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1. OBJETIVO
Estandarizar los procesos para garantizar la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos y productos farmacéuticos
en general, comercializados por el Depósito Vidaplus, desde la adquisición a proveedores confiables hasta la distribución
física a los establecimientos farmacéuticos minoristas, garantizando la adecuada cadena de custodia.

2. ALCANCE
Aplica para las actividades y controles relacionados con selección, adquisición, recepción, almacenamiento y distribución
de medicamentos, dispositivos médicos y otros productos farmacéuticos comercializados por la organización.

3. DEFINICIONES
Defecto: Cualquier inconformidad de la unidad de producto con respecto a sus especificaciones técnicas de calidad y/o
administrativas. Pueden clasificarse en 3 tipos de defectos.
Defecto crítico: Es aquel que afecta la calidad del producto, lo hace inutilizable constituyéndose en un riesgo para el
usuario.
Defecto mayor: Defecto que sin ser crítico, puede alterar la calidad del producto o reducir considerablemente su utilidad.
Defecto menor: Defecto que no afecta la calidad o el uso adecuado del producto (generalmente presentación).
ERP: Los sistemas de planificación de recursos empresariales ('ERP', por sus siglas en inglés, Enterprise Resource
Planning), son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las
operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una organización.
Lote: Unidades producidas a través de un mismo proceso de fabricación.
Muestra: Número estadísticamente representativo de unidades extraídas de un lote, de las que se obtiene la información
necesaria para evaluar una o más de las características de ese lote o de su proceso de fabricación.
Muestreo: Procedimiento empleado para obtener un tamaño de muestra representativo del lote, seguido de la verificación
de las especificaciones para concluir a la aceptación o rechazo de este.
Inspección por muestreo: Consiste en extraer las muestras, inspeccionarlas y comparar las características de calidad de
la unidad en estudio con respecto a sus especificaciones y sobre la base de los resultados obtenidos proceder a la
aceptación o al rechazo del lote.
Producto: para efectos de este procedimiento entiéndase como medicamento, dispositivo médico o afín farmacéutico.

4. RESPONSABILIDADES
Director técnico: es responsable de la gestión de calidad y velar por el cumplimiento de este procedimiento, así como
de la normatividad vigente, que para este caso tiene como marco el Decreto 2200 de 2005 y la Resolución 1403 de 2007
y aquellas normas que la modifiquen o sustituyan.
Gerente: es responsable de asignar los recursos y velar por el cumplimiento de la normatividad vigente. También es
responsable de velar por el respeto a la prevalencia del conocimiento técnico.
Auxiliar administrativo: es responsable del cumplimiento de los procedimientos bajo su cargo.
Mensajero: Encargado externo, pero confiable de llevar la mercancía a las clínicas o droguería que corresponden a la
venta, capacitado en la cadena de frio (Temperatura, lo que dura los geles y manejo de termómetro de punzo para la
toma de temperatura)

5. CONTENIDO
Vidaplus Ser + es un distribuidor de venta directa de medicamentos, dispositivos médicos y otros afines farmacéuticos,
adquiridos a proveedores confiables y entregados a los clientes, según los lineamientos de la normatividad farmacéutica y
laboral vigente, en las cantidades requeridas con un alto grado de servicio, calidad, oportunidad y precios competitivos;
protegiendo la seguridad y salud de todas las partes interesadas.
El portafolio de productos incluye:

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CARGO Directora técnica Aux administrativo Gerencia
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Medicamentos genéricos Dispositivos médicos

Medicamentos comerciales Cosméticos
Medicamentos de control especial Otros afines farmacéuticos

En el siguiente esquema se indica la cadena de valor de la organización:

Los procesos relacionados con la logística de entrada, la comercialización y la logística de salida son los siguientes (ver
Anexo 1. Flujograma):
Selección – Segmentación de mercado
Adquisición – compra
Recepción e inspección
Almacenamiento
Distribución: embalaje, despacho y transporte

5.1 SELECCIÓN
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y participativa se realiza en
una institución de salud o en un establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos con
que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y
costo. En el caso del Depósito Vidaplus, los productos necesarios para cubrir las necesidades de los establecimientos
minoristas institucionales y comerciales.

