MONITOREO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Una vez que nos han aprobado la propuesta para el Proyecto pasamos a planificar todo
el Proyecto.
Luego ejecutamos esa planificación y mientras que la ejecutamos realizamos el
seguimiento y control del proyecto. El seguimiento y control nos permite verificar que
todo este saliendo tal y como habíamos previsto.
• ¿Qué es lo más importante dentro de la ejecución y el seguimiento y control del
proyecto?
Los entregables. Es decir, cualquier producto, resultado o servicio que debe producirse
al terminar un proceso del Proyecto.
• ¿Qué debemos hacer?
Hay 5 cosas que pasamos a controlar.
1. Alcance: Controlar el alcance del Proyecto.
2. Tiempo: Controlar el cronograma del Proyecto + revisiones del desempeño.
3. Costes: Controlar los costes del Proyecto + gestión del valor ganado + valor
planificado más valor ganado.
4. Desempeño: Controlar el desempeño del Proyecto.
5. Los cambios: Solo pueden ponerse en marcha si han sido aprobados y
comunicados. Es muy importante tenerlos muy documentados para que nuestro
equipo conozca muy bien cómo hacer las cosas.
Gracias a los entregables conseguimos el dinero para el proyecto: El Project Manager
deberá estar pendiente de que su equipo tenga la información necesaria para poder
ejecutar un entregable de proyecto adecuado. Deben reportar los avances del
Proyecto. Debemos estar controlando que no se nos esté escapando el Proyecto en
alcance, en costes, en tiempo y en calidad.
Monitoreo y Control
Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente se debe
efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un
control de las actividades que se realizan en el proyecto, de los recursos necesarios
para llevar a cabo su ejecución, así como todos los componentes necesarios para que
el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los
objetivos planteados inicialmente. Como consecuencia de este control será
posible conocer en todo momento qué problemas se producen a fin de resolverlos o
aminorarlos de manera inmediata. Se requiere además de una adecuada planificación
para que las tareas, hitos o metas a cumplir se desarrollen en tiempo. El monitoreo y
control es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto
va marchando según lo planificado. Controla el avance del proyecto en su ejecución,
compara el desempeño y mide los resultados reales contra lo planeado, y revisa el
comportamiento de los indicadores de desempeño.
El monitoreo y control es una necesidad de cada proyecto para lograr resultados
exitosos. Debe hacerse de forma regular y consistente, y debe monitorear la diferencia
entre lo planificado y lo real.
Es una actividad que muestra cuándo y dónde existieron desviaciones al plan y pone en
marcha las acciones correctivas para que el proyecto retorne a su camino normal. Para
realizar un control efectivo se deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la
función del control debe centrarse más en prevenir los problemas que en arreglarlos y
debe relacionarse tanto con la calidad del producto, como
con su cantidad y oportunidad.
El seguimiento de las actividades del proyecto es una de las razones del 95% de su
progreso, pues permite medir la verdadera situación del proyecto, y por consiguiente,
el avance real del mismo. La supervisión de las actividades incluye la recopilación,
medición y difusión de información sobre el rendimiento, así como la evaluación de las
mediciones y tendencias para llevar a cabo las mejoras del proceso. Esta supervisión
continua le proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca
del estado del proyecto e identifica cualquier área que necesite más atención.
Mediante el monitoreo y control se puede comprobar la gestión del alcance, la gestión
del tiempo y la gestión del costo, o sea, que el alcance del proyecto se haya
establecido correctamente, se examina la programación del proyecto, se revisa la línea
base y se controla que se hayan estimado los recursos, en calidad, cantidad y
oportunidad. El monitoreo y control es la acción de verificar que se realicen
adecuadamente los reportes previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y
se valoren los resultados operativos que va teniendo el proyecto durante todo su
desarrollo.
Estos tres factores deben quedar plasmados en el Reporte de Estado del proyecto,
para que éste, como parte del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la
información necesaria con el objetivo de comunicarle al receptor cómo se va
desarrollando el proyecto según lo planeado y por qué.
Reporte
Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se
realizarán reportes en el mismo, donde quedará plasmada la situación del proyecto
con el objetivo de que los responsables puedan evaluar su desarrollo. Un Reporte es
un informe que se formula o se presenta por una persona, entidad o sistema. Crear
reportes es un proceso crítico para tareas y proyectos de investigación.
Siempre que se piense en elaborar reportes, se deben tener en cuenta algunos
aspectos importantes:
Definición del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de
presentación de los mismos.
Se definen las conexiones a los diferentes orígenes de datos para obtener los
resultados que debe reflejar el reporte.
Administración del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen varias
