Fase 5- Evaluar

Presentado por:

Jhan Carlos Liscano Yara

CC. 1.081.422.334

Presentado a:

Edhisson Navarro

Grupo: 301505_74

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Tecnologia en Regencia de Farmacia

Administración de farmacias

Noviembre, 2022
 Situación Problémica

En el establecimiento Farmacéutico donde usted labora como regente de Farmacia, el

gerente le asigna esta responsabilidad: Realizar la estructura organizacional del establecimiento
farmacéutico acorde con las necesidades para un efectivo control de su gestión, según las
estrategias políticas y de negocio. En este sentido el grupo debe especificar las áreas a desarrollar
partiendo de las necesidades administrativas del Establecimiento farmacéutico y el talento
humano necesario.

Formular los siguientes pasos que faciliten la adopción de una adecuada estructura y
procesos para este establecimiento farmacéutico:

● Nombre del establecimiento: FARMAYAR

Misión, visión y valores:

Misión

Ofrecer una asistencia sanitaria de calidad, para alcanzar y mantener la salud,

ofreciendo servicios farmacéuticos y productos, de forma profesional, servicial y cercana.

Visión

FARMAYAR: se consolidará en 2026 como la empresa líder y reconocida en el sector

farmacéutico a nivel nacional por su cumplimiento y responsabilidad en sus operaciones.

Es ampliamente reconocida por la excelencia en innovación, calidad de productos,

procesos, servicio al cliente y personas con un equipo de personas responsables,

dedicadas y socialmente responsables.

Valores

Integridad

Obramos con transparencia, lealtad y responsabilidad, siendo coherentes respecto a lo

que pensamos, decimos y hacemos.
Excelencia

Mejoramos continuamente nuestros procesos con altos estándares de calidad.

Calidad

Estamos comprometidos con el trato digno, cálido y humanizado como parte fundamental de
nuestro ser, respetando la diferencia por el otro.

Seguridad

Operamos por la seguridad de nuestros usuarios, informando en nuestro modelo de suministro el

uso racional de los medicamentos y dispositivos médicos.

Responsabilidad Social

Apoyamos activa y voluntariamente la sostenibilidad.

Trabajo en Equipo

Contribuimos de manera activa y voluntaria al desarrollo sostenible.

Oportunidad

Estamos trabajando para que las cosas funcionen en el momento adecuado.

Políticas

Asegurar la calidad, y eficacia de los productos que se comercializan

Desarrollar estrategias de honestidad en el uso adecuado de medicamentos

Organigrama de la empresa

Enlace Web:

https://www.canva.com/design/DAFUHqOmP-w/T5AEYS-asRK-2-thrZBVHA/edit?

utm_content=DAFUHqOmP-

w&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton
Estructura (procesos)

Compra de medicamentos, fitoterapia, cosméticos y medicinas

Objetivo

Mantener el area de medicamentos, productos fitoterapéuticos, cosméticos y dispositivos

médicos para atender la demanda de los usuarios.

Responsable: Propietario

Puntos de control:

● Determinación de necesidades de farmacia y cantidades requeridas.

● Control de inventario y rotación.

● Identificación del proveedor.

● Proporcionar archivos de proveedores con las carpetas correspondientes.

 Actividades dentro del proceso

Estimación de Necesidades

Inicio del proceso

Teniendo en cuenta la información de consumo del producto y la experiencia de consumo, se

crea la cantidad requerida de inventario.

Lista de necesidades

De acuerdo a la demanda y consumo de los usuarios, se ajusta la cantidad requerida de cada

insumo, medicamento y se prepara la consolidación periódica de las necesidades del servicio,

teniendo en cuenta que el insumo se solicita por cada unidad de empaque completa.

Establecimiento de especificaciones técnicas

Fechas de vencimiento no inferior a 12 meses o más al momento de la entrega (según se define

de acuerdo con las políticas de la farmacia); Presentación comercial en cajas de cartón; Frascos
en unidades que satisfacen las necesidades del usuario; Empaque fabricado adecuadamente;
puede resistir.
Adquisición

Se entrega personalmente al dueño y/o gerente de la farmacia junto con una lista de

medicamentos y productos a ordenar, en base a listas de precios de proveedores conocidos.

