NECESIDAD DE LA GESTIÓN

Introducción

Durante los últimos años, y debido a la rápida evolución de las formas de

trabajo y producción (propiciado por los grandes avances tecnológicos), se han
estado desarrollando nuevas actividades que son demandadas por las
empresas para satisfacer sus necesidades y que conllevan el desarrollo de
nuevas profesiones. Este es el caso de la de grabador de datos, profesional
encargado de llevar a cabo la introducción de datos numéricos y de otro tipo en
máquinas y equipos electrónicos o informatizados para su captura, tratamiento
y transmisión.

Se trata de una profesión en auge, en tanto que cada vez más las empresas se
preocupan por la gestión de la información, siendo conscientes de que esta
constituye un activo muy importante para su empresa.

Otro factor que ha tenido mucho que ver con el hecho de que las empresas
sean cada vez más cuidadosas con su información ha sido la aprobación del
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, de desarrollo de la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos, que desarrolla las
medidas de seguridad para aplicar a los sistemas de información y marca la
imposición de multas por su incumplimiento.

Las empresas, conscientes del impacto económico que les produciría una
sanción, están tomando cada vez más medidas con respecto al tratamiento de
la información en todas sus fases, desde su obtención, hasta la utilización final
pasando por la grabación y el almacenaje.

El grabador de datos ha de ser un profesional con gran capacidad de

adaptación a diferentes entornos, puesto que el sector en el que se tendrá que
mover es muy heterogéneo.

Así pues, en él se incluyen actividades de muy diversa índole: inmobiliarias,

empresas de alquiler de maquinaria y equipos, informáticas, de investigación y
desarrollo, así como otra serie de actividades incluidas bajo el epígrafe de
“otros servicios empresariales”. Este último engloba actividades tales como
contabilidad, publicidad, auditoria, consultoría, seguridad e investigación
privada, limpieza de edificios, asesoramiento económico, servicios técnicos de
ingeniería, de arquitectura, de informática, etc.

La organización del trabajo de la actividad de grabador de datos

en terminales informáticos

Debido a la ya comentada interdisciplinariedad de esta profesión, la

organización del trabajo de la actividad de grabación de datos puede variar de
unos sectores a otros y de unas empresas a otras, aún dentro de la misma
ocupación,  dependiendo de las formas de trabajo de cada una de ellas.

Sala con terminales informáticos.

Funciones e instrucciones, objetivos, formas

Pese a toda esta heterogeneidad de sectores y ámbitos de trabajo, podemos

señalar unas funciones básicas que todos los grabadores, de una forma u
otra, tendrán o podrán llegar a realizar como parte de su actividad diaria.

Información textual alternativa.

Transporte de documentos:
Se puede dar tanto presencialmente (a través de valijas, por ejemplo),
como de forma digital (correo electrónico, ficheros FTP…). Esta última
vía es la más utilizada actualmente, ya que la dinámica actual es la
digitalización de la documentación.
Por norma general, es la empresa grabadora la que se encarga de esta
tarea; sin embargo, en algunas empresas son los clientes los que la
realizan.
Almacenamiento de documentación:
El almacenamiento conlleva la recepción, organización, clasificación,
custodia e instalación de la documentación. En toda empresa debe
existir la figura del archivero, documentalista o cualquier otra
denominación que se le dé, que sea el responsable final de dicha
documentación.
Diseño del formato de entrada:
Pensado para facilitar al operador la grabación de datos, teniendo en
cuenta en la disposición de la información, la secuencia en la que deben
ser introducidos.
Organización física e identificación de los documentos:
Con un número de lote y un código de identificación para facilitar su
localización posterior. La organización por lotes corresponderá al
responsable.
Grabación de los lotes:
Cada grabador tendrá una identificación única en el equipo y/o programa
de grabación, es decir, contará con una cuenta propia donde se
almacenarán todos los lotes que ese trabajador haya realizado, para dar
una mayor seguridad a todo el proceso.
A esos lotes se accederá, por tanto, solamente con la clave única del
operador y el número asignado al lote en la ordenación. Este podrá
trabajar con ellos en modo grabación, verificación o lectura.
Proceso de verificación de datos:
Se verificará por lotes una vez que estos estén grabados. Será siempre
realizado por un operador diferente al que realizó el trabajo de
grabación.
Se abrirá el lote en modo verificación y se procederá a la comparación
del mismo con los datos que coinciden. Se llevará a cabo carácter por
carácter y suelen ser tareas mecanizadas o semimecanizadas, es decir,
el operador por lo general solo tendrá que aceptar los caracteres que
coinciden y rechazar los que den aviso de error.
Registro de entrada y salida de los datos:
Se configurará de acuerdo a las normas dadas por el cliente, con el que
se firmará un contrato en el que se reflejarán por escrito.
Este paso servirá como medida de seguridad para el operador evitando
que se produzcan transferencias accidentales de información.
Análisis y comparación de la información:
Se aplicarán diferentes controles de calidad durante todo el proceso
para asegurar que los datos resultantes son altamente fiables y de
calidad. Además, si entre nuestros datos se encuentran los de carácter
personal, habrá que atenerse a la legislación vigente sobre el tema y
anteriormente mencionada.

