PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

Código: GBE.65
SUBPROCESO ATENCIÓN EN SALUD
Versión: 04
GUÍA DEL SERVICIO FARMACÉUTICO
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Revisó Fecha de aprobación
Aprobó
Coordinadora CSISDP / Febrero 11 de 2009
Rector
Coordinación de Calidad Resolución N° 165

1. El OBJETIVO

Establecer los lineamientos para realizar la dispensación de medicamentos de manera eficiente, oportuna
y segura a todos los estudiantes que utilizan los servicios de salud de la Coordinación de Servicios Integrales
de Salud y Desarrollo Psicosocial y contribuir al uso racional de los medicamentos.

2. ALCANCE

Aplica al Regente de Farmacia de la Coordinación de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial

y la población beneficiaria son todos los estudiantes de pregrado y postgrado matriculados en los programas
presenciales de la Universidad Industrial de Santander.

3. DOCUMENTOS INTERRELACIONADOS

Este documento está en concordancia con los siguientes documentos:

● Guía de manejo de medicamentos y dispositivos médicos vencidos y/o deteriorados - GBE.42
● Instructivo de Semaforización de medicamentos y dispositivos médicos - IBE.14
● Formato formula medica - FBE.07
● Formato de reportes de novedades en farmacia - FBE.83
● Formato control de temperatura y humedad en farmacia (refrigerador y ambiente) - FBE.88
● Formato de incidente y/o eventos adversos - FBE.112
● Protocolo Administración de Medicamentos - TBE.42
● Protocolo Identificación correcta de pacientes - TBE.44
● Protocolo manejo seguro de medicamentos -TBE.48
● Procedimientos de Recepción PBE.32, Almacenamiento PBE.33 y Dispensación PBE.34 de
medicamentos y dispositivos médicos

4. NORMATIVA

● Decreto 4725 de 2005. Dispositivos médicos. Ministerio de la Protección Social. Artículo 61. Del
programa nacional de tecnovigilancia. El Ministerio de la Protección Social con el apoyo del Instituto
Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, diseñará el Programa de Tecnovigilancia
que permita identificar los incidentes adversos no descritos, cuantificar el riesgo, proponer y realizar
medidas de salud pública para reducir la incidencia y mantener informados a los usuarios, a otros
profesionales de la salud, a las autoridades sanitarias a nivel nacional y a la población en general.
● Decreto 2200 de 2005. Por el cual se reglamenta el Servicio Farmacéutico Programas de
Farmacovigilancia. Promover y propiciar estilos de vida saludables y el uso adecuado de medicamentos
y dispositivos médicos. Prevención Suministro de Atención farmacéutica. Ministerio de la Protección
Social
● Resolución 1403 de 2007. Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se
adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones, entre
ellas el programa institucional de farmacovigilancia en el cual se desarrollan los procedimientos para el
uso seguro de los medicamentos, la creación del formato de reporte de la institución, Programa de
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capacitación y el reporte mensual de eventos e incidentes adversos al Invima.

● Resolución 3100 de 2019. Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los
prestadores de servicios de salud y de habilitación de los servicios de salud y se adopta el Manual de
Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud.

