4.

3 Planificación, Programación y control del objetivo

costo
4.3.1 Metodología: Elaboración de la curva S de costos, según programa
base.

Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y

coordinadas; la razón de ser de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los
límites que imponen un presupuesto y un lapso previamente definidos.

Un criterio diferenciador entre los proyectos es, sin duda alguna, su ciclo de vida ya que
aún y cuando las fases por las cuales debe atravesar cada proyecto durante su existencia
sean similares, la duración de estas está asociada directamente con el tipo proyecto; por
tanto, la configuración del ciclo de vida entre un proyecto y otro depende de su propia
naturaleza.

El arranque del proyecto se da en el momento en que se da inicio con las actividades

asociadas con él; por su parte, el nivel de esfuerzo se incrementa paulatinamente para
posteriormente descender y desaparecer en el momento en que el proyecto concluye.
Las múltiples actividades que integran a los proyectos tienen características distintas; sin
embargo, deben estar sujetas, al menos, a dos condiciones: tiempos y costos.

El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar

los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para
completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente.

El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costos de

mano de obra, costos de materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios,
máquinas, entre otros.), equipo y utilidades.

Las estimaciones, tanto de tiempo como de costos, son fundamentales para la elaboración
de los programas de trabajo y responsabilidades; la determinación de la duración y costo
del proyecto; los requerimientos de flujos de efectivo; la definición de rutas críticas de
progreso en las fases del proyecto; entre otros.
Estimación de tiempos y costos
Existen distintos tipos de métodos que permiten estimar tiempos en la administración de un
proyecto. Es imprescindible considerar: la duración total del proyecto, fecha de inicio y fin
de cada una de las actividades, así como el conocimiento que tendrá el atraso o desfase en
la realización de las tareas individuales que forman parte del proyecto.

Los atrasos en las actividades individuales del proyecto tienen incidencias directas en los
costos presupuestados.
Se aprecia que el costo total es la suma de los costos directos e indirectos; éstos últimos
continúan durante la vida del proyecto, es decir en la medida en que disminuye la duración
del proyecto también se reducirán los costos indirectos; por otro lado, los costos directos se
incrementan cada vez que se reduce el tiempo de ejecución del proyecto con respecto a la
planeación original.

Diagrama de GANTT
Es un esquema que incorpora, fundamentalmente, dos variables: actividades y tiempos. El
diagrama de GANTT puede ser utilizado para representar gráficamente las actividades de
un proyecto, planeación de las actividades, determinación de la ruta crítica, asignación de
recursos, supervisión del progreso de las actividades.

El procedimiento para generar un diagrama de GANTT implica lo siguiente:

 Enlistar el total de actividades que integran al proyecto y ordenarlas en función del

momento en que habrán de ser desarrolladas.
 Estimar el tiempo necesario para el desarrollo de cada una de las actividades, así
como los recursos vayan a ser requeridos para tal efecto (financiero, humano,
tecnológico, material, entre otros).
 Por último, es necesario construir el esquema considerando la inclusión de barras
horizontales (una por cada actividad incluye el tiempo necesario para realizarla).

A continuación, se muestra un diagrama de GANTT a manera de ejemplo.

Tipos de costos

Las categorías de costos más comunes que deben ser identificados en los proyectos, son:

 Costos directos. Pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o

departamento; por ejemplo, la mano de obra, los materiales, el equipo, entre otros.

Estos son destinados completamente al desarrollo de cada actividad en específico, por

tanto, el proyecto deberá generar flujos de efectivo suficientes para cubrirlos
eventualmente.

 Costos indirectos. No pueden identificarse o cuantificarse plenamente con una

actividad en específico. Sin embargo, también constituyen salidas de efectivo; por
tanto, la organización o dueño del proyecto deberá considerarlos.
 Costos indirectos de administración y generales. Son los costos de la organización
que no están asociados directamente con algún proyecto en particular. Están
presentes durante toda la vida del proyecto; por ejemplo, los costos de organización
para todos los proyectos y productos, como publicidad, contabilidad y alta
administración, los cuales se ubican por encima del nivel del proyecto.

Planificación
La planificación y control de una faena es el proceso de definir, coordinar y determinar el
orden en que deben realizarse las actividades con el fin de lograr la más eficiente y
económica utilización de los equipos, elementos y recursos de que se dispone y de eliminar
diversificaciones innecesarias de los esfuerzos, proceso que se establece o define en un plan
de trabajo, el cual debe ser controlado a lo largo de la faena para saber si se está
cumpliendo o si debe ser sometido a una revisión o modificación a fin de que se pueda
cumplir con el objetivo final fijado.