El operador ha de seguir las instrucciones facilitadas

por sus superiores, así como ser conocedor de todos
los procedimientos de trabajo y de calidad que se
 aplicarán sobre el mismo, para poder orientar su tarea
diaria a satisfacerlos.

Información textual alternativa

Los objetivos que un grabador de datos ha de

perseguir son:

 Saber manejar a la perfección el software

informático con el que la empresa lleve a cabo
la tarea de grabación de datos.
 Procesar correctamente la información.
 Conocer los procedimientos de aseguramiento
de la calidad y aplicarlos diariamente.
 Tener una visión global del funcionamiento de
la empresa y los requerimientos de información.

Reflexiona y opina
¿Qué ventajas aporta a las empresas el hecho de
gestionar la información a través de herramientas
informáticas?

¿Qué herramientas de software conoces que ayuden a

las empresas a gestionar y tratar su información?

Comparte tu opinión en el foro.

2. Obligaciones contables
La contabilidad identifica, mide y comunica la información económica y registra
todas las operaciones de la empresa. El objetivo primordial de la contabilidad
es el de proporcionar información financiera de la organización a personas
naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y
en su situación económica.

La gestión contable en España se regula por el Plan General de Contabilidad,

que establece las normas y reglas para la homogeneización de todas las
empresas desde el punto de vista económico.

En esta unidad, se va a relacionar la gestión contable con la fiscal y laboral, ya

que en la realidad de las empresas están muy unidas.

Gestión contable básica

La contabilidad es el conjunto de normas, reglas y procedimientos
estandarizados para todas las empresas cuyo objetivo es analizar, reflejar y
comunicar la información económica de la empresa. La contabilidad refleja el
patrimonio de la empresa, el resultado del periodo económico y las variaciones
que se producen en ella a lo largo de un año.

La información de la contabilidad se representa en las cuentas anuales que

comprenden:

 El balance de situación: representa la situación económico-financiera

al final del ejercicio.
 La cuenta de pérdidas y ganancias: es el documento que informa
acerca del resultado de la empresa a través del reflejo de los ingresos
y gastos.
 La memoria anual: es el documento que aporta los datos
complementarios a los dos documentos anteriores.

La contabilidad tiene como finalidad el registro de las operaciones económicas

y comerciales con un orden y atendiendo unas reglas que sirvan para reflejar la
transparencia económica y financiera de la empresa ante terceros. Además, es
la herramienta clave para conocer el estado económico y financiero de
cualquier empresa en cualquier momento. La lectura de la contabilidad facilitará
la toma de decisiones que impulsen el negocio y lo mejoren.

La contabilidad en España está regulada por el Plan General de

Contabilidad (PGC) que recoge todas las normas contables que guían la
contabilidad particular de las empresas. Su utilización y validez es obligatoria y
tiene repercusión tanto nacional como internacional. Surge como respuesta a la
necesidad de estandarizar la información contable y normalizar las cuentas
contables. La redacción del Plan General de Contabilidad está basada en las
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF). En España, es competencia del Instituto de
Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) el velar por la vigencia y
actualización de este Plan.

Obligaciones contables en función de la forma jurídica

Las obligaciones contables varían en función de la forma jurídica de la

empresa. Toda empresa ha de seguir las normas contables a través de una
contabilidad ordenada, transparente y apropiada a la actividad que realiza. La
contabilidad ha de seguir un orden cronológico a través de los distintos apuntes
contables y realizar de manera periódica los balances e inventarios
correspondientes. Toda empresa ha de poseer un libro de inventarios y cuentas
anuales y un libro diario.

