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• ECOMMERCE

Funciones del departamento de

almacén según tipos de bodegas
Aunque las funciones del departamento de almacén pueden parecer las
mismas en principio, también pueden definirse de acuerdo a la naturaleza
de la bodega de la que estemos hablando. De esta manera, cada tipo de
almacén cumple una función distinta dentro de la cadena de suministro.

Por ello, dependiendo de su estructura, el manejo de la mercancía, sus

funciones logísticas y grado de automatización deberemos definir las
actividades y responsabilidades del personal a la hora de diseñar
un manual de funciones de los almacenistas.

Funciones del departamento de almacén

En la cadena de suministro, las principales funciones del departamento
de almacén son:

• Recepción de mercancía
• Almacenamiento de mercancía
• Control de inventario
• Conservación y mantenimiento de productos
• Gestión y preparación de pedidos

Veamos en qué consisten cada una de estas funciones del departamento

de almacén:.

Recepción de productos
Es el proceso de dar entrada a la mercancía que se envía desde el centro
de producción o, bien, por parte de los proveedores. En este, se debe
comprobar que la mercancía coincida con la información presente en
los albaranes. De modo que entre las funciones del departamento de
almacén también está el control de calidad y características
correspondientes a los lotes.

Almacenamiento de la mercancía
El departamento de almacén debe asegurarse alojar de forma correcta
cada producto de acuerdo a sus características físicas. Por ejemplo,
la distribución de un almacén debe contar con espacios amplios sí
frecuentemente recibe grandes lotes de equipos electrodomésticos o
cualquier otra mercancía de gran tamaño.

Control de inventario
Entre las principales funciones del departamento de almacén está el
registro contable de la entrada y salida de mercancía en la bodega.

Para administrar estas operaciones se emplean sistemas WMS, a fin de

optimizar la gestión del inventario cíclico, la demanda de los productos,
sus entradas y salidas del almacén, así como para prevenir
discrepancias, disminuir los costes de almacenamiento, etc.

Conservación y mantenimiento de productos

El sistema de almacenamiento debe asegurar el buen estado y la calidad
de la mercancía para lograr este fin, y cumplir juiciosamente con las
normativas de higiene y de seguridad especial para el cuidado de cada
producto y material. Por ejemplo, si se trata de productos que requieren
mantenerse en refrigeración, debe disponer de la maquinaria y
ambientación necesaria para su almacenaje dentro de la cadena de frío.
De esta manera, se garantiza la seguridad de los productos.
Gestión y preparación de pedidos
Otra de las principales funciones del departamento de almacén es
cumplir con la preparación de los pedidos que se realizan desde los
locales de venta o, bien, que realizan los clientes directamente. Por ello,
las actividades de logística de selección y embalaje deben diseñarse de
acuerdo a la frecuencia de la demanda, el tamaño de los lotes y las
características de la mercancía.

Tipos de almacén y sus funciones

Hasta ahora hemos explicado a grandes rasgos las principales funciones
del departamento de almacén. Sin embargo, es bien sabido que existen
distintos tipos de almacenamiento, cada uno con sus propias
características y funciones.

De modo que podemos encontrar operaciones específicas para los tipos

de almacén de acuerdo a sus funciones logísticas, su estructura, el tipo
de mercancía que almacenan y su grado de automatización.

Tipo de almacén según su función logística

De acuerdo a las funciones que cumplan dentro de la cadena de
suministro y la red logística, podemos encontrar tipos de almacén como
los siguientes:

• Almacenes centrales: son los más cercanos a los centros de producción,

sus funciones son manipular cargas completas y suministrar mercancía
a los almacenes regionales.
• Almacenes regionales: se encarga del alojamiento de productos de bajo
valor cerca de los lugares de consumo, para ahorrar costos de transporte.
 • Almacenes temporales: en ellos se almacena el stock temporalmente

durante picos en la demanda. Generalmente son productos de

temporalidad definida.

• Almacenes de consolidación: en este almacén se alojan productos de

distintos proveedores a fin de agruparlos y prepararlos en mayor

volumen, para así ahorrar costos de transporte favoreciendo el flujo de

los productos y su entrega a los clientes.

• Almacenes de ruptura: la función del almacén de ruptura es la inversa al

almacén de consolidación, en él los pedidos se dividen para distribuirse

en lotes de menor tamaño.

