UNIVERSIDAD NACIONAL

“JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN”

Facultad de Ciencias Contables
Económicas y Financieras

Escuela Profesional de Ciencias

Contables y Financieras

TEMA 04
Procedimientos en la operaciones de una empresa

Catedrático: MATERIAL DE APOYO

Mag.CPCC. Nidia Romero Herbozo Actualizado al 2018
INTRODUCCION
 INTRODUCCION

En la Actualidad las Empresas cumplen con ciclo de Operaciones en

las que intervienen factores para mantenerse en carrera, es decir
seguir produciendo y alcanzando márgenes favorables de Utilidad.

Para alcanzar esto se derivan en operaciones que se realizan dentro

de la empresa. Para entender en detalle los ciclos de Operaciones se
debe entender que cada empresa tiene un ciclo en Particular. En los
ciclos debemos distinguir los diferentes procesos que intervienen en
los cuales se encuentran Procesos Contables y no Contables.

Efectivo Cuentas Inventarios Cuentas Efectivo

por pagar por cobrar
PROCEDIMIENTOS EN LAS
OPERACIONES DE UNA EMPRESA
Todos los Negocios cumplen con ciclos regulares, cada cierto tiempo, en el cual el efectivo invertido, completa todos los
procesos hasta convertirse nuevamente en efectivo; la empresa invierte su dinero en materiales, que se incorporará al ciclo
productivo para convertirlo en productos para ser vendidos, es decir se convertirán en cuentas por pagar, que luego se
transformarán en efectivo.
A la repetición de estos eventos se le conoce como “Ciclo de Negocios

Transformación

Adquisición
de Materiales

Ciclo de
Negocios

Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar

Efectivo

Los ciclos de operaciones, se enmarcan dentro de las Principales áreas de la Empresa. Tenemos que entender que cada
empresa tiene un ciclo particular. Los Procedimientos contables estarán basados en el ciclo de Operaciones de cada
negocio y los PCGA aplicados individualmente.
Para este caso analizaremos los ciclos de Operaciones de una Empresa Manufacturera, y distinguimos 4 ciclos de
Operaciones : (1) Compras y cuentas por pagar : Adquisición de bienes
(2) Producción : Transformación de materiales
(3) Facturación y cuentas por cobrar : Operaciones comerciales
(4) Planillas : Gastos de personal
CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS
POR COBRAR
Corresponde a Actividades realizadas por la Empresa, con el objeto de obtener
buenos materiales y/o servicios a bajos costos y mejores condiciones de entrega,
debemos distinguir los diversos procesos que intervienen (Contables y no
Contables), los procesos no contables son en su mayoría de Gestión, los contables
están relacionados con cuentas por Pagar.

Proceso Relacionados con las Compras

Se inicia con la necesidad de un Bien o Servicio y culmina con la adquisición y

pago. La necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere. A
estos procesos le corresponden las siguientes etapas:

Recepción de la Solicitud de Requisición

Emisión de la orden de compra
Aprobación de la orden de compra
Envío de la Orden de compra a los proveedores
Recepción de los Bienes y Servicios
Registro de Entrada del activo o recepción del Servicio
Pago del bien o servicio recibido
Registro del Pago
 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE REQUISICIÓN
Para empezar la compra se emite una solicitud de requisición, esto surge por una necesidad que
se origina por varias razones:

- Cumplimiento del Presupuesto. Detectada la necesidad el Dpto. completa

- Surgimiento de necesidades de la solicitud de los bienes a ser comprados.
materiales.
- Otros.

REQUISICIÓN DE MATERIALES Nº
Artículos de Oficina/Mobiliarios y Equipo 1568
Código
Unidad Solicitante ººº
Unidad de Cantidad Como cada transacción potencial
Código Art. Descripción
Medida Solicitada
debe generar compromiso para
la
Empresa, este documento debe
Observaciones
de tener ciertas aprobaciones,
Departamento de Compra
por ej.
Elaborado por Autorizado
por Revisado
Recibido Por
Por

• Persona o Unidad Solicitante

• Jefe de Unidad Solicitante.
• Funcionario Inmediato Superior al Jefe de Unidad.
EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Recibida la Solicitud en el Departamento de Compras se procesa para poder suministrar bienes
y/o servicios. Una Orden de Compra es un documento donde se pide al Proveedor la provisión
de un bien o prestación de servicios. Las decisiones de compra se plasman en este documento,
en el cual se incluye por lo menos la siguiente información.

• Departamento que solicita el bien o servicio. * Costo Unitario y Total.

