1, 2, 3

Transformación
Los 3 pasos que debes dar para transformar tu empresa

Todos queremos transformarnos y

más en estos tiempos, pero
muchas veces no sabemos
exactamente qué significa y menos
aún por dónde empezar.

A continuación explicaremos de manera práctica el 1, 2, 3 de la

Transformación, desde la perspectiva de los procesos de negocio y
según el punto de partida que pueda tener cada Organización.
 1. SABER DÓNDE ESTOY
Y A DÓNDE QUIERO LLEGAR

No importa cómo lo llamemos y si todos estamos de acuerdo en qué significa

“transformar”, pero en lo que sí estamos todos de acuerdo es que queremos
tener un negocio sostenible, eficiente y, ¿por qué no?, ¡disruptivo!
Y ese es el primer paso de la transformación: Establecer qué queremos lograr
como empresa con un proceso de transformación y eso dependerá del nivel
de madurez de cada organización. Podemos decir que existen tres niveles de
madurez con la finalidad de simplificar y cada uno podría tener objetivos de
transformación distintos de manera referencial:

Nivel Básico:
Empresas que probablemente mantengan operaciones básicas muy manuales,
como el procesamiento de la planilla, la facturación, el backlog de ventas,
órdenes y pedidos manuales, sistemas desintegrados, conciliaciones
permanentes, hojas de cálculo para todo, información inconsistente
dependiendo de la fuente, entre otros.

Objetivo:
De manera urgente transformar sus operaciones para ser sostenibles y
subsistir. Esto significa rediseñar sus procesos y empezar por buscar
mínimamente un sistema transaccional integrado que brinde soporte a las
principales operaciones del negocio, de lo contrario tienen los días contados.
 Nivel Intermedio:
Empresas que ya cuentan con un sistema transaccional o ERP que cubre las
principales operaciones del negocio. Todos operan con relativo orden, la
información cuadra, se tiene el cierre mensual relativamente a tiempo, y las
cosas marchan relativamente bien con una utilidad interesante. Sin embargo,
siguen existiendo muchas actividades no transaccionales manuales de
coordinación, concentración de funciones y aprobaciones en pocas personas,
múltiples correos y llamadas de idas y vueltas no registradas, procesos críticos
no transaccionales “fuera de control” en manos de las pocas personas que lo
conocen, información histórica sin mayor análisis. En general están en modo
“velocidad de crucero” o en “su zona de confort”. A pesar de todo, la gente no
tiene tiempo, se pasan los días apagando incendios y no se tiene tampoco una
visión de mercado o de cliente, creen que ya están en el nivel deseado, piensan
en el corto plazo y no en el mediano y largo plazo, retiran sus utilidades y
reinvierten poco para el futuro.

Objetivo:
Deben transformar sus operaciones para ser eficientes y más competitivos,
automatizando y robotizando más allá de la transacción. Deben pensar en
cómo dar mayor valor agregado a sus clientes, analizar la información para
detectar comportamientos o establecer estrategias y tratar de “predecir el
futuro”.

Nivel Avanzado:
Empresas que ya cuentan con un sistema transaccional y además han
incorporado robots y soluciones de automatización, los procesos
administrativos posiblemente han sido tercerizados en empresas que los hacen
más eficientes y seguros, los empleados están concentrados en el core de
negocio y en el análisis de información y de mercado para evaluar y predecir
comportamientos en tiempo real, están centrados en el cliente y su principal
reto es el crecimiento con rentabilidad y mantenerse a la vanguardia de su
sector, tomando la delantera y haciendo movimientos estratégicos inorgánicos
cuando ven alguna amenaza si es necesario.

Objetivo:
Mantenerse y ser disruptivos antes que otros lo sean por ellos.
 2. PRIORIZAR

Ya no es suficiente actuar sobre lo que parece obvio o lo que es evidente.