Tipos de almacén según el tipo de mercancía

Según la naturaleza de las mercancías que se alojen en el almacén y su
logística de almacenamiento, estos departamentos se pueden agrupar de
la siguiente forma:

• Almacenes de materias primas: la función de este tipo de bodega es

custodiar y guardar los materiales básicos para la fabricación de un
producto en específico.
• Almacenes de productos intermedios: como su nombre lo indica, se
encarga de almacenar los productos que aún no han finalizado su fase de
producción.
• Almacenes de productos terminados: en este caso, las funciones del
departamento de almacén son custodiar los productos ya finalizados,
listos para su venta.
• Almacenes de envases y embalajes: son bodegas destinadas a alojar los
envases, envoltorios y paquetes para la preparación y distribución de los
pedidos y productos.
• Almacenes de materiales auxiliares: su función es guardar y mantener en
buenas condiciones los materiales del proceso de producción que no se
consideran materia prima.
Tipos de almacén según su grado de
automatización
Las funciones del departamento de almacén también pueden variar de
acuerdo al nivel de inversión tecnológica con el que se cuenta.

• Almacenes convencionales: son almacenes de gran tamaño que cuentan

con equipamiento básico como depósitos de paletas, carretillas de mástil
retráctil.
• Almacenes automatizados: la función de estas instalaciones es reducir al
mínimo la actividad de los trabajadores, pues la mercancía es manipulada
generalmente por equipo automatizado.

Tipos de almacén según su estructura

Por último, podemos agrupar los tipos de almacén y sus funciones de
acuerdo a sus características estructurales.
 • Almacenes cubiertos: las funciones del departamento de almacén en
estos espacios es resguardar de las diferentes variables climáticas la
mercancía y materiales que custodian.
• Almacenes abiertos: el layout de un almacén abierto está enfocado en
alojar mercancía o materiales que no requieren protección contra el clima,
lo que reduce costos en almacenaje.

Importancia del control de entradas y salidas

de almacén
Si pudiéramos destacar una de las funciones del departamento de
almacén, sería el seguimiento y control de entradas y salidas de almacén.
La importancia de este balance se debe a la posibilidad de estar al tanto
de cómo se mueve la mercancía dentro de la bodega. Así como poder
detectar y reportar cualquier discrepancia entre la mercancía que entra
sale y los albaranes.

En este sentido, la función de los inventarios es ayudar a reducir los

costos, acelerar los procesos logísticos, prevenir los fraudes, evitar
los quiebres de stock en los locales de venta y consumo. Por ende, si se
descuidan las entradas y salidas de almacén, se vería afectado el
funcionamiento de toda la cadena de suministro.

¿Cómo hacer un manual de funciones de un

almacén?
Para garantizar un desempeño eficiente dentro de las bodegas lo
recomendable es diseñar el manual de funciones de un almacenista. En
este se debe plasmar la información correspondiente no solo a las tareas
que el profesional debe realizar, sino también su rol frente a los
proveedores, subordinados, el coordinador de logística, directivos y
demás players.

De modo que, el manual de funciones de un almacenista debe estar

conformado por:

• El perfil del profesional, incluyendo los conocimientos y habilidades que

debe manejar para cumplir eficientemente con sus actividades.
• Los objetivos del puesto y del área al que ha sido asignado.
• Lista y descripción de la maquinaria y software que funcionan dentro del
almacén.
• Descripción de las funciones y actividades. Puede presentarse según su
periodicidad (diarias, semanales, mensuales, etc.).
• Lista y descripción de sus relaciones internas y externas en la cadena de
suministro.

Es importante resaltar que un manual de funciones del departamento de

almacén puede variar de acuerdo a las necesidades y objetivos de cada
organización. Para conseguir una mayor precisión, lo ideal es
implementar sistemas de medición y optimización a fin de impulsar no
solo la logística del almacén sino también, las fortalezas competitivas de
la empresa en el mercado.

Control de bodega y
manejo de inventario
¿cómo hacerlo?

Manejar una bodega y llevar al día

el inventario es una tarea difícil
Tener una bodega para un emprendedor trae consigo muchas
responsabilidades que si no se saben administrar pueden ocasionar pérdidas
significativas, para evitar esto le vamos a enseñar cómo debe controlar su
bodega.
Control de bodega para un manejo óptimo de la mercancía

Cuando se tiene una bodega para el almacenaje de mercancía se deben

tener en cuenta varios aspectos para garantizar el buen estado de los
artículos, su correcta manipulación y el funcionamiento general de la bodega
en relación a la logística.
Hay tres puntos importantes en el control de una bodega:
1. Objetivos

Un sistema de control de bodega cumple con tres objetivos claros: llevar

control de la mercancía; crear procedimientos para el registro de todos los
movimientos internos y externos relacionados con la bodega y la mercancía,
conocidos como gestión logística; y realizar protocolos para la prevención
de riesgos y seguridad industrial.
2. Funciones

