EL FLUJOGRAMA DE LAS

COMPRAS Y VENTAS

Elaborado por:
Lic. María del Pilar Ugalde Herrera. MAF
FLUJOGRAMA DE LAS COMPRAS Y VENTAS

EL PROCESO DE LAS COMPRAS Y EL

REGISTRO CONTABLE
El proceso de las compras se inicia desde el momento en que se considera la
nece- sidad de adquirir un producto, bien, o servicio. No obstante, en el transcurso de
esa gestión suceden algunas situaciones a las cuales se debe tener especial
cuidado, como, por ejemplo, el registro del impuesto de las ventas, si
corresponde o no, los descuentos sobre estos, así como las bonificaciones. Por
esta razón, se elabora a manera de proceso, ya que en algunos casos puede
suceder y en otros no.

Código de Comercio ASAMBLEA LEGISLATIVA No 3284 Decereta

el siguiente: CÓDIGO DE COMERCIO del 30 de abril, 1964.
CAPÍTULO V De la Contabilidad y de la Correspondencia.
Artículo 251 - Sin perjuicio de los libros que la ley del impuesto sobre la Renta exige
a toda persona natural o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar otros
legalizados por la Tributación Directa, en que se consignen en forma fácil, clara
y precisa sus operaciones comerciales y su situación económica. A este efecto
los siguientes son indispensables: un libro de Balances e Inventarios, un Diario y
un Mayor que deberán ser encuadernados y foliados. Podrán además llevar las
hojas columnares y los libros o registros auxiliares que consideren
necesarios. Para tales auxiliares no es necesario el requesito de legalización. El
comerciante puede llevar un libro de Caja, que no estará sujeto a las
prescripciones de este capítulo.

Figura 1. Artículo 251. Código de comercio donde establece obligatoriedad del control de compras y
ventas.

La intención de manejar un flujo de procesos de compras es importante

puesto que permite a los responsables mantener el control de las utilidades.
Asimismo, posibilita reconocer las variables que permite la correcta planeación de
las compras.

1
 Lo anterior permitirá mejorar
alguna disconformidad du-
LA IMPORTANCIA DE MANEJAR UN rante el proceso, para de esta
PROCESO DE COMPRAS PARA UNA EMPRESA forma, reducir los gastos in-
necesarios como repetitivos
CONSISTE EN DETERMINAR TODAS LAS o perdidas de productos.
CONFORMIDADES O NO CONFORMIDADES
QUE SE PRESENTAN DURANTE EL En la figura 2, el proceso co-
PROCESO. mienza con la necesidad
de adquirir un producto o
ser- vicio, en donde es
necesario
determinar si es una necesidad. Se debe elaborar la orden de compra correspon-
diente y se procede a solicitar la cotización. Una vez recibidas todas las ofertas se
procede a analizar las que cumplen en especificaciones, para luego analizar otras
variables como precio, garantía y otro, para así escoger el proveedor y realizar la
solicitud de pedido.

Seguidamente, cuando se recibe el pedido se procede con la revisión y se realiza

un conforme de recibido, una vez recibido conforme, se remite a trámite con-
table, quienes se encargan, de inicialmente clasificar el documento, primero se
corresponde impuesto o si este es exento. Si corresponde el impuesto se debe de
calcular para ya sea incluirle el impuesto, cuando por alguna razón se realiza una
devolución por parte del proveedor este comunica al departamento contable para
que se elabore un crédito y que se aplique correctamente a la factura correcta.
Se procede en el sistema del inventario a eliminar el producto devuelto, luego la
em- presa recibe descuento por pronto pago, por lo que le permitirá reducir el costo
del producto si es una política de la empresa, así como cuando se logra
bonificación en muchos casos depende del volumen que se compre.

2
 Ahora bien, una vez definido el flujo que lleva el proceso de las compras, se procede
a detallar cada uno según la situación que se presente.

Proceso de compras
¿Es una necesidad?

