EJE-INT-SST-PR-

Código 005
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO Fecha de
1/10/2020
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PROCEDIMIENTOS CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO

Describir la forma como se elaboran y controlan los documentos de la organización.

2. ALCANCE

Aplica a la elaboración y control de todos los documentos de la organización, incluyendo los

de origen externo.

3. DEFINICIONES

● Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Formato, registro,

procedimiento, informe, instructivo, etc.
● Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de calidad de
una organización.
● Procedimiento: Manera o forma particular de hacer algo, que se escribe con la
finalidad de estandarizar los procesos.
● Instructivo: Instrucciones detalladas a seguir para desarrollar una actividad
específica.
● Formato: Documento de calidad de naturaleza instructiva, que tiene como propósito
regular la manera de cómo se toman los registros.
● Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
● Listado maestro de documentos internos: Relación de todos los documentos que
componen el Sistema de gestión de la calidad de la organización
● Listado de control de registros: Relación de controles necesarios para la
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición
final de los registros de la organización
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4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO
No
ACTIVIDAD RESPONSABLE RELACIONADO /
.
REGISTRO

Identificar, definir y elaborar los

Formato: “Listado
documentos requeridos para el Coordinador
1 maestro de
sistema de gestión de Seguridad y SST
documentos”
Salud en el Trabajo.

Revisar y evaluar el documento

Responsable del Formato “Acta de
2 elaborado y modificarlo si se requiere
proceso Reunión”
para su aprobación final.

CONTROL DE LA REVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE RELACIONADO /
REGISTRO
Aprobar el documento emitido dejando
evidencia en el Listado maestro de
Formato: “ Listado
documentos. En dicho documento se Gerente
1 Maestro de
deja evidencia de la última General
documentos”
modificación realizada.
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Entregar a los usuarios del documento

dejando registro del recibido en el formato
“Listado maestro de documentos”. Durante la Formato “ Listado
2 distribución de copias se deben recoger las Coordinador SST Maestro de
copias obsoletas, cuando los documentos son Documentos”
actualizados, y se destruyen o se utilizan
como papel reciclable.

Realizar la socialización de los documentos

Formato” Registro
3 elaborados, actualizados o anulados. Coordinador SST
de Capacitación”

Destruir los documentos obsoletos, con el fin

de evitar el uso de documentos Distribución de
4 Coordinador SST
desactualizados. Documentos

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

DOCUMENTO
N
ACTIVIDAD RESPONSABLE RELACIONADO /
o.
REGISTRO

Identificar los documentos externos

aplicables al contrato y registrarlos en el
“Listado maestro de Documentos”. Durante Formato: Listado
Coordinador
1 el desarrollo del contrato se controla la maestro de
SST
vigencia del documento consultando los documentos
diferentes medios existentes como lo son:
Internet, Entidades normalizadoras, etc.
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CONTROL DE REGISTROS

DOCUMENTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE RELACIONADO /
REGISTRO
Personal
Diligenciar completamente los formatos a
1 responsable de N.A
lapicero.
cada actividad
Colocar archivadores en cada área e
Coordinador
2 identificarlos por el nombre de la misma. N.A
SST

Se recomienda identificar por colores los fólder o

3 Coordinador
carpetas utilizadas, de acuerdo a los procesos N.A
SST
en los que se origina el registro.

Identificar las carpetas y fólder colocando

4
nombre de los registros que contiene, Coordinador
N.A
consecutivo de la carpeta dentro del archivo, y SST
nombre del contrato.

5 Mantener actualizado el índice de las carpetas Cada Líder de

N.A
que permanecen en los archivadores. proceso

Diligenciar el formato “Listado maestro de

6 documentos”. Allí se establece la identificación,
Listado maestro de
el sitio de almacenamiento, la recuperación Coordinador de
documentos
(localización y acceso), el tiempo de retención y SST
la disposición de los registros del SGI
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Los siguientes documentos y registros, deben
ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento
en que cese la relación laboral del trabajador con
la empresa:
1. Los resultados de los perfiles
epidemiológicos de salud de los trabajadores, así
como los conceptos de los exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro de los trabajadores, en
Coordinador
caso que no cuente con los servicios de médico
SST
especialista en áreas afines a la SST.
2. Resultados de mediciones y monitoreo a
los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros
y riesgos en SST.
3. Registros de las actividades de
capacitación, formación y entrenamiento en SST.
4. Registro del suministro de elementos y
equipos de protección personal.

Eliminar registros (se realiza con la aprobación

8 Coordinador
del Líder de procesos). No aplica
SST ,Gerente
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4.1 FORMA DE LOS DOCUMENTOS

ENCABEZADO DE LA DOCUMENTACIÓN

El esquema utilizado para documentos como Manuales, procedimientos, protocolos

programas, Guías, instructivos y formatos es el siguiente:
Código: (A-B-C-D-E)
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha de (F)
LOGO Emisión
Versión: (G)
PROCESO AL CUAL PERTENECE EL
DOCUMENTO Pag (H)

A: Identificación del estado de la actividad

B: Sigla de la Actividad que se va a realizar
C: Proceso al cual pertenece el documento
D: Sigla que identifica el tipo de documento. Los documentos pueden ser: Para el
● Manual (MA)
● Formato (FO)
● Procedimiento (PR)
● Instructivo (IN)
● Documento General (DG).
● Programas (PG)
● Plan: ( PL)
● Política: (PO)
● MATRIZ (MZ)

E: Número consecutivo del documento, que sirve para diferenciar documentos de un mismo
tipo, dentro de un proceso.

F: Fecha en que se emite el documento.

G: Número de versión del documento

H: Número de páginas que tiene el documento

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CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido para cualquier documento del sistema de gestión es de libre formato, pero se
recomienda utilizar fuente Arial y tamaño de fuente 12 en el contenido del documento y en
su encabezado.

Al final de todo documento se debe registrar el control de cambios, De la siguiente manera

Fecha de
Detalles del cambio Versión
Modificación

(A) (B) ( C)

A: Fecha en que se la hace modificación al documento

B: Se debe registrar específicamente cuál fue el cambio o modificación que se realizó al
documento.
C: Se debe registrar la versión actualizada con la que queda el documento.

5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Detalles del cambio Versión
Modificación

Octubre /2020 Creación del documento 0