Las funciones que desempeña una bodega para una empresa son:
protección de la mercancía, registro de entrada y salida de la mercancía,
métodos de distribución de la mercancía, limpieza y organización de la
bodega y optimización de los espacios.
3. Organización

La organización de la bodega le permite a la empresa tener información sobre

la mercancía almacenada, conocer los detalles del artículo (peso, medidas,
nivel de fragilidad, etc.), saber con exactitud el número de unidades que se
pueden almacenar en la bodega, determinar un espacio para la manipulación
y acomodación de la mercancía y crear protocolos que indiquen como se
debe manipular y transportar la mercancía dentro y fuera de la bodega.
Teniendo en cuenta lo anterior se debe hacer un seguimiento de todas las
actividades y responsabilidades para medir la eficacia (alcance de los
resultados) y eficiencia (relación entre esfuerzo y resultado) del
funcionamiento de la bodega.
Control de inventario

Hay dos tipos de inventarios que se deben realizar en una bodega

empresarial:
• Inventario físico o real
El objetivo de este inventario es hacer un conteo manual de los artículos para
conocer las existencias reales y compararlas con las del inventario
permanente, de esta manera se puede medir la precisión del inventario
permanente, conocer el número de artículos perdidos y saber si las
existencias están desactualizadas. Este inventario se recomienda hacerlo
una o varias veces al año dependiendo de cada empresa.
 • Inventario permanente
Su objetivo es conocer la mercancía existente, llevar registro de los cambios
en el inventario y tener un plan para saber con exactitud cuándo se debe
solicitar mercancía y en qué cantidad.
En cuanto a la gestión de un inventario permanente se debe llevar un
registro en plantillas o un software, etiquetar el embalaje correctamente
(número de artículo, cantidad, nombre, peso y sugerencia de manipulación si
es un objeto delicado) y realizar periódicamente un análisis de venta; que
incluya ventas al mes, solicitud de cantidades suficientes y adicionales (en
caso de un imprevisto), además, de un conocimiento profundo sobre el
comportamiento del inventario.
Ahora, existen tres métodos principales para optimizar la salida de la
mercancía:
1. PEPS: primeras entradas, primeras salidas. Método de valuación de
inventarios donde se considera que lo que se vende es lo que
primero entró al almacén, por lo que el inventario queda valuado a
los precios de las últimas adquisiciones.
2. UEPS: últimas entradas, primeras salidas. Método de valuación de
inventarios donde se da salida a los productos comprados
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden
solo aquellos que se adquirieron primero.
3. PPP: precio promedio ponderado. Método de valuación de
inventarios donde se registra la salida del stock al costo promedio
resultante de la división entre el valor del inventario y la cantidad de
unidades que lo componen.
La siguiente infografía puede ilustrarlo mejor sobre todo el proceso
de control de bodega y manejo de inventario.
Recuerde que en Renta Espacio somos expertos en manejo de
inventario por eso cuando un cliente lo solicita hacemos un registro completo
de todas las cosas que ingresan a bodega y si hay un retiro se hace una orden
de salida, esta documentación es anexada a la carpeta del cliente.
Si quiere saber más sobre nuestro servicio de control de bodega y manejo de
inventario puede agendar una cita sin ningún costo; el personal de Renta
Espacio se desplazará hasta su lugar de residencia o trabajo y le explicará
todos los beneficios que tenemos para usted.

• DEL CLIENTE
• VISIBILIDAD Y CONTROL DE RUTA
• ECOMMERCE

Control de inventario de una empresa:

ejemplos y herramientas
El control de inventario como uno de los sistemas de información
logística dentro de las empresas representa una práctica ventajosa, ya que
brinda la oportunidad de optimizar la gestión de los movimientos de almacén
y venta.

Por lo tanto, llevar un buen control de inventario ayuda a medir con mayor
detalle cómo se está desarrollando nuestra dinámica empresarial, y a partir de
ello tomar las decisiones estratégicas acertadas para mejorar las
competencias del negocio.

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario abarca el registro de todos aquellos movimientos de
almacenamiento de materia prima, herramientas y productos de una empresa.
Este sistema logístico, tiene como finalidad analizar el ingreso y salida de los
bienes para poder reducir el costo de los productos y saber si hay mercancía
faltante.

Importancia del control de inventario de una

empresa
El control de inventario en una empresa es importante porque con él es
posible mantener un balance correcto sobre la mercancía y la distribución de
un almacén, lo que ayuda a reducir costos, prevenir el fraude, acelerar los
procesos logísticos y realizar informes sobre el estado financiero del negocio.