• Concepto o descripción de los bienes o servicios. * Fechas de Solicitud y de disposición de los
• Cantidad de los Bienes o Servicios. bienes o servicios.
* Autorizaciones necesarias.

Cuando colocamos una Orden de

Compra se establecen condiciones
para evitar problemas.

Control Interno exige que las

cualquier modificación se realice
en otro formulario.

Las modificaciones más comunes

son los cambios en precio y en
cantidad.
APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Está sujeta a las Políticas de Autorización de la Entidad.
Monto Entidad de Aprobación Ejemplo de compras
Materiales e Oficina suministros de poca
9 – 10,000 Calidad solicitante
cuantía
Pedidos mayores de suministros de eficiencias
10,000 – 300,000 Jefe de Compras
en menor cuantía
Gerente de Administración y Activos fijos, servicios y adquisiciones que
300,000 – 1`000,000
Finanzas impliquen desembolsos mayores
Compras estratégicas importantes. Activos
1`000,000 – en adelante Gerente General
fijos, inventarios y otros activos

ENVIÓ DE LA O/C A LOS PROVEEDORES

Es emitida por el Departamento de Compras, lo cual nos indica que las responsabilidades de
este Departamento son:
• Conocer los materiales utilizados por la Empresa y sus diferentes proveedores.
• Realizar las compras con base a los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y
calidad.
• Controlar que las mercancías se reciban oportunamente.
• Realizar reclamos por los faltantes o defectos de calidad.
De acuerdo al volumen de compras, este se podrá dividir. Controlar por lo general las órdenes
de compra es independiente del Sistema de Contabilidad.
RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS
El siguiente paso del Proceso de Compras. En ese momento el Proveedor recibe el documento
original y procede a suministrar lo requerido. Se pueden presentar los siguientes casos:

• La Unidad Solicitante recibió lo requerido: Es esta unidad la que

da la conformidad de lo que recibe y envía la documentación al
departamento de contabilidad para su registro.
• La Unidad Solicitante no es quien recibe lo requerido: Otra
dependencia es la que recibe, en este caso la unidad solicitante tiene
que hacer el seguimiento de las órdenes de compra pendientes por
recibir.
Para que la recepción de bienes, se efectúe de acuerdo con las políticas de autorización
que establece la Gerencia, debe de estar disponible una copia de la Ordena de Compra
en el departamento donde se recibirá el bien.

REGISTRO DE LA ENTRADA DEL ACTIVO

O RECEPCIÓN DEL SERVICIO.
Recibido los bienes, luego de la Conformidad de la Recepción del Departamento de Compras,
se debe de realizar el registro de entrada del Activo o de la recepción del Servicio. Se necesita
emitir al Departamento de Contabilidad lo siguiente para su registro:
• Copia de la Orden de Compra.
• Factura Original del Proveedor.
• Informe de Recepción.
• Documentos Aduanales.
PAGO DEL BIEN O SERVICIO.
Se origina luego de haberse emitido la Orden de Pago. El Pago de los Pasivos está sujeto a lo
establecido en las políticas de la empresa, con relación al manejo del efectivo. Para efectuar el
pago se debe de obtener conformidad por:
• La Unidad Solicitante.
• La Unidad Receptora.
• La Unidad de Tesorería.

REGISTRO DEL PAGO.

Es una fase netamente contable, debe efectuarse al emitir el cheque a favor del proveedor.
Debemos tener presente, la emisión de órdenes de compra, por lo general no genera
obligación. La necesidad de este registro surge al realizar un pago anticipado. El registro
surge al realizar un pago anticipado. El registro será el siguiente:

---------------------- X ------------------------
42402 Anticipe a Proveedores XXXXX
10401 Cuenta Corriente XXXXX

Las compras realizadas se documentarán a través de

un diario de compras a exigencia de tipo legal.
CLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR.
A nivel de los Registros Contables pueden clasificarse en:
• Cuentas y Documentos por Pagar Comerciales: Documentos por adquisición de bienes.
• Cuentas por Pagar a Compañías Relacionadas: Corresponden a pasivos por
financiamiento (Casa matriz)
• Otras cuentas por pagar: Por gastos distintos al giro del negocio.

CONTROL INTERNO.
A Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar, se debe cubrir los
objetivos del control interno, estos objetivos son:
• Integridad: Registra los activos adquiridos y obligaciones contraídas.
• Existencia: Activos y Pasivos corresponden a Operaciones Reales.
• Exactitud: Se registran operaciones por el montos exacto.
• Autorización: Compras y Pagos autorizados de acuerdo con Políticas
de la Empresa.

