CODIGO:

CENTRAL DE COPIAS DIGITAL PRO-SST-001

Versión: 01
SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Pág. 1 de 10
Vigente desde:
PROCEDIMIENTO CONTROL Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS
10/08/2017

PROCEDIMIENTO CONTROL Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Elaboro Aprobó
ANGI ATUESTA NARANJO ALEXANDER ANDRADE SOACHA
Profesional de Seguridad y salud en el trabajo Gerente
Ibagué, Agosto 2018
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10/08/2018

1. OBJETIVO

Elaborar la estructura para la elaboración de documentos, codificación, versión, revisión,

aprobación, actualización, control de cambios, manejo e identificación de documentos
obsoletos, implementados en el SG-SST de CENTRAL DE COPIAS DIGITAL, garantizando la
protección contra daño, pérdida o deterioro de los documentos.

2. ALCANCE

Aplica para la elaboración y control de todos los documentos implementados al Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo de CENTRAL DE COPIAS DIGITAL, con el fin de asegurar el
desarrollo eficaz del proceso.

3. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del coordinador de seguridad y salud en el trabajo la adecuada

elaboración de los documentos del SG SST conforme a las directrices establecidas en este
procedimiento.

4. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se aplican las siguientes definiciones:

 Aprobación: Autorización de la gerencia para la utilización del documento

 Control de Cambios: Registro de los cambios o modificaciones realizados a los
documentos del SG SST
 Documento: Información y su medio de soporte.
 Documento Obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su
eliminación pierde su vigencia
 Elaboración: Documentar una caracterización de proceso, procedimiento o formato
del SG SST
 Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
 Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el
documento.
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5. NORMATIVIDAD

 Decreto 1072/2015 - Artículo. 2.2.4.6.13. Conservación de los Documentos. El

empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos
contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos
los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas
ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en
seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica
de conformidad con este artículo siempre y cuando se garantice la preservación de
la información.

6. GENERALIDADES

Se debe mantener actualizado el listado maestro de documentos del Sistema de Gestión

para la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST, con las versiones actuales, los cambios y
el control de los documentos obsoletos.

7. DESCRICPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Estructura del documento

Los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de CENTRAL

DE COPIAS DIGITAL, tales como manuales, procedimientos, programas, formatos, entre
otros deben contener las siguientes características:

Encabezado: El encabezado va elaborado en fuente calibri, tamaño 12 y contiene los

siguientes elementos:

1. Logo: Logotipo autorizado para todos los documentos de CENTRAL DE COPIAS DIGITAL

2. Nombre de la empresa: Se identifica el nombre de la empresa

3. Nombre del proceso: Se cita el nombre del proceso al cual corresponde el documento
que se está elaborando
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4. Nombre del Documento: Se cita el tipo de documento que se está elaborando (Manual
del SG SST, Procedimiento, programa, formato etc.)

5. Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo se realizará manualmente desde el mismo instante en que se elaboran,
creando una estructura jerárquica que permite parametrizar y asignar un código para cada
tipo de documento así:

 La codificación se establecerá de acuerdo al siguiente esquema:

SIGLA TIPO DOCUMENTO - SIGLA DEL PROCESO - CONSECUTIVO

 La jerarquización de los documentos se establece así:

SIGLA
PROCESO DOCUMENTO SIGLA
PROCESO

Manual de Sistema de Gestión de la Seguridad y

MAN
Salud en el Trabajo

Formato FOR

Matriz MAT

Seguridad y Salud en el Procedimiento PRO

SST
Trabajo
Programa POG

Política POL

Reglamento REG

Plan de trabajo, Mantenimiento y Emergencia PLA

 Los dos siguientes campos son numéricos y corresponden al consecutivo de los

documentos y se asigna de acuerdo al orden de elaboración.

6. Versión, paginación y fecha: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el
documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 01. La versión del documento
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se actualiza conforme a la aprobación de los cambios, simultáneamente con la fecha de

vigencia y paginación.