Por otro lado, un inadecuado control de inventario en una empresa no

permite saber qué se vende y qué no, por lo que pueden ocurrir problemas
de almacén y logística, pérdida de ventas o exceso de mercancía almacenada,
además de pedidos incompletos.
Grantiza la satisfacción del cliente en tus entregas:
Sistema de seguimiento de entregas y los
beneficios de instalar uno
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Tipos de control de inventario

Como hay una gran variedad de tipos de control de inventario, las empresas
pueden escoger de acuerdo a cuál sistema se adapta mejor a las necesidades
de cada una. Entre los tipos de control de inventario podemos encontrar las
siguientes categorías:

Tipo de control de inventario según su movimiento

En este sistema de información logística se halla el inventario inicial, que es
aquel inventario que refleja el saldo que se tiene antes de adquirir otros
productos, o el inventario final que se hace al final de un período contable y
aporta información sobre el estado financiero que se tiene para ese momento.

Tipo de control de inventario según su logística

Aquí se encuentran algunos como el inventario de prevención, que se aplica
dependiendo de las temporadas y requiere mucha mayor preparación para
poder anticipar escenarios; y el inventario en lote, que se pide en grandes
cantidades y se pueden obtener a menor costo.
Tipo de control de inventario según su regularidad
Dentro de este tipo de control de inventario están los inventarios periódicos,
cuyo conteo suele ser trimestral o anual; y los inventarios perpetuos, cuyo
conteo se realiza diariamente.

Tipo de control de inventario según su forma

Aquí se tienen el inventario de materias primas, que serán usados para crear
productos finales en la empresa; el inventario de productos en proceso, que
se utilizarán para modificar productos en proceso o productos finales; así
como el inventario de productos terminados, en los que se realiza un conteo
de todas las mercancías disponibles para vender.

Control de inventario en Excel

Como es importante que las empresas utilicen el control de
inventario como sistemas de administración y control, Excel se convierte en
una buena opción para crear plantillas que se adapten al tipo de control de
inventario que se requiera.

Hacer un control de inventario en Excel puede variar de acuerdo a las

necesidades de la empresa. Sin embargo, podemos tomar como ejemplo de
control de inventario los siguientes pasos:

1. Crear la hoja de cálculo para el control de inventario en Excel:

Lo ideal es tener tres hojas diferentes para no confundirlas: una para el

inventario, la siguiente para el ingreso de productos, y la última para los
productos vendidos. A continuación, deberás crear las colu mnas para las
categorías que consideres necesarias (marca, factura, producto, fecha,
código, cantidad, descripción, entre otras).

2. Tener un formato adecuado:

Al momento de crear las tablas, debes cliquear en la opción de "la tabla tiene
encabezados" para que cambie de aspecto y tenga el formato correcto.
Recuerda que las tres tablas deben tener el mismo aspecto.
 3. Añade los productos y rellena los campos faltantes:

Lo siguiente que se debe hacer es rellenar las casillas de las diferentes

categorías creadas en los documentos, ya sea para la planilla del control de
inventario, la del ingreso de mercancía o la de las ventas que ha realizado la
empresa.

4. Aprovecha las fórmulas de Excel:

Si utilizas las fórmulas de Excel para el control de inventarios, rellenar las

casillas se hará de forma automática, lo que facilitará el trabajo y ahorrarás
tiempo.

Otras herramientas para el control de

inventarios

Por suerte para las empresas, existe un amplio espectro de software gratuitos
y pagos que brindan el servicio de control de inventario. Entre
algunos ejemplos de control de inventario se pueden encontrar:
• ABC Inventory: es un software gratuito de sistema de almacenamiento, que
ayuda a la administración del almacén de las empresas. Aunque la interfaz no
es moderna, ofrece funciones más amplias, avanzadas y personalizadas que
la herramienta de Excel para el control de inventarios.
• Bind ERP: es una herramienta diseñada para que cualquier empresa (grande
o pequeña, nueva o antigua) pueda usarlo de forma sencilla y práctica. Bind
ERP permite calcular el costo real de las inversiones y busca una mayor
rentabilidad para el usuario.
• RightControl Lite: es un sistema WMS que ofrece un mes gratuito antes de
pagar por completo el software. Tiene un programa de control muy eficaz que
incluye un seguimiento de datos, ofrece facturación y gestión de contactos.
• Crol: es una herramienta para control de inventarios que también posee una
plataforma desde la que se puede tener acceso a diversos datos de la empresa.
Aunque esta se especializa en la gestión del almacenamiento, también brinda
seguimiento de las compras y ventas.

