REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER

POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA

ARMADA

NÚCLEO, ARAGUA-EXTENSIÓN CAGUA

PROCESOS DE COMPRA, VENTA EN CUENTAS

POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR.

FACILITADOR: INTEGRANTES:

CARRERA:

.
15 DICIEMBRE DE 2021
 INTRODUCCION

Dentro de las instituciones se lleva un sistema de información contable que

es una estructura organizada que recoge todas las transacciones generada de
todas las diferentes áreas, dentro de un determinado periodo, siendo este el
resultado de las operaciones realizadas; esta información es procesada y
analizada generando los informes como son los Estados Financieros los
cuales ayuda para la toma de decisiones.

El sistema de administración de las ventas en la empresa y las cuentas por

cobrar, a veces ignoradas, otras veces descuidadas, constituyen hoy en día la
clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son “Dinero esperando a ser
tomado” son además el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en
caja y bancos ya que a diferencia del inventario estas ya no deben pasar por
procesos de manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes.

Las cuentas por cobrar representan un promedio del 80 % de las ventas totales

de una empresa, hoy en día el correcto manejo de las cuentas por cobrar
representa la diferencia entre ganar o perder utilidades.

Las empresas venden para obtener utilidades, por lo tanto ese debería de ser
el propósito de cada parte de la organización.

Por otra parte La política de crédito es básica por que define la visión que la
empresa tendrá sobre el manejo de esas cuentas, una visión tradicional se
orienta al enfoque de riesgo como premisa básica y la otra como generación de
valor a través del incremento de las ventas y servicio a clientes.

Crédito no es solo el intercambio de un valor por la promesa de un pago futuro,

es también la herramienta para incrementar las ventas y hacer más eficiente su

relación con los clientes.

 PROCESO DE VENTAS-CUENTAS POR COBRAR

Cuentan con los siguientes objetivos, Estimular las ventas y ganar clientes,
considerando un medio para vender productos y superar a la competencia,
ofreciendo facilidades crediticias como parte del sistema de la empresa para
favorecer a sus clientes.

Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia.

Es utilizada como herramienta de mercadotecnia para promover ventas y
utilidades, para proteger su posición en el mercado.

Satisfacer completamente las necesidades del cliente,

permitiéndole a la empresa mantenerse en el mercado, al mismo
tiempo que incrementa sus ingresos.

DESCRIPCION DEL PRPCESO ADMINISTRATIVO

CONTABLE

Es fundamental para la empresa porque de éste proceso dependen sus

ingresos. La Definición de ingreso abarca tanto el concepto de producto como
el concepto de ganancia

Ingreso es un aumento del patrimonio neto correspondiente a una entidad en

un periodo de tiempo, las cuentas por cobrar se produce un cobro cuando se
recibe dinero a cambio de algo que quien cobra entregó en el pasado.

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las

actividades en este campo. El departamento de ventas debe de dar
seguimiento y control continuo a las actividades de venta.
 FORMULARIOS, REGISTROS Y REPORTES
La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde los
inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y
pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de
los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los formularios son
modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o
proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es
sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un
deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario
para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es
entregado, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.

Los formularios a utilizar pueden variar entre ellos tenemos: Cronograma de

cobras y hoja de gestión de cobro.

FUNCIONES FORMULARIOS, ENLACE CON

REGISTROS Y OTROS
REPORTES PROCESOS

 Procesamiento Orden de Compra del

de las órdenes cliente o Nota de Pedido del
de compra del vendedor
cliente.

 Concesión de Orden de venta

crédito.

 Envío de Nota de despacho Proceso

mercancía. Almacén
Inventarios
 Facturación al Factura de Venta,
cliente y registro Diario de Ventas, Mayor
de las ventas Auxiliar de Cuentas por
Cobrar, Reporte Resumido,
de Ventas, Balance de
Comprobación de Cuentas
por Cobrar, Estado de
Cuenta.
FLUJOGRAMA
 CONTROL INTERNO

El Control interno hoy se constituye en un área fundamental dentro de la

Auditoria, pues permite realizar un adecuado seguimiento a las actividades de
una institución y poder realizar las correcciones a tiempo mediante la
información oportuna que proporciona esta herramienta, la adecuada toma de
decisiones se basa en la información oportuna que crea un efecto positivo.