La selección de los productos se realiza a través de:

5.1.1 Definición de políticas institucionales.

Ver DGT02 Política de proveedores y DGT03 Política comercial

5.1.2 Decisión de selección.

Algunos de los aspectos a tener en cuenta son:
Identificar los clientes potenciales y sus necesidades en cuanto a productos farmacéuticos para incluirlos en el
listado de productos a comercializar por la organización
Seleccionar a los proveedores, que garanticen la calidad de los productos y el servicio.
Seleccionar los medicamentos y / o productos para suplir las necesidades de los clientes de la empresa.
Estimar las cantidades de los productos que permita abastecer adecuadamente a los clientes.
Evitar rompimiento de inventarios y sobre inventarios.
Disminuir las pérdidas evitables en el depósito.

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5.1.3 Determinación del consumo histórico.

Las cantidades a pedir se toman inicialmente de la necesidad expresada por el cliente, y luego cuando se tienen datos
históricos de consumo promedio entonces se aplican las fórmulas descritas a continuación, con los datos extraídos del
ERP Ofimática.

5.2 ADQUISICIÓN
Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que permite adquirir los
medicamentos y dispositivos médicos, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus
usuarios.
El Depósito Vidaplus realiza las compras bajo la modalidad de concurso selectivo: en el cual los fabricantes o
distribuidores son seleccionados entre los inscritos en el registro DFR09 Base de datos de proveedores aprobados, o
aquellos invitados a presentar sus cotizaciones; esta modalidad nos ofrece precios competitivos para el volumen de
compra y tiene como ventaja la agilidad administrativa.
Para la compra de medicamentos de control especial se sigue lo indicado en el procedimiento DFP02 Manejo de
medicamentos de control especial, teniendo en cuenta que se deben adquirir y comercializar únicamente las sustancias
autorizadas y la venta se realiza solamente a establecimientos minoristas autorizados.
En general, para la decisión de compra se tiene en cuenta el precio, calidad, cumplimiento, atención y servicio.

5.2.1. Inscripción de proveedores

El Gerente o encargado de compras, solicita al proveedor el diligenciamiento del formato DGR01 Autorización uso de
datos personales y copia de los siguientes documentos, los cuales son archivados en el área administrativa:
RUT vigente y Cédula del representante legal
Certificado de cámara de comercio, inferior a 3 meses
Certificado de condiciones tributarias especiales, tal como Resolución de Gran contribuyente
Certificado cuenta bancaria para pagos
Certificado o documento equivalente, del sistema de gestión de calidad
Política comercial y de devoluciones, o su equivalente

5.2.2. Evaluación de proveedores

Se realiza a cada proveedor por primera vez aproximadamente en el primer año de relación comercial, mediante el
formato DFR08 Evaluación a proveedores, en el cual se califican los siguientes aspectos:

Tabla 1. Aspectos evaluados a los proveedores

% ASPECTO
40 Calidad
30 Cumplimiento

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30 Atención y servicio

Se envían los resultados al proveedor, y según el puntaje obtenido se realiza el seguimiento como se indica en la Tabla 2.

Los proveedores con evaluación a partir de 75% son incluidos en el registro DFR09 Base de datos de proveedores
aprobados. Para la compra a otros proveedores se les solicita referencia comercial de un establecimiento farmacéutico
además de la documentación requerida para la inscripción.

5.2.3 Proceso de compra

Se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

5.2.3.1 Programación de necesidades

El servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico determina la cantidad de medicamentos y dispositivos
médicos que requiere para cierto período. El Depósito Vidaplus, realiza comercialización bajo pedido por lo cual, las
compras se realizan directamente para atender la demanda de los clientes.