Acompañado de folletos específicos solicitando el suministro o compra de medicamentos y otros

consumibles.

A medida que la lista de productos farmacéuticos y otros productos está disponible, se solicita
una cotización al proveedor después de confirmar los requisitos del proveedor. Para los depósitos
mayoristas se requiere un certificado de la dirección departamental de salud que demuestre el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 1403 de 2007. Se realiza la
definición y selección del proveedor real de insumos. Revisar la documentación mínima
requerida de proveedores y productos (cámaras de comercio, catálogos de productos, fichas
técnicas, registros sanitarios, revisión de alertas de programas de farmacovigilancia y
tecnovigilancia).

Verificación y revisión de la documentación, por ejemplo, del registro sanitario del

INVIMA: que sea legible, que se encuentre vigente, que corresponda al producto requerido, etc.

Adjudicación de oferta

Una vez que la lista está disponible y los proveedores son definidos por el propietario y/o

gerente, considera los criterios de calidad, precio razonable, modo de entrega, descuentos

económicos, soporte de ofertas y pago oportuno Asigna la compra definida por el primero,

segundo y terceras opciones de compra.

Elaboración orden de pedido o compra

 Resultado Esperado

Adquisición adecuada y oportuna de los medicamentos y dispositivos médicos.

Indicadores

Una vez que la lista está disponible y los proveedores son definidos por el propietario y/o

gerente, considera los criterios de calidad, precio razonable, modo de entrega, descuentos

económicos, soporte de ofertas y pago oportuno Asigna la compra definida por el primero,

segundo y terceras opciones de compra.

Estándar: 100%

Periodicidad: Mensual

Proceso de almacenamiento de medicamentos

(Subproceso de recepción)

Objetivo

Revisar e ingresar el cumplimiento de las especificaciones administrativas, técnicas y financieras

de los medicamentos recibidos de los proveedores.

Responsable

Auxiliar de la droguería y regente de la droguería.

Puntos de control:

● Ordenes de pedido a los proveedores

● Inventario o listado de medicamentos
● Registro INVIMA de los productos
● Lista de chequeo de defectos (criterios mayores y menores)

Actividades Dentro Del Proceso

Inicio del proceso

Ingreso de medicamentos con el documento soporte de estos a la droguería: Orden de compra

Verificación administrativa: Para cada pedido recibido, debe constatarse que se cumplan las

condicione pactadas con los proveedores en cuanto a las cantidades, precios, tiempos de entrega,

entre otros. Para ello, el jefe de droguería y/o director técnico encargado debe:
 ● Verificar que se cuenta con la copia de la orden de pedido enviada al proveedor.
● Verificar que el pedido llegue con la respectiva remisión de la transportadora.
● Comparar la factura con la orden de pedido firmada, para verificar concordancia entre lo
pactado con el proveedor y lo que está entregando. Cuando los insumos necesitan
concepto del propietario se marca con una etiqueta o adhesivo y se ubica en la zona de
cuarentena.
● Contar los insumos para verificar si las cantidades recibidas coinciden con lo pedido por
la droguería y lo facturado por el proveedor.
● Llevar al área de PNC aquellos productos que haya despachado el proveedor y que no
fueron solicitados, para devolverlos inmediatamente.
● Se solicita la guía de la transportadora, se firma y sella y se deja copia para la bodega. Se
verifica que se tenga la copia de la orden del pedido.

Verificación técnica

Verifica que el producto cumpla con las características técnicas establecidas por referencia a la

ficha técnica del medicamento. Si recibimos muchos productos con el mismo número de lote,

podemos tomar muestras para inspección técnica.

Para ello, el director técnico de la droguería debe:

Resultados esperados

● Verificar que el producto recibido tenga una fecha de vencimiento de 24 meses (por póliza

farmacéutica) o mayor al 80% de la vida útil declarada.