Para cumplir los objetivos del control interno, la empresa debe contar con eficientes
controles preventivos y de detección
FLUJO DE CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS
POR PAGAR
PROCESO NO CONTABLE

Recepción de Emisión de la Aprobación SI Envío de la Recepción de

la Solicitud de Orden de de la Orden Orden de los Bienes y/o
Requisición Compra Compra Compra Servicios
NO

Unidad
Solicitante

PROCESO CONTABLE

Registro de entrada
Pago del bien
Registro del del Activo o
o servicio Recepción del
Pago recibido Servicio
CICLO DE PRODUCCIÓN
Incluye todas las actividades realizadas por la empresa
para producir bienes y servicios que ofrece a sus
clientes, en una empresa manufacturera le interesa el
proceso productivo. La materia prima es sólo uno
de los componentes de los costos del proceso de
producción. De tal forma que la MOD y las GIF
forman parte del costo del producto final.
El proceso es importante para los gerentes de la
empresa, por que es abundante de toda empresa para
estructurar un sistema de costos adecuados y lograr
determinar el costo de producción.

Proceso Relacionado con la Producción.

Controlar el proceso de producción, establece procedimientos para controlar el
Ciclo de Producción, y al menos este ciclo incluye las siguientes etapas:

• Planificación de las Materias Primas.

• Planificación de la Producción.
• Control de los Inventarios.
Planificación de las Materias Primas: Coordina la cantidad de la
Materia Prima que se requiere en la producción. La planificación
de las Materias Primas se lleva a cabo una vez que se ha
determinado el nivel de Producción deseado.

Planificación de la Producción: Una vez determinado el volumen de

Materia Prima, se deben ejecutar actividades de planificación de la
Producción. Las cuales deben de estar enfocadas a colocar
cantidades de bienes que deben de producirse de acuerdo a los
presupuestos de ventas.

Control Interno: Implica un seguimiento estricto sobre las

cantidades que se manejan a través de entrada y salidas de
inventarios. El proceso administrativo de las cantidades ingresadas
y despachadas, se implantan controles que son instrumentos a
través de formularios que controlan las cantidades que se reciben o
despachan.

Para llevar a cabo la planificación de la producción, una empresa

puede por ejemplo recurrir a la programación de las órdenes de
producción. Un modelo de formulario es el utilizado en este caso.
La actividad de Producción es la razón de ser de la empresa. La función principal de
producción es mantener la planta en funcionamiento. Dentro de los Ciclos de
Producción podemos encontrar diversos departamentos:
• Fabricación: Encargado de procesos fabriles.
• Control de calidad: Revisión de productos.
• Programación: Programar producción.
• Mantenimiento: Conservar equipos de planta.
• Instalaciones: Adquisición y puesta en marcha de maquinaria.
• Seguridad Industrial: Seguridad de personal y equipos.
CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Los Inventarios representan el conjunto de bienes de propiedad de la Empresa, cuyo

objetivo de adquisición o fabricación es el de volver a venderlos, para obtener un
margen de utilidad.

Podemos identificar los siguientes tipos de inventarios posibles en una

Manufacturera:
• Productos Terminados: Se clasifican a los bienes que iniciaron el
proceso de producción y que se destina a ventas.
• Productos en Proceso: Bienes con un menor grado de acabado, que no
han sido culminados.
• Materia Prima: Bienes para la fabricación o producción.
• Suministros de Fábrica: Son aquellos que son necesarios para realizar
el proceso productivo.
• Material de Empaque: Material para embalar y su costo influye.
• Mercancía en Tránsito: Bienes comprados que pertenecen a la empresa
pero que a la fecha de Balance no legan a los Almacenes de la Empresa.
CONTROL INTERNO

Debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, el más importante es el de salvaguardar su

valor como Activo.

Algunos controles que se pueden aplicar son los siguientes:

• Sólo debe entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones emanadas por
funcionarios autorizados que garanticen su resguardo.

• Las entregas de inventario se deben de efectuar con base a documentos prenumerados.

• Deben existir en este proceso, registros de inventarios continuos, en aquellos casos

que sea de costo / beneficio.

• Todas las Transacciones de Inventarios deben ser hechas tomando y midiendo las
cantidades entregadas y recibidas.
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y CUENTAS
POR COBRAR

Toda Empresa mide su actividad por varios indicadores que

son el resultado de su gestión. Todo Gerente de mercadeo,
independiente de las estrategias utilizadas tiene como objetivo
principal el de incrementar las ventas.