Especificado lo anterior la estructura quedará así:

3. EMPRESA 4. CODIGO
1. LOGO 2. PROCESO

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CENTRAL DE COPIAS DIGITAL MAN-SST-001
5. VERSIÓN
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MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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6. PAGINACION
8. NOMBRE DOCUMENTO 7. FECHA VIGENCIA

7.2 Contenido: Para la edición de los documentos, el contenido es flexible y puede contener
texto, hipervínculos, imágenes, diagramas de flujo, siempre y cuando sea clara y entendible
por las personas que tienen que aplicar o consultar la documentación. Su presentación debe
incluir los siguientes aspectos:

Documento Descripción Estructura

Manual del SGSST Presenta un contenido Alcance – Definiciones- Relación
abierto documentos internos que hacen
parte del SG SST
Procedimientos y Establece la metodología para Objetivo – Alcance– Definiciones
programas llevar a cabo un proceso Normatividad – Generalidades -
Responsabilidades - Descripción -
Registros referenciados –Control de
Cambios

Formatos – Matriz – El Contenido de los

Políticas - Planes y documentos es abierto.
Reglamentos No aplica
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7.3 Documentos y Registros Referenciados: Finalizando la descripción del documento se

relacionara en el siguiente cuadro el código y nombre de los documentos y registros que
tendrán trazabilidad al procedimiento:

1. Código del Documento relacionado al procedimiento

Código Descripción

2. Nombre del documento relacionado al procedimiento

7.4 Control de Cambios: En caso de existir cambios en los procesos, infraestructura,

acciones de mejora, normatividad entre otros, se debe relacionar el mismo de acuerdo al
procedimiento del Gestión del cambio con el fin de garantizar la vigencia de los documentos
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST y, a su vez se
relacionará en el siguiente cuadro el orden histórico de los cambios realizados en los
documentos intervenidos:

Fecha Versión Identificación de los cambios

7.5 Pie de Página: Se elabora para evidenciar los diferentes estados del documento en el
momento de su elaboración y aprobación. Solo aplicará para los siguientes documentos:
Manual del SG SST, Procedimientos, programas y otros manuales. Los formatos y matriz no
tendrán establecidos pie de página o cualquier otro formato elaborado en Excel.

El pie de página contiene la siguiente estructura:

Elaboro Aprobó
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Profesional de Seguridad y salud en el trabajo Gerente
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7.6 Control de documentos: Los documentos del proceso del Sistema de Gestión para la
Seguridad y Salud en el Trabajo se controlaran en el formato Listado maestro de
documentos internos. Los documentos externos se incorporaran en un listado maestro de
documentos externos y no requieren aprobación para su aplicación dentro del SG SST de
CENTRAL DE COPIAS DIGITAL.

Los documentos obsoletos tendrán marca de agua de DOCUMENTO OBSOLETO y,

permanecerán en una carpeta identificada como “obsoleto” dentro de la documentación
del Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa y relacionada
en un listado maestro de documentos obsoletos.

7.7 Conservación de los documentos: Los siguientes documentos y registros, deben ser
conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en
que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en
caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo.
2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud
en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como
los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de
monitoreo biológico, audiometrías, espirómetrias, radiografías de tórax y en general,
las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición
a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de
los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo.
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo.
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
6. Registro de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo.
7. Registro de actos y condiciones inseguras en seguridad y salud en el trabajo.
8. Registros de actas de vigía en Seguridad y salud en el trabajo.
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9. Registros de actas de comité de convivencia laboral

10. Informes de investigación de accidente/incidente de trabajo.
11. Informes de auditorías internas o externas del sistema de gestión para la seguridad y
salud en el trabajo y,
12. Demás documentos y registros que guarden trazabilidad con el sistema de gestión para
la seguridad y salud en el trabajo.
7.8 Conservación en medio magnético y físico: Los documentos del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el trabajo de CENTRAL DE COPIAS DIGITAL., estarán custodiados
por el responsable designado quien, custodiara la información en medio físico, magnético,
electrónico, fotografía o una combinación de estos. Para el medio magnético el responsable
debe realizar semestralmente una copia de seguridad de la información y, en medio físico
la información deberá resguardarla en espacios libre de humedad y roedores para
garantizar su conservación.

DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

Código Descripción

MAT- SST-001 Listado Maestro de Documentos Internos

PRO- SST-004 Procedimiento de Gestión del Cambio

FOR- SST-007 Formato de Gestión del Cambio

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Identificación de los cambios

10/08/2018 01 Creación del procedimiento control y

conservación de documentos