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II Por: Luis Díaz Fecha elaboración: 01/05/2020 Código:


PRD-001
Actualizado Por: Carolina Urbina Fecha Actualización: 08/05/2020

DROGUERIAS SALUD
VITAL SAS. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES DE
NIT 900.937.918-3
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

1. INTRODUCCIÓN
En DROGUERIAS SALUD VITAL S.A.S queremos establecer las directrices para garantizar la disponibilidad
y conservación y entrega de los mismos a los usuarios, de medicamentos, dispositivos
Médicos, las principales condiciones de almacenamiento, de tal forma que con su uso se pueda lograr el
objetivo terapéutico deseado, garantizando las características del medicamento y/o Dispositivo Médico hasta
que esta se dispensado al usuario para su uso seguro.

2. OBJETIVO

EN DROGUERIAS SALUD VITAL S.A.S implementar los procedimientos que se llevan a cabo para los
medicamentos y dispositivos médicos, que no cumplen con las características técnico administrativas
necesarias para su utilización, no ingresen al servicio farmacéutico o sean entregados para su disposición de
acuerdo a las necesidades administrativas o características del medicamento y / o dispositivos.Identificar las
causales de devolución de medicamentos que se encuentran en el servicio o establecimiento farmacéutico
para especificar el procedimiento a seguir
.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Clasificar los medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo a sus diferentes causales para su
respectiva devolución.
 Describir de manera clara y detallada los procedimientos que se deben desarrollar en las farmacias de
los centros de atención.
 Establecer los parámetros para la realización de la depuración periódica y controlada de productos
averiados y próximos a vencer
 Realizar la gestión pertinente para su respectiva devolución.
 Establecer las actividades que generen las farmacias por concepto de los movimientos por consumos.
 Los medicamentos o dispositivos médicos deben rotar de forma tal que los que tengan fechas de
vencimientos más próximas sean los primeros en salir, por lo tanto durante la reposición de cualquiera de
estos elementos se debe verificar su fecha de vencimiento y la de los que están, para establecer la
prioridad de salida.

3. ALCANCE
El procedimiento inicia cuando se define la necesidad de adquirir un medicamento y/ dispositivo médico,
recepcionarlo, almacenarlo adecuadamente y si no cumple con parámetros establecidos se deberá realizar el
proceso de devolución dependiendo de la causa o motivo de este siempre conservando la estabilidad del
medicamento y/o dispositivo hasta su destino Bodega, Proveedor o Laboratorio.
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4. NORMATIVIDAD

 DECRETO 2200 DEL 2005 “Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras
disposiciones”.
 RESOLUCION 1403 DEL 2007“Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico,
se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones”.
 RESOLUCION 1478 DEL 2006 “Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia
de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra,
venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto
que las contengan y sobre aquellas que son monopolio del Estado”.

5. DEFINICIONES:

 ALMACÉN: Sección dedicada a la conservación ordenada y protegida de productos farmacéuticos y


materiales relacionados, en espera de ser distribuidos.

 BUENAS PRÁCTICAS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO: Conjunto de normas, procesos,


procedimientos, recursos, mecanismos de control y documentación, de carácter técnico y/o administrativo
con que deben contar las instituciones prestadoras de servicios de salud, establecimientos farmacéuticos y
personas autorizadas que realizan actividades y/o procesos del servicio farmacéutico, para asegurar el
cumplimiento del objeto de la actividad o el proceso respectivo (Resolución 1403 de 2007).

 LOTE: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de acondicionamiento o de un


producto que posee las especificaciones de calidad, elaborado en un proceso o serie de procesos
determinados, realizados bajo condiciones constantes.

 FECHA DE VENCIMIENTO, EXPIRACIÓN O CADUCIDAD: Fecha que se declara en el rotulado del


medicamento dentro de la cual se espera que el producto mantenga sus características de Calidad (físicas,
químicas, micro biológicas, terapéuticas y toxicológicas) si es almacenado correctamente.

 MEDICAMENTO: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin
sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio,
diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y
empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y
uso adecuado.

 DISPOSITIVO MÉDICO: Se entiende por dispositivo médico para uso humano, cualquier instrumento,
aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en
combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan
en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso e
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 REGISTRO SANITARIO INVIMA: Es el documento público expedido por el Instituto Nacional de


Vigilancia de medicamentos y alimentos, INVIMA, previo el procedimiento tendiente a verificar el
cumplimiento de los requisitos técnicos-legales y sanitarios establecidos en el presente decreto, el cual
faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar envasar, procesar,
expender y/o almacenar un dispositivo médico.

