SISTEMA DE GESTIÒN DE LASEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO Código: PL -SST-01

Versión: 01
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y Fecha: 23/08/2023
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SG-SST

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS DEL SGSST

Fecha: 08 de noviembre de 2023

1.1. OBJETIVO GENERAL

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CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SG-SST

Establecer las pautas para la elaboración y control de los documentos que soportan el Sistema de
Gestión de Seguridad en el Trabajo SG-SST, garantizando que sean legibles, de fácil identificación
y accesibles protegiéndolos contra daño deterioro o pérdida.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.1.1. Definir los pasos a seguir en la Producción Documental del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

1.1.2. Permitir que el manejo de la documentación del SGSST refleje una adecuada Imagen
Institucional, contribuyendo al fortalecimiento de la identidad visual.

1.1.3. Permitir un control eficaz y eficiente de la información y documentación, por medio de

actividades de seguimiento, control y verificación.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SGSST) de la empresa MEDICAL HEALTH SOCIETY.

3. RESPONSABLE

Responsable del diseño en Seguridad y Salud en el Trabajo

4. RESPONSABILIDADES
El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los
documentos relacionados en el formato CONTROL Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

5. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

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 Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico,

fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo
del SG-SST.
 La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de manera tal
que sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla.
Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y
ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los apartes que les compete
 El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud
solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución
prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo
caso, se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la
normatividad legal vigente.
 Se mantiene el Manual del SG-SST (este documento) que describe:
o El SG-SST de la organización y sus elementos constitutivos.
o La forma como los diferentes elementos del SG-SST interactúan entre sí.
o La relación entre los diferentes elementos y sus procedimientos o
instructivos.
 La organización estableció un procedimiento para identificar y controlar todos los
documentos y datos críticos para la operación del SG-SST, al igual que el
rendimiento de sus actividades en SST. Los documentos y registros críticos
incluyen aquellos exigidos por la legislación colombiana.

6. El procedimiento para la identificación y control de documentos y registros de SST, incluye

la metodología para su identificación, aprobación, publicación, eliminación según lo
establecido en la legislación colombiana.

La documentación del SG-SST está a disposición de los trabajadores para su consulta, los
documentos confidenciales pueden ser consultados a través del jefe inmediato del trabajador.

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ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Se detecta la Los documentos Encargado de SG- Documento realizado.
necesidad de crear el deben ser aprobados SST.
documento así: procedimientos,
instructivos, registros
y formatos.
Aprobación de El documento debe Representante Legal Documento aprobado.
documento ser revisado y
aprobado por el
Representante legal de
la empresa
Distribución de Una vez los Encargado SG-SST. Documento realizado.
documento documentos son
aprobados, SST es
responsable de
actualizar y entregar o
informar a
responsables.
Actualización de Cuando exista un Encargado de SST. Documento realizado.
documento cambio en el
documento debe
estipularse en el ítem
identificación de
cambios al final de
cada documento, SST
es el responsable de
actualizar y entregar o
informar a los
responsables.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN EL DECRETO 1072 DE 2015

El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el
acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.

Los documentos y registros resaltados dentro del formato GV-SG-SST-FO-01-V0 deben ser
conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que
cese la relación laboral del trabajador con la empresa. Según los lineamientos del Decreto 1072,
artículo 2.2.4.6.12.

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8. PARTES DEL DOCUMENTO

8.1. CUERPO DEL DOCUMENTO

Los documentos del SGSST, tales como manuales, programas, procedimientos, instructivos
y formatos se deben elaborar en papel bond blanco tamaño carta, cualquier tipo de fuente
tipográfica c, tamaño 11 y los siguientes elementos.

8.2. PORTADA

Para los manuales, programas, procedimientos e instructivos El texto de la portada se

escribe en fuente Century Gothic 11, el nombre del documento en tamaño 16, negrita y
alineado al centro.
La estructura de la portada debe estar como se indica en la siguiente gráfica:

En la parte superior del documento, tres (3) interlineaciones bajo el margen superior, encontramos
el logo de la empresa, el logo debe tener un tamaño de 7 cm de alto por 7 cm de ancho, en tamaño

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de fuente 16 negrita cuatro (4) interlineaciones bajo el logo encontraremos el nombre del
documento, ocho (8) interlineaciones bajo el nombre del documento en negrita fuente 12
encontramos el texto (elaborado por) y una (1) interlineación bajo el nombre de quien elabora el
documento en fuente 12 negrita encontramos la fecha de aprobación del documento.

