Pag-001 Procedimiento de Control de Informacion Documentada v18

PAG-001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
Versión 18
INFORMACION DOCUMENTADA
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1. OBJETIVO
A
Definir la documentación que conforman los Sistemas de Gestión de MONTAJES
D
J.M. S.A., Los controles para emitir, revisar, aprobar y actualizar los documentos
internos; la identificación de los cambios y estado de la versión vigente de los
documentos; la disposición, disponibilidad, legibilidad, control, distribución, de los
LA
documentos, el manejo e identificación de documentos obsoletos, y los
responsables de la documentación.
Definir la documentación que conforma los Sistemas de Gestión de MONTAJES
O
J.M. S.A., Los controles para emitir, revisar, aprobar y actualizar los documentos
internos; la identificación de los cambios y el estado de la versión vigente de los
documentos; la disposición, disponibilidad, legibilidad, identificación, control,
TR
distribución de los documentos, el manejo e identificación de documentos
obsoletos y los responsables de la documentación.
2. ALCANCE
N
El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado los Sistemas de Gestión de MONTAJES JM S.A.
O
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
C
ISO 9001, “Sistema de Gestión de la Calidad”. Ultima Versión-.

ISO 14001 “Sistemas de gestión ambiental”. Ultima Versión.
OHSAS 18001 “Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional Última
A
versión”
ISO 45001: 2018“Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
PI
4. LINEAMIENTOS GENERALES
O
4.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del Sistema de Gestión de MONTAJES JM S.A., se clasifican en:

C
a) Documentos Externos.
REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE: SHIRLEY PAREDES Q.. NOMBRE: LEONARDO CORTES
FECHA: JUNIO 10 DE 2019 FECHA: JUNIO 10 DE 2019
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b) Documentos Internos:
A
 Políticas.
 Objetivos.
D
 Reglamentos.
 Manuales de Aplicación General.
 Manuales Específicos de Trabajo.
LA
 Procedimientos de Aplicación General.
 Procedimientos Específico de Trabajo.
 Procedimientos Genéricos de Trabajo
 Programas.
O
 Planes.
 Formatos de aplicación general.
 Formatos Específicos de trabajo.




Instructivos
Listados de control.
Videos
TR
Formatos genéricos de trabajo.
 Pruebas Teórico-Practicas
N
4.2 DOCUMENTOS EXTERNOS
O
Los Documentos Externos son aquellos que genera una organización diferente a
MONTAJES JM S.A., y que son requeridos por el personal para desempeñar
correctamente sus labores; por ejemplo: Legislación; Leyes, Decretos,
C
Resoluciones, Otros, Especificaciones técnicas, Planos, Contratos, Normas

Técnicas (NT), Guías Técnicas (GT), Guías Ambientales (GA), Fichas de
Seguridad (FS), Fichas técnicas, etc.
A
El Líder de Aseguramiento y el Líder HSE son responsables de identificar y

controlar los documentos externos requeridos por cada uno de los Sistemas de
PI
Gestión. Los documentos externos aplicables, se identifican y controlan en el LEC-

001-006 Listado de documentos externos.
O
El coordinador de calidad de cada proyecto es responsable de identificar y

controlar los documentos externos requeridos por cada uno de los Sistemas de
Gestión del proyecto. Los documentos externos aplicables, se identifican y
C
controlan en el LEC-YYY-006 Listado de documentos externos.

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Para el control de documentos externos, el receptor debe notificar (por correo
A
electrónico o en físico) al coordinador de calidad del proyecto, para que el
documento sea ingresado en el listado de control con el fin de identificarlo
D
mediante un consecutivo DOC-EXT-XXX, número de versión, responsable, el
control se realizará mediante el monitoreo de los listados. Si existe una nueva
versión u actualización de un documento externo, la persona quien tenga la nueva
LA
versión notificará nuevamente para que se realice la actualización del listado de
control. La distribución de los documentos quedará en los listados de entrega de
cada proyecto de tal manera quede la evidencia, de la entrega y de la eliminación
de versiones obsoletas. Este formato se almacena en la misma ubicación de los
O
Listados Específicos de Control LEC.
Nota1: Controlar los documentos implica asegurarse de utilizar la versión vigente

TR
de los documentos internos y externos.
Nota 2: Los documentos externos en medio físico deben ser identificados.