Según se indica en el Plan General de Contabilidad, están obligados a llevar

una contabilidad las siguientes sociedades mercantiles:

 Sociedad Limitada.
  Sociedad Anónima.
 Sociedad Laboral.
 Sociedad Cooperativa.

Las sociedades mercantiles, además, han de tener el denominado “Libro de

Actas” en el que se registran los acuerdos que se toman en las juntas
generales, tanto ordinarias como extraordinarias.

En términos generales se puede decir que están obligados a llevar un registro

contable, todas las personas físicas o jurídicas que realicen una actividad
comercial por la cual reciban un rendimiento económico.

Los trabajadores autónomos: la excepción

Los trabajadores autónomos son profesionales por cuenta propia y, a ellos, la

ley les permite llevar la contabilidad de su actividad a pesar de no estar
obligados a hacerlo.

Sus obligaciones son:

 Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas.

 Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas.

La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras

personas debidamente autorizadas.

Los libros que se mencionan en este apartado han de ser legalizados o

validados. Para ello, el empresario ha de presentar dichos libros en el Registro
Mercantil para que, antes de comenzar a utilizarlo, se valide a través de la
inscripción y sellado pertinente en el mismo libro.

Los libros contables

Los libros contables recogen la información financiera que se genera a lo largo

del periodo económico y que refleja la actividad económica de la empresa. Los
libros se dividen en obligatorios y en opcionales.

Libros obligatorios

Libro diario:
Este libro recoge la información relativa a las actividades diarias de la
empresa de forma cronológica. Se permite que las anotaciones, en
lugar de ser diarias, sean mensuales, sin que pueda exceder este
periodo y a condición de que el detalle de las operaciones diarias
aparezca en otros libros.
Libro de inventario y cuentas anuales:
Es el libro que comienza con el inicio del balance de la empresa. La
finalidad de este libro es recoger la información del balance
trimestralmente para así, reflejar el saldo del mismo. Al cierre del
ejercicio también se registrará el inventario del cierre y las cuentas
anuales. Este libro también recoge información de los siguientes
documentos contables:

 Balance de situación.
 Cuenta de resultados.
 Memoria.
 Estado de cambios de patrimonio neto.
 Estado de flujos de tesorería.

Libros opcionales

Libro mayor:
Este libro recoge la información de manera individual acerca de las
cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa. Este libro
ha de estar en concordancia con el libro diario, ya que las anotaciones
del libro diario pasan al libro mayor.
Libros auxiliares:
Al ser libros voluntarios, las empresas pueden escoger llevar otros
libros que faciliten la gestión contable de sus empresas y que se
adecúen a la actividad que realizan. Un ejemplo son los libros de caja,
bancos, de cuentas por cobrar, entradas y salidas de almacén, etc.
Otros:
Pueden ser los libros de actas de asamblea general de socios, libros
de registro de accionistas, etc.

La información que se registra en los libros de

contabilidad ha de estar documentada y soportada
mediante los documentos correspondientes. Los libros
han de ser llevados con claridad, orden cronológico y de
forma limpia, evitando tachar o entorpecer la lectura de la
información que se refleja, así como usar abreviaturas.

En cuanto a la conservación de los libros, estos han de

mantenerse junto con los documentos y justificantes
correspondientes, durante un periodo de seis años desde
el último asiento. Esta obligación se mantiene a pesar del
cese del empresario en su actividad comercial. En caso
de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los
encargados de cumplir lo contenido en el párrafo anterior.

El método de partida doble

 Se denomina partida doble al método empleado en
contabilidad para registrar las operaciones comerciales a
través de los asientos contables. Este método se basa en
la necesidad de registrar de manera doble el asiento
contable a través de una deudora y una acreedora,
garantizando siempre un equilibrio económico. Por ello, se
distinguen dos partes: el  “debe” y el “haber”.

La partida doble está basada en la teoría de “no hay

deudor sin acreedor” de manera que en la compraventa
siempre hay un deudor y un acreedor, una parte de débito
y otra de crédito.

El “debe” recoge las operaciones que representan una

deuda, carga o débito. El ‘haber’ recoge las operaciones
opuestas, el abono, o lo que la empresa tiene.

El método de partida doble es la esencia del

funcionamiento del registro de las operaciones contables,
basado en la idea de que toda actividad económica tiene
origen en otro hecho con el mismo valor pero cuya
naturaleza es opuesta.