• Por otro lado, las empresas pueden apoyarse en software especializados

para complementar sus sistemas de control de inventario. Por ejemplo,
para la gestión de transporte y planificación de entregas cuentan
con PlannerPro by Beetrack, que permite administrar de forma eficiente
el número de entregas por unidad de transporte, lo cual permite tener un
mayor control sobre cuánta mercancía es trasladada durante las rutas
diarias.

• Con estas herramientas para el control de inventario de una

empresa todo el proceso se podrá llevar a cabo de una forma mucho más
llevadera y organizada. De manera que las compañías pueden apoyarse
en estos sistemas de gestión para optimizar la preparación de pedidos y
brindar un mejor servicio a los clientes.
 ¿Qué es un Sistema de Control de Inventarios?
Un sistema de control de inventarios es el mecanismo (proceso) a
través del cual una empresa lleva la administración eficiente del movimiento y
almacenamiento de las mercancías y del flujo de información y recursos que
surge a partir de esto. Al contar con un sistema para gestionar tu inventario te
encontrarás con dos agentes importantes de decisión que son: la clasificación
del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante
saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados cada
uno de los productos que manejan en tu empresa.

Beneficios del Sistema de Control de Inventarios

Los beneficios más importantes del sistema de control de inventarios son:

• Elevar el Nivel de Servicio al Cliente, reduciendo la perdida de venta por

falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.

• Mejorar el Flujo de Efectivo de tu empresa, al comprar de manera más

eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios esto ayudará a que
el dinero no esté sentado tu almacén sino trabajando.

• Reducir los Costos de fletes por una mayor planeación y reducción de las
compras de emergencia.

• Reconocer y prevenir robos y mermas.

5 formas en que un ERP puede ayudar a tus tareas
de control de inventario

1. Gestión de inventario en tiempo real: un ERP puede proporcionar una

visibilidad completa y en tiempo real del inventario, lo que te permite tener un
control completo sobre el inventario en todo momento. Puedes ver cuánto
stock tienes disponible, cuánto has vendido y cuánto necesitas pedir.

2. Automatización de procesos: el ERP puede automatizar muchas

tareas relacionadas con el inventario, como la recepción de bienes, la
asignación de ubicaciones de almacenamiento, la preparación de pedidos y
la gestión de devoluciones. Esto te permite ahorrar tiempo y reducir la
posibilidad de errores humanos.

3. Optimización de la reposición de stock: un ERP puede generar

informes y análisis que te ayuden a determinar cuándo es necesario pedir
más stock. Esto te permite optimizar tus compras y evitar la sobrecarga de
inventario, lo que puede ahorrar dinero y espacio de almacenamiento.

4. Gestión de múltiples almacenes: si tienes múltiples almacenes, un

ERP puede ayudarte a rastrear el inventario en cada ubicación y a transferir
stock entre ellas según sea necesario. Esto puede mejorar la eficiencia y
reducir los tiempos de espera para los clientes.

5. Seguimiento de números de serie y lotes: si vendes productos que

tienen números de serie o lotes, un ERP puede ayudarte a rastrear y
gestionar esta información. Esto puede ser útil para la identificación de
problemas de calidad y la recuperación de productos defectuosos.
Implementación de un sistema de control de
inventarios

Una vez que has decidido optimizar la gestión de tu inventario a través de un sistema
de control de inventarios, es importante que antes de iniciar el proceso conozcas
los pasos que son necesarios para llevar a cabo con éxito la implementación de un
sistema de control de inventarios.

Los pasos que puedes seguir para lograr una eficiente implementación de
tu sistema de control de inventarios son los siguientes:

1. Organizar y complementar la información de tus inventarios

Este paso es fundamental ya que te permitirá tener una visión más real de tu
situación de tus inventarios y a partir de esto optimizarlos. Es muy importante contar
con un catálogo actualizado y depurado de tus productos.

Es primordial eliminar los productos que ya no manejas y los productos que se

encuentran repetidos en tu catálogo. Es fundamental también tenerlos debidamente
clasificados en familias y/o grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus
proveedores. Todo esto para tener una buena base de información para llevar a
cabo los siguientes pasos.
¿Tu inventario se encuentra organizado y clasificado?

2. Clasificar tus productos en al menos 3 categorías

Después de haber organizado la información de tu inventario actual, tu siguiente

tarea será clasificarlo en 3 categorías principales las cuales te darán un panorama
más amplio del tipo de productos con los que cuentas y cómo deberán ser
gestionados cada uno. Las categorías en las que puedes clasificarlos son las
siguientes:

1) Productos de Alta Rotación: Este tipo de producto tiene un nivel de venta

constante durante todo el año y debido a esto, se colocan al menos 6 compras por
año para resurtirlo.