N
4.2.1. CONFIDENCIALIDAD
Toda la información que sea entregada por el Cliente para el desarrollo de los
O
diferentes contratos es de carácter reservado y confidencial. Los estudios,

informes, proyectos, conceptos y en general cualquier documentado elaborado y/o
relacionado no podrá ser reproducido ni divulgada a terceros sin la autorización
C
previa del cliente.
MONTAJES J.M. S.A. se comprometen a no divulgar a terceros o a usar para

A
propósitos distintos del cumplimiento de los trabajos asignados y a guardar la más

estricta reserva sobre toda o cualquier parte de la información que sea entregada.
PI
Esta obligación de confidencialidad y las responsabilidades que su incumplimiento

genere se extenderá a todos los miembros del personal de MONTAJES J.M. S.A.,
subcontratistas, proveedores, y personal vinculado a los proyectos.
O
MONTAJES J.M. S.A. reconoce que todo material confidencial, técnico o

comercial, que reciba durante la ejecución de los trabajos es devolutivo,
C
incluyendo, pero sin limitarse: mapas, registros, películas, reportes y

comunicaciones en general. Toda Información confidencial escrita será devuelta
de inmediato, previa solicitud por escrito por parte del cliente o, a su discreción

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destruida, y no deberán retenerse copias por parte del MONTAJES J.M S.A., sus
representante o cualquier miembro de su la compañía.
A
D
4.3. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
Nota 3: “Para los consorcios, el cliente exige que la documentación se identifique
LA
con el logo alusivo a éste”. Para lo cual se implementa los Sistemas de Gestión
con leves modificaciones en los encabezados (en cuanto el logo y código).
Los documentos internos se identifican mediante los siguientes encabezados:
O
• Cuando los documentos tienen más de una página se emplea el siguiente
encabezado en cada una de las hojas:
TR Código
Logo de Montajes JM o
Título del Documento Interno Versión
consorcio
N
Paginación
O
“En el caso de que exista un consorcio, el logo Montajes JM será reemplazado por
el logo del consorcio”.
C
Ejemplo:
El encabezado estándar para documentos con más de una página es:

A
PAG-001
PI
Versión 11
DOCUMENTOS Y DATOS
Página: 4 de 9
O
FAG-382
C
PRUEBA DE CONOCIMIENTOS PARA

CONSORCIO Versión 1
OFICIAL DE OBRA
Página: 4 de 9

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“En un consorcio se pueden utilizar los formatos: Formatos Específicos de Trabajo
A
(FET) y los Formatos de Aplicación General (FAG), en el caso de los FAG, se
utiliza el logo del consorcio en vez del logo de Montajes JM para que no se afecte
D
drásticamente el encabezado de documento y a su vez permita estandarizar la
documentación sin que se afecte la codificación de los documentos establecida en
los Sistemas de Gestión de Montajes JM”.
LA
Cuando los documentos están conformados por sólo una página, tiene el
encabezado:
O
Código
Logo de Montajes JM o
Título del Documento Interno
consorcio
Ejemplo:
TR Versión
El encabezado estándar para documentos con sólo una página es:

N
OBJ-01
O
OBJETIVOS, METAS E INDICADORES

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Versión 4
C
FET-M&O-102
A
INSPECCIÓN Y COLOCACIÓN DE
CONSORCIO
CONCRETO
Versión 1
PI
Se recomienda utilizar tipo de letra Arial en negrita, para el título del documento
con tamaño 12. El código, versión y paginación son de tamaño 10.
O
Los formatos externos y los internos que no se citan ni en los manuales y ni en los
procedimientos de los Sistemas de Gestión de la organización, no requieren llevar
C
encabezado, código alfanumérico ni número de versión y por lo tanto no se ejerce

ningún control sobre los cambios de estos formatos.