 SEGURIDAD: Es la característica de un dispositivo médico, que permite su uso sin mayores


posibilidades de causar efectos adversos.

 TECNOVIGILANCIA: Es el conjunto de actividades que tienen por objeto la identificación y la


cualificación de efectos adversos serios e indeseados producidos, así como la identificación de los factores
de riesgo asociados a estos efectos o características, con bases en la notificación, registro y evaluación
sistemática de los efecto adversos con el fin de determinar la frecuencia, gravedad e incidencia de los
mismos para prevenir su aparición.

 TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello que está
en consideración en un medicamento, especialmente lo relacionado con el origen de los materiales, el
proceso de elaboración y la localización del producto después de salir del sitio de elaboración.

6. GENERALIDADES:
Los medicamentos o dispositivos médicos deben rotar de forma tal que los que tengan fechas de
vencimientos más próximas sean los primeros en salir, por lo tanto durante la reposición de cualquiera de
estos elementos se debe verificar su fecha de vencimiento y la de los que ya están, para establecer la
prioridad de salida. Están deberán ser revisadas mensualmente por los Auxiliares en Servicios
Farmacéuticos. Una vez identifique un medicamento o dispositivos medico cuya fecha de vencimiento se
encuentre dentro de los meses pactados con el proveedor debe ser informado al Químico y/o Regente de
Farmacia Técnico para su devolución o cambio mano a mano por otro con fecha vigente. Cuando Los
medicamentos o dispositivos médicos hayan pasado su fecha de vencimiento, se debe explicar las razones
por las cuales dichos productos están por vencer. Diligenciar el formato único de devolución de medicamentos
y dispositivos médicos de la Droguería Una vez hecho este procedimiento se comunicara con el proveedor
respectivo.

7. RESPONSABILIDADES

 Químico Farmacéutico
 Tecnólogo en regencia de Farmacia
 Técnico auxiliar en Servicios Farmacéuticos
 Expendedor de drogas
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El Técnico de Farmacia y/o Regente de Farmacia será responsable de todo el proceso que se requiera
cuando se presente una Devolución dependiendo de la causal de. De igual manera será el responsable del
almacenamiento y conservación de medicamentos y dispositivos médicos en las zonas correspondientes,
aplicando las BPA (Buenas prácticas de almacenamiento) y monitoreara las condiciones ambientales de
temperatura y humedad en el Formato de “Registro de condiciones ambientales” Cód. GM-001

SELECCIONAR EL PROVEEDOR

El Regente de Farmacia realiza la selección del proveedor teniendo en cuenta aquellos que provean
medicamentos con registro Sanitario INVIMA, con fechas de vencimiento mayores a 12 meses, que brinden
seguridad en cuanto a condiciones de transporte, entrega oportuna de productos y precios bajos.

De igual forma ésta selección se regirá de acuerdo al Procedimiento de selección de proveedores Cód. GP-
PD01, establecido en la Droguería.

COMPRA
De acuerdo a las solicitudes de medicamentos el Regente de Farmacia programa la compra de acuerdo a las
cantidades solicitadas por la Demanda y rotación de los productos y realiza la “Orden de Compra”.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño del
servicio farmacéutico, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a su cargo,
la cual está enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las organizaciones a que pertenece el
servicio.
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8. FLUJOGRAMA O DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


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9- EJECUCION (ACTIVIDADES CRÍTICAS):


1- Llevar el registro y control de medicamentos próximos a vencer en una libreta asignada para tal fin.
2. En caso de no tener registrado datos sobre vencimientos, revisar todos y cada uno de los medicamentos en
la droguería anotando en la libreta solo los medicamentos que vencen en el año corriente o actual.
3. Se realizará chequeos mensuales para verificar que no se encuentren medicamentos vencidos y lo
próximos a vencer Bajo ninguna razón se rehusarán los medicamentos vencidos, rotos y/o parcialmente
utilizados
10. PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: 100% medicamentos registrados bajo estos criterios en
el año en curso
11. ESTANDAR DE CALIDAD: Cero medicamentos vencidos, deteriorados, alterados. Usados y excedentes
en el área de almacenamiento.