Sí. Continúa No. Termina

Genera orden
Selección de Solicita Selecciona Elabora orden Recibido
de compra
proveedor cotización al proveeor de pedido del pedido

El departamento de Se genera una orden de Se registra el

proveeduría realiza crédito por el monto de los producto devuelto Conforme. Sí
una devolución productos devueltos

Se remite a
trámite contable

Se procede aplicar el
descuento que realiza el Debido al volumen de Se debe incrementar el Determina el
proveedor por pronto pago compra se recibe inventario debido a la impuesto o no
bonificación de 12+2 bonificación

Se procede al
registro contable

Figura 2. Procesos de compras. Fuente: elaboración propia.

3
LOS IMPUESTOS DE LAS VENTAS
Los impuestos de las ventas están definidos según la normativa de cada país,
como es el caso de Costa Rica, en donde se establece que las personas físicas
o jurídicas, de derecho o, de hecho, públicas o privadas, que realicen ventas o
pres- ten servicios en forma habitual, de acuerdo con lo previsto en el artículo 13
de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, No. 6826 del 8 de noviembre de
1982 y sus reformas.

Los impuestos son los tributos con los que el ciudadano contribuye con el Estado
para que disponga de recursos para el cumplimiento de sus funciones en beneficio
del país. Se debe tributar las personas físicas que generan ingresos por prestación
de servicios, transacciones y todo tipo de negocios; las empresas lucrativas y los
consumidores al efectuar sus compras.

Los impuestos establecidos en Costa Rica son:

IMPUESTO DE RENTA: aplica a las personas físicas y jurídicas que generan ingre-
sos procedentes de actividades empresariales, inversiones de capital y bienes
inmuebles.

IMPUESTO DE VENTA: es el tributo que paga el consumidor por la compra de bie-

nes y servicios. El impuesto de venta establecido es del 15% y el de renta varía de
acuerdo con los ingresos anuales del contribuyente.

4
 Registro contable del impuesto sobre las ventas por pagar

Estos registros contables del impuesto de ventas (IVA) se elaboran de acuerdo al

tipo de transacción, por ejemplo:

IVA GENERADO Y SEPARADO EN LA FACTURA: es el IVA que deben cobrar los res-
ponsables del impuesto a las ventas, su valor acredita la cuenta Impuesto sobre
las Ventas por Pagar.

DETALLE DEBE HABER

Valor total de la venta XXXXXX
Valor del ingreso sin impuesto de ventas XXXXXX

Impuesto de ventas por pagar XXXXXX

IVA DESCONTABLE: las empresas responsables del IVA pueden descontar del im-
puesto causado, lo correspondiente al impuesto pagado. Es decir, por efectos de
compras, pago de servicios, gastos gravados, entre otros.

DETALLE DEBE HABER

Valor total de compra o del gasto XXXXXX
Impuesto de venta por pagar XXXXXX

Valor total a pagar (banco o proveedor) XXXXXX

5
IVA NO DESCONTABLE: al adquirir un Activo Fijo Gravado (propiedades, plantas y equi-
pos) NO se descuentan; pues el IVA constituye un valor AGREGADO al bien adquirido.

DETALLE DEBE HABER

Valor del activo fijo+impuesto de venta a pagar XXXXXX
Banco (valor del activo fijo+impuesto de venta
XXXXXX
a pagar)

IVA EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS: al devolver mercadería compradas al contado

o crédito, se afecta el impuesto en la misma proporción que se registró en la com-
pra. En este caso el valor se acredita.

DETALLE DEBE HABER

Proveedores o caja XXXXXX
Devolución en compras XXXXXX

Impuesto XXXXXX

IVA EN DEVOLUCIONES EN VENTAS: cuando el cliente devuelve mercadería

vendidas al contado o crédito, se afecta el impuesto en la misma proporción que
se registró en la compra. En este caso el valor se debita

DETALLE DEBE HABER

Devolución en ventas XXXXXX
Impuesto de ventas por pagar XXXXXX

Clientes o bancos XXXXXX

6
 IVA POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y VENTAS: los descuentos y rebajas que
la empresa recibe en las compras o que concede en las ventas no afectan el IVA
por pagar; es decir, que el impuesto a las ventas no se aumenta ni se disminuye
por estos conceptos.