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El código de los documentos internos es alfanumérico y se asigna así:
A
Políticas POL-XXX
D
Objetivos OBJ -XXX
Reglamentos REG-XXX
LA
Manuales de Aplicación General MAG-XXX
Manual Específico de Trabajo MET-YYY-XXX
Procedimientos de Aplicación General PAG-XXX
O
Formatos de Aplicación General FAG-XXX
Procedimientos Genéricos de Trabajo PGT-XXX
Videos
Pruebas Teórico-Practicas
TR
Procedimientos Específicos de Trabajo
VID-XXX
PTP-XXX
PET-YYY-XXX
Programas PRG-YYY-XXX
N
Instructivo ITG-XXX
Planes PLN-YYY-XXX
O
Formatos Genéricos de Trabajo FGT-XXX

Formatos Específicos de Trabajo FET-YYY-XXX
C
Listado Específico de Control LEC-YYY-XXX

A
YYY= Número con el que se identifica un proyecto. En caso de consorcio, se

emplea las siglas alfabéticas que lo identifica (ejemplo: para el consorcio
M&O el código de un formato específico de trabajo sería FET-M&O-102).
PI
XXX= Consecutivo numérico de tres dígitos, en orden ascendente.
Nota 4: Los documentos considerados de aplicación general, son aquellos que no

O
son específicos a un proyecto particular sino que aplican a todos los proyectos de
la organización (inclusive los desarrollados bajo la figura de consorcio) y
pertenecen a la sede principal.
C

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4.4. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
A
Los documentos Internos de la organización, se controlan con el fin de garantizar
que las versiones vigentes estén a disposición del personal que necesita
D
consultarlas, diligenciarlas y que no se corra el riesgo de utilizar de manera “NO
INTENCIONAL VERSIONES OBSOLETAS” de documentos internos. La
responsabilidad de controlar estos documentos recae en los siguientes
LA
funcionarios:
DOCUMENTO HERRAMIENTA
RESPONSABLE
INTERNO DE CONTROL
O
POL-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001
OBJ-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001
REG-XXX
MAG-XXX
TR LÍDER QA O LÍDER HSE
LÍDER QA O LÍDER HSE

LEC-001-001
LEC-001-001
PAG-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

N
FAG-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001
PGT-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

O
VID-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001
PTP-XXX LIDER QA O LIDER HSE LEC-001-001

C
FGT-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001
COORDINADOR DE CALIDAD / HSE

PRG-YYY-XXX LEC-YYY-001
(PROYECTOS)
A
COORDINADOR DE CALIDAD / HSE

MET-YYY-XXX LEC-YYY-001
(PROYECTOS)
PI
COORDINADOR DE CALIDAD (DE CADA

PLN-YYY-XXX LEC-YYY-001
PROYECTO)

O
PET-YYY-XXX LEC-YYY-001
PROYECTO)

FET-YYY-XXX LEC-YYY-001
C
PROYECTO)

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A
YYY= Número con el que se identifica un proyecto. En caso de consorcio,
se emplea las siglas alfabéticas que lo identifica (ejemplo: para el
consorcio M&O el código de un formato específico de trabajo sería FET-
D
M&O-102).
XXX= Consecutivo numérico de tres dígitos, en orden ascendente.
LA
4.5. PROTECCION DE LA DOCUMENTACIÓN
Para la protección de la documentación, se tendrá en cuenta su medio de

soporte, así:
O
Medios físicos Medios Magnéticos
Verificar las
TR
capacidades de Verificar que los componentes
almacenamiento de la informacion en electrónicos se encuentren en buenas
físico. condiciones.
N
La disposición de espacio suficiente Proteger los componentes
para albergar la documentación electrónicos de la luz, la humedad o
O
archivada. cualquier condición ambiental que

Condiciones ambientales generales pueda deteriorarlos.
Ventilación. Tener por lo menos dos copias de
C
Iluminación: Se debe evitar la seguridad de la informacion

incidencia de luz directa sobre almacenada.
documentación.
Verificación de las instalaciones
A
eléctricas que se encuentren cercanas

del lugar de almacenamiento.
PI
La informacion se almacenara en
carpetas para su fácil identificación y
archivo.
Contar con extintor multipropósito en
O
las áreas cercanas a los archivos.