El Área de Producción tiene como uno de sus objetivos, el

disminuir costos, que se generan. Si los objetivos internos
coinciden, el valor de la empresa se incrementará en razón al
incremento de las utilidades.

El incremento de las ventas y las utilidades, es el objetivo que

persiguen todas las empresas.

El Proceso de Facturación, tiene el objetivo de controlar,

procesar y registrar las actividades u operaciones que tienen
como objetivo el aumentar o mantener las ventas de una
empresa.
PROCESOS RELACIONADOS CON LA
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR
El ciclo de Facturación y cuentas por cobrar, también conocido como de
ingresos y cobros, es fundamental, por que de éste dependen los Ingresos.
En la mayoría de las empresas se mide el crecimiento o tamaño de acuerdo a
las cifras de ventas.

Las ventas se pueden clasificar de la siguiente forma:

Por el volumen de unidades:

• Al Detal: Directamente al consumidor.
• Al Mayor: Vendidos a distribuidores.
• Por pedidos específicos: Órdenes de Clientes.

Por el Financiamiento:
• De Contado: Al momento de la compra.
• A crédito: Si difiere el pago.

Por Condiciones de Entrega y Precio:

• A entrega futura.
• A entrega parciales.
• Con derecho a devolución.
Los Procesos de Ventas comienzan con el pedido del cliente, el cual es recibido
mediante una Orden de Compra o por un pedido a través de la gestión de un vendedor.
El proceso incluye:

• Recepción de pedido.
• Elaboración de la factura o nota de despacho.
• Preparación del Despacho.
• Preparación de la Factura.
• Entrega de la mercancía al Cliente.
• Cobranza al Cliente.
• Preparación de relaciones de cobro.
• Efectuar los depósitos de los cobros en efectivo.
• Preparación de las estadísticas de venta.
En la Mayoría de los casos las ventas
se realizan al crédito, los procesos de
ventas incluyen tales como apertura
de Clientes y otros. El proceso de
pedidos y facturación generalmente
se establece en un sistema diferente
al Sistema Contable.

PROCESOS DE VENTAS

Recepción Elaboración Preparación Preparación Entrega de

del Factura Nota de de las
Pedido Despacho Despacho la Factura Mercancías

Preparación de Efectuar los Preparación Cobranza

las Estadísticas depósitos de de la relación al
de ventas cobro en efectivo de cobro Cliente
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Las Cuentas por Cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo a su origen,
en los siguientes rubros:

Cuentas por Cobrar Comerciales: Por los Ingresos de Ventas.

Cuentas por Cobrar a Compañías Relacionadas: Por Activos que se originan

a razón del financiamiento, principalmente a las sucursales.

Cuentas por Cobrar a los Empleados: Por préstamos u otras entregas

que se hacen a los empleados.

Otras Cuentas por Cobrar: Son el producto de diversas operaciones.

Los Registros Auxiliares de cuentas por cobrar son una herramienta útil para el análisis
de las cifras correspondiente a las ventas y a los pagos realizados por los clientes.
CONTROL INTERNO
Los Objetivos del Control Interno Contable en el ciclo de facturación y cuentas por
cobrar son:

• Integridad: Es el registro oportuno de todas las transacciones,

evitando la falta de alguna operación.
• Existencia: Es el adecuado registro de transacciones válidas
realizadas por la entidad.
• Exactitud: Los Controles de Exactitud están orientados a garantizar
el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad.

Los principales controles relacionados con el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son
los siguientes:

• Las Facturas deben ser prenumeradas.

• Las Notas de Entrega deben estar acompañadas de la
factura comercial.
• Los límites de crédito deben ser respetados.
• Se deben realizar controles de reconciliación entre los
registros auxiliares y las cuentas del mayor.
PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
Están enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el
personal.
Los cargos por concepto de Nóminas representa normalmente un costo importante para
la gran mayoría de empresas.

PROCESO RELACIONADOS CON EL PERSONAL.

El ciclo de nómina adquiere especial importancia en la empresa moderna. En estos
momentos es necesario que las compañías logren un equilibrio entre los recursos
humanos y los materiales.