Las Cuentas por Cobrar requieren de un seguimiento forma parte de la

administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar
los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo
de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales
como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una

inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se
transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

La inversión de las cuentas por cobrar se determina por el volumen de las

ventas a crédito y por el plazo promedio en días que transcurre entre la fecha
de venta y la fecha de cobranza, para medir la inversión en cuentas
por cobrar se efectúan pruebas de liquidez.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE

ACEPTADOS
Si la elaboración de la información contable estuviera supeditada únicamente a
la decisión del Contador, se obtendría información formulado con criterios
diferentes. La contabilidad durante el transcurso del tiempo, ha elaborado
reglas que sirven de guías para la registración contable y que en convenciones
de contabilidad se han aceptado como útiles y necesarios para uniformizar el
criterio contable. Éstas han evolucionado en concordancia con los cambios y
necesidades sociales, adaptándose a la economía y a las empresas en
particular. Estas reglas se denominan "principios". En términos
corrientes, es la norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la
conducta.

PROCESOS DE COMPRA-CUENTAS POR PAGAR-

PAGOS
El proceso de compra es la serie de fases por los que pasa un consumidor
antes de decidirse a adquirir un producto. Así mismo, el proceso se refiere a los
pasos o etapas por los que se pasa, previo a tomar la decisión de hacer
efectiva la acción de la compra. Es decir, pagar el precio exigido por obtener el
producto.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

En consecuencia, cualquiera que sea el producto que quiera adquirir una

persona, las etapas del proceso de compra son los siguientes:

1. Reconocimiento del problema: Ciertamente, el proceso de compra se inicia

cuando la persona toma conciencia de que está enfrentando una carencia, de
esa forma reconoce su necesidad. Luego se decide a hacer un esfuerzo para
tratar de satisfacerla, esta motivación es lo que la impulsa a buscar el
satisfactor

2. Búsqueda de información: Seguramente, el siguiente paso es buscar

información acerca del tema para resolver el problema. Primero se busca la
información interna que posee un individuo, la cual se basa en sus experiencias
pasadas para resolver situaciones similares. Inmediatamente se busca
información externa, esta se puede encontrar en otras personas más expertas
en el tema, grupos de referencia, fuentes de información y medios de
comunicación.

3. Análisis de la información: Luego se procede a analizar detenidamente la

información obtenida, antes de decidirse a comprar el producto.

Por lo tanto, en el caso del ejemplo del vehículo al que nos referimos
anteriormente, la persona necesita mucho tiempo para procesar y analizar la
información. Debido a que la compra de un automóvil implica tomar una
decisión que implica mucho riesgo, puesto que es un producto de alto precio y
por ello se llevará más tiempo para tomar su decisión.

4. Acción de compra: Después de finalizada la etapa de análisis de la

información, la persona se decide a efectuar su compra. Sin embargo, aún en
este último momento podría tener influencia de otras personas que podrían
afectar su decisión

5. Utilización del producto y evaluación post-compra: Como resultado, el

proceso termina cuando finalmente el individuo utiliza el producto y evalúa el
producto comprado, aquí determina si quedó satisfecho con su compra o no.

LAS CUENTAS POR PAGAR SON UN

CONCEPTO CRUCIAL PARA CUALQUIER EMPRESA
QUE OPERE CON CRÉDITO:

Cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, se realiza una
entrada contable para las cuentas por pagar. Algunas empresas más grandes
albergan departamentos enteros dedicados exclusivamente a la gestión de las
cuentas por pagar. Estos departamentos suelen encargarse de resolver los
pagos que la empresa debe a los acreedores.

