2023

ANKAAL
Manual de Organización y Funciones

USG Asesores
Elaborado por: ADMINISTRADOR Revisado y aprobado por: GERENCIA GENERAL
ANKAAL SAC
01/02/2023
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Contenido
Introducción.......................................................................................................................................2
Introducción...................................................................................................................................2
Objetivos:.......................................................................................................................................2
Alcance:..........................................................................................................................................2
Aprobación:....................................................................................................................................2
Estructura...........................................................................................................................................3
Estructura Orgánica........................................................................................................................3
Organigrama ANKAAL.....................................................................................................................4
Cuadro orgánico de cargos:............................................................................................................5
Actividades de soporte y asesoría:.................................................................................................5
Perfiles de Puesto...........................................................................................................................5
Alta dirección.............................................................................................................................5
Gerente General.....................................................................................................................5
Jefe de Administración y Finanzas:.........................................................................................7
Operativos:.................................................................................................................................9
Encargado de Mantenimiento:...............................................................................................9
Maquinistas / Operarios:......................................................................................................10
Apoyo Externo..........................................................................................................................10

Introducción
Introducción
El Manual de Organización y Funciones es un documento en el cual se encuentra plasmada la
Estructura Organizacional de la empresa y servirá como base para implementar futuras políticas.
Permite el conocimiento integral de la organización y funciones de todas las áreas, definiendo por
escrito los requerimientos, funciones específicas, responsabilidades y líneas de autoridad
específicas para cada puesto en todos los niveles jerárquicos.
Esto ayudará a una mejor eficiencia en los procesos de la empresa, evitando la duplicidad de
funciones y especificando las responsabilidades de cada cargo.

Objetivos:
El Manual de Organización y Funciones se realizó con los objetivos de:

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  Determina las funciones y responsabilidades específicas de cada cargo, así como las
relaciones entre los puestos, líneas de autoridad, dependencia jerárquica dentro de la
Estructura Organizacional de la empresa.
 Servirá como base para los procesos de reclutamiento, selección e inducción al personal
nuevo.
 Servirá como base para la evaluación y definir necesidades de capacitación del personal.
 Permite mejorar las comunicaciones dentro de la organización, coordinación y gestión
administrativas.
Alcance:
El presente manual es de aplicación a todo el personal y áreas de la empresa. Asimismo, todos los
colaboradores de la empresa tendrán la obligación de leer el manual de funciones y encargarse de
las funciones que les correspondan.
Aprobación:
El presente manual es aprobado por Gerencia General.

Estructura
Estructura Orgánica
 Alta gerencia:
o Gerencia General
 Jefaturas:
o Jefe de Administración y Finanzas
o Supervisor de Ventas de Oficina y Licitaciones
o Supervisor de Control de Calidad
 Coordinadores
o Encargado de Recepción / Facturación
o Encargado de Ecología y Medio Ambiente
 Operativos:
o Encargado de Despacho
o Operarios / Maquinistas
 Asesoría Externa:
o Asesor Legal y Tributario
o Asesores de Seguridad, Salud y Medio Ambiente
 Apoyo Externo:
o Técnicos de mantenimiento

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 Organigrama ANKAAL
Cuadro orgánico de cargos:
Número Cargo Nivel Dependencia Jerárquica
1. Gerencia General Alta Gerencia Directorio o Junta General de
Accionistas
2. Jefatura de Administración y Finanzas Jefatura Gerente General
3. Encargado de Recepción / Asistente Asistencia Jefe de A&F
administrativo
4. Encargado de Mantenimiento Operativo Jefe de A&F
5. Maquinistas / Operarios Operativo Encargado de
Mantenimiento
Actividades de soporte y asesoría:
Número Cargo Nivel Dependencia Jerárquica
1. Asesor SSOMA (servicio externo) Asesoría Externa Asesora a Gerente General
2. Operarios Técnicos Apoyo Externo Encargado de
mantenimiento

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Perfiles de Puesto

Alta dirección

Gerente General
Descripción de puesto: El Gerente General es el órgano de mayor jerarquía de la organización. Se
encarga de dirigir, controlar, organizar y planificar toda la organización. A su vez implementar
estrategias para el logro de los objetivos empresariales. Es el representante legal de la
organización ante todas las entidades estatales y privadas.
Jefe Inmediato: Junta General de Accionistas o Directorio
Personas a su cargo: Jefe de Administración y Finanzas
Coordina con (no se limita a):

 Relaciones Internas:
o Planta:
 Encargado de mantenimiento
 Operarios
 Operarios técnicos
o Administración y Finanzas:
 Jefe de Administración y Finanzas
 Asistente de administración
o Asesores

 Relaciones Externas:
o Clientes
o Proveedores (nacionales y extranjeros)
o Bancos y Entidades Financieras
o Entidades estatales como SUNAT, SUNARP, Municipalidades, etc.
o Otras cuya labor requiera.