C

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4.6. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE CAMBIOS, RETIRO DE

DOCUMENTACIÓN
A
Las solicitudes de cambios o retiro en documentos internos de aplicación general
D
las atiende directamente el Líder de cada Sistema de Gestión (Líder de
aseguramiento y líder HSE), quienes las evalúan y determinan la conveniencia de
los cambios y puede hacerlas cualquier funcionario de la empresa vía telefónica,
LA
correo electrónico o personalmente.
Los Líder de cada Sistema de Gestión (Líder de aseguramiento y líder HSE)

evalúan la conveniencia del retiro de cualquier documento interno que recae bajo
O
su responsabilidad y son quienes aprueban las modificaciones en los documentos
internos para su implementación, el Líder de aseguramiento se encarga de realizar
los cambios a la documentación interna y actualiza los Sistemas de Gestión
TR
reportando el cambio de versión por medio de notas y la fecha correspondiente en
el LEC-001-001 Listado general de control de documentos, e ingresando el archivo
en su correspondiente ubicación dentro del sistema. Cuando se requiera ajustar el
nombre a un documento o eliminar un documento, esto se registra en el LEC-001-
004 Listado de control de cambios o se realiza nota en el cuadro de versión en el
N
listado LEC-YYY-001 Listado General de Control de Documentos.
Las solicitudes de cambios o retiro en documentos internos específicos de un

O
proyecto las atiende directamente el Coordinador de Calidad (del proyecto) quien

evalúa y determina la conveniencia de los cambios y puede hacerlas cualquier
funcionario de la empresa vía telefónica, correo electrónico o personalmente y es
C
quien aprueba las modificaciones en los documentos internos para su

implementación, se encarga de realizar los cambios a la documentación interna y
actualiza los Sistemas de Gestión del proyecto reportando el cambio de versión
A
por medio de notas y la fecha correspondiente en el LEC-YYY-001 Listado general

de control de documentos, e ingresando el archivo en su correspondiente
ubicación dentro del sistema. Cuando se requiera ajustar el nombre a un
PI
documento o eliminar un documento específico del proyecto, esto se registra en el

LEC-YYY-004 Listado de control de cambios o se realiza nota en el cuadro de
versión en el listado LEC-YYY-001 Listado General de Control de Documentos.
O
4.7. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS DE

APLICACIÓN GENERAL
C

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Después de aprobada una solicitud de creación o modificación de un documento

de aplicación general, el Líder del proceso elabora un borrador del documento y lo
A
somete a la revisión por parte del Líder de aseguramiento y/o Líder HSE.
D
Toda copia de un documento cuyo número de versión contenga decimales es un
documento en “borrador” y por lo tanto no debe considerarse vigente.
LA
Una vez obtenido el visto bueno del líder del proceso, el Líder de aseguramiento
verifica que el documento cumpla las disposiciones de los Sistemas de Gestión
correspondiente y el Líder de cada Sistema de Gestión (Líder de aseguramiento y
Líder HSE) aprueba el documento si lo considera conveniente. Las fechas de
O
revisión y aprobación se registran en el pie de página del documento (realizado
por y aprobado por, con nombre y fecha en los documentos REG, MAG, PAG,
PRG, PLN) y en el listado general de control de documentos se registra con nota
TR
el cambio de versión respectivo.
Cuando se aprueba el documento se genera una nueva versión de un documento

interno de aplicación general, en el cual el número de la versión deja de ser
decimal y pasa al entero siguiente del documento existente. Las copias
N
controladas de la versión obsoleta se rompen y el archivo en medio magnético se
elimina y se remplaza por copias y archivos de la versión vigente. Para destruir los
documentos obsoletos y reemplazarlos con copias de los documentos vigentes el
O
Líder de aseguramiento cuenta con un plazo de 15 días.
Cuando el cliente solicite manejar la información en sus respectivos formatos se