5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

● Evento adverso al medicamento: Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse
durante un tratamiento con un medicamento, pero no tiene necesariamente relación causal con el
mismo.
● Farmacovigilancia: La ciencia y las actividades relacionadas con la detección, evaluación,
comprensión, y prevención de efectos adversos y otros problemas relacionados con la medicación
(OMS)
● INVIMA: instituto nacional de vigilancia de medicamentos y alimentos
● Medicamento: Es una sustancia con propiedades para el tratamiento, prevención, paliación,
diagnóstico o rehabilitación de enfermedades en los seres humanos. Así mismo, se consideran aquellas
sustancias empleadas para restaurar, corregir o modificar funciones fisiológicas del organismo.
(Minsalud)
● PRM - Problemas Relacionados con los Medicamentos: Es cualquier suceso indeseable experimentado
por el paciente, que se asocia o se sospecha a una terapia realizada con medicamentos y que interfiere
o potencialmente puede interferir con el resultado deseado para el paciente.
● PRUM - Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos: Corresponden a Causas
prevenibles de problemas relacionados con medicamentos, asociados a errores de medicación
(prescripción, dispensación, administración o uso por parte del paciente o cuidador) incluyendo los
fallos en el sistema de suministro de medicamentos.
● RAM - Reacciones Adversas a Medicamentos: Una respuesta a un fármaco que es nociva e involuntaria
y que ocurre a las dosis normalmente usadas en el hombre para profilaxis, diagnóstico o terapia de
alguna enfermedad o para modificación de las funciones fisiológicas. Tienen relación con el tratamiento.
● CSISDP: Coordinación de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.
● Tecnovigilancia: Sistema de vigilancia postmercado de dispositivos médicos (DM) que identifica,
recolecciona, evalúa, gestiona y divulga los eventos o incidentes adversos que presentan los dispositivos
médicos (DM) durante su uso, para mejorar la protección de la salud y la seguridad de los pacientes.

6. CONTENIDO DE LA GUÍA

6.1 ABASTECIMIENTO DE LA FARMACIA

El Regente de Farmacia realiza la solicitud de medicamentos e insumos para el servicio, previa autorización
por la Jefatura de la Sección, de acuerdo con el histórico de consumo del año anterior, el saldo de
medicamentos existentes, el presupuesto asignado y los indicadores epidemiológicos del período.

Realizado el consolidado se presenta la solicitud para la adquisición de los medicamentos a través de un

contrato de suministro de acuerdo con los lineamientos de la División de Contratación de la Universidad,
en el cual pueden participar los laboratorios farmacéuticos y depósitos que cumplan con los requisitos
establecidos y que se encuentren en la base de datos de proveedores de la Universidad Industrial de
Santander.
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Una vez adquiridos los medicamentos, material e insumos médicos, el Regente de Farmacia debe verificar
que estos coincidan con la marca, dosis, presentación y cantidad que se había solicitado, mantener la cadena
de frío para los medicamentos que así lo requieran y verificar el lote y las fechas de vencimiento, sobre
todo de aquellos artículos con baja rotación. De encontrar alguna discordancia (por ejemplo,
medicamentos solicitados que no llegaron, que no corresponden a los solicitados, presentación diferente a
la solicitada, que llegó en mayor o menor cantidad a la solicitada, que no cumple con condiciones de
etiquetado, con fecha de vencimiento próxima) se diligencia en el Formato de reportes de novedades en
farmacia - FBE.83 y se reporta a la secretaria de la sección según Procedimientos de Recepción PBE.32.

Por último, se procederá a ubicar los medicamentos en el área de almacenamiento, manteniendo la

precaución de poner en primer lugar los medicamentos próximos a vencer, de manera que se eviten bajas
por fecha de vencimiento. Según Procedimiento de Recepción PBE.32, Almacenamiento PBE.33

A continuación, se resumen las actividades de solicitud, verificación y almacenamiento de medicamentos:

Tabla N°1 Actividades de solicitud, verificación y almacenamiento de medicamentos

Actividad Periodo Observación Realizado por
Solicitud de Según la necesidad del Realizar la solicitud y dejar una copia del Regente de
medicamentos servicio proceso de ingreso al sistema financiero Farmacia
Verificación de Durante la recepción de Regente de
Hacer revisión técnica y administrativa
pedido los medicamentos Farmacia
Ubicar los medicamentos en el área de
Almacenamiento Posterior a la recepción almacenamiento ubicando en primer Regente de
de medicamentos de medicamentos lugar los medicamentos Próximos a Farmacia
vencer
Fuente: Equipo de trabajo CSISDP

6.2 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS

La dispensación de medicamentos es el procedimiento que se realiza luego de la presentación de la fórmula

médica o prescripción que ha hecho el médico tratante o profesional responsable.

Este proceso tiene cinco etapas:

● Recepción de la fórmula médica: El Regente de Farmacia recibe la fórmula médica, solicitando

previamente al estudiante que firme la misma, con sus datos personales (Presencialidad) o vía correo
electrónico institucional.