● Verifique los parámetros a inspeccionar en todas las unidades de medicamentos a inspeccionar

y asegúrese de que cumplan con los requisitos especificados en la ficha técnica ingresada.

● Si la muestra analizada cumple con todos los requisitos especificados, el lote correspondiente

estará en stock.

● En el caso de violaciones de requisitos, es decir defectos, se identifica el tipo de defecto

técnico encontrado. Las discrepancias encontradas son registradas en forma de nota de mensaje y

notificadas al propietario o encargado para continuar con la debida gestión con el proveedor. De

acuerdo con la información de “aceptación” o “rechazo” de la tabla militar, el tipo de defecto

encontrado y la urgencia de utilización del medicamento, se toma la decisión, así:

● Para los medicamentos inyectables con material particulado como puntos negros, puntos

blancos, turbidez- trazas de algodón o lana y otros materiales que no se identifiquen con la

inspección visual, con una sola ampolla que presente este defecto crítico, debe devolverse todo el

lote.

● En caso de productos de utilización urgente, que presenten defectos (mayores o menores) que

no afecten la totalidad del lote, ni se trate de incumplimiento de aspectos legales y la tabla militar

indica que debe rechazarse, puede considerarse revisar el resto del lote para identificar los

productos defectuosos y proceder a recibir los productos buenos del lote y devolver al proveedor

aquellos defectuosos.
● Aquellos insumos que no pasen el proceso de recepción y deban ser devueltos, se ubican en la

zona PNC, marcada para RECHAZADOS Y DEVOLUCIONES.

● Evaluación del subproceso y reporte al propietario y/o administrador: Con el fin de definir los

ajustes requeridos en el subproceso al interior de la droguería se evalúa el cumplimiento de

tiempos de entrega de los diferentes proveedores, la incidencia de defectos críticos, mayores y

menores,

Hacen comparativo entre periodos y entre proveedores, utilizando los indicadores de recepción

que se encuentran en cada proceso. Los resultados de la evaluación se reportan al propietario y/o

administrador.

Adquisición adecuada y oportuna de los medicamentos y dispositivos médicos requeridos para el

servicio.

Numerador: N° de lotes detectados con defectos x 100/

Denominador: Total de lotes decepcionados

Subproceso: Almacenamiento De Medicamentos Y Dispositivos Médicos

Objetivo

Los medicamentos deben almacenarse en un lugar y condiciones físicas adecuadas (temperatura,

humedad, exposición a la luz, ventilación) y segregación (clasificación) para garantizar un

almacenamiento adecuado, disponibilidad, viabilidad e idoneidad para el uso de acuerdo con el

almacenamiento. Establezca las condiciones de acuerdo con las recomendaciones y

especificaciones del fabricante.

Responsable: Director técnico de la droguería.

Puntos de control:

● Inventario o listado de medicamentos

● Registro INVIMA de los proveedores

● Necesidades de control de temperatura, humedad, iluminación, ventilación, de acuerdo a

las recomendaciones de los fabricantes.

Actividades Dentro Del Proceso:

● Registro de fechas de vencimiento: Con el fin de controlar la rotación de medicamentos

e insumos, acorde a su fecha de vencimiento y disminuir las pérdidas por este motivo, la

fecha de vencimiento del producto recibido se consigna en la respectiva tarjeta de kárdex

o software. Adicionalmente, se lleva el registro de vencimientos por año- Anexo, que

permite visualizar los insumos que se vencerán en un mes y año determinado, sin tener

que revisar todo.