categorías de usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc.; es
importante que se definan los usuarios del reporte, para ello es necesario publicar los
reportes.
Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan de
manera periódica. Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se pueden
aprovechar varios servicios como el de mensajería. Estas tres acciones conforman lo
que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".
Reporte de Estado
Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto.
Su principal propósito es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando
según lo planeado y por qué, o si no se va desarrollando según lo planeado, también
por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo
del proyecto, sino que su intención es describir los desvíos del plan y cómo serán
corregidos. En dicho informe deben constar, al menos, un resumen que describa si el
proyecto se está desarrollando según lo planeado, si está cumpliendo con las fechas
estimadas de los hitos y fechas de entrega de los entregables, si surgieron riesgos
nuevos, o aumentó la probabilidad o el impacto de riesgos conocidos. También debe
tener una breve descripción de aquellas partes del proyecto que no se desarrollan
según lo planeado y qué se está haciendo para corregir este problema, detallar los
hitos principales alcanzados y por alcanzar en el corto plazo, el porcentaje de avance
en los entregables más importantes y el costo actual del proyecto
Reporte Postmortem
Un Reporte Postmortem se realiza cuando concluye un proyecto o cuando el líder de
un proyecto culmina su labor en el mismo.
• ¿Por qué se hace necesario un reporte Postmortem?
Mejoramiento continuo de un proyecto: un nuevo proyecto tiene la posibilidad de
mejorar aprendiendo de las experiencias anteriores.
A partir de las oportunidades de mejoramiento se puede definir cómo variar las
prácticas en función de un nuevo ciclo o un nuevo proyecto.
Permite evaluar el producto producido, el esfuerzo empleado y el proceso que se
siguió para hacerlo.
Facilita el conocimiento de los problemas y las causas acontecidas hasta el momento y
a partir de ahí puedes identificar las medidas de prevención.
La clave para el mejoramiento exitoso son los pequeños cambios, los cuales son fáciles
de olvidar. Es necesario anotar las ideas de mejoramiento y poderlas ordenar en el
postmortem. En el Reporte Postmortem deben describirse todos los datos de un
proyecto durante su desarrollo especificados por área, o sea, todo lo referente a los
objetivos, la calidad, el cronograma, la gestión del proyecto, etc. De esta forma, se
puede comparar lo planeado con lo real, mirar los tiempos gastados
en cada una de las fases indicando el porcentaje respecto al total, evaluar las metas de
lanzamiento y mirar si se cumplieron o no; así como las metas de cada uno de los roles
y si fueron cumplidas o no, describir todo el proceso de mejora, qué problemas hubo y
qué solución se le puede dar. En un Reporte
Postmortem deben quedar plasmados todos los detalles de un proyecto desde su
inicio hasta su culminación.
En este post extraído del contenido de nuestros cursos y master en dirección de
proyectos, estudiaremos los Procesos necesarios para ejecutar el trabajo definido en el
plan de dirección del proyecto. Identificando las áreas en las que el plan requiera
cambios para iniciar los cambios correspondientes
El Monitoreo y Control del Proyecto
Con nuestros Cursos y Master en Dirección de Proyectos aprenderás que el Monitoreo
y Control del Proyecto son los procesos encaminados a seguir y revisar el avance del
Proyecto. Vas a conseguir cumplir con lo definido en el plan de Dirección de Proyecto y
a conseguir la satisfacción de los interesados
Entender qué es el Monitoreo y Control del Proyecto es básico para poder comenzar a
sentar las bases de una dirección de Proyectos profesional.
El Monitoreo y Control del Proyecto permite conocer. En que estado está el Proyecto e
identificar problemas y poder tomar medidas preventivas o correctivas, lo cual puede
conllevar la modificación del plan inicial.
También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto. Además, analizar,
revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados.
Con el monitoreo y control nos aseguramos que se identifiquen todos los riesgos que
pueden afectar a nuestros Proyecto. De esta manera se implementan los planes
apropiados de respuesta a esos riesgos.
Nos permite constatar la eficacia y eficiencia de la Ejecución del Proyecto. El monitoreo
y control del Proyecto nos sirve a los directores de Proyecto para constatar la eficiencia
y eficacia de la ejecución de un Proyecto.
Mediante este monitoreo y control. Identificamos sus debilidades y averiguamos
nuevos riesgos que antes no habíamos identificado lo que nos permite implementar
medidas correctivas. El Monitoreo y Control de Proyecto se basa en actividades de
gestión. Estas nos permiten al director de Proyecto monitorear y analizar si el Proyecto
avanza según lo que habíamos planificado en las tres líneas base del Proyecto, alcance,
tiempo y costes.
Debes mantener, durante la ejecución del Proyecto, una base de información precisa y
oportuna. Información relativa al producto del Proyecto y a su documentación
relacionada. Esto es muy valioso dentro del sistema general de comunicación del
Proyecto.
El Monitoreo del Proyecto es un elemento de Información