● Verificación de datos: La persona que recepción deberá verificar la disponibilidad del medicamento, la
dosis, cantidad a entregar y que la fórmula médica cumpla con los requisitos establecidos por ley como
son: sello y firma del médico, nombre, código e identificación del estudiante, prescripción, dosificación
y fecha de la fórmula la cual no debe ser superior a tres (3) días hábiles. Cuando el medicamento no
esté incluido en el vademécum del servicio farmacéutico de Bienestar Universitario el estudiante debe
adquirirlo por su cuenta. En caso de que el medicamento se haya agotado y esté pendiente de llegar,
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se le informa al estudiante que puede reclamarlo posteriormente. Si el tratamiento debe empezar

inmediatamente, el estudiante deberá adquirirlo por su cuenta.

● Digitación de las fórmulas en el sistema: Una vez entregados los medicamentos al estudiante, el
Regente de Farmacia descarga los medicamentos del sistema de inventario de la farmacia generando
un comprobante de salidas de almacén (Presencialidad); en caso de consulta de Presencialidad remota
se le entrega un listado al mensajero con los respectivos medicamentos para su entrega a domicilio en
Bucaramanga y su área metropolitana.

● Informe de medicamentos despachados: Al final de cada mes se hace un informe según los listados
digitados de entradas y salidas del almacén 4, el cual se solicitará a la Coordinadora de la CSISDP su
aprobación y se envía a la Sección de Contabilidad de la División Financiera.

● Inventario del servicio farmacéutico BU: el inventario estará actualizado en todo momento y se
entregará un informe semestral a la sección de inventarios y sección de contabilidad.

A continuación, se resumen las actividades relacionadas con la dispensación de los medicamentos las cuales
son realizadas por el Regente de Farmacia:

Tabla N°2 Actividades relacionadas con la dispensación de los medicamentos

Actividad Observaciones
Verificar:
● Disponibilidad
● Datos completos en la fórmula
Recepción de fórmulas
● Sello del médico
médicas
● Fecha de la fórmula

● Entregar los medicamentos formulados

● Verificar nombre en la fórmula con quien recibe los mismos
● Guardar las copias de las fórmulas dispensadas
Dispensación
● Identificar con firma del estudiante cada fórmula (Presencialidad)
● En consulta remota se enviarán a domicilio en el área metropolitana de
Bucaramanga
● Verificar etapa anterior
Digitación ● Imprimir copia para final del mes
● Realizar informe mensual para Contabilidad
● Enviar informe mensual a Contabilidad
● Informe de medicamentos y dispositivos médicos vencidos, para su disposición
final
Informes ● Acta de farmacovigilancia y tecnovigilancia
● Formato de reportes de novedades en farmacia - FBE.83
● Formato control de temperatura y humedad en farmacia (refrigerador y ambiente)
- FBE.88
● Se mantendrá actualizado en todo momento
Inventario
● Se enviará a las secciones de inventario y contabilidad informe semestral.
Fuente: Equipo de trabajo CSISDP

6.3 GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO

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El Regente de Farmacia gestionará las acciones que faciliten el uso racional de los medicamentos, la
administración del presupuesto y la planificación de las actividades de la Farmacia, como se muestra a
continuación:

Verificación de Existencias de Medicamentos: El Regente de Farmacia deberá verificar periódicamente el

inventario de saldos de medicamentos, los cuales están registrados en el “Listado de saldos de inventarios”
del Sistema de Información Financiero y, de esta manera, realizar el proceso de solicitud de compra de los
medicamentos próximos a agotarse y promover el uso de los medicamentos de baja rotación.