¿QUÉ ES EL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR?

El departamento de cuentas por pagar debe seguir lo que se conoce como

proceso de cuentas por pagar. El proceso de cuentas por pagar es un conjunto
de procedimientos que se llevan a cabo al realizar el pago a un proveedor.
Debido al enorme volumen de transacciones que manejan muchos
departamentos de cuentas por pagar, estas pautas son esenciales para
mantener una información coherente y precisa.

El proceso de cuentas por pagar es el siguiente:

1- Recibir la factura: Cuando una empresa compra bienes, recibe una factura.
Las facturas son importantes porque cuantifican lo que se recibe.

2- Revisar los detalles de la factura: El departamento de cuentas por pagar

debe asegurarse de que la factura incluya el nombre del proveedor, la
autorización, la fecha y los requisitos de verificación y concordancia con la
orden de compra.

3- Actualizar los registros: Una vez recibida la factura, hay que actualizar las
cuentas del libro mayor. Normalmente se realiza una entrada de gastos. Este
paso puede requerir o no la aprobación de la dirección.

4- Realizar el pago: Todos los pagos deben procesarse antes o en la fecha de

vencimiento especificada en la factura, según lo acordado entre el proveedor y
la empresa compradora. Hay que preparar y verificar los documentos
necesarios. Hay que tener en cuenta los detalles del cheque, los datos de la
cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago, la factura original y
la orden de compra. Al igual que en el paso anterior, la realización del pago
puede requerir o no la aprobación de la dirección.

Para garantizar la seguridad del efectivo y los activos de la empresa, el proceso

de cuentas por pagar debe contar con controles internos para evitar el pago de
una factura fraudulenta o inexacta, o el pago accidental de una factura de
proveedor dos veces.

¿QUÉ SE INCLUYE EN CUENTAS A PAGAR?

Estas cuentas por pagar figuran en el balance de una empresa como un pasivo
corriente. Las cuentas por pagar consisten en un conjunto de créditos a corto
plazo concedidos por los proveedores y acreedores de una empresa. Un
departamento de cuentas por pagar también gestiona los pagos internos de los
gastos de la empresa, los viajes y asuntos menores de flujo de efectivo.

PROCESO DE VENTAS-CUENTAS POR COBRAR

Procedimientos Y Control Interno

Los procedimientos han sido conceptualizados de diferentes

maneras por los autores, de acuerdo a Robbins y Coulter, representan una
“serie de pasos secuenciales relacionados entre sí que pueden usarse para
enfrentar un problema estructurado”, de manera que el proceso de toma de
decisiones dentro del ámbito empresarial se reduce a ejecutar una serie
sencilla de pasos secuenciales.

Partiendo de ello, se podría considerar los procedimientos como un conjunto

concatenados de pasos que buscan un fin en común, establecidos formalmente
desde el momento en el cual se hace rutinario su realización permitiendo una
uniformidad en los procesos.

De manera que el control interno representa un proceso desarrollado por la

administración de la organización consistente en un conjunto de políticas,
métodos y procedimientos diseñados y establecidos con la finalidad de
asegurar la correcta conducción de la organización y logro eficiente de los
objetivos organizacionales establecidos.
Observándose así la relevancia del establecimiento de procedimientos y de
control dentro del ámbito organizacional, los cuales contribuyan a tener una
vigilancia continua acerca del logro de los objetivos y metas propuestas por la
organización, informando si se está trabajando en función al logro de dichos
objetivos o por el contrario están surgiendo desviaciones en cuyo caso deban
tomarse las acciones correctivas necesarias oportunamente.

CUENTAS POR COBRAR. ASPECTOS CONCEPTUALES

En el ámbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de

acuerdo a si éstas provienen de la venta de bienes o servicios estando
respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan como resultado de
una venta a crédito. Estas en su mayoría son empleadas por empresas
industriales y comerciales, constituyendo el activo más importante de las
organizaciones y entidades financieras. Las cuentas por cobrar según lo
plantea Redondo, “abarcan los créditos comerciales a favor de la empresa
originados por la venta de mercancías o servicios e incluyen los garantizados
por facturas, notas de entrega, documentos similares”.