Este factor humano es controlado por el departamento de personal, en este

departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el personal, los cuales son
entre otros:
• Reclutamiento y Selección.
• Ingreso de Personal.
• Entrenamiento y desarrollo.
• Control de Asistencia y horas trabajadas.
• Beneficios por vacaciones y otras prestaciones.
• Cumplimiento de las obligaciones gubernamentales.
• Planes de Pensiones y Jubilaciones.
• Préstamos al Personal.
Algunas operaciones no generan registro contable, donde se muestra un modelo de las
operaciones relacionadas con el ciclo de nómina y que generan registros contables que
afectarán los EE.FF.

Reclutamiento Evaluación
y del
Selección Desempeño

Planes de Pensiones Retenciones

Pagos Trabajador Entrenamiento

Recibo Recibo Contrato Recibo Facturas Planillas

de de de del de
Aportes Pagos Préstamo Proveedor Pago

REGISTRO CONTABLE

Operaciones que se originan en el ciclo de Nóminas

Para realizar las diferentes funciones en el ciclo de nóminas se puede contar con los
siguientes Sistemas:

• Sistema de Nóminas: Utilizado para realizar los cálculos

de asignaciones y deducciones.
• Sistema de Beneficios Contractuales: Para realizar los cálculos
de los beneficios.
• Sistema de Beneficios Contractuales: Para controlar préstamos
que se le efectúa al personal.
• Sistema de Información sobre nómina: Suministra información
requerida por la gerencia.

Un departamento de Personal en una empresa puede estar organizado de la siguiente

forma.

Recursos
Humanos

Recursos Recursos Recursos Recursos Recursos

Humanos Humanos Humanos Humanos Humanos
LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL:
Se refiere a los trabajos relacionados con el pago de los Sueldo y Salarios.
Dentro de los procesos de administración de Personal, hay que tener presente
donde terminan los trabajos propios de recursos humanos y donde
comienzan
los procedimientos contables, de manera que apreciaremos los diferentes
procesos relacionados con el personal de la Compañía.

INGRESOS DE PERSONAL: La Necesidad de nuevo personal en la

Compañía surge por el despido o renuncia del personal o aumento en la
plantilla de trabajadores, el responsable del departamento que requiere el
empleado debe llenar una solicitud o requisición de personal, que se
entregara al Departamento de Personal.

El Personal del Departamento de Recursos Humanos es el encargado de la

Selección de Personal realizará los pasos necesarios para el Reclutamiento.

Los Candidatos seleccionados deben llenar una planilla de solicitud de

empleo, la cual servirá para evaluar a los diferentes candidatos.

El proceso de ingreso de empleados no genera asientos de contabilidad, porque es un

proceso netamente administrativo
PROCESO DE NÓMINA: Depende del sistema empleado para el cálculo del
pago; puede emplearse un Sistema Manual, actualmente todas las empresas
realizan cálculos computarizados.

Para realizar este proceso se necesita la información referente a la base para el

cálculo, las cuales normalmente son:
• Horas.
• Días.
• Por trabajo realizado a destajo.

PAGO DE NÓMINA: Constituye un intercambio entre el trabajador y la

empresa.
Para controlar la especie entregada por el trabajador, se utilizan sistemas
de control que pueden ser:
• Tarjetas de Control.
• Tarjetas Magnéticas con reloj.
• Lista de Asistencia.
Los registros de asistencia o de control de tiempo, generalmente están a
cargo del Departamento de Contabilidad de Costos, con el propósito de
mantener registros y controles sobre los tiempos y las variaciones en
eficiencia.
El cómputo de gasto de nóminas tendrá tres objetivos:
• Realizar el pago oportuno.
• Controlar los costos incurridos en la fabricación.
• Controlar el gasto de nómina de los empleados.
CONTROL DE TIEMPO: Permitirá un adecuado cálculo de los
costos y gastos predeterminados de mano de obra.

El Departamento recoge información de las tarjetas de tiempo o

cualquier otro método escogido, con el fin de preparar el pago, este
debe contemplar todas las disposiciones legales y contractuales que se
apliquen según sea cada caso.

Asimismo también se deben contemplarse todas las deducciones

aplicables.

RETIRO DE TRABAJADORES: Los trabajadores retirados

deben ser tratados de forma que su exclusión del sistema de nómina
se realice oportunamente.
 CONCLUSIÓN
Mientras los Procedimientos Contables y
No Contables se encuentren detallados
en un Manual y se apliquen los Controles
Adecuados, el Ciclo de Operaciones de las
Empresas se realizarán de la mejor
manera y lograremos alcanzar los
Objetivos de la Empresa.
 SISTEMAS Y METODOS

WORKSHOP - CASO DE ESTUDIO

LECTURAS

Complementarias:
Resumen de las lecturas
Utilizar escenarios