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1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión,

aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos
de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE: Aplicar este procedimiento a todos los documentos generados por el sistema de
gestión interna o externamente para el control de los documentos su registro y
distribución necesarios dentro de la planificación de la organización.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS: Para la elaboración de este procedimiento documentado se

ha utilizado como referencia la normatividad relaciona al sistema de gestión integral, Para
los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los
fundamentos incluidos en la Norma:

NORMA ISO 10013:2002

NORMA ISO 9001: 2015
NORMA ISO 14001: 2015
NORMA ISO 45001: 2018

4. TERMINO Y DEFINICIONES:

Formato: Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto,

objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales
Procedimientos: Es un método de ejecución o pasos a seguir, en forma secuenciada y
sistemática, en la consecución de un fin. Se supone, que siguiendo un procedimiento
dado, bajo las mismas circunstancias, el resultado será el mismo.
 Control de documentos: Es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener
y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión
Control de cambios: Esta actividad tiene como objetivo el seguimiento del ciclo de vida de
un cambio, que comprende: la solicitud del cambio, la evaluación, la aprobación o rechazo
del mismo y la implementación.
Listado maestro: El listado maestro de documentos y registros es el índice de documentos
establecidos que apoyan el control y la operación de los procesos garantizando su
actualización, disponibilidad y su uso.
Registro: Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una
organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la
organización y se debe conservar durante un determinado período de tiempo.

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5. DESCRPCIÓN DE ACTIVIDADES: Se describirán las actividades paso a paso que se van a
realizar y los responsables del sistema de gestión integral.
ACTIVIDAD
1.Necesidad documento
2. Evaluar la necesidad de
creación y modificación del
documento.
3.Generacion del borrador
4.Revisar y aprobar el
documento
5.Asignar código
6.Diligenciar el cuadro de
control de documentos
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DESCRIPCION RESPONSABLE
Se identifica la necesidad del LÍDER H.S.E.Q
documento mediante formato
de solicitud realizadas por los
líderes de cada proceso.
Se realiza reunión con el líder GERENCIA
del proceso que identifico la
necesidad del documento para
evaluar si es necesario la
creación.
Se reúne con el líder HSQ y el LÍDER H.S.E.Q
líder del proceso que solicito
la creación del documento
para realizar los ajustes
pertinentes en el documento.
Se verifica que el documento LÍDER H.S.E.Q
se le hallan realizados los
ajustes y que cumpla con lo
establecido en el sistema de
gestión integral y se le realiza
el cambio a aprobado.
Se asigna el código al LÍDER H.S.E.Q
documento después de haber
sido aprobado y se incluye en
el listado maestro de
documentos con la fecha de la
aprobación.
Se realizaran cambios o LÍDER H.S.E.Q
modificaciones que serán
registrados en el control de
documentos, en el numeral 5.4
se describirán a que tipos de
documentos se le
implementaran.
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7.Emitir documento original y Se emite el documento y se LÍDER H.S.E.Q

disponer el sistema de
información
envía al correo del responsable
del sistema de gestión integral,
se realiza la impresión del
documento se registra en el
listado maestre de
documentos.

8.Controlar documento Se notificó a las personas que LÍDER H.S.E.Q

superado tienen copias remotas del
documento físico o digital
para su devolución o supresión
El documento que se
encuentre digital, se archivara
en el computador del
responsable SIG dentro de una
carpeta llamada documentos
obsoletos y se da a conocer la
actualización del documento
al personal pertinente.

9.Divulgacion Se Socializara el documento al LÍDER H.S.E.Q

personal asignado y se
realizara el respectivo registro
de asistencia.

10.Conservar y archivar los Se conservaran los LÍDER H.S.E.Q

documentos documentos de acuerdo al
tiempo de conservación y a la
actividad o inactividad del
documento para su consulta o
modificación.

5.1.CODIFICACIÓN:
La empresa panelera la morenita tiene el siguiente sistema para su estructura en sus tipos
de documentos y procesos de la siguiente manera:

5.1.1 CÓDIGO

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AA-BB-##

AA: Son los documentos utilizados en la empresa.

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

TIPO DE DOCUMENTO Códigos Versión
Protocolos PRT 1
Procedimientos PRC 1
Formatos FRT 1
Instructivos INS 1
Comunicaciones COM 1
Anexos ANX 1
Programas PRG 1
Plan PL 1
Manuales MNL 1

BB: De acuerdo al mapa de procesos se codifica de la siguiente manera.