Para ello se debe establecer un sistema para medir el avance que se está realizando y poder
compararlo con el proceso que se había programado o planeado; que, además, permita
controlar lo empleado en mano de obra, equipos y materiales con relación al programa.

El programa debidamente controlado permitirá:

1) Conocer qué actividad no se está desarrollando de acuerdo con el programa.

2) Poder tomar una decisión en el momento adecuado.
3) Mostrar un orden y disciplina de trabajo.
 4) Proporcionar un medio de comunicación tanto vertical como horizontal.

Los principios básicos de una programación y su control son aplicables igualmente a

proyectos simples o complejos

Programación
La programación tiene como objetivo determinar los tiempos de realización de las distintas
actividades que comprenden el proyecto y la coordinación de estas, a fin de poder calcular
la duración total, para efectuar este procedimiento debemos desglosar adecuadamente las
actividades que intervienen en el proyecto y la secuencia general de trabajo, las actividades
que se interrelacionen entre si dentro de una secuencia lógica.

Cuando una obra se encuentra retrasada una solución no recomendable para terminarla en
la fecha determinada, es apresurar las actividades que más tiempo nos afecta dentro de un
proceso productivo despreciando a veces recursos de material y mano de obra en
actividades que nos definen la duración del proyecto.

Planificación
La Planeación es la fase inicial, la cual principia con la definición de los objetivos y metas a
alcanzar, tomando en cuenta los compromisos que se soliciten para todo el proyecto, como
fecha de terminación y luego enfocar los recursos que se utilizarán de una forma
general, aplicará las estadísticas de otros proyectos y establecerá la organización que más
adelante, se hará cargo del Control.

Por otra parte el punto más importante de esta etapa y el cual consideramos esencial ya que
de ello dependerá el funcionamiento del sistema es la elaboración de un Catálogo de
Cuentas, que no es más que una Clasificación y Categorización Sistemática de todas las
partidas de un trabajo a efectuar y será la base para elaborar un Presupuesto detallado
después de cuantificar los volúmenes de obra a ejecutar, tomando en cuenta las partes de
obra en que se pueden dividir los trabajos, este punto se desarrollara a detalle en el tema de
Estructura de Control.

Ya que el tiempo es limitado para la planeación y el planear en borrador para cada proyecto
sería muy costoso, una compañía debe de mantener un grupo de bases de datos,
documentos de políticas, procedimientos estándares, rendimientos de volúmenes
representativos, costos de horas en diferentes zonas, costos de
transporte, de papelería, de gastos de viaje, de comunicaciones, etc., a fin de estandarizar y
acelerar el proceso de planeación.

4.3.1 Metodología: Elaboración de la curva S de costos, según el

programa base.

Dentro de lo que es la gestión de obras, disponemos de algunas herramientas que nos

permiten conocer el estado o la situación de diversos factores de esta, con relación a la
previsión inicial. Estos factores pueden ser de tipo cronológico, financiero o de cualquier
otro.

Una herramienta que nos puede ayudar a conocer, controlar y, por lo tanto, aplicar las
correcciones necesarias, es la curva de avance o curva “S”. Esta curva, representa en un
proyecto el avance real respecto al planificado en un periodo acumulado hasta la fecha. La
curva recibe el nombre de “S” por su forma. Normalmente, al principio del proyecto hay
una tendencia de costes acumulados crecientes, mientras que estos costos acumulados
decrecen hacia el final. La primera versión de la Curva S se crea a partir del cronograma
vigente y el presupuesto inicial. Posteriormente se puede actualizar conforme se crean las
nuevas versiones. El objetivo es como se ha dicho antes, detectar las desviaciones
existentes y tomar medidas para corregirlas.

La curva “S” es una herramienta de gran uso para el seguimiento y monitoreo del proyecto,
ya que sabemos por cada unidad de tiempo definida si lo que se aplica del gasto es lo que
debería ser. Por otro lado, es la base para aplicar la metodología de gestión de valor ganado,
para determinar atrasos o adelantos en el cronograma y en el presupuesto, además de poder
determinar tendencias y pronósticos de terminación en tiempo y costo.
Ventajas de curva S
Una de las principales ventajas de esta herramienta radica en la fácil visualización que del
avance del proyecto se tiene, de modo que tanto para el responsable del proyecto, como
para el superior al que hay que informar periódicamente o para nuestro cliente como
gestores o jefes de obra, resulta muy sencillo y claro saber cuál es la situación o estado
actual del proyecto u obra
La importancia de utilizar una curva de recursos radica en que el proyecto se beneficia al
tener información de fácil acceso que sirve para lograr un visión de conjunto del uso de los
recursos y que, al realizarlo, éste cumpla con los requerimientos, las normas y las políticas
establecidas tanto por la organización como por el financiador del proyecto. Además de
esto, la curva permite mantener un nivel de confianza y seguridad en el proceso de
ejecución y seguimiento del proyecto.