Funciones:
1. Funciones Principales:
a. Planificar, dirigir, organizar y controlar la organización
b. Diseñar y e implementar el Plan Estratégico Anual de la empresa, en conjunto con
el jefe de Administración y Finanzas.
2. Funciones secundarias:
a. Representar a la empresa ante entidades estatales y privadas y otras que por sus
actividades, la organización necesite de su representación.
b. Planificar y supervisar las actividades de ventas, producción y financieras.
c. Estar al pendiente de nuevas tendencias en el mercado.

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 d. Monitoreo y supervisión del cumplimiento del Plan Estratégico Anual de la
empresa, y lo que implica (presupuestos, nuevas políticas, entre otros) en
conjunto con las demás jefaturas.
e. Revisión y supervisión, en conjunto con el Jefe Administrativo Financiero de las
actividades de contabilidad, recursos humanos, tesorería, sistemas y créditos y
cobranzas.
f. Negociación y aprobación de compras de montos importantes.
g. Ejercerá autoridad en lo que se refiere a la estructura orgánica de la empresa,
contratación de nuevo personal, políticas remunerativas, despidos, ascensos,
traslados y otras actividades de administración de personal.
h. Dirección y supervisión, en conjunto con el Jefe de Producción, de las actividades
de planta y de la calidad de los productos o proyectos.
i. De ser necesario, negociación con las empresas del Sistema Bancario (bancos) de
créditos y/o pagos.
j. Autorizar los diferentes pagos que la empresa tenga que realizar.
k. Motivación del personal en general.
l. Otras que su labor requiera.

Responsabilidades:
1. La empresa cumpla con sus objetivos trazados en el Plan Estratégico.
2. La imagen en el mercado de la empresa.
3. Personal motivado y comprometido con la organización
4. Que la estructura organizacional sea adecuada para el cumplimiento de las estrategias
planteadas.

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Jefatura

Jefe de Administración y Finanzas:

Descripción de puesto: El Jefe de Administración y Finanzas se encargará de proveer a la empresa
con los recursos económicos y financieros (dinero) al menor costo posible para que la empresa
pueda cumplir con sus operaciones, obligaciones y objetivos. Asimismo se encargará de apoyar a
la Gerencia General en administrar (planificar, controlar, dirigir y liderar) la empresa. Remplaza al
Gerente General en su ausencia.
Jefe Inmediato: Gerencia General
Personas a su cargo: Asistente de administración
Encargado de mantenimiento

Coordina con:
 Relaciones Internas:
o Gerencia General
o Producción
 Encargado de mantenimiento
 Relaciones Externas:
o Clientes
o Bancos
o Proveedores
Funciones:
1. Funciones Principales:
a. Tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen
desarrollo de las actividades de la empresa.
b. Elaboración del Plan Estratégico anual en coordinación con todas las áreas de la
empresa y su seguimiento mensual.
2. Funciones secundarias:
a. Gestión de diferentes créditos (Leasing, Carta Fianzas, etc.) ante las entidades
financieras (Bancos, etc.) y otros (Proveedores)
b. Reemplazo del Gerente General en su ausencia.
c. Gestión de importaciones y compras.
d. Supervisión y control diario de tesorería.
e. Supervisión de planta y/o proyectos.
f. Aplicación de políticas laborales.
g. Dirección, control y apoyo en la implementación de estrategias empresariales.
h. Implementar políticas y proponer mejoras en su ámbito de acción.
i. Evaluación del personal a su cargo.
j. Otras que su labor requiera.

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Responsabilidades:
1. Obtener y gestionar el dinero de la empresa, para que ésta cumpla con sus objetivos y
planes.
2. Gestión de cobranzas ante los proveedores.
3. Cuidar la imagen de la empresa en el Sistema Financiero.

Encargado de Recepción / Asistente Administrativo

Descripción de puesto: El encargado de recepción y asistencia se encargará de apoyar en la
satisfacción de necesidades de comunicación de la empresa, atendiendo a los clientes,
proveedores y público en general. Asimismo apoyará en las labores administrativas que
requeridas.
Funciones:
1. Funciones Principales:
a. Atender a los clientes, proveedores y público en general.
b. Apoyar a la empresa en labores administrativas.
2. Funciones secundarias:
a. Realizar ventas de oficina.
b. Contestar llamadas telefónicas.
c. Recibir correspondencia.
d. Recibir mercaderías en almacén.
e. Llenar registro de ventas.
f. Elaboración y llenado de factura, guías, boletas y otros.
g. Control en la hoja de seguimiento de pedidos.
h. Otras que su labor requiera.

Responsabilidades:
1. Llenar correctamente guías, facturas y demás documentos contables.
2. Cuidar la imagen de la empresa.