C
puede realizar de esta manera siempre y cuando se mantengan este tipo de

archivos.
A
4.8. SIGNIFICADO DEL SELLO “COPIA CONTROLADA”
Cuando un documento interno de aplicación general lleva impreso el sello “COPIA

PI
CONTROLADA”, significa que el Líder de aseguramiento garantiza que el

documento consultado corresponde a la versión vigente.
O
Cuando un documento no lleva el sello “COPIA CONTROLADA”, significa que el

usuario debe asegurarse de la vigencia del documento antes de utilizarlo. En estos
casos debe consultarse directamente al Líder de aseguramiento. Esto también
C
debe hacerse con las copias magnéticas de un documento de aplicación general.

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Cuando un documento interno específico de un proyecto lleva impreso el sello

“COPIA CONTROLADA”, significa que el Coordinador de Calidad del proyecto
A
garantiza que el documento consultado corresponde a la versión vigente.
D
Cuando un documento interno específico de un proyecto no lleva el sello “COPIA
CONTROLADA”, significa que el usuario debe asegurarse de la vigencia del
documento antes de utilizarlo. En estos casos debe consultar directamente al
LA
Coordinador de calidad. Esto también debe hacerse con las copias magnéticas de
un documento interno específico del proyecto (los Procedimientos Específicos de
Trabajo PET-YYY-XXX, los Planes PLN-YYY-XXX y los Manuales Específicos de
Trabajo MET-YYY-XXX).
O
4.9. PROCEDIMIENTOS, FORMATOS, PLANES Y PROGRAMAS DE TRABAJO
TR
Los procedimientos y formatos de trabajo se clasifican en Genéricos y Específicos.
Los originales de los Procedimientos Genéricos de Trabajo (PGT) y de los
Formatos Genéricos de Trabajo (FGT) se encuentran en archivos magnéticos
controlados directamente por el Líder de aseguramiento.
N
Los Procedimientos Específicos de Trabajo (PET), los Formatos Específicos de
Trabajo (FET), los Planes de calidad (PLN-YYY-XXX) de cada proyecto, son
generados y controlados así: El COORDINADOR DE CALIDAD en la obra, genera
O
el borrador de estos documentos y los somete a la revisión del cliente

(interventor). Una vez obtenido el visto bueno del cliente o vencido el plazo de
revisión, el funcionario de mayor rango en el organigrama del respectivo proyecto
C
lo aprueba.
El COORDINADOR DE CALIDAD de cada proyecto es el responsable de

A
mantener la documentación interna de los sistemas de gestión de calidad vigente

y los procedimientos, formatos y planes específicos de trabajo aplicables al
proyecto vigente, impreso, legible, identificable y disponible.
PI
Cada proyecto contará con su propio conjunto de procedimientos, formatos,

planes específicos de trabajo, por lo tanto, en cada uno de estos documentos
O
identificarse con el código del proyecto correspondiente (YYY). La vigencia de

procedimientos, formatos y planes específicos de trabajo, termina con la
finalización de las obras del respectivo proyecto.
C
Los archivos del sistema gestión tienen dos copias de seguridad; la primera es
almacenada dentro de la organización mediante un back up mensual, la segunda

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está fuera de las instalaciones de la organización bajo la responsabilidad del Líder

de aseguramiento y Líder HSE.
A
D
5. DESARROLLO
LA
ACTIVIDADES RESPONSABLE OBSERVACIONES
Cualquier
Solicitar la creación,
funcionario de Contactar al Líder de
actualización o eliminación de
MONTAJES JM aseguramiento.
documentos internos.
O
S.A.
Revisar las solicitudes de
Se registran todas las
creación, actualización
PAG-XXX, FAG-XXX, PGT-XXX,