En este sentido, lo plantean Meigs, al considerar que las cuentas por cobrar
representan el activo financiero de mayor relevancia de muchas
organizaciones, en gran parte las comerciales; ya que éstas representan
activos líquidos capaces de convertirse en efectivo dentro de un periodo de 30
a 60 días en su mayoría. Según Chillida, un aspecto que caracteriza las
cuentas por cobrar es el hecho de que el cobro del bien o servicio esté diferido,
de manera que la empresa concede a sus clientes un plazo para su
cancelación a partir de la entrega del mismo.

Sin embargo, este aspecto en ocasiones debe ser tratado con sumo cuidado
ya que de la presencia de mayores o menores cantidades de ventas a crédito
pendientes de cobro se derivan el incremento de los riesgos para la empresa
desencadenando diversas consecuencias financieras, como mayores gastos de
cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia por
parte del cliente.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS

CUENTAS POR COBRAR

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre

las cuentas por cobrar Defliese et, al consideran que estos pueden clasificarse
en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el
adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y
procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación,
procesamiento y autorización de las operaciones de venta. De igual manera,
Redondo, y Santillana, coinciden con el citado autor, los cuales se detallan:

Procedimientos Administrativos: Santillana, menciona entre los procedimientos

administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los
siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la

documentación de las cuentas por cobrar.

- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y

tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.

- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya

canceladas.

¿EN QUÉ CONSISTE EL PROCESO DE LAS CUENTAS

POR PAGAR Y CÓMO PODEMOS MEJORARLO?

En el proceso de las Cuentas por pagar de una empresa circulan a diario una
gran variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra,
recibos, etc. Y el pago de las facturas hay que saldarlo en tiempo y forma.
Todos son parte del proceso que implica desde que se hace una compra en
una empresa hasta que se hace el pago de la factura del proveedor.

En muchos casos, las cuentas por pagar se gestionan manualmente y se

maneja un gran volumen de documentos. Esto implica que el documento
circula sin cesar por toda la empresa, las aprobaciones se hacen
personalmente y, un proceso gestionado así es agotador y no es para nada
eficiente. El proceso de las cuentas por pagar manual es costoso y una fuente
de problemas para el departamento financiero y para la empresa en general.

Registrar documentos físicos también trae el problema del archivo de estos

documentos porque hay que guardarlos en un lugar seguro en la empresa.
Archivar documentos trae gran complejidad al tener que buscarlos o trazar
todas las acciones que se realizaron sobre una factura. ¡Y no podemos
olvidarnos de ese momento en que se perdió la factura! Eso también tiene un
precio que se paga muy caro.

 La mejor forma de gestionar las cuentas por pagar es desterrar de una vez el
aspecto manual y pasar a la automatización de las cuentas por pagar. Las
nuevas herramientas existentes hacen posible que instalar un software de este
estilo sea rápido, sencillo y accesible y, por lo tanto, son capaces de mejorar la
gestión de las cuentas por pagar para tener un mayor control contable. Contar
con procesos más eficientes permite reenfocar los recursos humanos a tareas
de mayor valor, lo cual tiene un impacto directo en la mejor del servicio que
brinda la empresa, mayores ventas y la mejora de la experiencia del cliente
también.

¿CUÁL ES EL PAPEL DE LAS CUENTAS POR PAGAR?

Los departamentos de cuentas por pagar no sólo se encargan de pagar las

facturas, sino que suelen llevar a cabo al menos tres funciones esenciales,
además de pagar las facturas.
1. Gastos de viajes de negocios

En cualquier empresa que requiera que su personal viaje, el

departamento de cuentas por pagar gestionará sus gastos de
viaje.