12. PROPIEDADES CONSECUENCIAS

 Químicas: Cada ingrediente activo puede variar su integridad química y la potencia declarada.
 Físicas: Pueden alterarse algunas propiedades físicas originales como la apariencia, uniformidad,
disolución, color, etc.
 Microbiológicas: Puede afectarse la esterilidad o la resistencia al crecimiento bacteriano.
Terapéuticas Pueden modificarse los efectos terapéuticos.
 Toxicológicas: Pueden ocurrir cambios en la toxicidad por formación de productos tóxicos.
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13. CAUSALES DE DEVOLUCION

 DEFECTO: Cualquier discrepancia o inconformidad que se presenta con respecto a una variable,
teniendo en cuenta las especificaciones previamente establecidas para la misma.
 DEFECTO CRÍTICO: Defecto que puede producir condiciones peligrosas o inseguras para quienes
usan o mantienen el producto.
 DEFECTO MAYOR: Defecto que sin ser crítico tiene la probabilidad de ocasionar una falla o de
reducir materialmente la utilidad de la unidad para el fin que se destine. La utilidad del producto se
reduce considerablemente.
 DEFECTO MENOR: Defecto que reduce muy poco la utilidad de una variable, para el fin a la que
está determinada o que produce una desviación de los requisitos establecidas con pequeño reductor
sobre el funcionamiento o uso eficaz de la misma.

14. AREA DE CUARENTENA

 VENCIDO: Producto farmacéutico cuya fecha de vencimiento ha superado la vital útil indicada por el
fabricante. Se considera Como fecha de vencimiento el 1er día del mes que se indica en la etiqueta
si esta no está claramente indicada.
 AVERIADO: Aquel medicamento cuya estabilidad físico – química se ha visto alterada o por
accidente su envase se encuentra en mal estado.
 ÁREA ESPECIAL. Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o
dispensación y se debe prevenir su redistribución hasta que se decida que están disponibles.
 ÁREA DE NO CONFORME: Es el área de la farmacia donde se ubican aquellos medicamentos que
no se pueden dispensar por su fecha de vencimiento, por signos de deterioro físico-químico o por
presentar avería
 VENCIDO: Producto farmacéutico cuya fecha de vencimiento ha superado la vital útil indicada por el
fabricante. Se considera Como fecha de vencimiento el 1er día del mes que se indica en la etiqueta
si esta no está claramente indicada.

El procedimiento a seguir para el manejo de medicamentos vencidos o próximos a vencerse es el siguiente:

 ELABORACIÓN DEL LISTADO DE PRODUCTOS A DEVOLVER:

El regente de Farmacia y/o auxiliar de farmacia, elaboran un listado de medicamentos y dispositivos médicos
que requieren ser destinados para su devolución o disposición final, diligencia el formato de devoluciones y
realiza el reporte al coordinador administrativo, en el Formato DE-FT-1.
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 ALISTAMIENTO DE PRODUCTOS PARA CUARENTENA:

El regente de Farmacia, técnico en servicios farmacéuticos, reseña los medicamentos y dispositivos médicos
como productos en cuarentena y los ubica en el área de cuarentena del servicio farmacéutico
Identificar los productos que no cumplen con los requerimientos del servicio farmacéutico: El regente de
farmacia, técnico en servicios farmacéuticos, verifica al momento de la recepción o al hacer una revisión de
rutina, el incumplimiento de las características requeridas para el uso de los productos (vencimiento, deterioro
o defecto de calidad, mercancía no solicitada, baja rotación,) Acta de recepción de medicamentos, hoja de
inventario, reporte de averías.
Identificación de las especificaciones técnico-administrativas del producto en el momento de la recepción o en
la revisión para verificación de fechas de vencimiento o condiciones inadecuadas del producto, se ubica en el
área de cuarenta para su respectiva disposición final a la bodega.

 REGISTRO DE LOS MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITIVOS MEDICOS:

Diligenciar el formato de fecha de vencimiento. Los medicamentos vencidos que no reciben los laboratorios se
colocaran en la bolsa roja y se avisará a inventarios para que le den de baja, esta bolsa roja se hace llegar a
la bodega de COLDROGAS para su destrucción. Los medicamentos que reciban los laboratorios se enviarán
de acuerdo con la fecha de condición de devolución a 30, 60 o 90 días, estos productos se devolverán los
primeros 5 días de cada mes a la bodega de Dromayor. Para la devolución debe tenerse en cuenta lo
siguiente:

 No se aceptan devoluciones de laboratorios descontinuados.