● Control de fechas de vencimientos y reporte para devolución: En el momento que se

registran los vencimientos de los productos que ingresan nuevos, o mensualmente se

verifica la existencia de medicamentos próximos a vencer para proceder a la devolución o

gestión respectiva. Aquellos productos existentes, con próxima fechas de vencimiento (3

meses), deben ser notificados por escrito y telefónicamente, de manera inmediata al

propietario o al responsable para la gestión respectiva. Los medicamentos con tres meses

para la fecha de vencimiento se tendrán hasta la entrega del representante del laboratorio

en el estante demarcado como próximo a vencerse, devolutivo y vencidos

● Gestión de devoluciones: Una vez que el propietario y/o administrador o responsable

reciba el reporte de próximo a vencer por parte de los auxiliares de droguería y el acta de
devolución diligenciada, procede a realizar la respectiva gestión de devolución con los
proveedores
● Ordenamiento y ubicación de los medicamentos: Los medicamentos recepcionados y
aceptados, se almacenan verificando que el área de almacenamiento, se encuentren
limpio. Además, en este momento, se verifican las fechas de vencimiento del producto
nuevo que va a ser puesto en las estanterías y las de posibles existencias antiguas de ese
mismo producto, cuidando siempre que el producto con vencimiento más próximo quede
más cercano a la parte externa de la estantería. Eso es, el producto con vencimiento más
próximo debe estar a la mano para darle salida más rápido que aquel que tiene fecha de
vencimiento más tardía (sistema FEFO), y clasificados de acuerdo con la norma sistema
mixto (nombre genérico, forma farmacéutica). Al almacenar las cajas, se les coloca la
etiqueta o rotulo de identificación donde se le escribe el nombre del medicamento,
laboratorio, cantidad y fecha de vencimiento para una mejor organización.
● Informe al propietario y/o administrador responsable: Una vez lo productos estén
almacenados y disponibles para ser dispensados o distribuidos a otro servicios, se
informa al propietario sobre el producto y la cantidad que se ha ingresado
● Identificación de medicamentos sensibles a factores ambientales: De acuerdo con la
información suministrada por cada fabricante, respecto a los requisitos para conservación
de los medicamentos, se elabora la lista de medicamentos sensibles a factores
ambientales para tener en cuenta las diferentes medidas para conservar adecuadamente
los medicamentos por esos factores
● Control de temperatura y humedad:Dos veces diariamente, a las 10 a.m. y a las 3 p.m.,
se registran con el fin de verificar que esas mediciones de temperatura ambiente y
humedad ambiental, en el formato control de factores ambientales- Anexo con el fin de
verificar que esas mediciones estén en los rangos permisibles para garantizar la
conservación de los insumos así:

● Temperatura ambiente: máximo 25 a 30ºC, dependiendo de especificaciones de

fabricantes
● Humedad ambiental: máximo 67 a 70%

● Higiene y limpieza de áreas: Las áreas en general deben tener una adecuada limpieza y
asepsias (diaria). Se deben tomar las precauciones necesarias para limpiar el exterior de
los embalajes y envases con un paño, cuidando de no manchar o borrar las descripciones
y especificaciones del embalaje. Debe tenerse cuidado que los productos queden en el
sitio que está destinado por ordenamiento y deben ubicarse atendiendo las fechas de
vencimiento.
● Fumigación de áreas: La fumigación de las áreas se efectúa según cronograma de la
empresa, cuidando que la compañía de fumigación utilice productos que minimicen las
posibilidades de alteración de los productos almacenados ,a fumigación se realiza en días
en los que haya menos volumen de inventario almacenado.
● Evaluación del subproceso: Con el fin de definir los ajustes requeridos en el proceso al
interior de la institución, los responsables evalúan valor promedio de factores
 ambientales, inventario en costo y en unidades, edad del inventario, vencimientos y
averías, utilizando los indicadores de gestión de almacenamiento que se encuentra en el
documento.
● Evaluación de subproceso por parte de los responsables o el propietario: Con el fin de
definir los ajustes requeridos en el proceso al interior de la empresa, el equipo de trabajo
consolida la información suministrada por bodega, en cuanto a inventario de unidades,
valor de inventario, edad del inventario, vencimientos y averías, sobrantes y faltante en
inventarios físicos.

