Control:
18170666
Maestro:
Yunibe Lizzete Salcido.

30 de diciembre del 2021

 MÉTODOS DE CONTROL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con
lo que supuestamente deberá ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan
los ajustes o correcciones necesarias. El control dentro de un proyecto se encarga
de determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el
que corresponde al proyecto total.
El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la información
necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección de
este. Un eficiente control garantiza la dirección del proyecto a partir de tomar las
decisiones oportunamente. El análisis de la información y selección de los
problemas fundamentales ponderados en función de su importancia, permiten
definir una estrategia en el control de ejecución, estudiar variantes posibles para dar
las soluciones más factibles y preparar la información para la toma de decisiones .

Elementos del control

 Relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar lo planeado,
para verificar el control de los objetivos que se establecen en la planeación.
 Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
 Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes del control, es
descubrir las diferencias que se encuentran entre la ejecución y la
planeación.
 Establecen medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.

En el control del proyecto es necesario determinar con precisión tanto el avance de

cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma
efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el
desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarán dos clases de gráficas:
 Graficas de avance.
 Graficas de rendimiento.
Importancia
 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen planes exitosamente.
 Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Localiza a los lectores responsables de la administración desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
 Proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
 Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 Su aplicación incide directamente en la realización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de
la empresa.
Factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control
 Cantidad.
 Tiempo.
 Costo.
 Calidad.

Tipos de control
 Control de producción: El objeto fundamental de este control es programar,
coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo
rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo y lugar más
idóneos para lograr las metas de producción.
 Control de compras: Relacionada fuertemente con el control de inventarios,
esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
o Selección adecuada de proveedores.
o Evaluaciones de la cantidad y calidad especificadas por el
departamento solicitante.
o Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la
llegada del material.
o Determinación del pedido y de orden.
o Comprobación de precios.
 Control de mercadotecnia: Se refiere a la evaluación de la eficacia de las
funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es
de vital importancia para el control de la empresa en general y para la
elaboración de estas estrategias y planes de mercadotecnia.
 Control de ventas: Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales
para el establecimiento de este control, ya que permite fijar normas de
realización sin las cuales sería posible evaluar las ventas y fijar las cuotas
que deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación
de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma
que sea posible detectar las variaciones significativas y adoptarlas medidas
correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a
rapidez de entrega del producto.
 Control de finanzas: Proporciona información acerca de situación financiera
de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Establecen lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para analizar
adecuadamente los costos monetarios de la organización, auxiliando de esta
manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas
y optimizar el manejo de recursos financieros.
 Graficas de avance

En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas
personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a
tiempo, es necesario que tenga su grafica de control en donde pueda observar todo
el avance de su proceso como su rendimiento. Esta grafica es similar a la de
rendimiento utilizado en el proyecto. Se puede agregar en la parte superior un
esquema de las secuencias de las actividades mostrando en donde se encuentran
las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea precisa de
las disponibilidades de tiempo.
La gráfica de avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que
muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la
programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.
Grafica de rendimiento
La grafica de rendimiento nos sirve para observar el ritmo de velocidad de trabajo
al mismo tiempo que las metas parciales se van logrando con el transcurso del
tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los
días de duración del proyecto más la tolerancia calculada.
En esta grafica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100%
de eficiencia y las coordenadas del tiempo final del proyecto.

Matriz de información del proyecto

Actividad Requerimiento Tiempo Secuencia TI - TT

HP - 1 día BP, EP 0–1
BP HP 15 días BR 1 – 16
EP HP 7 días CC 1–8
CC EP 10 días BC 8 – 18
Actividad(es) iniciales:
BC CC 4 días PC 18 – 22  Hablar con presidente municipal
PC BC 9 días TE 22 – 31 (HP).
Actividad(es) finales:
TE BC, PC 4 días AP 31 – 35
 Realizar una ruta de apertura de
AP TE 8 días INS 35 – 43 la ciclovía (RA)
INS BC, PC, TE, AP 2 días HT 43 – 45 Duración del proyecto: 47 días.
Fecha de inicio del proyecto: 4 de
HT INS 1 día RA 45 – 46 octubre del 2021.
BR BP 20 días RA 16 – 36 Jornada laboral: De lunes a viernes (8
RA BR, HT 1 día - 46 – 47 hrs al día).
GRAFICA DE AVANCE Y RENDIMIENTO DEL PROYECTO

o SUPONIENDO QUE EL PROYECTO YA FINALIZO.