8.3. ENCABEZADO
El encabezado de los documentos del SGSST se encuentra en todas las hojas que
conforman el documento, excepto la portada, deben estar registrados en cualquier tipo
fuente tipográfica y debe tener el siguiente contenido:

 Extremo izquierdo.
Se encuentra el logo del HEALTH MEDICAL SOCIETY

 Centro: Se registrara los nombres del documento que los identifica.

 Extremo derecho.
Se debe registrar los siguientes datos:

 Código: conjunto de caracteres asignados por la Coordinación de SGSST, que se determina

de acuerdo al proceso y tipo de documento de acuerdo al siguiente orden:
Los primeros cinco dígitos tienen las iniciales del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SGSST), los dos siguientes al tipo documental (M, P, PP, I, F), seguidos de
su consecutivo.

Nota: los códigos que se asignan a los documentos asociados al SGSST corresponden al
procedimiento de elaboración y control de documentos y registros, SGSST-PP-01 y se
registran el Listado Maestro de Documentos SGSST-L-01.

 Versión: corresponde al número de publicaciones aceptadas del documento.

 Fecha de elaboración: se refiere a la fecha de aceptación de la versión del documento, la

cual se registra de la siguiente forma: día, mes, año; separados por un slash (xxx/xx/xx), de
este mismo modo se registrará en el cierre y en el control de cambios.

Gráfica del Encabezado:

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Nota: Dado el tamaño variable de los formatos de la empresa, no se estipula un tamaño exacto de
encabezado. El tipo de letra de los datos registrados en el centro e izquierda del encabezado deben
ser en fuente tipográfica calibri, negrita, mayúscula sostenida para los nombres y datos, tamaño de
fuente 9.

8.4. CIERRE DE DOCUMENTO.

Los datos contenidos en el cierre de documento nos permiten verificar quién lo creó, quién lo revisó
y quién lo aprobó, de este modo se identifican los responsables del documento.

 Elaborado por: En esta casilla se registra el responsable de la elaboración o creación del

documento.

 Revisado por: En esta casilla se registra la persona que reviso el proceso y el representante
por la dirección para el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

 Aprobado por: En esta casilla se registra el nombre de la persona responsable de la

verificación final del contenido de los documentos. Dado el valor técnico de los
Documentos, es necesario que aquellos que lo posean, se aprueben por el Director
Administrativo.

Cada una de estas casillas debe especificar nombre y Cargo.

La fuente tipográfica a utilizar en el cierre del documento es Calibri tamaño 9, negrita y mayúscula
inicial.

Gráfica del Cierre de Documento.

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8.5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

El contenido del documento debe ser claro, conciso, evitando redundancias y errores gramaticales y
ortográficos, teniendo en cuenta que los documentos son la carta de presentación de la Empresa ante
las entidades con las que se tiene relación. Por razones de variación en los formatos, se recomienda
que la fuente sea Calibri, el tamaño de fuente depende del tipo y tamaño del formato.

8.6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.

El Control de Cambios consiste en una tabla que permite llevar control sobre las solicitudes de
modificación del documento, cuántas veces se ha llevado a cabo las modificaciones y por qué se las
realizó.
Esta tabla se debe incluir al final del documento, bajo los datos de elaboración y genera un formato
denominado identificación de cambios (SGSST-F-01). Los datos contenidos en la identificación de
cambios son los siguientes:

Nota:
Los datos de cierre del documento y control de cambios únicamente se registran en los documentos
y no en los formatos ni registros.

9. FORMATO DE PROCEDIMIENTO.

Un procedimiento es un documento que indica la forma específica para llevar a cabo una actividad;
consta de dos partes, la primera se denomina caracterización contiene los siguientes datos:

 Objetivo: Establece el propósito que tiene el procedimiento.

 Alcance: Hace referencia al cubrimiento de las actividades del procedimiento.

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 Responsable: Determina al (los) funcionario(s) que es (son) responsable(s) de la

implementación de las actividades que conforman el procedimiento.

 Contenido: Se refiere al cuerpo del documento.

 Documentos que se Deben Utilizar: Información que está evidenciada por medio de un
soporte magnético o impreso, estos documentos pueden ser internos o externos a la
empresa.

10. CONTROL DE REGISTROS

El diligenciamiento de los registros puede llevarse a cabo de manera digital o manual.

En los casos en que el formato se diligencie de manera manual, se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
 Escribir con letra clara y legible.
 Diligenciar todas las casillas que el formato solicita.
 Evitar tachones y enmendaduras.
 Cuando una casilla del formato que requiera diligenciamiento, no se
diligenció, debe trazarse una línea para evitar diligenciamientos posteriores
de información.

11. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN N° FECHA DE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE
APROBACIÓN APROBACIÓN
01 10/11/2015 Elaboración del documento.

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