ADMINISTRACIÓN DE FARMACIAS

CÓDIGO: 301505

Tarea 2 -Comprender

Entregado por:
Diana Marcela Martínez Villalba Código: 66905300
Claudia Ximena Eraso Código: 1085271930
Gladis Yasmin López Código: 1086697353
Luz Verónica Congacha Código: 1085320591
Alexander Velasco Mera Código: 94371897

Martha Elena Carmona Cadavid

Directora
Grupo: 44

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia - UNAD

Escuela A La Cual Pertenecen ECISA
Fecha octubre 03 del 2021
 INTRODUCCIÓN

Los servicios farmacéuticos están direccionados por procesos que marcan el

camino correcto para ejecutar las acciones y obtener los resultados eficientes,

el proceso de recepción de medicamentos es uno de los mas importantes en el

servicio ya que en este se valida que los medicamentos y dispositivos médicos que se

adquieren cumplan con todas las características para garantizar la salud de las

personas y brindar un servicio de calidad para el bienestar de los usuarios y el

beneficio de la empresa.

En este trabajo abordaremos las problemáticas de productos no conformes y

vencimiento de medicamentos a los cuales se trabajará con un plan de mejora

continua.
 OBJETIVOS

General:

Reconocer y aplicar los elementos procesos de la administración en todos los campos

generales de los servicios farmacéuticos basados en el ciclo PHVA para estableces
estrategias de mejoras.

Específicos:

 Establecer los criterios y métodos para controlar el proceso de recepción del

pedido, desde la solicitud hasta la llegada.
 Establecer métodos para controlar el vencimiento de medicamentos y así
disminuir costos.
1. Analizar y proponer solución a las 2 situaciones problémicas, aplicando el Ciclo de
mejora continua-PHVA

SITUACIONES PROBLEMÁTICAS
En el servicio farmacéutico en donde Usted labora, se presentan dos situaciones
que ameritan ser resueltas de inmediato. Al realizar el análisis de lo que está
sucediendo con la alta dirección, se definen para cada situación un objetivo del plan
estratégico para lograr, como se describe a continuación:

Situación 1: En el proceso de recepción el pedido que acaba de ingresar al SF,

llegó No conforme, esta situación ya se había presentado anteriormente. Objetivo del
plan estratégico: Realizar un plan de mejoramiento en la empresa aplicando el ciclo
PHVA al proceso de recepción desde que se hace la solicitud hasta que se reciben los
productos en la empresa, para minimizar este tipo de no conformidades.
Enlace: Ciclo PHVA

https://www.goconqr.com/en/flowchart/33340804/PHVA-1
 para controlar y minimizar la llegada de los pedidos no conformes al servicio
farmacéutico se inicia planeando la elaboración de la orden de compra, la cual debe
contener los condiciones establecidas en la negociación y los requerimientos de los
medicamentos que solicitan el cual debe hacer el director del servicio con un análisis
detallado de necesidades basado en los consumos del servicio, el documento es
elaborado por el regente de farmacia, donde plasma los requerimientos con las
necesidades y condiciones técnicas y comerciales verificando también las garantías
que manejan los proveedores para garantizar que los productos son de excelente
calidad y cumplen con las normas del Invima.

Cuando llega el pedido se realiza recepción administrativa donde se revisa que

los documentos anexos correspondan y estén dentro de las condiciones pactadas,
seguidamente se hace recepción técnica donde se inspeccionan los productos y se
revisa la fecha de vencimiento, presentación física, lote, registro Invima, temperatura y
material de empaque, para la revisión de cantidades se hace por muestreo utilizando
método de la tabla military estándard. Terminado el proceso de recepción se elabora un
acta donde queda plasmado toda la información, la cual la firma el regente t el director
del servicio farmacéutico.

Situación 2: En los últimos meses se ha presentado un aumento de más del

doble en la cantidad de medicamentos vencidos, así como los costos que esto acarrea.
Objetivo del plan estratégico: Implementar estrategias para disminuir los medicamentos
vencidos mensualmente aplicando el Ciclo PHVA.