2) Productos de Temporalidad: En esta categoría se cuentan los productos que

no tienen un nivel constante de venta, sino que por temporadas puede aumentar o
disminuir su rotación, las compras se realizan mes a mes según se vaya requiriendo
y previendo el comportamiento de su demanda.

3) Productos especiales o sobre pedido: Esta clasificación abarca los productos

que se puede decir que son ventas eventuales por alguna requisición extraordinaria,
en este caso solamente se ordenan cuando se realiza el pedido por parte del cliente,
son productos de los cuales no te conviene tener inventario detenido ya que no se
puede saber con certeza cuándo se venderán.

Los siguientes pasos se recomienda que los realices únicamente con tus productos
identificados como de alta rotación, y con algunos ajustes que te comentaremos
más adelante para los productos de temporalidad. No es recomendable trabajar
este esquema con los productos especiales ya que es difícil predecir su
comportamiento y nivel de ventas esperado, al igual que es poco beneficioso el
contar con inventario de estos productos.
>> También te puede interesar ver el Video: Consejos para un manejo de
inventarios eficiente

3. Establecer los días de inventarios de tus productos

¿Cuánto tiempo tardas en tener el producto disponible para tu cliente?

Para definir este dato, tienes que tomar en cuenta dos factores importantes:

• Tiempo de entrega del proveedor: Este concepto se refiere al tiempo que una
vez colocado el pedido, tarda el producto en llegar a tu bodega y está listo para
ofrecerse al cliente. Este dato lo puedes obtener de manera fácil viendo el histórico
de entrega de los productos por parte de tu proveedor. Es importante que si tu
producto lleva alguna adecuación o preparación (etiquetado, embalaje,
ensamblado, etc,) previa a poder ser ofrecida al cliente, sea considerado en este
tiempo.

• Frecuencia de compra: Este concepto se refiere a cada cuántos días puedes o

quieres estar colocando una orden de compra a este proveedor por este producto.
Para obtener este dato, revisa en tu histórico de ventas cuánto tarda en venderse
en promedio el producto que estás ofreciendo por cada compra realizada así podrás
definir qué cantidad es la que se debe comprar. Considerando las dimensiones,
costos y la rotación del producto puedes decidir comprar más frecuente o menos
frecuentemente.

Obteniendo estos datos, puedes definir los días de inventarios, por ejemplo si
quisieras tener inventario de 60 días tendrías que realizar el siguiente cálculo.

15 días (lo que tarda en surtir el proveedor) + 45 días (frecuencia de compra)= 60

días
Las compras se realizarían cada 45 días en base a embarques, descuentos y
capacidad de almacén.

4. Calcular máximos, mínimos y puntos de re-orden

Basándote en el dato calculado en el paso anterior puedes definir tus máximos,

mínimos y puntos de re-orden. ¿Cómo se hace? A continuación, te lo explicamos:

Continuación con el ejemplo anterior de un inventario referente a un periodo de 60

días, el cálculo se hace de la siguiente manera:

1) Calcula el stock máximo de un producto tomando como referencia los 60 días

de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de mayor demanda,
supón que este monto es de 100 unidades, este será tu máximo, es decir la cantidad
mayor permitida de ese producto en tu inventario.

2) Calcula el stock mínimo de un producto tomando como referencia los 60 días

de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de menos demanda,
considera que el monto es de 22 unidades, las cuales representan la cantidad
mínima a tener de tu producto para no correr el riesgo de desabasto.

3) Define el punto de re-orden, es decir el nivel de existencias en el cual es

necesario realizar un pedido, lo que debes hacer es obtener el promedio de tu
máximo y tu mínimo, en este caso sería de 61 unidades, esto quiere decir que
cuando tengas esta cantidad en existencia es momento de colocar una orden.

Así mismo, toma en cuenta que con los productos de temporalidad, es importante
considerar con mucho cuidado el nivel máximo para un mejor control de inventarios
y evitar el exceso de mercancía que te genere costos de almacenamiento si el
producto tarda en ser vendido.
5. Compara la información obtenida con tus inventarios
actuales

En esta etapa del control de inventarios, es primordial que consideres que la

información de tu mercancía en existencia que tu sistema te está proporcionando
sea la correcta. Al analizar los datos identifica todos aquellos productos que se
encuentren en un nivel de unidades mayor al máximo calculado, esto con el fin de
que puedas tomar decisiones como podría ser realizar una estrategia o promoción
de ventas para que el producto empieza a tener más demanda y se alcancen los
niveles óptimos de mercancía según lo que a tu empresa le convenga más.

