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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE

MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Bogotá, D.C. Julio del 2013


Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 1 de 8

Procedimiento: SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y


Versión: 01 Fecha: 11/07/2013
DISPOSITIVOS MÉDICOS

Control del Documento e Historia de Cambios


Fecha Elaborado por Aprobación:
Versión Descripción de Cambios
(DD/MM/AAAA) (nombre y cargo) (nombre y cargo)

Nadia Lucia Páez Prieto Sandra Torres


V01 11/07/2013 Se ajusto a la plantilla actual Químico Farmacéutico Químico Farmacéutico
Aseguramiento de Calidad Gestión de Calidad

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Objetivo y Alcance:

Establecer el procedimiento para la Selección de Medicamentos o dispositivos médicos eficaces, seguros, de calidad y a un costo
Objetivo: razonable que garanticen ser la mejor opción costo beneficio para los pacientes de los Servicios Farmacéuticos de la Institución o
contrato a los cuales presta sus servicios Farmasanitas.
El procedimiento inicia con la solicitud de inclusión del medicamento o dispositivo médico por parte de un proveedor o del cliente y termina
con la codificación del producto
Alcance:
Este procedimiento aplica para la operación de Farmasanitas Ltda en los Servicios Farmacéuticos y Supermercados de la salud además
de las Gerencias de Compras, Comercial y Técnica.
Responsable del
Abastecimiento
proceso:
Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social. Determina el Modelo de Gestión Farmaceutico del Servicio
Farmacéutico, se Adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
Modelo de Resolución 1043 de 2006. Anexo Técnico No. 1 Se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de
Servicios de Salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de Auditoría para el mejoramiento de la calidad de la
atención y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1478 de 2006: Se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento,
síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos
o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio del Estado.
Normas / leyes:
Decreto 2200 de 2005. Reglamenta los Servicios Farmacéuticos y dicta otras disposiciones
Decreto 4725 de 2005. Reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los
dispositivos médicos para uso humano
Resolución 01087 de 2001: Adopta la Guía de Inspección de Laboratorios o Establecimientos de Producción Farmacéutica, para la
obtención del Certificado de Cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura.
Decreto 677 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad, así como el
Régimen de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos, Cosméticos, Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos
de Aseo, Higiene y Limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

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Políticas:

No. Tema Política Responsable


La Selección de los medicamentos se encuentra centralizado en Comités interdisciplinarios:
el Comité de Compras de Farmasanitas, en los Comités de Farmacia y Terapéutica de las
Instituciones a las cuales Farmasanitas presta sus servicios en outsourcing y en los Comités
de Especialistas.

El Comité de Compras se encuentra conformado como mínimo por:


• Gerente Compras;
• Gerente Comercial
• Director de Compras;
• Coordinador de Compras

1 Comités El Comité de Farmacia y Terapéutica se encuentra conformado como mínimo por los Compras
siguientes integrantes:
• El Gerente o Director de la Institución;
• El Subdirector (a) del área científica médica o quien haga sus veces;
• El Director (a) del servicio farmacéutico;
• Director (a) del departamento de enfermería o quien haga sus veces;
• Un representante de la especialidad médica respectiva, cuando el tema a
desarrollar o discutir lo requiera;
• Un representante del área administrativa y financiera cuando el tema a desarrollar o
discutir lo requiera;
• Un representante de los usuarios del Servicio Farmacéutico cuando el tema a
desarrollar lo requiera

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Tanto los proveedores de los Medicamentos y Dispositivos Médicos como los productos
mencionados deben cumplir los requisitos legales, técnicos y administrativos establecidos
en los criterios de selección para ser parte del portafolio de productos de Farmasanitas.
Para los Medicamentos de Control Especial (MCE) adicional a estos requisitos el proveedor
debe adjuntar Resolución para el manejo de MCE.

La inclusión de nuevos proveedores de Medicamentos y dispositivos médicos como de


productos mencionados debe cumplir los requisitos establecidos y ser analizados en los
Comités Interdisciplinarios de Compras, de Farmacia y Terapéutica o de Especialistas en
caso que se requiera.

Todo proveedor que desee ser incluido en Farmasanitas debe estar constituido legalmente
para lo cual debe presentar Acta de constitución y gerencia y Certificado de Cámara y
Comercio vigente

Los proveedores de Medicamentos y dispositivos médicos deben ser evaluados y


calificados en forma periódica conforme los criterios establecidos.

2 Compras
Proveedores
La evaluación de los proveedores contempla los siguientes criterios: Gestión farmacéutica
Criterios Técnicos
• Cumplimiento de Buenas Practicas de Manufactura
• Soporte Legal
• Programas de Farmacovigilancia
• Sistemas de Aseguramiento de calidad (Ejemplo: Certificación ISO 9000)
• Soporte técnico, científico y bibliográfico
• Antecedentes relacionados con la calidad y manejo de los reclamos técnicos
• Resultado de visitas técnicas
Criterios Administrativos
• Radicación de facturas
• Manejo de devoluciones
• Notas contables
Criterios de Servicio
• Tiempo de respuesta en las entregas
• Disponibilidad de Productos

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• Comunicación con el proveedor
• Errores en los despachos
• Oportunidad en el manejo de pendientes
• Flexibilidad en entregas
Condiciones Comerciales y Financieras
• Productos con precios en convenio
• Productos en consignación
• Plazo de pago
• Descuentos financieros
• Bonificaciones y/o descuentos adicionales
• Precio de venta a Farmasanitas versus el del mercado
Soporte y Asesoría
• Apoyo a programas especiales
• Oportunidad en el manejo de urgencias
• Actualización oportuna y permanente de novedades

