Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROGRAMAS N°: PRG-SST-00

SG-SST
Fecha: Nov. 08/2018
RETENCIÓN, ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Versión: 001
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Garantizar la preservación e integridad de los documentos de archivo, mediante la implementación de técnicas de conservación
documental preventiva en la Sede Medellín.
ALCANCE: Comienza con la identificación del estado de conservación y sus factores de riesgo y finaliza con el almacenamiento de los
documentos en las unidades de conservación.

DEFINICIONES:
1. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo.
2. Conservación preventiva de documentos: Acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y erradicar los mecanismos
externos de deterioro. (Páez, Fabio E, 1997: 22)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo.
2. Resolución 386/2003 de Rectoría. Por la cual se expide el Reglamento General de Archivo de la Universidad Nacional de Colombia.
3. Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación (Glosario de Archivos).
4. Páez, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en Archivos. Orientaciones en primeros auxilios para documentos de archivo.
Bogotá. Archivo General de la Nación, 1997.
CONDICIONES GENERALES:
1. Este procedimiento aplica para todos los documentos y archivos de las unidades de gestión productoras de documentos.
2. Se hace necesario tener en cuenta el presente procedimiento en la organización del archivo de gestión para su posterior transferencia al
archivo central.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Y/O REGISTROS INFORMACIÓN
DEPENDENCIA O
PUESTO DE O APLICATIVOS
UNIDAD DE GESTIÓN
TRABAJO
1 Valorar el estado en Cada unidad de gestión Unidades de Gestión Responsables N.A N.A
que se encuentran identifica la actividad preventiva del manejo de
los documentos de a realizar de acuerdo al estado los
archivo y tomar las del documento, para detener, documentos
medidas preventivas. controlar o erradicar su
deterioro.

2 Realizar actividades Se realizan las actividades Unidades de gestión Personal N.A. N.A.
preventivas para la preventivas de acuerdo al Asignado.
conservación de los estado de los documentos, así:
documentos.
 Limpieza de los documentos
y/o áreas de
almacenamiento: se
elimina el polvo de los
documentos, de las
unidades de conservación y
del mobiliario.
 Retirar material como:
ganchos metálicos, etiquetas
y adhesivos, etc.
 Eliminar pliegues: se
eliminan los pliegues y
dobleces de los
documentos, utilizando los
materiales adecuados sobre
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Y/O REGISTROS INFORMACIÓN
DEPENDENCIA O
PUESTO DE O APLICATIVOS
UNIDAD DE GESTIÓN
TRABAJO
una superficie lisa.
 Reparar roturas y
rasgaduras de los
documentos deteriorados:
Los documentos con roturas
y rasgaduras se reparan
realizando su unión,
evitando incrementar su
deterioro. Para esta
actividad se debe contar con
los materiales técnicamente
adecuados.
3 Almacenar los Se llevan los documentos a las Unidades de gestión Personal N.A. N.A.
documentos en unidades de conservación Asignado
unidades de aprobadas por la universidad,
conservación y en el en su formato y tamaño. Las
mobiliario adecuado más comunes son cajas de
archivo recubiertas y carpetas
blancas alcalinas. Una vez los
documentos sean llevados a las
unidades de conservación, se
procede a almacenarlos en el
mobiliario técnicamente
apropiado (archivadores o
estantería para archivos)
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Ligia Rendón López Ligia Rendón López

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Carlos Alfredo Salazar Molina
Claudia Restrepo Restrepo
Jefe Archivo y
Jefe Archivo y Correspondencia
CARGO Correspondencia CARGO CARGO Secretario de Sede
Auxiliar Administrativo
FECHA 27/09/08 FECHA 26/11/08 FECHA 26/11/08