5.2.3.2 Decisión
Se tienen en cuenta aspectos tales como:
Adquirir los productos necesarios para cubrir las necesidades de los clientes
Garantizar productos de la más alta calidad
Lograr el menor costo posible
Garantizar la disponibilidad de los productos solicitados
Asegurar que los productos tengan las características y nivel de calidad solicitado, y que su entrega sea oportuna

5.2.3.3 Envío de información

El encargado de compras diligencia el formato en el ERP correspondiente a DFR04 Orden de compra y lo envía al
proveedor, imprime una copia y la archiva en el área administrativa.
El documento tanto en el ERP como físico, están disponibles para consulta por el Director técnico para la ejecución del
proceso de recepción.

5.3 RECEPCIÓN E INSPECCIÓN

Es el conjunto de actividades donde se verifican las características de los productos comprados, mediante la recepción
administrativa y técnica; además se garantiza la continuidad de las características de los productos entregadas por el
fabricante mediante una adecuada cadena de custodia hasta la entrega a los establecimientos minoristas.
NOTA: Es prioridad la recepción de los productos con cadena de frio y de los medicamentos de control especial.

Antes de realizar la recepción se debe verificar la limpieza de las manos, y en caso de ser necesario, realizar lo indicado
en el DFI01 Instructivo de Lavado de manos.

5.3.1 Recepción administrativa

Permite constatar que los insumos recibidos, corresponden a los solicitados y a los facturados, con las características
pactadas en el momento del pedido, en cuanto a:
 Nombre del producto
 Concentración
 Cantidad

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 Costo
 Lote
 Fecha de vencimiento
 Laboratorio
 Cantidad
 Proveedor

Luego de pasar la recepción técnica, se termina la recepción administrativa con el ingreso de la factura del proveedor al
software ERP.

5.3.2 Recepción técnica

Permite verificar el cumplimiento de las características técnicas del producto con las que están establecidas como
referencia, las cuales nos indican el nivel de calidad de los productos recibidos.
Los resultados de la recepción se registran en DFR01 Acta de recepción e inspección.

Las características iniciales a revisar son:

 Nº de Lote
 Nombre genérico
 Concentración
 Cum
 Vía de administración
 Fecha de vencimiento Registro sanitario
 Laboratorio
 Cantidad
 Proveedor
5.3.2.1 Inspección 100%
Se inspeccionan todas las unidades de los productos con cadena de frio y los medicamentos de control especial.

5.4 ALMACENAMIENTO
Es la parte donde se colocan seleccionados los medicamento. El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:

Selección del sitio.

Diseño de instalaciones.
Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la conservación de productos
Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de los productos y apoyen la
planificación de las adquisiciones.

5.4.1 Condiciones de almacenamiento

Las condiciones en el Depósito Vidaplus cumplen con la normatividad vigente, con adecuada ventilación, iluminación y
espacios de circulación. Así mismo, teniendo en cuenta la ficha técnica del producto y/o las condiciones de
almacenamiento reportadas en el empaque, se verifica la mejor ubicación posible para evitar su deterioro, alejándolo de
las fuentes de calor si es sensible a la temperatura, o ubicándolo en un sitio ventilado si el producto es sensible a la
humedad relativa.

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Se usan estibas para ubicar los embalajes de producto durante el proceso de recepción, inspección, tránsito de
almacenamiento y alistamiento de despacho, y todos los productos se almacenan en su empaque original para garantizar
su conservación.

Los productos son almacenados en estanterías, debidamente identificadas y separadas por tipo de producto, y la rotación
del inventario se realiza según FIFO (Primeros en entrar, Primeros en salir) o FEFO (Primeros en expirar, Primeros en
salir), según sea el inventario disponible, ya que la forma de comercialización principal del Depósito Vidaplus es Bajo
demanda (orden pedida, orden despachada).

NOTA: Los productos controlados son almacenados en un lugar bajo llave, con acceso restringido.