¿Cómo se desarrolla?
Para desarrollar la curva de recursos es necesario que se definan las entradas que
proporcionarán la información requerida y que será procesada mediante las herramientas y
técnicas pertinentes para obtener la matriz que más tarde emplearemos para realizar la
gráfica.

Es importante mencionar que antes de realizar la curva de recursos, debemos tener en

cuenta lo siguiente:

 Tener documentada y clara la visión de proyecto, la justificación, supuestos,

restricciones, etc.
 Haber definido el alcance, su descripción, detalles, criterios de aceptación.
 Documentar qué incluye y qué no incluye el proyecto (por qué cosas se
consumen recursos y por cuáles no).
 Generar una estimación del coste y otra del tiempo necesario.

La gráfica con la curva de avance debe incluir entre sus elementos, al menos, los
siguientes:

 Nombre del proyecto

 Código del proyecto
 Fecha inicial del proyecto
 Fecha final del proyecto
 Valor del trabajo planificado (lo que se planificó se generaría de valor durante
la ejecución de los recursos ejercidos en las actividades de ese período, el plan
– usualmente un mes)
 Valor de trabajo planificado acumulado (la suma de los recursos ejercidos como
gasto de acuerdo con el plan)
 Costo real del trabajo realizado (lo que realmente costó la ejecución de los
recursos ejercidos en las actividades de ese período)
  Costo real del trabajo realizado acumulado (la suma de los recursos
ejercidos como gasto de acuerdo con el gasto ejecutado)

Podemos elaborar nuestra curva de avance usando la hoja de cálculo EXCEL, aunque algún
otro programa de gestión de obras como Arquímedes o Presto creo que también tienen la
opción de generar estas gráficas.

Ordenes de cambios
Las principales causas para elaborar órdenes de cambio son los conflictos, omisiones,
ambigüedades y errores tanto de las especificaciones técnicas como de los programas de
obra.

Estas órdenes ocasionan un incremento del costo y tiempo de ejecución de la obra, reducen
la productividad y empeoran las relaciones entre el personal involucrado en la ejecución de
las obras, por lo que el análisis debe velar que estos cambios correspondan a las
necesidades del proyecto, sean apropiados y cuenten con la autorización debida.

En virtud de que las órdenes de cambio involucran modificaciones al monto del proyecto y
por ende al crédito, es necesario que la entidad financiera las conozca.

Si el cambio involucra un porcentaje significativo debe ser revisado previo a la aprobación

por parte del dueño. De igual manera el solicitante del cambio debe proporcionar
información significativa, preparando un análisis del impacto de los cambios en el resto de
los trabajos por ejecutar.

Para analizar los cambios solicitados es necesario diferenciar entre lo que “se debe hacer” y
lo que “se desea hacer” con el cambio, permitiéndose hacer dichos cambios si son
esenciales para la seguridad y el logro del proyecto.

Reprogramación de costos
Reprogramación: Acción de reformular los programas mediante la verificación y análisis
del proceso de programación que permite la selección adecuada y oportuna de las medidas
correctivas necesarias al detectarse los desequilibrios entre las metas programadas y las
alcanzadas por cada una de las entidades responsables, propiciando con ello un desarrollo
adecuado de las actividades conforme a lo programado.

El control es de vital importancia dado que:

  Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
planes exitosamente.
 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que
se establecen medidas correctivas.
 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
Flujo de Caja
Nuestro principal objetivo será establecer un flujo de caja. El sistema para elaborar este
flujo de caja es simplemente el de verter el presupuesto en forma general o detallada en el
diagrama de barras o el Pert - Gantt. En esta forma podemos deducir cuáles serán las
necesidades de dinero en forma mensual y acumulada.
Pendiente Costo Tiempo
Toda actividad tiene un costo normal para un tiempo normal en realizarla.

Cuando queremos aligerar una actividad, debemos emplear otros recursos (horas extras o
equipo), con el objeto de aligerar la operación; esto nos permitirá realizar la actividad en
menos tiempo, pero a mayor costo.

En consecuencia, debemos contraer aquellas actividades cuya pendiente – costo tiempo sea
menor.