Código: GCO-P-01

GESTIÓN DE COMPRAS Edición: 26/04/2022

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN Versión: 00
Fecha: 26/04/2022

1. Objetivo:
Adquirir los medicamentos, dispositivos médicos, productos Fito terapéuticos, suplementos
dietarios, cosméticos y demás productos para cumplir con la satisfacción del cliente.

2. Ejecución:
Gerente General/Coordinador de Compras.

3. Alcance:
El procedimiento aplica al momento de realizar la adquisición de cualquier producto.
4. Definiciones:

 Adquisición:
Es el conjunto de actividades que realiza las droguerías de EDUJARA SAS que permite
adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de
compras, con el fin de tenerlos disponibles para satisfacción de las necesidades de sus
usuarios.

 Cantidad a pedir:
Es la cantidad de producto que se debe solicitar a un proveedor para suplir la necesidad
de demanda por un tiempo determinado (tiempo de pedido).

 Nivel Máximo de Existencias:

Se define como la cantidad máxima de un insumo determinado que debe tener en
existencia el servicio farmacéutico. El total de máximo debe definir la capacidad máxima
de almacenamiento del servicio farmacéutico.

 Nivel mínimo de Existencias:

Se define como la cantidad mínima de un insumo que debe tener en existencia el
servicio farmacéutico, con la cual se podría cubrir el tiempo de reposición.

 Pendiente:
Pendiente Productos o cantidades faltantes que no son enviadas al proveedor en los
plazos establecidos.

 Proveedor:
Organización o persona que proporciona un producto.

 Selección de Medicamentos:
La selección de medicamentos es un procedimiento continuo, multidisciplinario y
participativo que pretende asegurar el acceso a los medicamentos teniendo en cuenta la
eficacia, seguridad, calidad y costo.

 Medicamentos Esencial:
Es el que reúne las características de ser el más efectivo en el tratamiento de una
enfermedad, en razón de su eficacia y seguridad farmacológica, por dar una respuesta

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más favorable a los problemas de mayor relevancia en el perfil de morbimortalidad de

una comunidad y porque sus costos se ajustan a las condiciones de la economía del
país.

 Política de Selección:
La definición de política de selección implica el establecimiento de mecanismos y
lineamientos claros que se deben aplicar para realizar una adecuada selección de
medicamentos y dispositivos médicos.

 Dispositivo Medico:
Cualquier instrumento, aparato, máquina, equipo, implante, reactivo, calibrador in vitro,
software o artículo relacionado, destinado por el fabricante a ser usado, solo o en
combinación para uso humano. Y que no ejerce la acción principal que se desea por
medios farmacológicos, inmunológicos o metabólicos.

 Comité de Compras:
El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de compra
de la institución.

5. Condiciones Generales:

 El método de comunicación con los proveedores es vía telefónica, personal, WhatsApp

o por internet.
 Los pedidos se hacen diarios ya que es la forma idónea para las políticas de compra
utilizadas en las Droguerías de EDUJARA SAS.
 Los genéricos se compran generalmente los que están contenidos en el POS y siempre
se encuentran a disposición del cliente los llamados medicamentos esenciales, de ellos
se mantienen cantidades superiores comparadas con las cantidades de los productos
éticos.
 Los productos de marca se trabajan con pedido por reposición, y en el caso de ser un
medicamento con costo muy elevado no se mantiene, sin embargo, si se ofrece al
cliente, por las facilidades que nos dan los proveedores de conseguirlos.
 Los genéricos se les hace todo el proceso de compra anteriormente descrito y a
algunos productos que presentan una alta rotación.
 Las políticas de compra dependen de varios factores:
 Del espacio disponible.
 De la rotación a 5 días para los productos de nuestro proveedor copidrogas
 De la rotación a 30 días para los productos de otros proveedores.
 Del flujo de caja: De forma que no se cree iliquidez (la rotación)
 Según descuentos que ofrece el mercado y manteniendo bajos estándares de
vencimientos.