Enlace: Ciclo PHVA 2:

https://www.goconqr.com/en/flowchart/33342800/PHVA-2
Análisis de la implementación de las estrategias para disminuir los medicamentos
vencidos mensualmente aplicando el ciclo PHVA.
1. Empezar por realizar capacitaciones para llevar control de las fechas de
vencimiento de los medicamentos y así implementar las estrategias planteadas y
mejorar las fallas.

2. Realizar continuamente inspecciones donde se esté dando cumplimiento a las

estrategias planeadas y que las personas encargadas estén realizando la
actualización de los listados de medicamentos y dispositivos médicos y se esté
cumpliendo con el método PEPS(El primero al entrar es el primero en salir), y
poder cumplir con la devolución o cambio de los medicamentos próximos a su
vencimiento con el respectivo formato.
3. Verificar que el personal tenga el recurso adecuado e implementación para
poder cumplir con lo dispuesto y así evitar que haya aumento de medicamentos
y dispositivos médicos en vencimiento.

4. Se analiza si las estrategias utilizadas fueron las adecuadas y dieron resultado o

por el contrario hay que implementar unas nuevas donde se cumpla con lo
establecido en evitar que los medicamentos y dispositivos medico se venzan en
el servicio farmacéutico.

5. Se debe determinar en forma clara la estructura que el importador o fabricante

ha destinado para su ejecución y debe definir la participación de los demás
actores entre los que se encuentran distribuidores y comercializadores, por lo
cual Comfandi debe estar al pendiente de cuál es su responsabilidad y
participación en estos.

6. Se analiza que uno de los factores más importantes es que haya recepción
profesional de los medicamentos y que lo recibido cumplan con las condiciones
de calidad y correspondan a los adquiridos por la entidad, es decir que no tenga
fechas próximas de vencimiento ya que representa decrecimiento financiero, y
todos estos aspectos se cumplen cuando hay planificación.

7. Es muy importante de igual forma identificar los métodos utilizados en la gestión

de inventarios, necesarios en el control de los medicamentos ya que al momento
de inventariar se demuestra la cantidad de medicamentos con expiración más
próxima los cuales deben ser vendidos primero que los de expiración más futura,
teniendo en cuenta que debe ser una fecha apta para que el paciente pueda
consumirlos de forma segura.

8. Probablemente tampoco hubo verificación contra la orden de compra o

documento de ingreso que lo recibido coincidiera con lo solicitado cuando llegó
al almacén central y la fecha de caducidad de los documentos no correspondían
con los verdaderos en los medicamentos.
 CONCLUSIÓN

Es muy importante tener en cuenta que la correcta recepción de los

medicamentos es lo que garantiza que estos ingresen adecuadamente, al revisar la
documentación y los productos que se reciben se concretan que los medicamentos
entregados tienen la concentración, la cantidad, lote, fecha de vencimiento, registro
INVIMA, laboratorio fabricante y condiciones técnicas indicadas en factura y todas las
especificaciones del medicamento se encuentren en orden, además a la hora de
recepción es importante definir el tamaño de la muestra a inspeccionar que indica la
tabla Military Standard.
Es esencial revisar los productos y diligenciar acta de recepción; hay algunos
factores como realizar revisiones visuales para verificar estado físico del producto,
fecha de vencimiento y estado del empaque. Si encuentra defectos crítico, mayor o
menor, la revisión manual de normas técnicas de calidad guía técnica de análisis,
definir aceptación o rechazo según tabla Nivel de Aceptación de Calidad de tabla
Military Standard, registrar en formato Acta de Recepción, todos estos factores son
importantes para que no ocurran incidentes como fechas de vencimiento en
medicamento que ocasionan pérdidas económicas o hasta hechos graves como
provocar la muerte de una persona.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Mero-Vlelez,J. (2018) Empresa , administración y proceso administrativo. Revista

científica FIPCAEC (Fomento de la investigación y publicación en ciencias
Administrativas Económicas y Contables) ISSN 2588-090X polo de capacitación,
investigación y publicación- Disponible en:
https://www.fipcaec.com/index.php/fipcaec/article/view/59/72
Ministerio de la Protección Social. (14 mayo de 2007). RESOLUCIÓN NÚMERO 1403
DE 2007 . Recuperado de
https://www.invima.gov.co/documents/20143/453029/Resoluci
%C3%B3n+1403+de+2007.pdf/6b2e1ce1-bb34-e17f-03ef-34e35c126949