6.4 ATENCIÓN FARMACÉUTICA

El Regente de Farmacia posee un rol activo durante el proceso asistencial del estudiante, ayudando al
médico en la dispensación apropiada de los medicamentos, entregando éstos de manera personalizada
cuando se realice consulta presencial; por otro lado, también es la persona encargada de verificar que los
registros e informes sean diligenciados correctamente. Con lo anterior se busca:

● Lograr la obtención de efectividad de los tratamientos farmacológicos al dispensar adecuadamente los

medicamentos.
● Minimizar los riesgos asociados al uso indebido de los medicamentos.
● Contribuir a la racionalización del uso de medicamentos en el servicio.
● Orientar a los profesionales de la salud (médicos, enfermeras y odontólogos) sobre los medicamentos
existentes en el servicio, con el ánimo de evitar formulación repetida y sobreuso de algunos
medicamentos.
● Realizar los informes en el tiempo determinado avisando oportunamente cuando existan faltantes o
cuando haya alteración de la temperatura o fallas en el pedido de los medicamentos; según el
Procedimiento de Almacenamiento PBE.33
● Mejorar la calidad de los procesos del Servicio.
● Buscar la obtención de la máxima efectividad del uso y rotación de los medicamentos del servicio de
acuerdo con los cambios en el perfil epidemiológico de la población estudiantil.
● Evitar los riesgos asociados con el uso de los medicamentos en mal estado o próximo a vencer,
mejorando la seguridad de la farmacoterapia; según la Guía de manejo de medicamentos y dispositivos
médicos vencidos y/o deteriorados - GBE.42 y el Instructivo de Semaforización de medicamentos y
dispositivos médicos - IBE.14

6.5 COMITÉ DE FARMACOVIGILANCIA Y TECNOVIGILANCIA

El Comité de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia tendrá como objetivo definir criterios de calidad y

especificaciones técnicas del servicio, así como los mecanismos para la buena disposición de los insumos y
sugerencias para un buen funcionamiento del servicio. Además, estará encargado de velar por el
funcionamiento de los sistemas de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia, dispuestos por las normas vigentes
y el Protocolo manejo seguro de medicamentos TBE.48

6.6 SISTEMA DE FARMACOVIGILANCIA Y TECNOVIGILANCIA

En conjunto con los médicos y odontólogos del servicio, se deben notificar los Problemas Relacionados
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con los Medicamentos “PRM” (por ejemplo, las Reacciones Adversas a Medicamentos) y los Problemas
Relacionados con la Utilización de Medicamentos “PRUM”, esto con el fin de prevenir y detectar posibles
interacciones entre medicamentos y mantener información actualizada. Para este fin se debe utilizar el
formato diseñado por el INVIMA, Formato Reporte de Sospecha de Eventos Adversos a Medicamentos –
FOREAM. Luego de diligenciar el formato del INVIMA, se realizará el reporte de eventos e incidentes
adversos en la plataforma VIGIFLOW; en caso de no presentarse dichos eventos e incidentes se realizará
un reporte sin eventos en la página del INVIMA mensualmente.

Los PRM son, por ejemplo:

● Reacciones alérgicas a antibióticos.
● Shock anafiláctico por medicamentos.
● Daño de órganos por consumo de sustancias con efectos teratogénicos y mutagénicos.
● Fallo terapéutico de la farmacoterapia.

Los PRUM son, por ejemplo:

● Dosificación equivocada por parte del médico.
● Almacenamiento inadecuado del medicamento.
● Disponibilidad del medicamento.
● Errores en la administración del medicamento.
● Cambio del medicamento sin autorización del médico.

Tecnovigilancia. Toda institución debe tener un sistema de Tecnovigilancia que permita identificar,
cuantificar, analizar y entender los eventos adversos a dispositivos e insumos médicos (por ejemplo,
preservativos, jeringas, amalgamas, resinas) para reducir la incidencia en el daño y mantener informados a
los usuarios, a la población general y a otros profesionales de la salud.

6.7 SEGUIMIENTO A RIESGOS

Deben tenerse en cuenta la presencia de uno o más de los siguientes riesgos:

● Eficacia reducida o nula del tratamiento.
● Toxicidad por desnaturalización del medicamento.
● Resistencia a los antibióticos.
● Efectos adversos (evitables).
● Enmascaramiento de cuadros clínicos.
● Complicaciones terapéuticas medicamentosas secundarias.
● Entrega de medicamentos o instrucciones diferentes a lo ordenado.
● Complicaciones anestésicas.
● Complicaciones terapéuticas derivadas de las intervenciones.