 CIERRE DEL PROYECTO
El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de
hacer balance de este. Durante el cierre se advierte como de bien o de mal se ha
terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. El
cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde
se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen
obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.
Un proyecto ha finalizado cuando
 Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado
por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos
a cabo.
 Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes
adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente
(independientemente de que aún no se haya cobrado).
Objetivos del cierre de proyecto
 Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados
y los beneficios obtenidos.
 Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre
las previsiones iniciales y el resultado.
 Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales
desviaciones.
 Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la
empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación,
productos, etc.).
 Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle
continuidad con nuevos contratos
Aceptación del proyecto
Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la
aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro
antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento. Con
la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos
presentados y que está conforme con ellos.
Informe del cierre de proyecto
El informe del cierre del proyecto es un documento final producido en el proyecto y
usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aun faltas y de
esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las
actividades realizadas como cierre formal y debe definir los problemas, riesgos, y
recomendaciones fundamentales que deben de seguirse a partir de ese momento.
De manera general el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier
elemento importante que considere. Normalmente debe ser producido una vez que
el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando
se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre hacer un
informe de cheques de cada fase que vaya terminando en el caso de que el proyecto
sea grande o complejo, de tal manera que luego sea mucho más simple.
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el
proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa;
contiene la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en
caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello.
Evaluación y retroalimentación
Las aéreas generales en las que se puede aplicar la metodología de la evaluación
de proyectos son:
 Instalación de una planta totalmente nueva.
 Elaboración de un nuevo producto de una planta ya existente.
 Ampliación de la capacidad instalada o creación de sus sucursales.
 Situación de maquinaria por obsolencia o capacidad insuficiente.
Este estudio profundiza la investigación en fuentes secundarias y primarias en
investigación de mercado, detalla la tecnología que se empleará, determina los
costes totales y la rentabilidad económica del proyecto, y es la base en que se
apoyan los inversionistas para tomar una decisión.
El nivel más profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene
básicamente toda la información del proyecto, pero aquí son tratados los puntos
finos. Aquí no solo deben presentarse los canales de comercialización más
adecuados para el producto, sino que deberá presentarse una lista de contrato de
ventas ya establecidos que debe actualizar y preparar por escrito la cotización de la
inversión, presentar los planes arquitectónicos de la construcción, etc. La
información presentada en el proyecto definitivo no debe alterar la decisión tomada
respecto a la inversión, siempre que los cálculos hechos en el anteproyecto sean
confiables y hayan sido bien evaluados.
La última parte de proceso es, por supuesto, la cristalización de la idea con la
instalación física de la planta, la producción del bien o servicio y por ultimo; la
satisfacción de una necesidad humana o social, que fue en lo que un principio dio
origen a la idea y el proyecto.
 INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
PROYECTO: CULIACAN SOBRE RUEDAS

Director del proyecto: Guerrero Gutiérrez Elizabeth. Fecha inicial: 4 de octubre del 2021
Presupuesto total: $ 76,000.00 Fecha final: 7 de diciembre del 2021
DESCRIPCION DEL PROYECTO

Este proyecto fue especialmente enfocado a la población de Culiacan, para obtener una mejor
calidad de vida de sus habitantes, el proyecto “Culiacan en dos ruedas” trato en si de realizar una
ciclovía inmensa en todo Culiacan con sus respectivas seguridades, para que así los habitantes
se trasladen en bicicleta además poniendo su sistema inmune más fuerte ya que estará ejercitado
y también ayudando al medio ambiente en el menor uso de automóviles produciendo una menor
contaminación, así como también incitar hacer ejercicio al aire libre en familia, sin necesidad de
encerrarse en un gimnasio, evitando así el gran virus que nos invade hoy en día COVID – 19.

Por medio de la presente, se da cierre al proyecto por las razones especificadas en estas fichas:
(Marcar con una “x” la razón de cierre)

Entrega de todos los productos y servicios de

conformidad con los requerimientos del cliente.
Entrega parcial de productos y cancelación de otros
de conformidad con los requerimientos del cliente.
Cancelación de todos los productos asociados al
proyecto.

Se autoriza a las gestiones a continuar con el cierre formal del proyecto, lo cual deberá incluir:

Evaluación del proyecto según indicadores de gestión.

Documentación de lecciones aprendidas.
|Liberación de recursos asignados al proyecto para su reasignación.
Cierre de todos los procesos de procura y contratación con terceros.
Archivo de documentación del proyecto.
Depuración de recursos solicitados en SAP.

OBSERVACIONES AL CIERRE DEL PROYECTO

Este proyecto fue una gran labor social, en lo cual impactara al ambiente de la ciudad,
comportamiento y salud del ciudadano, tuvo sus complicaciones al momento de recibir ayuda
de patrocinadores puesto que no se encontraban de acuerdo y también con el presidente
municipal el cual tampoco quería aceptar la propuesta, pero conforme se les explico y presento
el análisis y beneficios de este proyecto, aceptaron, y los frutos serán grandes.