El funcionamiento consiste en registrar los valores, tanto

en el débito como en el crédito, y así asegurar el
equilibrio. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe
puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación
patrimonial: Activo es igual a pasivo más patrimonio, o
activo menos pasivo es igual a patrimonio.

Esta técnica se puede representar de la siguiente manera:

Débitos Créditos

Aumento de activo Disminución de activo

Disminución de pasivo Aumento de pasivo

Disminución del
Aumento del patrimonio
patrimonio

En la partida doble, existen una serie de principios. A

continuación se señalan los más destacados:

 No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin

deudor.
  El individuo que recibe se convierte en deudor y el
individuo que realiza la entrega se convierte en
acreedor, por ello, lo que se recibe se debita y lo
que se entrega se acredita.
 El valor del “debe” ha de corresponder al valor del
“haber”, ya que todo valor que entra debe ser igual
al valor que sale y así conseguir equilibrio.
 Se debitan la cuentas que representan: un aumento
del Activo, una disminución del Pasivo y una
disminución del Patrimonio Neto (pérdidas).
 Se acreditan las cuentas que representan: una
disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un
aumento del Patrimonio Neto (ganancias).

Las cuentas anuales

Las cuentas anuales, también denominadas estados

contables o estados financieros, son los documentos que
contienen la información económica y financiera y que son
útiles para demostrar la transparencia económica de la
organización ante terceros, así como para la toma de
decisiones a nivel interno.

Las cuentas anuales (explicadas detenidamente con

anterioridad) están compuestas por:

 Balance de situación.
 Cuenta de pérdidas y ganancias.
 Estado de cambios en el patrimonio neto.
 Estado de flujos de efectivo.
 Memoria.

Estos documentos conforman las cuentas anuales y

representan en su totalidad la información necesaria para
la toma de decisiones. Han de ser redactados siempre de
forma clara y precisa, facilitando la comprensión y
tratando de reflejar la imagen fiel de la actividad
económica.

La información que se registra en las cuentas anuales ha

de cumplir una serie de requisitos:

 Concisa y clara: que facilite el entendimiento de su

lector y no genere posibles dudas.
 Útil: tanto para la toma de decisiones a nivel interno
como para demostrar la transparencia y buen hacer
del negocio frente a terceros.
  Fiable: la información ha de reflejar la realidad
económica de la empresa y estar soportada en los
documentos pertinentes.
 Completa: ha de contener todos los datos que
obliga la ley así como aquellos que facilitan la
comprensión.

En cuanto a la presentación y elaboración de las cuentas

anuales, el Plan General de Contabilidad señala las
siguientes pautas para cada uno de los estados
contables:

 Balance de situación: deben presentarse los

activos, pasivos, patrimonio neto y la clasificación
de los elementos correspondientes.
 Cuenta de resultados: se ha de presentar la cuenta
de resultados debidamente elaborada, la cual
representa lo que se ha generado en la empresa en
el periodo, diferenciando los resultados de
explotación, financieros y de operaciones
continuadas e interrumpidas.
 Estado de cambios en el patrimonio neto: ha de
completar la información que se presenta en el
balance con la recogida en la cuenta de resultados.
 Estados de flujos de efectivo: refleja las variaciones
de efectivo que se recogen en el balance
determinando así las necesidades de liquidez.
 Memoria: se presenta a través de 25 apartados en
los cuales explica el resto de estados financieros.

Las cuentas anuales han de ser redactadas cumpliendo

las normas previstas en el Código de Comercio, en el
texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y en el
Plan General de Contabilidad.

Registro contable de operaciones

El registro de las operaciones contables es el proceso por

el cual se integran los datos contables en la contabilidad
manual o informatizada. Los programas informáticos
contables ofrecen la posibilidad de registrar las
operaciones a través de un proceso electrónico. El
registro de las transacciones generadas por la empresa
está basado en los documentos que demuestran y
prueban las transacciones financieras.

Los registros se realizan a través de las cuentas. La

cuenta es el instrumento donde se recogen los elementos
patrimoniales y las operaciones de la empresa. La cuenta
se representa como una “t” y se divide en debe y haber.

 Las cuentas de activo (bienes y derechos)

aumentan su valor mediante los apuntes en el debe
y disminuyen su valor mediante anotaciones en el
haber.
 Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas)
disminuyen su valor, se hace más negativo y por
tanto la deuda incrementa a través de los apuntes
en el debe, e incrementan su valor, se hace más
positivo, por lo que la cuantía de la obligación o
deuda disminuye, mediante anotaciones en el
haber (parte derecha).