De igual manera, con los productos que reconozcas que están por debajo de tus
niveles mínimos aceptables valida que el cálculo sea correcto y en los casos en que
aplique, comienza a planear de manera más eficiente las compras para llegar al
nivel sugerido y no correr el riesgo de sufrir desabasto.

6. Monitorea tus inventarios en tiempo real

Ahora que tus inventarios están bajo control, lo recomendable es que cada vez que
un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-orden planees una compra. En
este proceso es muy importante la función de tu equipo de compras ya que cada
producto tiene su propio comportamiento en cuanto a demanda y rotación, por lo
que deberán estar preparados para tomar decisiones importantes para hacer más
eficiente la compra.

Por ejemplo, cuando se tenga que comprar un producto en específico podrán

identificar qué otros están también cercanos a llegar a su nivel mínimo para con este
dato seleccionarlos y poder aprovechar el espacio y costo del transporte en lugar
de hacer varias compras individuales al momento de requerir cada producto por
separado.

7. Actualización constante de la información

Él último paso en la implementación correcta de tu control de inventarios, es al

mismo tiempo fundamental para poder tener éxito en el futuro. Las tendencias y
situaciones de los productos tienden a cambiar, por lo que es muy importante tener
revisiones periódicas de la información y actualizar constantemente los niveles
mínimos y máximos que tiene la compañía. Este análisis es recomendable que lo
realices anualmente o en caso de que la industria y mercado en que se desempeñe
tu negocio lo requiera, puede llevarse a cabo varias veces al año para que puedas
asegurarte de contar con información confiable para tomar todas las decisiones
importantes.

Recuerda que para poder llevar con éxito esta estrategia debes contar con
catálogos de productos depurados, información confiable de tus existencias,
compras y ventas de tus artículos y un mantenimiento accesible, flexible y fácil de
esta información para que puedas realizarlo de manera proactiva. Así mismo, es
muy importante que tomes en cuenta que una vez que ya estás llevando a cabo tu
control de inventarios no pierdas de vista que el monitoreo y seguimiento del mismo
es pieza clave para su éxito.
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Preparación de pedidos: definición,

etapas, métodos y sistemas
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Lectura de 7min.
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En cualquier centro de distribución, la etapa de preparación de pedidos es
una de las más importantes. En esta se garantiza que el producto sea el
correcto y que su preparación y embalaje sean los adecuados para llegar en
perfectas condiciones a su destino final. Por lo tanto, si la etapa de
preparación de pedidos no es eficiente, la productividad de la empresa y la
experiencia del cliente pueden verse afectadas.

Definición de preparación de pedidos

La preparación de pedidos o gestión de pedidos, también llamado picking,
se define como el proceso mediante el cual se seleccionan y recogen los
productos desde las estanterías, pasillos, y demás espacios de la bodega. Así,
el objetivo de la preparación de pedidos es organizar y preparar los
productos para ser embalados (packing) y enviados a sus respectivos
compradores, por lo que mientras más eficaz sea esta etapa, mejores
resultados se van a tener en la entrega de pedidos a los clientes.

Métodos de preparación de pedidos

Debido a su importancia, la preparación de pedidos es uno de los procesos
que más exige de tiempo y dedicación dentro del centro logístico. Para agilizar
esta etapa, es necesario establecer cómo los operarios deben gestionar las
mercancías. En este sentido, existen varias categorías de métodos de
preparación de pedidos, que son las siguientes:

Métodos de preparación de pedidos según la dirección de la mercancía

En este grupo de métodos de preparación de pedidos pueden intervenir

recursos tanto tecnológicos como humanos, dependiendo de la naturaleza de
la empresa.

• Método de preparación de pedidos “hombre-producto”: es el sistema

más tradicional, el operario va caminando hasta donde se encuentran los
productos para irlos seleccionando y recogiendo.
• Método de preparación de pedidos “producto-hombre”: consiste en el
uso de máquinas, sistemas y tecnologías automatizadas que se encargan de
recoger los productos y llevarlos hasta el operario.
• Método de preparación de pedidos “cross docking”: una vez se reciben
las mercancías en la bodega, estas se despachan de forma directa, sin que
se mantengan almacenadas por periodos de tiempo prolongados.
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Métodos de preparación de pedidos según las estanterías

También existen métodos de preparación de pedidos de acuerdo al lugar

en donde se ubiquen los productos en la estantería, dependiendo de dicha
ubicación, el operario puede utilizar diferentes mecanismos para preparar los
pedidos de la manera más eficiente posible.

