PROCEDIMIENTO

CONSERVACION DE Versión: 1
DOCUMENTOS Código: SISO-PRO-022
Vigencia desde 01-11-2016 1.
O

BJETIVO.

Garantizar que las actividades propias de la administración y el proceso de

conservación. De los registros y documentos que soportan el SG-SST, de manera
controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida. La conservación puede hacerse de forma
electrónica. Los documentos y registros, deben ser conservados por un período
mínimo de 30 años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
colaborador con la empresa:

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todas las clases de documentos bien sean internos o
externo.

3 GENERALIDADES

La documentación correspondiente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST) puede ser en físico (papel), disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en custodia del Responsable del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Procedimientos de conservación de los documentos

Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal

vigente.

Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) teniendo en cuenta lo siguiente:
-La conservación de los documentos debe manera controlada.

Pagina 1 de 2
 -
PROCEDIMIENTO
CONSERVACION DE Versión: 1
DOCUMENTOS Código: SISO-PRO-022
Vigencia desde 01-11-2016

Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles
protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
-El responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias
clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
-La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST) deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años,
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la
empresa:
-Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de
ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
-Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.
-Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
-Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
-Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema
de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las
políticas de la empresa.

Pagina 2 de 2