PROCESOS CODIGO
Gerencia GR
Producción PRO
Gestión comercial GC
Gestión de mejora GM
Logística LG

##: Es el consecutivo del documento iniciando en 1.

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Ubicación de la empresa
Numero de contacto

5.1.2 VERSIÓN DEL DOCUMENTO: E s el número de veces que se actualiza el documento.

5.13 FECHA DEL DOCUMENTO: Se coloca la fecha inicial de elaboración del documento.

5.2 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: Todos los documentos realizados llevaran el siguiente
encabezado y su respectivo pie de página.

5.2.1 ENCABEZADO
5.2.2 PIE DE PÁGINA:

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5.3 TIPO Y TAMAÑO DE LETRA: Se recomienda la utilización de tamaño de letra 11 con un tipo de
fuente CALIBRI (CUERPO) sin embargo, el tamaño puede ajustarse dependiendo de las
necesidades.

5.4 CONTENIDO DOCUMENTAL: En el siguiente cuadro están relacionados el tipo de documento y

la información que deben verse reflejada en cada uno de ellos.

5.4 CONTROL DE DOCUMENTOS: En este cuadro se realizaran los cambios o modificaciones para
los siguientes tipos de documentos: Programas, procedimientos, instructivos, planes, protocolos.

No se llevara control de cambios en los siguientes tipos de documentos: formato, manuales,

comunicaciones porque se establecerá en el listado maestre de documentos.

CONTROL DE DOCUMENTOS

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FECHA DE DESCRIPCION DE LA
VERSION RESPONSABLE FIRMA
APROBACION MODIFICACION
CREACION DEL DOCUMENTO /
1 1/08/2019  Gestión de Mejora FIRMA  
DESCRIPCION INICIAL
         

5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos que no son generados por la empresa
pero que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión integral y se
llevaran en el formato de comunicaciones. El líder HSQ se encargara de realizar revisiones
periódicas de estos documentos para evidenciar su ubicación sea física y digital.

6. CONTROL DE REGISTROS

5.6.1 IDENTIFICACIÓN
Los registro se identifican mediante el listado maestro de documentos en el definimos el
responsable de diligenciarlo, los tiempos de conservaciones y la ubicación del almacenamiento.

5.6.2 CONSERVACION Y ALMACENAMIENTO

Todos los documentos del sistema de gestión integral deben ser claros, legibles y en buen estado
sean de manera física, digital siendo de fácil acceso para su consulta.

5.6.3 RECOLECCION DE COPIAS SUPERADAS: Para la actualización o modificación de un tipo de

documento se procederá de la siguiente manera:
Digital: Se creara una carpeta que se llamara Documentos Obsoletos que se encontrara en el
computador del líder HSQ para consultas.
Físico: Se elimina el documento
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5.6.4 COPIAS DE SEGURIDAD: Cada mes se realizara copias de seguridad por cada líder del proceso
y se dispondrá a la custodia de los documentos por el gerente quien los almacenara en un lugar
externo de la empresa.

7. REGISTRO El registro debe ser de forma legible y que el contenido sea claro, permitiendo que la
información registrada sea una evidencia objetiva que demuestre el cumplimiento y la
conformidad con los requerimientos específicos del sistema integrado de gestión.

8. CONTROL DE DOCUMENTOS: Se describirá el motivo por el cual se cambió o modifico el

documento. Este control de documentos se encontrara disponible en el listado maestre de
documentos, cada vez que se realice alguno cambio se debe incluir y no se borran los listado
anteriores que describen dichos cambios.

9 REGISTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

COPIAS DE SEGURIDAD: Se define copia de seguridad, la actividad de resguardar de forma segura

la información contenida en un medio de almacenamiento a un medio de almacenamiento de
destino de diferente tipo, considerado por el líder HSQ o la gerencia.

BACAF: Se realizara las copias simplemente a los archivos que queremos guardar a otro dispositivo
de almacenamiento ya sea una memoria, una carpeta. Cuando uno realiza esta copia, lo
importante es que los archivos que vaya a copiar, no se estén usando a fin que no genere errores
al realizar la copia

LISTADO MAESTRO: El listado maestro de documentos y registros es el índice de documentos

establecidos que apoyan el control y la operación de los procesos garantizando su actualización,
disponibilidad y su uso.
En este listado usted puede encontrar el nombre y el tipo de documento y el proceso al cual
pertenece el documento en el Sistema Integrado de Gestión, definido como LMD.

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por.

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