 En las Droguerías de EDUJARA SASA se sigue el sistema de pedido por reposición,

también influye en ello el costo de los medicamentos y los descuentos transitorios en el
mercado.

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 En general se propende por un buen manejo de inventarios que reporta beneficios no

solo económicos sino ambientales.

 Se ganan en lo posible todos los descuentos financieros posibles, permitiendo tener una
muy baja cartera solo máximo entre 30 y 90 días.

 En algunos casos se debe negociar por volumen para dar un buen precio a nuestros
clientes. Siempre cuidando los estándares de calidad y rotación de producto.

 Cuando se presente desabastecimiento de medicamentos, dispositivos médicos e

insumos se evaluarán las diferentes alternativas de contingencia analizando variables
terapéuticas, económicos y administrativo. Aprobándose por el responsable del área
administrativa (gerente o coordinador de compras) la opción que pueda cumplir con las
necesidades en el menor tiempo oportuno.

 Solo se mantienen relaciones comerciales con laboratorios con concepto Sanitario

favorable o favorable condicionado y que sus productos tengan registro IMVIMA, que no
sean fraudulentos, contrabando, alterados o de otros canales y con Depósitos que
garanticen la cadena de custodia de los productos.

 Se debe revisar la programación mensual para evidenciar los cambios en el consumo,

consecuencia de la variación estacional.

 Se debe disponer de manera actual de los stocks de bodega, stock regular y stock
crítico, actualizados en tiempo real.

 Realizar en forma periódica el control de existencia de medicamentos y otros productos

farmacéuticos, en la bodega de las Droguerías de EDUJARA SAS.

 Garantizar a nuestros clientes que los productos farmacéuticos que comercializamos

cumplen con los siguientes requisitos:

 Registro Sanitario del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA).

 Certificado de Análisis del producto (Presentación, Concentración, Número del lote,
Fecha de vencimiento, Características de identificación).
 Certificación de Buenas Prácticas de Manufactura.

 Garantizar a nuestros proveedores el manejo responsable y adecuado con sus

productos cumpliendo con los protocolos estandarizados de almacenamiento.

 Conformar un equipo de trabajo facultado para desempeñar magníficamente sus

funciones.

 Desarrollar una empresa competitiva que pueda satisfacer de manera oportuna las
necesidades de sus clientes.

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5.1. Descripción de Actividades

No. DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD
Determinar la cantidad de
medicamentos genéricos y
productos farmacéuticos (vitrinas)
Lista de que requiere el punto de venta
faltantes. teniendo en cuenta el consumo
histórico, comparado con la
Programación de Sistema definicióń de necesidades
Coordinador de
1 necesidades punto Droguería determinadas por la oferta de
Compras
de venta Dominium servicios y el presupuesto
(stock bajo o disponible, definido por Gerencia.
en cero)
NOTA: Stock máximo de 5 días
para el proveedor de copidrogas y
un stock máximo de 30 días para
otros proveedores.
Evaluar al proveedor teniendo en
cuenta:
 Calidad
Coordinador de Evaluación de
2 Evaluar Proveedor  precio
Compras Proveedores
 Tiempo de entrega
 Servicio

Realiza la compra al proveedor

Vía Telefónica seleccionado
Realización Orden Coordinador de o correo
3
de Compra Compras electrónico o
WhatsApp

Recepción tiempo Coordinador de Se espera entrega del pedido en

4 ----- el tiempo pactado
de entrega Compras

6. Referencias:

Decreto 2200 - 2005 Servicio Farmacéutico.

Resolución 1403 – 2007, Modelo Gestión Servicio Farmacéutico.
Decreto 780/16

7. Usuarios:
Líderes de Proceso.

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VERSIÓN
00 Revisión de documentación Inicial

REVISION
DOCUMENTÓ REVISÓ APROBÓ
FECHA:22/03/2022 FECHA:26/04/2022 FECHA:26/04/2022
Gerente General Johana Gerente General Johana
Asesora externa Natalia Vargas
Jaramillo Jaramillo

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