Código: P-SST-002

PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE LA
Año: 2017
DOCUMENTACIÓN
Versión: 00

OBJETIVO: Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la documentación
producida y recibida del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.

Establecer los controles necesarios para la elaboración, modificación, anulación y aprobación de

los documentos que integran el Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el trabajo

Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión en seguridad y salud en
el trabajo en cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y
disposición final.

ALCANCE: El Procedimiento de Conservación de documentos y registros aplica para todos los

documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo desde la detección de la
necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación.

RESPONSABILIDAD

Gerente: El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que
sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.

Responsable SG-SST: Custodia de todos los documentos del SG-SST

El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso
a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico
especialista en seguridad y salud en el trabajo.

MARCO LEGAL

 Decreto 1443 de 2014, art. 12: El empleador debe mantener disponibles y debidamente
actualizados los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST
 DECRETO 1072 DE 2015: Decreto Único Reglamentario Del Sector Trabajo

DEFINICIONES

Aprobación: Etapa dentro del procedimiento Conservación de documentos y registros que

determina la adecuación y la aceptación del documento.

Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a que los documentos pueden
existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en

Administración Documental de SG-SST (P-SST-002)

 Código: P-SST-002
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE LA
Año: 2017
DOCUMENTACIÓN
Versión: 00

custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobado y controlado de acuerdo
a las disposiciones establecidas en el procedimiento de Conservación de documentos y registros y
cuya reproducción y uso inadecuado por parte de los empleados y/o contratistas se considera
como una Copia No Controlada.

Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera de la
organización.

Formato: Forma estándar para registrar información.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros los documentos
señalados en el decreto 1443 del 2014 y 1072 de 2015

La empresa mantendrá la conservación de los documentos exigidos por el decreto 1443 de 2014 y
1072 de 2015.

Documentos y registros que deben ser conservados por un periodo mínimo de 20 años:

 Resultados de los perfiles epidemiológicos, y conceptos de exámenes de ingreso,

periódicos y de retiro.
 Registro de las actividades de Capacitación, formación y entrenamiento en Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 Registro del Suministro de Elementos y Equipos de Protección personal.
 Resultado de la mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia epidemiológica. (como estudio de puestos de trabajo).

La conservación de los documentos se realizará de forma física en un lugar fresco y seguro para su
seguridad y conservación, a disposición del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Se desarrolla un sistema de administración de documentos para garantizar el control de su

revisión actualización, control y registro de las actividades planeadas.

Administración Documental de SG-SST (P-SST-002)

 Código: P-SST-002
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE LA
Año: 2017
DOCUMENTACIÓN
Versión: 00

La empresa estableció y mantiene el manual del SG-SST el cual describe:

 El SG-SST su organización y elementos constitutivos.

 La forma como los distintos elementos interactúan entre sí.
 La relación de los elementos junto con los procedimientos e instructivos.
 La empresa estableció un instructivo para la administración de los documentos
 Los documentos fueron realizados y aprobados así:

Documentos críticos Exigidos por la legislación Colombiana

Procedimientos Método y forma de trámites

Instructivos Delineamientos e instrucciones

Manual Documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización
en las funciones de una unidad administrativa

Formatos y registros Evidencias

 Todos los documentos se distribuyen a sus responsables y se divulgan a las áreas

interesadas.
 Cuando existe un cambio en los documentos se deben actualizar y entregar o informar a
los responsables.
 La administración de los documentos se describen en el instructivo para codificar y
nombrar la naturaleza del documento.( I-SST-001)
Para nombrar y administrar los documentos se diseñó un instructivo el cual nombra y muestra
cómo se deben bautizar los documentos según su naturaleza.

VERSIÓ ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA DESCRIPCIÓ

N N
Catalina Henao EDISON JARVI EDISON JARVI Diciembre de Versión
00
S.A.S MIRA VIDAL MIRA VIDAL 2017 original

Administración Documental de SG-SST (P-SST-002)