Documentos O Formatos Utilizados:

● Formato control de factores ambientales

● Registro de vencimiento por año

Resultados esperados: Almacenamiento y disposición adecuados de los medicamentos y

dispositivos médicos almacenados para garantizar calidad en la disposición de los medicamentos,
cosméticos, productos fitoterapéuticos e insumos.

Indicadores del proceso de almacenamiento

Índice de rotación: Principal indicador del cual depende la mayoría de las decisiones a tomar

para garantiza una adecuada gestión de inventarios. Debe hacerse ítem por ítem.
Numerador: costo productos vendidos (CPV).

Denominador: valor inventario promedio.

Edad del inventario: Complementario del anterior. El dato obtenido debe ser contrastado con el

número de días de la política de inventarios establecida por la institución.

Numerador: No. de días según política de inventario

Denominador: Índice de rotación de inventario ejecutada.

Confiabilidad del inventario por valor:

Numerador: 1- (valor de faltantes + valor sobrantes) x100

Denominado: Total costo del inventario

Confiabilidad del inventario por unidad

Numerador: 1- (unidades de faltantes + unidades sobrantes) x100

Denominador: Total unidades del inventario

Porcentaje de averías
Numerador: Costo de insumos averiados

Denominador: Valor total del inventario al momento del cálculo

Porcentaje de vencimientos

Numerador: Costo de insumos vencidos

Denominador: Valor total del inventario al momento del cálculo

Proceso de distribución y/o dispensación

Objetivo

Lograr que el medicamento, producto fitoterapéutico, cosmético o dispositivo médico que

se encuentra sea entregado o dispensado oportunamente al usuario y la información sobre su uso
adecuado, condiciones de almacenamiento, forma de reconstitución de medicamentos cuya
administración sea vía oral, medición de la dosis, cuidados que se deben tener en la
administración sea vía oral, medición de la dosis, cuidados que se deben tener en la
administración del medicamento.
Responsable: Director técnico y/o propietario

Puntos De Control:

● Listado de medicamentos, productos fitoterapéuticos, cosméticos y dispositivos médicos

a vender
● Prescripciones médicas, odontológicas, solicitudes de los usuarios sin prescripción
● Verificación y control de entrega de medicamentos
● Control de fechas de vencimiento en el momento de la entrega

Actividades Dentro Del Proceso

Conceptos para tener en cuenta: La distribución es el proceso que abarca el movimiento y

traslado de insumos (medicamentos, dispositivos médicos, suministros, insumos, etc.) desde que

entran a la droguería hasta que entregados al usuario final.

Para que la distribución sea correcta se deben cumplir los siguientes requisitos:

Seguridad: Disminuir al máximo la posibilidad de errores.

Eficacia: Garantizar la actividad del medicamento hasta el momento de su empleo.

Rapidez: efectuar el proceso prescripción- dispensación- administración en el menor tiempo

posible.

Control: el farmacéutico debe conocer en todo momento la situación y las condiciones en que

llegaron los medicamentos al paciente.

Procedimiento para la dispensación de los medicamentos

El procedimiento para la dispensación de medicamentos se adelantará básicamente

mediante los siguientes pasos:

Recibo de la fórmula medica: el dispensador verificará que la formula cumpla con la

plenitud de las características y contenido de la prescripción señalados en el decreto 2200 de

2005 modificado parcialmente por el decreto 2330 del 2006 y demás disposiciones que regulen

la materia o las nomas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Cuando el dispensador verificar el dispensador serán los siguientes:

● Que la prescripción este elaborada por el personal de salud debidamente autorizado, con
letra clara y concisa y con las indicaciones necesarias para su administración y que
cumpla con lo previsto en el artículo 17 del decreto 2200 de 2005 modificado
parcialmente por el decreto 2330 de 2006
 ● Que este escrita en idioma español, ya sea por autocopia, mecanografía, medio
electromagnético y/ computarizado
● Que la prescripción químicos, no contenga enmendaduras, tachaduras, siglas, claves,
signos de secreto, abreviaturas o símbolos con la excepción de las abreviaturas aprobadas
por el COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA de la institución donde fue
prescrito el medicamento