5.4.2 Condiciones ambientales

Las condiciones ambientales de cada espacio de almacenamiento se reportan en el formato DFR03 Registro de factores
ambientales, son verificadas en la mañana y en la tarde mediante equipos de medición calibrados (información
disponible en DCR04 Hoja de vida de equipos); si son encontradas novedades respecto a los rangos permitidos, se
interviene según lo indicado en la tabla 4.

En caso de aumento de temperatura y humedad se tiene como contingencia 1 ventilador, el cual permitirá que las
condiciones ambientales permanezcan en el rango indicado, permitiendo la estabilidad de medicamentos y dispositivos
médicos.

Tabla 4. Condiciones de almacenamiento

LÍMITE LÍMITE ACCIÓN

VARIABLE
INFERIOR SUPERIOR cuando la medición está cerca de los límites
Temperatura – Ajustar el controlador del refrigerador hacia la zona media
2 ºC 8 ºC
Refrigeración del rango de medición
Temperatura – Prender el ventilador durante al menos 20 minutos para
- 30 ºC
almacenamiento general evacuar el aire caliente y verificar condiciones
Humedad relativa – Prender el ventilador durante al menos 30 minutos para
- 65 %
almacenamiento general evacuar el aire húmedo y verificar condiciones

5.4.2.1 Mantenimiento de la cadena de frio

Los productos que requieren cadena de frio son enviados por el proveedor en neveras portátiles con geles de refrigeración
que conservan las condiciones de almacenamiento requeridas según lo indicado por el fabricante; al momento de
recibirlas se verifica que la nevera portátil halla conservado la cadena de frio (ingresar el termómetro de punzón en la caja
o nevera, durante 10 a 15 minutos, si este refiere una temperatura entre 2º y 8 º se aceptan los productos, de lo contrario
se procede a devolverlos.

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El almacenamiento en el Depósito Vidaplus, se realiza en un refrigerador con sensor de temperatura calibrado, cuando se
acepta el producto se saca de la nevera portátil y se almacena en la parte central del refrigerador, mientras que los geles se
almacenan en el congelador para que recuperen su funcionalidad.

Al momento de realizar el despacho se debe embalar el producto con geles congelados (duros) dentro de nevera portátil,
se sella la nevera, y de igual manera el cliente verifica el cumplimiento de la cadena de frio al momento de recibir el
producto. Se le debe informar al transportador las condiciones de transporte especial, para que garantice la cadena de frio
y la entrega en el menor tiempo posible.

Medidas de contingencia
Las medidas a tomar respecto al uso del producto, depende de la cantidad de tiempo que trascurre con la temperatura
alterada, en ese caso se ha de consultar al laboratorio titular ya que ellos disponen de estudios de estabilidad a distintos
tiempos y temperaturas y pueden emitir concepto técnico al respecto.

Las siguientes recomendaciones son válidas siempre que el medicamento no se someta a un foco de calor o haya sufrido
cambios bruscos de temperatura:

En caso de avería del refrigerador o fallo en el suministro de energía, anotar la hora de inicio y la duración de la avería.
Mantener cerrado el refrigerador, ya que están capacitados para mantener su temperatura interna durante al menos 6
horas, siempre que se mantenga cerrada la puerta.

NOTA: si se estima que el fallo persistirá más de 6 horas, entonces se almacena el producto en nevera portátil con geles
de refrigeración duros, reemplazándolos según se requiera, y se monitorea la temperatura.

Reestablecida la temperatura adecuada, anotar y verificar la temperatura máxima y mínima alcanzada, y el tiempo de
exposición a dichas temperaturas. En caso de que sean superiores a +8ºC o inferiores a +2ºC, consultar en la ficha técnica
del medicamento la estabilidad a la temperatura registrada durante la contingencia, para tomar la decisión de uso, sino
esperar el concepto técnico del laboratorio titular.

Dispensar en primer lugar los medicamentos expuestos a la rotura de la cadena de frío, y asegurarse de su pronta
utilización.