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 No se reciben productos de refrigeración o nevera


 No se reciben productos oncológicos.
 No se aceptan productos fraccionados o comenzados.
 No se aceptan productos cuyo empaque primario o secundarios estén en condiciones diferentes a
las originales de los productos. Para tomar el plazo de las devoluciones no se tendrá en cuenta el
mes en el cual el producto vence.

15. OTRO TIPO ESPECIAL DEVOLUCIONES:

Productos biológicos (interferón, eptavis, vacunas) ni de ningún tipo de medicamentos que REQUIERAN
REFRIGERACION y/o CADENA DE FRIO para su conservación por desconocimiento del manejo que se le
ha dado, al igual que los MEDICAMENTOS CONTROLADOS.

-Por averías, roturas y faltantes, las cuales deben ser notificadas al momento de la entrega o máximo a las 72
horas de recibida la mercancía vía telefónica al PBX o al correo electrónico.
-No se aceptan mercancías en mal estado, maltratada por mala ubicación en estanterías y/o mal
almacenamiento (polvo, humedad, calor, luz solar, humo entre otros), empaques manchados, sucios,
desteñidos, arrugados, averiados, rotos, viejos, o con sello de la empresa del cliente o mal manipulados. Para
aceptar estas devoluciones exigimos que vengan en su envase, empaque original y en su presentación
comercial completo, Ej. Cajax30 tableta no se recibe blíster o presentaciones incompletas (nos reservamos el
derecho de emitir nota crédito).

-Por mercancía no solicitada se debe informar a la empresa dentro de las 72 horas siguientes al recibido de la
misma, y ser entregada al Asesor Comercial en su próxima visita la cual no es mayor a un mes.

-No se recibe mercancía por baja rotación sin previa autorización de la Gerencia, esta tendrá un descuento
del 50% ya que nuestro objetivo no es la venta en consignación.

-Los medicamentos devueltos por baja rotación hasta cuatro (4) meses después de su despacho, estos no
pueden exceder el 40% de la cantidad facturada y deben conservar las mismas características que fueron
entregados y serán valorizados por el 50% del valor facturado después de descuentos, bonificaciones en
función de las condiciones de tiempo y demás variables de la misma.

-SOLO SE RECIBIRÁ MERCANCÍA POR FECHA DE VENCIMIENTO SI se emitió carta de compromiso de


cambio por corta fecha de vencimiento, o si el contrato suscrito con la entidad lo especifica. Se recibe hasta
con CUATRO (4) MESES ANTES DEL VENCIMIENTO.
DEPRECIACIÓN MERCANCÍA DEVUELTA POR VENCIMIENTO: Es política de los laboratorios realizar una
depreciación a la mercancía que nuestros clientes han dejado vencer, esta es de un 50% y solo se recibe
hasta un 20% de la cantidad facturada.
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CONTROL DE REGISTROS

RESPONSABLE DE TIEMPO DE DESTINO


REGISTRO CÓDIGO UBICACIÓN
ALMACENAMIENTO RETENCIÓN FINAL
Formato de Técnico Farmacéutico
Carpeta Registro Archivo
Control GT-EM-01 y/o Regente en 1 año
de Farmacia Central
Ambiental Farmacia
Técnico Farmacéutico
Formato \Archivos de la
FGC-01 y/o Regente en 1 año Backup
Devoluciones empresa\farmacia
Farmacia

1. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Descripción del cambio Responsable Edición


08-05-20 Actualización Procedimiento Carolina Urbina No. 1
Devoluciones

BIBLIOGRAFÍAS:
https://eseclinicagiron.micolombiadigital.gov.co/sites/eseclinicagiron/content/files/000293/1460
8_1-manual-de--gestion-de-servicio--farmaceutico.pdf
https://www.esemeta.gov.co/archivoscargados/F_2016-02-02_H_3_21_53_PM_U_1_MN-SF-
01_PROCESOS_Y_PROCEDIMIENTOS_SERVICIO_FARMACEUTICO.pdf
http://farmacus.com.co/wp-content/uploads/2016/07/Devolucion-a-proveedores.pdf
https://www.google.com/search?q=formatos+devolucioones+medicamentos&oq=formatos+devol
ucioones+medi&aqs=chrome.1.69i57j33.9723j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8
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