El monitoreo y control proporciona la información necesaria para sustentar el informe

de estado, la medida
del avance del Proyecto y los pronósticos del Proyecto. Es una herramienta clave para
la correcta Dirección.
Control de Cambios

El monitoreo y control nos sirve para monitorear la implementación de los cambios

aprobados para el Proyecto
Reporte de Estado del Proyecto

Es una fotografía fija del estado exacto de un Proyecto en un momento determinado.

Sirve para informar a todos los interesados del estado real de un Proyecto, lo que nos
permitirá comparar la realidad del Proyecto con su planificación inicial.
Su contenido no es fijo pero al menos debe reflejar:
1. si el proyecto se está desarrollando según lo planeado
2. si las fechas de los hitos y de los entregables se cumplen
3. identificación de riesgos nuevos
4. evolución de los riesgos conocidos y su impacto, caso de que se hayan producido.
El Monitoreo y Control del Proyecto mide el rendimiento del Proyecto de acuerdo con
las medidas planificadas en los planes de gestión del Proyecto descubre nuestro
Master en Dirección de Proyectos (Executive Master Project Management), con el
que vas a conseguir que cualquier Proyectos este a tu alcance. Mañana dirigirás un
proyecto de infraestructura, pasado mañana dirigirás un proyecto de software,
después dirigirás un proyecto sanitario y, todo eso, dará igual, estarás cualificado para
dirigir cualquier tipo de proyecto.
• Comprobarlas líneas base. Para determinar variaciones de la línea base del Proyecto.
• Recomendar cambios en el Proyecto. Obtener la aprobación de cambios en el control
integrado de cambios del Proyecto.
• Actualización de los planes del Proyecto. El plan para la dirección del Proyecto, el
enunciado del alcance del proyecto y otros entregables, se mantienen actualizados por
medio de una gestión rigurosa y continua de los cambios. Ya sea rechazándolos o
aprobándolos, de manera que se asegure que sólo los cambios aprobados se
incorporen a una línea base revisada.
• Controlar el alcance. Controlar el alcance del Proyecto, cronograma y coste a nivel de
la línea base del Proyecto.
• Revisar las adquisiciones. Realizar la auditoria de las adquisiciones del Proyecto.
• Controlar el Proyecto. Refinar los limites de control y efectuar reuniones con
respecto al control del Proyecto.
• Aceptación de los entregables. Obtener aceptación formal de los entregables que
genere el Proyecto por parte del cliente del Proyecto.
• Plan de Dirección del Proyecto. Hacer actualizaciones al plan para la dirección del
Proyecto y a los documentos que se vayan generando del Proyecto.
1. Gestionar el tiempo y el coste.
2. gestionar las reservas de tiempo y coste,
3. recalcular cuanto va a costar el Proyecto,
4. cuanto va a durar tras analizar su avance real, no el planificado,
5. obtener fondos adicionales cuando las necesidades del Proyecto así lo requieran.
Inspecciones periódicas de los elementos clave del Proyecto: dentro del monitoreo y
control del Proyecto los informes de desempeño del trabajo del Proyecto constituyen
la representación de la información sobre el desempeño del trabajo recopilada en
documentos del proyecto está destinado a:
• generar decisiones, acciones o conocimiento,
• tomar decisiones respecto a si se acepta, o se rechaza, un trabajo relativo al
Proyecto,
• identificar y analizar tendencias.
• Respecto a las acciones correctivas:
• evaluar la efectividad de las acciones correctivas implementadas,
• volver a evaluar la efectividad del Sistema de Control del Proyecto, utilizar reportes
de variación para ayudar a corregir pequeños problemas que hemos identificado en
los trabajos del Proyecto antes de que se vuelvan más graves, validar la reparación de
defectos
Control de stakeholders
Obtener información por parte de los actores interesados en el Proyecto para
determinar si los controles del Proyecto necesitan actualizarse, Informar sobre el
rendimiento del Proyecto a los interesados en el Proyecto, asegurarse de que tengan el
consentimiento continuo de parte de los interesados ante el plan para la dirección del
Proyecto.
BIBLIOGRAFIA
https://www.tdh.ch/sites/default/files/161019_tdh_guidemonitoring_es_version_imp
ression.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=RApTvg0Pkyc