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Jefatura

Jefe de Operaciones:
Descripción de puesto: El Jefe de operaciones se encargará de administrar, supervisar y controlar
los recursos humanos y materiales para cumplir los objetivos de la empresa.
Jefe Inmediato: Gerencia General
Personas a su cargo: Encargado de Mantenimiento
Maquinistas / Operarios

Coordina con:
 Relaciones Internas:
o Gerencia General
o Jefe de Operaciones
 Relaciones Externas:
o Clientes
o Proveedores
Funciones:
3. Funciones Principales:
a. Diseñar políticas que se alineen con la estrategia general de la organización.
b. Elaborar el Plan estratégico anual para la optimización de los procesos, logrando la
máxima eficacia con costos mínimos.
4. Funciones secundarias:
a. Garantizar que todas las operaciones se lleven a cabo de un modo apropiado y
rentable
b. Mejorar los sistemas, procesos y mejores prácticas de gestión operativa
c. Comprar materiales, planificar el inventario y supervisar la eficiencia del almacén
d. Ayudar para que los procesos de la organización sigan cumpliendo la ley
e. Formular objetivos estratégicos y operativos
f. Examinar datos financieros y usarlos para mejorar la rentabilidad
g. Gestionar presupuestos y previsiones
h. Realizar controles de calidad y controlar los KPI de producción
i. Contratar, formar y supervisar personal
j. Encontrar modos de aumentar la calidad del servicio de atención al cliente.
k. Otras que su labor requiera.

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Responsabilidades:
1. Colaborar con otros altos directivos para formular la estrategia.
2. Asegurar el cumplimiento normativo.
3. Supervisar la implementación de sistemas de TI.

Operativos:
Encargado de Mantenimiento:
Descripción de puesto: El responsable de las instalaciones, se encargará de custodiar las
existencias que la empresa guarde, y se encargará de aprovisionar al personal los insumos y
suministros que requieran.
Jefe Inmediato: Jefe de Administración y finanzas
Personas a su cargo: Ninguno
Coordina con:
 Relaciones Internas:
o Producción:
 Operarios
o Jefatura de Administración y finanzas
 Relaciones Externas:
o Ninguna
Funciones:
1. Funciones Principales:
a. Custodiar las existencias en los almacenes.
b. Despachar las existencias cuando sean requeridos.
c. Solicitar reposición de suministros cuando se requiera.
d. Reportar los stocks de existencias.
2. Funciones secundarias:
a. Elaborar hojas cardex en la computadora.
b. Llenar notas de entradas y salidas de existencias.
c. Realizar inventarios físicos periódicos (semanales, mensuales)
d. Emitir diariamente el reporte de stock de mercaderías y existencias.
e. Llenar hojas de costos para contabilidad. (trazabilidad)
f. Apoyo en los despachos de los productos.
g. Mantener los almacenes limpios y ordenados.
h. Otras que su labor requiera.
Responsabilidades:
1. Reporte adecuado y oportuno de la cantidad de existencias en los almacenes.
2. La seguridad y custodia de los almacenes y sus existencias.

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Maquinistas / Operarios:
Descripción de puesto: Los maquinistas, como su nombre indica, son los encargados de manipular
las máquinas de la empresa, acudir a proyectos, realizar mantenimiento, fabricación, y reparación
de productos. Son, asimismo, responsables de su buen uso y mantenimiento. También son
responsables, en conjunto con el Jefe de Administración y finanzas y del Gerente General, de la
calidad de los productos de la empresa; y en conjunto con el asesor de SSOMA, de su propia
seguridad en el trabajo.
Jefe Inmediato: Jefe de Administración y finanzas.
Personas a su cargo: Ninguno
Coordina con:
 Relaciones Internas:
o Producción:
 Jefe de administración y finanzas
 Relaciones Externas:
o Ninguna
Funciones:
1. Funciones Principales:
a. Fabricar los productos que la empresa ofrece.
b. Controlar la calidad de los productos.
2. Funciones secundarias:
a. Coordinar con los jefes inmediatos la fabricación de los productos.
b. Limpieza de su área de trabajo.
c. Solicitar los materiales que requieran al Encargado de Almacén o de Compras.
d. De darse el caso, apoyar en los despachos al jefe Administración y finanza o
encargado de mantenimiento.
e. Cumplir con los requisitos de seguridad en la planta.
f. Reportar en los Partes de Producción u Hojas de Corte la producción del día e
informar las ocurrencias del día.
g. Proponer mejoras en su campo de acción.
h. Otras que su labor requiera.
Responsabilidades:
1. La buena calidad de los productos.
2. De su seguridad, evitar en lo posible accidentes de trabajo.

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Apoyo Externo

Asesores en SSOMA:
Se encarga del análisis, elaboración y control de las acciones del personal, así como la orientación
a los empleados. Para manejar y prevenir los riesgos que puedan afectar a la salud o seguridad de
los trabajadores, así mismo velar por el correcto seguimiento de las normativas nacionales en
temas de salud, seguridad y medio ambiente. También aplicará las políticas de la empresa
respecto a la administración de la salud y seguridad del personal.

Operarios Técnicos
Es un outsourcing o servicio externo contratado por la empresa. Se encargan de ejecutar e instalar
los proyectos de los clientes

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