o
eliminación de POL-XXX, OBJ- TRLíder de
XXX, REG-XXX, MAG-XXX, aseguramiento y/o
líder HSE.
solicitudes en el LEC-001-
004 Listado de control de
cambios o como nota en
el LEC-001-001 Listado de
FGT-XXX, PRG-001-XXX, PLN-
Control de Documentos.
N
001-XXX, PTP-XXX.
Revisar las solicitudes de
O
creación, actualización o
Coordinador de Se registran todas las
eliminación de PET-YYY-XXX,
calidad de cada solicitudes en el LEC-
FET-YYY-XXX, MET-YYY-XXX,
proyecto. YYY-XXX.
C
PLN-YYY-XXX.
Elaborar borrador de POL-XXX,

A
OBJ-XXX, REG-XXX, MAG-

XXX, PAG-XXX, FAG-XXX,
Líder de proceso. Asegurarse que el número
PGT-XXX, FGT-XXX, PRG-001-
PI
de versión del borrador

XXX, PLN-001-XXX, PTP-XXX lleve decimales para
distinguirlo de la versión
Elaborar borrador de PET-YYY- vigente.
O
Líder del proceso

XXX, FET-YYY-XXX, MET-YYY-
en proyectos.
XXX, PLN-YYY-XXX.
C

PAG-001
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Página 13 de 14
Revisar nueva versión de POL-
A
XXX, OBJ-XXX, REG-XXX, Verificar que el contenido
Líder de
MAG-XXX, PAG-XXX, FAG- sea conveniente y
aseguramiento y
XXX, PGT-XXX, FGT-XXX, PRG- adecuado para la
D
Líder HSE.
001-XXX, PLN-001-XXX, PTP- empresa.
XXX
LA
Revisar nueva versión de PET- Coordinador de Verificar que sea
YYY-XXX, FET-YYY-XXX, MET- calidad de conveniente y adecuado
YYY-XXX, PLN-YYY-XXX. proyecto. para el proyecto.
Aprobar nueva versión de POL-
O
Gerente general.
XXX, OBJ-XXX, REG-XXX.
Registrar fecha de
Aprobar nueva versión de MAG- aprobación en el listado
XXX, PAG-XXX, FAG-XXX,
PGT-XXX, FGT-XXX, PRG-001-
XXX, PLN-001-XXX, PTP-XXX
TR Líder de
aseguramiento y
Líder HSE.
específico de control.
Aprobar nueva versión de PET- Funcionario de Registrar fecha de

N
YYY-XXX, FET-YYY-XXX, MET- mayor rango en el aprobación en el listado
YYY-XXX, PLN-YYY-XXX. proyecto. específico de control.
O
Divulgar y distribuir copias

controladas de versiones
vigentes de POL-XXX, OBJ-
C
Generar y mantener
XXX, REG-XXX, MAG-XXX, Líder de
registros de la divulgación
PAG-XXX, FAG-XXX, PGT-XXX, aseguramiento.
de estos documentos.
FGT-XXX, PRG-001-XXX, PLN-
001-XXX, PTP-XXX
A
PI
Divulgar y distribuir copias

Coordinador de Generar y mantener
controladas de nueva versión de
calidad de registros de la divulgación
PET-YYY-XXX, FET-YYY-XXX,
proyecto. de estos documentos.
MET-YYY-XXX, PLN-YYY-XXX.
O
C

PAG-001
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Página 14 de 14
Eliminar copias de versiones
A
obsoletas de POL-XXX, OBJ-
XXX, REG-XXX, MAG-XXX, Líder de
PAG-XXX, FAG-XXX, PGT-XXX, aseguramiento.
D
FGT-XXX, PRG-001-XXX, PLN- Destruir todas las copias
001-XXX, PTP-XXX obsoletas para evitar su
uso no intencional.
LA
Eliminar copias de versiones
Coordinador de
obsoletas de PET-YYY-XXX,
calidad de
FET-YYY-XXX, MET-YYY-XXX,
proyecto.
PLN-YYY-XXX.
O
Actualizar listado de control de
POL-XXX, OBJ-XXX, REG-XXX, Asegurar que el Listado
MAG-XXX, PAG-XXX, FAG-
XXX, PGT-XXX, FGT-XXX, PRG-
001-XXX, PLN-001-XXX, PTP-
TR Líder de
aseguramiento.
especifico
indiquen
de control,
correctamente
las versiones vigentes.
XXX.
N
Asegurar que el Listado
Actualizar el listado de control de Coordinador de
especifico de control,
PET-YYY-XXX, FET-YYY-XXX, calidad de
O
indiquen correctamente
MET-YYY-XXX, PLN-YYY-XXX. proyecto.
las versiones vigentes.
C
A
PI
O
C