DETALLE DEBE HABER

Proveedores (Compras a crédito) XXXXXX
Ingresos financieros XXXXXX

Descuentos. Comerciales condicionados

Bancos XXXXXX

DETALLE DEBE HABER

Caja (ventas a crédito) XXXXXX
Gastos financieros XXXXXX

Descuentos. Comerciales condicionados

Clientes XXXXXX

DETERMINACIÓN Y PAGO DEL IVA POR PAGAR: al finalizar el periodo la

empresa determina el saldo por pagar al obtener la diferencia entre el IVA generado
(ventas, ingresos, devoluciones en compras) y el IVA descontable (devoluciones en
ventas, compras, gastos).

DETALLE DEBE HABER

Impuesto sobre las ventas por pagar XXXXXX
Banco XXXXXX

7
 REGISTRO CONTABLE DE DESCUENTOS, DEVOLUCIÓN O
BONIFICACIÓN DE LAS COMPRAS Y VENTAS
Las compras se lleva un proceso depende de la modalidad que se utiliza, sea esta
efectivo o a crédito, y según los movimientos contables diarios que se debe
proceder con las compras esta se determina que cuando la cuenta es de ventas,
esta debe ser acreditada, ahora cuando existen descuentos o promociones para
incentivar a los clientes como es el caso de los pagos por adelantado, el
profesional contable debe registrar el descuento en una cuenta creada
exclusivamente para los descuen- tos de las ventas y la misma debe estar
respaldada por un acuerdo de junta, ahora cuando el comprador se ve en la
obligación de devolver la mercadería, este debe
registrar la devolución en
la cuenta creada específi-
camente de devolución.

ES CLARO QUE CUANDO SE UTILIZAN BONI- En el caso de los descuen-

FICACIONES DE VENTAS Y LOS RETORNOS tos son los que están re-
lacionados al concepto
DE LAS VENTAS ESTO PRODUCEN UN de pago anticipado y de
EFECTO DE REDUCIR LOS INGRESOS POR pronto pago y las
VENTAS. caciones están vinculadas
al volumen de unidades
vendidas o a condiciones
especiales de la mercancía, por ejemplo, la obsolescencia y los deterioros a menudo
reducen los precios del catálogo a través de bonificaciones.

Las bonificaciones varían dependiendo del cliente y del tamaño de la orden, las
bonificaciones son mercadeo que permite negociar precios flexibles sin tener que
imprimir nuevos catálogos. Por esta razón, cuando se ofrecen, estas no se reflejan
en los registros contables, sólo se registra el precio acordado entre el comprador
y el vendedor, queda a decisión del comprador establecer un precio más cómodo
o no. En el caso del costo del transporte en la venta de mercadería, el comprador y el
vendedor deben convenir quién pagará los costos del envío.

8
 Cuando las mercaderías son enviadas por medio del F.O. B. (es un término inglés
"intercom", libre a bordo de gastos) punto de envío, el comprador conviene en pagar
los costos de envío y la propiedad pasa al comprador cuando la mercancía se en-
trega al expedidor. Cuando las mercaderías son F.O.B. punto de destino, el vendedor
conviene en pagar los costos del transporte y la propiedad de mercadería pasa al
comprador cuando se entregan las mercaderías al cliente.

A continuación, se describe una serie de registros contables en los que cada uno
indica cual es la situación.

Cuando las mercaderías se compran con efectivo, el siguiente asiento es:

DETALLE DEBE HABER

Compras XXXXXX
Efectivo o bancos XXXXXX

Cuando las mercaderías se compran a crédito, el siguiente asiento es:

DETALLE DEBE HABER

Compras XXXXXX
Cuentas por pagar XXXXXX

Cuando se compran a crédito, pero se pagan antes debido a un incentivo, y si se

paga en efectivo, el siguiente asiento es:

DETALLE DEBE HABER

Cuentas por pagar XXXXXX
Efectivo o bancos XXXXXX

Descuento sobre compras XXXXXX

9
Cuando se venden las mercaderías y el cliente paga al contado, el registro
que corresponde es:

DETALLE DEBE HABER

Efectivo XXXXXX
Ventas XXXXXX

Cuando las mercaderías se venden a crédito, se debita cuentas por cobrar y

se acredita a ventas

DETALLE DEBE HABER

Cuentas por cobrar XXXXXX
Ventas XXXXXX

10
 Cuando las mercaderías que se venden se cobran con la tarjeta de crédito, a menu-
do se cobra una comisión de servicio , el registro es:

DETALLE DEBE HABER

Bancos XXXXXX
Comisión por cobro de trajeta XXXXXX

Cuentas por cobrar XXXXXX

Debido a que el vendedor recibirá el monto de la venta de tarjeta de crédito en cierto

plazo, corresponde luego acreditar la cuenta caja y debitar la cuenta tarjetas de cré-
dito a cobrar, o bien en lugar de utilizar la cuenta caja se puede utilizar directamente
la cuenta tarjetas de crédito a cobrar.

Cuando un cliente hace uso de un descuento, el registro correspondiente a:

DETALLE DEBE HABER

Efectivo 921,50
Descuento de ventas 28,50

Cuentas por cobrar 950,00

La factura por 950.00 con los términos 3/15, n/15 es pagada por adelantado por el
comprador.

Cuando un vendedor autoriza una devolución de mercancía este registro corres-

ponde a:

DETALLE DEBE HABER

Devoluciones de mercadería 70,00
Cuentas por cobrar 70,00
Vendedor recibe una nota de débito de la empresa ABC, por 70.00 de
mercadería

11
 Dicho control se extiende
desde su planeación has-
EN CONCLUSIÓN, TODA EMPRESA QUE ta concluir con su registro
contable, para lo cual el
GOZA DE UNA PARTICIPACIÓN EN EL profesional contable debe
MERCADO DEL COMERCIO DEBE tener claro cada cuenta
DESARROLLAR DIFERENTES ESTRATEGIAS utilizar. Asimismo, requiere
conocer en qué momento
QUE LE PERMITAN TENER EL CONTROL DE se debe utilizar, así como
TODO EL PROCESO DE COMPRAS Y VENTAS. los conceptos de
dor, comprador, medios y
formas de compra o ven-
ta, identificar preferencias,
cuando convenir descuentos o bonificaciones, etc. Todo lo anterior sin olvidar que
los registros contables son indispensables para que la gerencia posea información
clara y cuente con una herramienta segura para la toma de decisiones.

A pesar de que en cada empresa debe existir un departamento de compras o de

proveeduría, para que maneje toda la documentación relacionada con las compras
y las gestiones administrativas, así como con los materiales, este departamento
no puede trabajar separado del departamento contable. La razón se debe a que
dos dependen entre sí, las compras afirman la llegada de los materiales
solicitados en cantidad, tiempo y calidad, lo que inmediatamente esto le activa al
departamento de contabilidad que debe realizar pagos. Este departamento debe
garantizar que existe el capital para comprar los productos o bienes que se
requieren.

Los dos departamentos deben trabajar en cumplimiento de la política la empre-

sa en cuántas compras, ventas, descuentos, devoluciones, impuestos y otros. Por
consiguiente, antes de proceder con la compra, el departamento de compras debe
asegurarse de que sigue las políticas establecidas para contar con la aprobación
de la gestión.

12
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Wanden, L. (2012). Contabilidad financiera II. Madrid, ES: Larousse - Ediciones

Pirámide. Recuperado de http://site.ebrary.com/lib/usamsp/detail.
action?docID=11059766&p00=contabilidad+financiera+ii

Arquero, J. (2012). Introducción a la contabilidad financiera. (3 ed.). Madrid, ES:

Larousse - Ediciones Pirámide. ProQuest ebrary.

Asamblea Legislativa de Costa Rica (1964) Código de Comercio - Ley 3284.30-Abr-

1964 - Costa Rica

Asamblea Legislativa de Costa Rica (1982) de la Ley del Impuesto General sobre
las Ventas, No. 6826 del 8 de noviembre de 1982 y sus reformas.

Incoterms: Que es Incoterm FOB Definición concepto FOB. Recuperado de: http://
www.comercioyaduanas.com.mx/incoterms/incoterm/110-que-es-incoterm-fob
Recuperado el 7-12-2016

13