De esta manera, tenemos que los métodos de preparación de

pedidos variarán en función de si las mercancías se encuentran:

• A nivel del suelo: los productos se ubican en un solo nivel que se encuentra
en el suelo.
• En niveles bajos: los productos se encuentran en un estante a la altura del
operario.
• En niveles medios: los productos se encuentran a no más de 4 metros de
alto.
• En niveles altos: las estanterías se encuentran llenas de productos,
independientemente de su altura.

Métodos de preparación de pedidos según su recogida

También, la preparación de pedidos varía según la dinámica de la recogida:

• Método de preparación de pedidos “pedido a pedido”: es la modalidad

más tradicional, en la cual el operario busca cada producto en la bodega y lo
prepara para la etapa del despacho de mercancía.
• Método de preparación de pedidos “picking en grupo”: se divide en dos
etapas, primero el operario busca todos los productos y los agrupa en la zona
de picking. Una vez que ya los tiene todos, los embala de forma individual
para enviarlos a su respectivo destino.
• Método de preparación de pedidos “picking por zonas”: las órdenes se
procesan en función de su ubicación en la bodega y se preparan varios
pedidos por grupos al mismo tiempo.
¿Qué son las rutas punto a punto y cómo planificar una ruta logística de última
milla?

Simples pasos de manera gráfica

Fases y etapas de preparación de pedidos

Para realizar una operación logística eficiente dentro de la bodega se deben

seguir las siguientes etapas de preparación de pedidos:

1. Preparación previa: consiste en recabar toda la información relacionada con

los pedidos, y en organizar los recursos claves para realizar la preparación
de pedidos (carretillas, palets, entre otros).
2. Recogida: es el recorrido que realiza el operario para seleccionar los
productos a gestionar; dicho recorrido va desde la zona de operaciones hasta
el lugar en donde están las mercancías.
3. Extracción: una vez el operario localiza el producto en la bodega, extrae la
cantidad solicitada y la coloca en el sistema de transporte de
productos interno que esté implementado (roll, palet, entre otros).
 4. Verificación: el operario vuelve a la zona de operaciones y verifica que extrajo
los productos correctos.
5. Preparación: se procede con el embalaje o packing, precintado, pesaje y
etiquetado del paquete, para su posterior traslado al lugar de despacho en
donde se precisará su ruta de destino y se procederá con el servicio de
entrega.

Ejemplos de sistemas de preparación de pedidos

En el mercado de las tecnologías logísticas existen distintos sistemas de

preparación de pedidos integrados a los Sistemas de Gestión de Almacenes
(SGA) o Warehouse Management System (WMS), que son Sistemas de
Información Logística (SIL). Cada empresa implementa el que mejor se adapte
a las necesidades de su bodega.

A continuación, veamos algunos ejemplos de sistemas de preparación de

pedidos:

• Privalia: es un outlet de venta online que utiliza el método de preparación

de pedidos cross-docking de la mano con el sistema de preparación de
pedidos Easy WMS de Mecalux en uno de sus centros logísticos de
 España. Así, Privalia en ese centro logístico ha prescindido del almacenaje,
dedicando todos sus recursos a la preparación de los productos que llegan a
su centro logístico para, inmediatamente, expedirlos a su destino.
• Amazon: debido a la magnitud de esta compañía y a su filosofía
de innovación tecnológica, en los centros logísticos de Amazon se emplea
el método de preparación de pedidos producto-hombre, esto a través de
robots autónomos que se encargan del transporte interno de las mercancías.
En cuanto al sistema de preparación de pedidos, este fue diseñado in-
company. Es decir, se trata de una herramienta creada por el poderoso
equipo de IT de Amazon.

¿Qué sucede después de la preparación de pedidos?

En el comercio electrónico, una vez que culmina la etapa de preparación de

pedidos, empieza otra de las etapas más cruciales en la logística de una
empresa, se trata de las entregas de última milla. Esta inicia cuando el
producto es despachado desde el área de transporte hacia el domicilio del
comprador, y aquí es donde la empresa debe centrar todos sus esfuerzos en
garantizar una entrega a tiempo.

En este punto, la planificación en las entregas de mercancías es tan

importante como en la preparación de pedidos. Por lo tanto, la empresa debe
contar con las tecnologías necesarias para que los despachos se cumplan de
forma eficiente, como por ejemplo los sistemas PlannerPro y LastMile by
Beetrack.

PlannerPro es un software que permite planificar y diseñar rutas de

distribución. Mientras que LastMile es un sistema de seguimiento que le
permite al departamento de logística conocer en todo momento la ubicación
del transportista durante las entregas.

Con estas herramientas logísticas, es posible continuar con un proceso

eficiente después de la preparación de pedidos, para darle un feliz término
a las compras realizadas por los clientes.