2. Pagos internos

Las cuentas por pagar se encargan de distribuir los pagos internos, administrar
asuntos menores de flujo de efectivo y distribuir los certificados de exención del
impuesto sobre las ventas.

3. Pagos a proveedores

El departamento de cuentas por pagar es responsable de organizar y mantener

la información de los proveedores, las condiciones de pago y la información del
IRS W-9.

¿QUÉ ES EL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR?

El departamento de cuentas por pagar debe seguir lo que se conoce como

proceso de cuentas por pagar. El proceso de cuentas por pagar es un conjunto
de procedimientos que se llevan a cabo al realizar el pago a un proveedor.
Debido al enorme volumen de transacciones que manejan muchos
departamentos de cuentas por pagar, estas pautas son esenciales para
mantener una información coherente y precisa.

GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

Para asegurar que el proceso de compra cumple los estándares y las

regulaciones del sector, puede crear registros de prestaciones y mantener
información sobre proveedores para ubicaciones de mantenimiento.
 CONCLUSION
Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio, pues un mal
manejo de este puede llevar a una empresa a quebrar. Por ello, tener un
control efectivo de los clientes que te deben y un sistema de cobranza efectivo,
ayudará a tu empresa a cumplir con sus objetivos financieros.

La necesidad de incrementar las ventas hace que algunos negocios apliquen

estrategias que permitan una compra sostenida por parte de los clientes; sin
embargo, al tomar esta decisión suelen omitir aspectos fundamentales que
garanticen el pago oportuno de la deuda. Una de las falencias más comunes es
la falta de un análisis financiero de las cuentas por cobrar, debido a que se
entregan créditos comerciales a personas que tienen una capacidad de
endeudamiento muy alta, y a veces se les dificulta estar al día con sus
obligaciones, trayendo graves secuelas a las empresas que otorgaron el crédito
pues, esto afecta su flujo de efectivo. Se considera que las cuentas por cobrar
forman parte de la administración financiera del capital de trabajo,
considerando como objetivo principal el coordinar los distintos elementos de
una organización para así maximizar su patrimonio y por ende reducir el riesgo
de que una crisis pudiese presentarse en las áreas de ventas, así como de
liquidez, situación posible mediante la realización de un manejo óptimo de las
variables como las políticas de crédito comercial que se entrega a los clientes,
así como de las estrategias de cobros

Las cuentas por pagar son unas de las principales cuentas que se abordan en
una entidad económica debido que son la que mantienen a la empresa
operativa, ya que son ellas las que controlan las deudas que tiene la empresa
con terceros, ya que los mismo son los que proporcionan las compras y
servicios.
Por otro lado, es conocido que el objetivo que se persigue con respecto al
procedimiento de las cuentas por pagar debe ser acertadas al momento de
cancelar las deudas contraídas con terceras personas ajenas a la empresa a si
como también el beneficio que cumplen dichas cuentas, ya que sin ella seria
imposibles cumplir con todas las metas trazada por la organización.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 https://www.financepal.com/blog/proceso-y-ciclo-de-las-cuentas-
por-

 pagar/#:%7E:text=El%20proceso%20de%20cuentas%20por
%20pagar%20es2

 0un%20conjunto%20de,una%20informaci%C3%B3n
%20coherente%20y%20precisa.

 Alvarado, V. (2007). Auditoría Financiera. Tercera edición.

Librería: Jurídicas Rincón. Venezuela.

 Cámara Petrolera de Venezuela. (2005) El sector privado

venezolano. Fortalezas y evolución hacia el actual desarrollo.
Disponible: http://www.camarapetrolera.org (Consulta: 2008,
Enero 10)

 Catacora F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Mc

Graw Hill. Venezuela.

 Chillida, C. (2003). Análisis e interpretación de balances. Tomo I.

Ediciones de la biblioteca. Universidad Central de Venezuela.
 Venezuela.

 Dayan, J. (2021, 6 septiembre). Proceso y ciclo de las cuentas

por pagar. FinancePal. Recuperado 13 de diciembre de 2021.