Gráficamente se representa y se utiliza del siguiente

modo:

El registro se realiza mediante el asiento o apunte

contable en la cuenta, que es la representación contable
de las actividades económicas generadas por la empresa.
El asiento se representa de la siguiente forma:

Siendo:

 N: el número asignado al asiento.

 A: número de cuenta o mayor.

Los asientos pueden ser simples, cuando solo se presenta

una cuenta en el debe y otra en el haber, o pueden ser
compuestos, cuando se presentan varias cuentas en uno
u otro lado.

Dependiendo del efecto que produzcan los

asientos sobre el patrimonio, estos pueden ser de
distintos tipos:
 Asientos permutativos:
En este tipo de asientos tan solo intervienen las cuentas de activo y
pasivo, lo que significa que no suponen una modificación sobre el
patrimonio de la empresa, tan solo sobre su composición.
Asientos modificativos:
En estos asientos se incluyen las cuentas de gastos e ingresos que
influyen en el resultado de la empresa y, por tanto, modifican el
patrimonio de la misma.
Asientos mixtos:
Son los asientos en los que se mezclan las características de los dos
tipos de asientos anteriores.

El proceso contable es el procedimiento que se

sigue para realizar la contabilidad en la empresa
y presenta los siguientes pasos o etapas:

1. Asiento de apertura: es el asiento con el

que se abre la cuenta.
2. Contabilización: se introducen los datos
de los elementos en la cuenta a través de
los asientos correspondientes.
3. Liquidación del IVA: trimestralmente o
mensualmente, dependiendo de la
empresa, se procede a la liquidación del
impuesto del IVA que ha sido
contabilizado y de la cual resulta una
cantidad, o bien a ingresar o a compensar
(devolución de Hacienda).
4. Regularización: es el proceso por el cual
se obtiene el resultado del ejercicio una
vez se han realizado las provisiones y
amortizaciones.
5. Se genera el balance de comprobación de
las sumas y saldos.
6. Se procede a realizar la cuenta de
pérdidas y ganancias, así como el balance
de situación.
7. Cierre de la contabilidad: se cierran las
cuentas de activo y pasivo y,
consecuentemente, la contabilidad del
ejercicio.

Elaboración de cuentas y equilibrio

contable
 Se denomina equilibrio contable, o
también punto neutro, a aquel nivel de ingresos
que se iguala al nivel de gastos, por lo que a
partir de este momento, la empresa comenzará a
generar beneficio. Ese es el punto de actividad
en donde no existe utilidad ni pérdida.

Resulta interesante calcular el punto de equilibrio

para:

 Conocer la cantidad de ventas necesarias

para comenzar a obtener beneficios.
 Conocer con qué demanda se supera el
punto de equilibrio y hace que el proyecto
sea viable.
 Conocer el nivel de ventas a partir del cual
los costes variables y fijos pueden ser
intercambiados.

El cálculo del equilibrio contable se utiliza en la

mayoría de las empresas, puesto que quieren
conocer el volumen mínimo a lograr para
alcanzar un nivel de rentabilidad deseado.

A través del estudio del equilibrio contable se

detecta que ciertos gastos tienen una relación
directa con los ingresos, de manera que a mayor
volumen de ventas, mayores gastos, al igual que
otros tipos de gastos permanecerán invariables a
pesar del aumento o reducción de los ingresos.

Para realizar el cálculo se necesitan calcular los

gastos. Existen tres tipos de gastos:

Variables:
Son los costes que dependen directamente del volumen de ventas y
por ello, van a variar dependiendo del nivel de producción. Un ejemplo
es el coste de las materias primas.
Fijos:
Los costes fijos son aquellos que no varían y son independientes de la
actividad, como por ejemplo el coste de la luz o la mano de obra fija.
Totales:
Los costes totales se obtienen de la suma de los costes variables más
los costes fijos.

El punto de equilibrio se calcula a

través de la siguiente fórmula:
Punto de equilibrio = ingresos
totales - Costes totales = 0 
Ingresos totales = Gastos totales

El punto de equilibrio iguala la resta de

los ingresos totales y costes totales a
cero, es decir, el cálculo que se obtiene
es que los ingresos y los gastos totales
tienen el mismo valor.