● Que permita la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento

dispensado (en el caso ambulatorio)

● Que las dosis de cada medicamento esté expresada en el sistema métrico decimal y en
casos especiales, en unidades internacionales
● Que exista la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en l etiqueta
la leyenda “venta bajo fórmula médica”

Entrega de medicamentos

El dispensador entregará la totalidad de los medicamentos y dispositivos médicos

prescitos por el facultativo

Información sobre uso adecuado

 En el acto de entrega física de los medicamentos, el dispensador informará sobre su uso

adecuado, a fin de contribuir efectivamente al cumplimiento del efecto terapéutico previsto por el

prescripto.

La información contendrá básicamente los siguientes aspectos: condiciones de

almacenamiento, manera de reconstituirlos, como medir la dosis, cuidados que se deben tener en

la administración, interacciones con medicamentos y otros medicamentos, advertencias sobre

eventos adversos, problemas relacionados con medicamentos (PRM), problemas relacionados

con la utilización de medicamentos (PRUM) y la importancia de la adherencia a la terapia.

En este momento el dispensador entregara los pictogramas y demás ayudas que la

normatividad haya señalado para los medicamentos que se dispensan y la información para su

uso y comprensión del significado

Prohibiciones al dispensador:

El dispensador no podrá:

● Realizar cambio alguno en la prescripción o fórmula medica

● Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,
frecuencia, cantidad y la dosis prescita
● Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos
● Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña
 ● Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos
● Distribuir, dispensar y administra muestras medicas
● Enviar por correo medicamentos de venta bajo fórmula médica, a menos que previo al
envío sea presentada la prescripción médica y que se garanticen las condiciones y
requisitos para el transporte de estos. En ningún caso, podrán enviarse por correo los
medicamentos de control especial.

Control durante el proceso de dispensación: El establecimiento farmacéutico realizara las

siguientes acciones específicas de control.

Control de fechas de vencimiento: Contará con criterios, procedimientos y recursos que

permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos
médicos. Deberán ser distribuidos o dispensados primero los medicamentos que tengan fechas de
v

vencimiento próximas. Se solicitará al proveedor, con la debida antelación, el cambio o la

devolución de medicamentos con fechas próximas de vencimiento, conforme con las condiciones
de la negociación.

Resultados esperados: Oportunidad en la entrega de medicamentos y dispositivos medico en la

prestación de los servicios así sea intrahospitalario o ambulatorio. Cero errores en la entrega y

resultados terapéuticos esperados

Indicadores

Satisfacción: S= evaluación obtenida por el servicio en la encuesta de satisfacción

Demanda insatisfecha: DI= número de medicamentos no entregados /total de medicamentos

solicitados *100

Recursos humanos necesarios

● Talento humano (psicólogo)

● Regentes de farmacia

● Auxiliares de farmacia

● Domiciliarios

Ventas y mercadeo

● Ventas en puntos físicos

● Ventas por página oficial

● Envíos a domicilios

En esta actividad se ha aprendido durante el proceso académico correspondiente al curso

de Administración de farmacias.
 El entender diversos conceptos importantes que permite una labor práctica de gran

importancia a la hora de atender a la comunidad.

A la hora de administrar una farmacia requiere una visión holística.

- El servicio farmacéutico posee una serie de particularidades que permiten su

funcionamiento, principalmente por el hecho de ser el establecimiento de salud más cercano a ala

comunidad

- El sistema de gestión de calidad es un instrumento importante de regulación de las

labores que se gestan al interior del servicio farmacéutico, ya que permite organizar todas ellas

en forma sistemática

- La atención farmacéutica implica una enorme responsabilidad, ya que no se trata de

hacer un diagnóstico médico, sino que se trata de asesorar a los usuarios sobre el uso adecuado

de los medicamentos.

- Se debe procurar el tener los medicamentos, dispositivos y otros productos médicos en

las mejores condiciones, para su uso correcto en humanos

- La dispensación debe procurar el uso adecuado del producto al usuario.