Llevar al lugar que tenemos adecuado al plan de contingencia: DROGUERIA ZULVAR

5.4.3 Control de inventario (cantidades, lotes y fecha de vencimiento)

El Depósito Vidaplus controla los inventarios a través del software ERP, para lo cual luego de realizar el proceso de
recepción técnica y administrativa se realiza el ingreso de las facturas, así como todos los movimientos requeridos como
creación de lotes, ajuste de cantidades, entre otros, se realizan de forma inmediata, para mantener la información
actualizada. Desde el ERP se pueden generar informes de saldos por lote de producto y las fechas de vencimiento para
controlar la rotación de los productos, y aquellos lotes que tengan menos de 90 días de vigencia reportarlos al proveedor
para su devolución, lo cual se registra en DFR02 Acta de devolución a proveedor.

Se realizan las siguientes actividades para la verificación del inventario:

Inspección inicial de la cantidad recibida de todos los productos.

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Inventario general cada mes, allí se verifica la identidad de los productos, cantidad por presentación y lote, y
fecha de vencimiento.
Inventario periódico aleatorio por línea de producto.
Inventario solicitado por gerencia para verificación de algún caso específico.

5.5 DISTRIBUCION
El objetivo es lograr que el producto sea entregado oportunamente a los clientes (establecimientos farmacéuticos
minoristas), con la mejor calidad y servicio, para lo cual se debe contar con la disponibilidad del producto, tiempo y
espacio en el servicio o el establecimiento farmacéuticos, estableciendo vínculos entre el prestador del servicio, el usuario
y los canales de distribución.

5.5.1 Inscripción del cliente

En área comercial se verifica que los productos que el Depósito Vidaplus se puedan ofertar y participa en licitaciones,
cotizaciones y otras herramientas de abastecimiento; ofreciendo productos de la calidad requerida, a buen precio y
excelente servicio, en caso de resultar ganadores entonces se procede a gestionar la compra de los productos para la
entrega al cliente.

Si es la primera transacción con el cliente se solicita el diligenciamiento de Creación de clientes – pago de contado, según
sea la forma de pago solicitada por el cliente.
La documentación mínima solicitada es:

RUT vigente y Cédula del representante legal

Certificado de cámara de comercio, inferior a 3 meses
Certificado de condiciones tributarias especiales, tal como Resolución de Gran contribuyente
Formato diligenciado según la forma de pago

5.5.2 Pedido
Si el cliente no tiene una herramienta para oficialización de pedido, entonces el ejecutivo comercial diligencia los datos.
Le entrega la información del pedido al encargado de compras, quien verifica el inventario y compra la diferencia.

NOTA: En la verificación del inventario, se tiene en cuenta que los productos estén dentro de la fecha de
vigencia de acuerdo a las condiciones de negociación, sino se procede con la devolución al proveedor o se
solicita carta de aceptación de devolución del producto por baja rotación, y se emite el equivalente al cliente en
caso de aceptar el despacho con fecha de vigencia inferior a la requerida.

Alistamiento de los productos- Picking:

 Se verifica la disponibilidad de la cantidad de los productos solicitados.
Si hay disponibilidad, se recogen los productos solicitados, preferiblemente de un solo lote, y se verifica la información
consignada en la factura en borrador, si hay ajustes se solicita la modificación a quien realizó en el ERP.

NOTA: Los medicamentos de cadena de frio se alistan al final.

5.5.3 Embalaje - Packing

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Los productos que se van a transportar se disponen dentro de cubiertas que garantizan la protección adecuada contra
todos los aspectos externos. Los embalajes destinados al transporte de varias unidades de productos farmacéuticos, están
fabricados con materiales apropiados para su conservación. El rotulado de estos productos es indeleble y claro.

NOTA: En caso de que la solicitud contenga medicamentos de cadena de frio se deben entregar con factura
adicional, en neveras portátiles con geles de refrigeración, e informar al transportador para que se programe la
entrega a la mayor brevedad posible.