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Definir la documentación que conforma los Sistemas de Gestión de MONTAJES

ISO 9001, “Sistema de Gestión de la Calidad”. Ultima Versión-.

4.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Gestión de MONTAJES JM S.A., se clasifican en:

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

Resoluciones, Otros, Especificaciones técnicas, Planos, Contratos, Normas

El Líder de Aseguramiento y el Líder HSE son responsables de identificar y

Gestión. Los documentos externos aplicables, se identifican y controlan en el LEC-

El coordinador de calidad de cada proyecto es responsable de identificar y

controlan en el LEC-YYY-006 Listado de documentos externos.

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

Para el control de documentos externos, el receptor debe notificar (por correo

Nota1: Controlar los documentos implica asegurarse de utilizar la versión vigente

Nota 2: Los documentos externos en medio físico deben ser identificados.

diferentes contratos es de carácter reservado y confidencial. Los estudios,

previa del cliente.

MONTAJES J.M. S.A. se comprometen a no divulgar a terceros o a usar para

propósitos distintos del cumplimiento de los trabajos asignados y a guardar la más

Esta obligación de confidencialidad y las responsabilidades que su incumplimiento

MONTAJES J.M. S.A. reconoce que todo material confidencial, técnico o

incluyendo, pero sin limitarse: mapas, registros, películas, reportes y

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

Nota 3: “Para los consorcios, el cliente exige que la documentación se identifique

Los documentos internos se identifican mediante los siguientes encabezados:

El encabezado estándar para documentos con más de una página es:

PRUEBA DE CONOCIMIENTOS PARA

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

“En un consorcio se pueden utilizar los formatos: Formatos Específicos de Trabajo

El encabezado estándar para documentos con sólo una página es:

OBJETIVOS, METAS E INDICADORES

encabezado, código alfanumérico ni número de versión y por lo tanto no se ejerce

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

El código de los documentos internos es alfanumérico y se asigna así:

Formatos Genéricos de Trabajo FGT-XXX

Listado Específico de Control LEC-YYY-XXX

YYY= Número con el que se identifica un proyecto. En caso de consorcio, se

XXX= Consecutivo numérico de tres dígitos, en orden ascendente.

Nota 4: Los documentos considerados de aplicación general, son aquellos que no

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

4.4. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

OBJ-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

LÍDER QA O LÍDER HSE

PAG-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

PGT-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

VID-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

PTP-XXX LIDER QA O LIDER HSE LEC-001-001

FGT-XXX LÍDER QA O LÍDER HSE LEC-001-001

COORDINADOR DE CALIDAD / HSE

COORDINADOR DE CALIDAD / HSE

COORDINADOR DE CALIDAD (DE CADA

COORDINADOR DE CALIDAD (DE CADA

COORDINADOR DE CALIDAD (DE CADA

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

Para la protección de la documentación, se tendrá en cuenta su medio de

archivada. cualquier condición ambiental que

Iluminación: Se debe evitar la seguridad de la informacion

eléctricas que se encuentren cercanas

las áreas cercanas a los archivos.

REVISADO Y ACTUALIZADO POR: APROBADO POR:

4.6. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE CAMBIOS, RETIRO DE

Los Líder de cada Sistema de Gestión (Líder de aseguramiento y líder HSE)

Las solicitudes de cambios o retiro en documentos internos específicos de un

proyecto las atiende directamente el Coordinador de Calidad (del proyecto) quien