Empezar por aquello que nos representa un problema es reactivo y aunque
seguramente las empresas que están en un grado más avanzado han priorizado
y mapeado el detalle de sus operaciones, es importante repasar qué hacer en
general en este punto, en el que sabiendo que los recursos son escasos,
debemos dirigirlos progresivamente donde nos van a generar mayor impacto.
Una vez que hemos determinado dónde estás y a dónde quieres llegar,
debemos priorizar. Establece los 3 o 5 objetivos que quieres lograr relacionados
a temas como eficiencia, servicio, posicionamiento, crecimiento, rentabilidad o
lo que sea que se proponga, a través de un planeamiento y establecer un peso
determinado a cada objetivo o incluso a factores que se desprendan de los
mismos. Cuidado en establecer como un objetivo “la transformación” per se,
lo cual es un error muy común. La transformación debe ser un medio a través
del que se logran los objetivos que nos proponemos.
Luego debemos mapear los procesos de la Compañía y establecer una matriz
cruzada que permita hacer una valoración según una escala válida (Likert de 5
niveles, por ejemplo) del impacto que tiene cada proceso sobre cada uno de
los objetivos o factores críticos establecidos. Finalmente, tendremos un
puntaje por cada proceso y sabremos el 80/20 de los que tienen más impacto
en la Compañia.
Esquemáticamente podríamos ver algo como lo siguiente:

Se puede considerar
como críticos aquellos
procesos con un puntaje
por encima de la media
(en este caso 2.5).
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Oportunidad de Mejora Foro de Discusión Comentarios a la Oportunidad de Mejora

Revisión CAMPAÑA 2020

Estado Registrada

Cambiar la plataforma de reclutamiento

Oportunidad
de Mejora

Tipo de Procesos
Entidad
Entidad PRO-RRHH-001 - Reclutamiento y Selección de Personal

Involucrado FLAVIO SAN MARTIN

Creado por 2,070 fsanmartin@bdo.com.pe
Fecha de
Creación

Descripción Evidencia Involucrados

Arial 12 ____

La plataforma actual tiene serias limitaciones.

 3. PROFUNDIZAR AL MÁXIMO EN LOS
PROCESOS CRÍTICOS Y TRANSFORMAR

Luego de haber establecido el 80/20 de los procesos críticos de negocio, es

necesario profundizar en dichos procesos a nivel de actividades o tareas de
ser necesario y rediseñar los mismos de manera tal que maximicen su
impacto sobre los factores establecidos y por ende con los objetivos de
negocio fijados. El detalle para cada uno de esos procesos debe incluir un
análisis de quién realiza cada actividad, porqué la realiza, si es necesaria o se
puede omitir, si está o no soportada por un sistema y en qué medida, si puede
ser realizada de manera presencial o remota, cuánto tiempo toma, con qué
frecuencia se realiza, si responde a una regla de negocio objetiva o requiere de
alguna interpretación, qué datos necesita, entre otras cosas.

Esta información debe ser tabulada y analizada, tanto a nivel de procesos

como de posiciones para cada tarea y actividad, para determinar los siguientes
elementos fundamentales para las decisiones de transformación del proceso:

Qué actividades mantener porque son necesarias y agregan valor al proceso y al

objetivo de negocio.
El nivel de automatización del proceso, por el tiempo manual que requiere en su
flujo de actividades de punta a punta (frecuencia por tiempo).
El nivel de manualidad de las posiciones que ejecutan actividades operativas y
repetitivas .
El nivel de virtualización del proceso en función a la capacidad o no de ser
ejecutado sin presencia física.
Decisiones que pueden ser reemplazadas por reglas objetivas de negocio y
parámetros de información del proceso.
Qué información requiero que registre el proceso para hacer analítica del
negocio sobre la base de información histórica en el tiempo.
Realizando este tipo de análisis, y con evidentes consideraciones que se
deben tener dependiendo de la situación en la que se encuentra cada
empresa, podremos ejecutar un proceso de transformación con resultados de
corto plazo sobre aquellos aspectos que mayor impacto tienen en el negocio.
Una excelente forma de agilizar este análisis base de las decisiones de
transformación es a través de soluciones de digitalización de la Gestión
por Procesos como Goldenbelt. Luego de dicho análisis y para materializar la
transformación en función a los objetivos definidos, podremos aplicar
herramientas de automatización, robótica o analítica soluciones tipo BPM y/o
RPA y soluciones de Data Analytics.

¿Qué estás esperando?

Empieza el proceso de transformación real de tu empresa con el 1, 2, 3:
Saber dónde estás y a dónde quieres llegar
Priorizar
Profundizar en procesos críticos
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