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Como controlar el proyecto

Control implica comparar la ejecucin con la planeacin. Si encontramos desviaciones, siguiendo la


flecha de control a planeacin, prevemos la accin correctiva necesaria, para ejecutarla. Si en
dicha comparacin no identificamos desviaciones seguimos la flecha de control a ejecucin
continuando como habamos previsto.

En esta grfica podemos recordar el traslape que existe entre los cinco
procesos, donde la ejecucin y el control inician y terminan
simultneamente.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso que consiste en monitorear, analizar
y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la
direccin del proyecto. El seguimiento es un aspecto de la direccin del proyecto que se realiza a
lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la informacin relativa al
desempeo, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al
proceso. El seguimiento continuo proporciona al equipo de direccin del proyecto conocimientos
sobre la salud del proyecto y permite identificar las reas susceptibles de requerir una
atencin especial. El control consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o en
modificar los planes de accin y hacer un seguimiento de los mismos a fin de determinar si las
acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeo. El proceso Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
Comparar el desempeo real del proyecto con respecto al plan para la direccin del
proyecto;
Evaluar el desempeo para determinar la necesidad de una accin preventiva o
correctiva y para recomendar aqullas que se consideran pertinentes,
Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes
del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su
estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos,
Mantener, durante la ejecucin del proyecto, una base de informacin precisa y
oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentacin
relacionada,
Proporcionar la informacin necesaria para sustentar el informe de estado, la
medicin del avance y las proyecciones,
Proporcionar proyecciones que permitan actualizar la informacin relativa al costo y al
cronograma actuales, y
Monitorear la implementacin de los cambios aprobados cuando stos se produzcan.

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del


Proyecto
Los gerentes de proyecto tienen la responsabilidad de responder por el uso eficaz de los recursos
de la empresa, as como de administrar las actividades para alcanzar las metas del proyecto en
cuanto a tiempo y calidad. Los activos de la empresa incluyen los activos fsicos, los recursos
humanos y los recursos financieros. Los activos fsicos se controlan mediante el mantenimiento
oportuno de la maquinaria y equipo para que las fallas de funcionamiento no retrasen el proyecto.
Es necesario recibir los inventarios, almacenarlos para usarlos en el futuro y reabastecerlos. Los
gerentes de proyecto tambin son responsables del desarrollo de los recursos humanos. Los
proyectos ofrecen un enriquecido entorno para desarrollar a los lderes del futuro; los gerentes de
proyecto pueden aprovechar la situacin si asignan tareas importantes a los miembros del equipo
para ayudarles a desarrollar sus capacidades directivas. Por ltimo, aunque no por ello menos
importante, los gerentes de proyecto deben controlar el gasto de los recursos financieros de la
empresa. La mayora de los paquetes de software de administracin de proyectos contienen
informes de contabilidad, informes presupuestarios, controles de inversin de capital e informes
del flujo de efectivo. Las desviaciones con respecto al plan del proyecto, llamadas a menudo
variaciones, deben informarse peridicamente y analizarse para determinar sus causas.

Los gerentes de proyecto pueden ejercer control sobre el logro de las metas de tiempo y calidad
del proyecto si vigilan el status y los recursos del proyecto, como se ha expuesto. El progreso
inaceptable del proyecto puede dar lugar a las decisiones de nivelacin, asignacin o adquisicin.
La clave consiste en saber cundo actuar. Se usan tres mediciones para guiar a los gerentes de
proyecto. El valor ganado (EV, del ingls earned value) de un proyecto es el costo presupuestado
del trabajo efectivamente completado a la fecha. Se calcula multiplicando el costo presupuestado
de cada actividad por su porcentaje de terminacin y sumando todas las actividades del proyecto.
El costo real (AC, del ingls actual cost) es el costo real del trabajo realizado a la fecha. Finalmente,
El costo planeado (PC, del ingls planned cost) es el costo presupuestado del trabajo cuya
terminacin se program a la fecha en el plan original del proyecto. Estas mediciones se usan para
calcular dos ndices que evalan el progreso del proyecto a una fecha especfica:

ndice de desempeo del costo (CPI) = EV/AC

ndice de desempeo del programa (SPI) = EV/PC

El CPI indica cmo se relacionan los gastos reales con el presupuesto original del proyecto. El SPI
indica si el progreso en mltiples actividades est adelantado o rezagado con respecto al plan del
proyecto. El valor crtico de cada ndice es de 1.0. Los valores menores que 1.0 no son deseables y,
si son demasiado bajos, daran lugar a que se tomaran las medidas que correspondan.

Por ejemplo, supongamos que el da de hoy, un proyecto tiene EV = $ 14,000, Ac = $20,000 y PC


=$19,000. Por consiguiente,

CPI= $14,000/$20,000=0.70

SPI=$14,000/$19,000=0.74

Los ndices indican que se ha gastado ms de lo previsto en el plan original del proyecto y, por la
cantidad que se ha gastado hasta el momento, el progreso con respecto al programa del proyecto
no es muy bueno. Este descubrimiento obligara a reexaminar las decisiones sobre los recursos
para ver por qu no se han cumplido con el programa, y a revisar el historial de gastos para ver
por qu los costos del proyecto son superiores a los costos planeados para los avances realizados
hasta el momento.

El monitoreo y control de los proyectos son actividades continuas a lo largo de la etapa de


ejecucin del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, el cierre del proyecto es una actividad que
muchos gerentes de proyecto olvidan incluir en sus consideraciones de la utilizacin de los
recursos. El propsito de esta ltima etapa en el ciclo de vida del proyecto es redactar los
informes finales y completar los resultados restantes. Sin embargo, un aspecto importante de esta
etapa es compilar las recomendaciones del equipo para mejorar el proceso del proyecto del cual
formaron parte. Muchos integrantes del equipo sern asignados a otros proyectos donde puedan
aplicar lo que aprendieron.

Cierre. Actividad que comprende la redaccin de los informes finales, la conclusin de los
resultados restantes y la compilacin de las recomendaciones del equipo para mejorar el proceso
del proyecto.

Valor ganado

La tcnica del Valor Ganado es utilizada para medir ntegramente el desempeo del proyecto,
tanto en tiempo como en costo. Para utilizar esta tcnica requerimos desarrollar un plan de
medicin del desempeo del proyecto llamada Valor Planeado (Presupuesto base establecido
durante planeacin). El valor planeado requiere ser actualizado para considerarlos cambios al
presupuesto a la fecha de revisin. El Valor Ganado es el porcentaje del presupuesto equivalente
al avance del proyecto actualmente terminado y al compararlo con el Valor Planeado
identificamos si el proyecto se encuentra adelantado o atrasado respecto al programa. As mismo,
al comparar el Valor Ganado contra el Costo Actual (incurrido para lograr el avance de los trabajos)
podremos concluir si los costos del proyecto se encuentran dentro o fuera del presupuesto.

VALOR GANADO
Valor ganado (VG) Valor Planeado (VP) Costo Actual (CA)
Si VG < CA Si VG > CA Si VG > VP Si VG < VP
El costo del proyecto El costo del proyecto El proyecto se El proyecto se
se encuentra fuera de se encuentra dentro encuentra adelantado encuentra atrasado
presupuesto. de presupuesto.
Para qu sirve? El anlisis del Valor Ganado, en sus diferentes formatos, es el ms
utilizado para evaluar el desempeo, integrando medidas de tiempo y
costo.
Cundo utilizarlo? Durante el control del proyecto.

Referencias

Administracin de operaciones; Lee Krajewski, Larry Ritzman, Manoj Malhostra; Pearson Prentice
Hall; Mxico 2008

Administracin Profesional de Proyectos LA GUIA; Yamal Chamoun; McGraw-Hill; 2002

PMBOK Fundamentos para la direccin de proyectos; Cuarta edicin.