5.5.4 Despacho
Luego de que el producto esté embalado, y se tenga la factura final se procede con el despacho.

Los registros de envío deben ser de fácil acceso y conservarse hasta el momento de la entrega,

NOTA: La información de despacho tal como fecha, nombre, número de lote, forma farmacéutica y cantidad del
producto, así como el nombre y dirección del proveedor y destinatario, .

5.5.5 Transporte
Es el traslado por un determinado medio de un lugar a otro de productos, y la entrega a su destinatario está sometida a las
disposiciones técnicas establecidas en el Código de Comercio y demás normas que reglamenten el trasporte de sustancias
especiales que sean o se relacionen con los medicamentos. El transporte pude hacerse por cuenta propia o ajena.

El remitente está obligado a informar al transportador del carácter restringido de los medicamentos y/o materia prima a
transportar, señalando las condiciones especiales de manejo y las precauciones que deben adoptarse.
El transportador no podrá transportar medicamentos que, por su mal estado, embalaje, acondicionamiento u otras
circunstancias graves que los reglamentos señalen, puedan constituir peligro evidente.

Los medicamentos, y en general los productos farmacéuticos, se deben transportar de modo que su integridad no se
deteriore, las condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificación y se evite la
contaminación y/o confusión con otros productos. Además, deben estar seguros y no sujetos a condiciones ambientales
diferentes de las especificadas en la etiqueta u otra influencia adversa, ni ataques por microorganismos o plagas. Se
deberá cumplir con las siguientes condiciones específicas:

Para el transporte de los productos que requieren almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se
mantenga la cadena de frío y la integridad del producto.

Cuando se use hielo seco en la cadena de frío se deben observar las precauciones de seguridad y verificar que los
productos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya que se pueden congelar.
Para los medicamentos que requieran condiciones especiales de almacenamiento, deben existir registros y controles que
demuestren que se cumplen estas exigencias durante el transporte.

El envío y transporte de materiales y medicamentos se debe realizar solamente después del recibo de una orden de
pedido. Debe ser documentado y registrado el recibo de la orden de pedido y envío de las mercancías.

5.5.6 Devoluciones

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El manejo de devoluciones con los clientes se hace conforme a lo indicado en la Política comercial y de devoluciones de
ambas partes. En los casos en que el cliente gestione la devolución de medicamentos controlados o productos especiales.

Las devoluciones se someten al siguiente procedimiento:

Se almacenan en el área de devoluciones, previniendo su redistribución hasta que se decida que están
disponibles.

Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución, si están en sus recipientes
originales sin abrir y en buenas condiciones, si se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las
condiciones establecidas por el fabricante, si el periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido y si han
sido examinados y evaluados por el director técnico para autorizar su devolución.

La evaluación debe tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo
transcurrido desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona
calificada de la casa fabricante. En caso de comprobar el no cumplimiento de las especificaciones técnicas de calidad, el
servicio o establecimiento farmacéuticos deberá comunicarlo en primera instancia a las autoridades sanitarias
competentes, de acuerdo con la legislación vigente.

5.5.7 Recolección de producto del mercado

Cuando un proveedor o una entidad de control soliciten la recogida de un lote de producto del mercado, se debe dar
prioridad a la investigación de la cantidad disponible en inventario y los clientes a quienes se ha distribuido,
informándoles de forma inmediata, la solicitud de recogida de producto y devolución al depósito, mediante carta donde se
indique como mínimo:

Nombre del producto Motivo solicitud

Nº de lote
Cantidad entregada y fecha

Luego de consolidar la respuesta de los clientes, se elabora un informe midiendo la efectividad de recogida del producto,
y se gestiona la disposición final del producto según cada caso.
Para evaluar la efectividad del sistema de trazabilidad y flujo de información, se planea realizar un simulacro de retiro del
mercado cada dos años, como mecanismo de entrenamiento y medición.

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ANEXO 1: Flujograma

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