A continuación, se resumen las actividades del sistema de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia y el

seguimiento a riesgos:

Tabla N°3 Actividades del sistema de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia y el seguimiento a riesgos

Actividad Observaciones Realizada por Supervisado Por
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Coordinadora CSISDP
Médico
Odontólogo Comité de
Farmacovigilancia Notificar los PRM (RAM) Enfermera Farmacovigilancia y
Detectar y notificar PRUM Trabajadora social Tecnovigilancia
Psicóloga
Regente de Farmacia

Coordinadora CSISDP
Médico
Odontólogo Comité de
Cuantificar, registrar y notificar los
Tecnovigilancia Enfermera Farmacovigilancia y
eventos adversos a dispositivos
Trabajadora social Tecnovigilancia
médicos
Psicóloga
Regente de Farmacia

Coordinadora CSISDP
Médico
Realizar seguimiento a los riesgos
Odontólogo Comité de
Seguimiento a planteados por el Comité de
Enfermera Farmacovigilancia y
riesgos Farmacia y que sean útiles para el
Trabajadora social Tecnovigilancia
servicio
Psicóloga
Regente de Farmacia

Coordinadora CSISDP
Médico
Realizar el reporte inmediatamente
Odontólogo Comité de
se presente el evento, en el
Reporte Enfermera Farmacovigilancia y
formato del
Trabajadora social Tecnovigilancia
INVIMA, FOREAM
Psicóloga
Regente de Farmacia
Fuente: Equipo de trabajo CSISDP

6.8 ORDEN Y LIMPIEZA

Un auxiliar de servicios generales diariamente retirará la basura y realizará el aseo; no obstante, el personal
colaborará para mantener el orden y la limpieza de la Farmacia. Para ello, al final de la jornada de trabajo
deberá dejar su lugar de trabajo completamente limpio y ordenado.

7. BIBLIOGRAFÍA

● Decreto 4725 de 2005. dispositivos médicos. ministerio de la protección social.

● Decreto 2200 de 2005. por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico programas de
farmacovigilancia. ministerio de la protección social.
● Resolución 3100 de 2019 del MINSALUD: por la cual se definen los procedimientos y condiciones de
inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de los servicios de salud y se
adopta el manual de inscripción de prestadores y habilitación de servicios de salud.
● https://www.invima.gov.co/documents/20143/467802/tutorialreporteenlineadeeventosadversos.pdf/4
ecd34b9-9e9a-58ae-1da9-adbcb742724c
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN
APROBACIÓN
01 Febrero 11 de 2009 ● Creación del documento.
● Ajuste en el alcance.
● Reemplazo de Auxiliar de farmacia por Regente de farmacia.
● Eliminación de la columna “Realizada por” y “Supervisada
por” en la tabla relacionada con dispensación de
medicamentos (numeral 4.2).
● Reemplazo de las palabras despacho/despachado por
02 dispensación/dispensado en todo el documento.
Agosto 02 de 2013 ● Reemplazo de Auxiliar de Enfermería por Enfermera en
actividades del sistema de Fármacovigilancia y
Tecnovigilancia (numeral Seguimiento a Riesgos).
● Eliminación de la observación relacionada con los
medicamentos prescritos por los médicos internos al pie de
la tabla en numeral 4.2.
● Inclusión de definiciones.
● Modificaciones en el numeral abastecimiento de la farmacia,
dispensación de medicamentos, gestión de la calidad del
03 Febrero 16 de 2018 servicio y sistema de farmacovigilancia y tecnovigilancia.
● Reemplazo de Comité de farmacia y terapéutica por Comité
de Farmacovigilancia.
● Inclusión de bibliografía.
● Cambio en el nombre de la guía
● Modificación del objetivo, alcance, definiciones y/o
abreviaturas
04 Septiembre 23 de 2021 ● Inclusión de Normativa
● Modificación de los numerales 4.1, 4.2, 4.4, 4.5, 4.6 y 4.7 del
contenido de la guía
● Inclusión y actualización de bibliografía