5° CONSIDERACIONES PRELIMINARES

5.1 EVALUACIÓN DE LA VIABILIDAD DE UN PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN

La justificación para llevar a cabo la digitalización debe ser cuidadosamente alineada con un
modelo de negocio orientado a mejorar la capacidad de la organización para llevar a cabo sus
funciones. El modelo de negocio debería esbozar claramente los beneficios y eficiencia anticipada
del negocio o del costo. El modelo de negocio debería tener en cuenta presupuestos adecuados
para el proyecto, compromisos de recursos, y se debería costear en una forma realista. La
digitalización puede involucrar una preparación e indexación extensas de los documentos, que
pueden abarcar la mayoría del presupuesto para la digitalización. El no considerar los costos
regulares de la digitalización no debería llevar a las organizaciones a considerar erróneamente que
la digitalización es una opción barata. La digitalización, realizada como un mecanismo para ahorro
de costo y espacio puede no justificarse, especialmente si se tienen en cuenta los costos de
proyectos futuros de migración.

5.2 COPIAS MAESTRAS Y DERIVADAS

Las copias maestras de documentos digitalizados son aquellos registros que se mantienen como
un documento separado e inviolable en un ambiente de almacenamiento seguro, realizadas
usualmente con las mejores especificaciones técnicas disponibles en el momento, y usadas
posteriormente para la producción de copias derivadas.

Las versiones derivadas, cuando se requieren, se deberían hacer durante el proceso de

digitalización. Es conveniente que las copias maestras estén disponibles para la creación de
imágenes derivadas posteriores, cuando sea necesario.

Un documento maestro puede no ser necesario para la digitalización del proceso del negocio,
cuando un documento digitalizado:

- es la versión usada para tomar las decisiones del negocio;

- es evidencia de una acción del negocio, o
- actúa como un material de referencia de apoyo.

Cualquier decisión de crear imágenes maestras y derivadas depende del análisis de cualquier
marco legislativo en el que opere la organización. El documento que se va a gestionar para
asegurar la evidencia actual de las actividades del negocio es la versión del documento sobre la
cual la acción del negocio tiene lugar (o el documento que evidencia una acción del negocio),
independientemente de si ésta es la versión digitalizada o el documento de fuente no digital (o
ambos). Antes de destruir copias maestras o derivadas, las organizaciones deberían llevar a cabo
análisis de los procesos de su negocio para asegurar que el formato adecuado del documento
sobre el cual la acción de negocio tiene lugar, o la cual evidencia la acción, esté identificado, y que
el documento en ese (esos) formato(s) sea gestionado de acuerdo con los requisitos de la legal eso
reglamentarios sobre documentos en cualquier jurisdicción.