El resultado de la calificación obtenida por los proveedores de Medicamentos y dispositivos


médicos deben ser informada a los mismos para la optimización del proceso conforme los
criterios evaluados.
La selección de productos se realizará anualmente para garantizar el suministro de
3 Selección de productos medicamentos del Plan Obligatorio de Salud o los que se encuentren incluidos en los Comités interdisciplinarios
Listados destinados a contratos específicos.
La evaluación de producto contempla los siguientes criterios
• Certificación de Buenas Prácticas de Manufactura, Certificado de Capacidad técnica
y/o Concepto Técnico Sanitario favorable, todos ellos vigentes.
• Registro sanitario o el equivalente al documento público expedido por el INVIMA o
la autoridad delegada, el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir,
comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender los medicamentos
Compras
4 Evaluación de productos cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos
Gestión farmacéutica
de aseo, higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico.
• Etiquetas aprobadas por el INVIMA con el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el registro sanitario o su equivalente.
• Compromiso de entrega certificada de los medicamentos y dispositivos médicos
cumpliendo las condiciones técnico sanitarias y legales
• Fechas de vencimiento de las entregas

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• Presentaciones de la unidad de empaque, ajustada a las necesidades de
Farmasanitas o de la Institución.
• Notificaciones de reportes de fallas terapéuticas o reacciones adversas.
• Los Medicamentos y Dispositivos Médicos seleccionados deben cumplir los criterios
de Eficacia, Seguridad y calidad luego de lo cual se tendrá en cuenta su costo.
• Los medicamentos de estrecho margen terapéutico se seleccionan teniendo en
cuenta criterios de equivalencia terapéutica además de los criterios de seguridad,
eficacia clínica y calidad.
• Resolución para manejo de Medicamentos de Control Especial vigente (solo
proveedores seleccionados para compra de MCE).

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Procedimiento:

• Analista de compras
1. Recibe del proveedor la propuesta (con información comercial y técnica ) de los medicamentos o dispositivos médicos ofertados
2. Verifica que la documentación recibida se encuentre completa
3. Organiza la información en una hoja electrónica en donde se especifiquen los siguientes aspectos:
a. Descripción del producto
b. Valor del producto en empaque y unidad mínima
c. Listado de productos ya creados en el sistema con el mismo principio activo (Con valores y demanda y el contrato al que aplique).

• Director de compras
1. Revisa la información y da visto bueno para la presentación al Comité de codificación.

• Gerente de compras y Gerente Comercial


1. Revisan la propuesta, revisan IMS, revisan alternativas generales y comparan con convocatoria para aprobar o no la inclusión del medicamento.
2. Revisan la propuesta y establece si es del interés desde el punto de vista comercial, y si es aplicable a los Servicios Farmacéuticos
Hospitalarios o Ambulatorios.
3. Emiten el concepto favorable o desfavorable si se requiere incluir tanto el proveedor como los productos en el portafolio de servicios.

• Analista de compras
1. En caso de concepto no favorable se archiva documentación en la carpeta correspondiente y se le envía carta al proveedor comunicándole
dicha decisión. Si el concepto es favorable recibe la documentación y procede según se describe a continuación:
a. En caso de un medicamento o dispositivo médico que aplica a los Servicios Farmacéuticos Hospitalarios:
2. Entrega al Área de Dirección Técnica los documentos técnicos y legales que soportan la propuesta para análisis.
3. En caso que se trate de un medicamento o dispositivo médico que aplica a los Servicios Farmacéuticos Ambulatorios inicia el proceso de
codificación establecido para tal fin
4. Diligencia el formato establecido para la codificación de los productos en Farmasanitas
5. Envía el formato diligenciado a las áreas involucradas en el proceso de codificación
6. Entrega al Área de Dirección Técnica los documentos técnicos y legales que soportan la propuesta.
• Asistente Técnico/Coordinador Técnico

1. Revisa y analiza los documentos técnico legales que soportan la propuesta y establece el cumplimiento de los criterios técnicos tanto del
proveedor como del producto ofertado.
a. Si se trata de un nuevo proveedor confirma el cumplimiento certificaciones de cumplimiento de estándares técnicos. Si así se requiere
se toma la decisión de incluirlo en el programa de visitas técnicas al proveedor.
2. Emite el concepto favorable o desfavorable según corresponda e informa al Área de Compras el resultado del mismo.

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3. En caso de medicamentos o dispositivos médicos que se requieran para Servicios Farmacéuticos ambulatorios luego del concepto favorable,
diligencia el formato de codificación establecido para tal fin.

• Gerente de Compras
1. Da visto bueno a la vectorización para el giro de la primera OC.

• Director de Compras
1. En caso de productos de uso en Servicios Farmacéuticos Intrahospitalarios, solicita al Comité de Farmacia y Terapéutica de las Instituciones y/o
de los Comités de Especialidades para concepto. Si se requieren muestras para análisis o uso, le serán enviadas como parte de solicitud del
concepto.

• Comité de Farmacia y Terapéutica o Especialidades

1. Analiza y emite el concepto sobre el medicamento o dispositivo médico ofertado teniendo en cuenta los criterios de efectividad, seguridad,
eficacia y costo.
2. Comunica a la Gerencia de compras el resultado del concepto para presentar en el Comité de Compras

• Comité de Compras

1. Analiza las propuestas definitivas presentadas dando su aprobación y/o establece el paso a seguir.
2. En caso de aprobación inicia el proceso de codificación excluyendo el paso de la revisión de la documentación técnica

Otras actividades del Comité:


• Liderar periódicamente la calificación del proveedor conforme los criterios establecidos en las normas específicas.

• Evaluar las propuestas de medicamentos y dispositivos médicos presentadas en convocatoria y propuestas especiales.

Anexos:
No aplica

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