TRABAJO INTEGRADOR

PRIMERA PARTE
BANCO DE ALIMENTOS CALI

Presentado por:
María Cecilia Portillo Obando - 1940832
Diana Arteaga Arciniegas - 2077207
Kevin Eduardo Méndez Martínez - 2024221
Laura Natalí Pineda Porras - 1941455
Andrea Dayana Matabanchoy Guerrero - 1940328
Julián David Tobar - 2024879

Presentado a:
Pablo César Manyoma Velásquez
Camilo Andrés Micán Rincón
Álvaro Julio Cuadros López

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE INGENIERÍA - INGENIERÍA INDUSTRIAL
Periodo 2022 - 02
Noviembre de 2022
 INTRODUCCIÓN:

Como estudiantes de ingeniería industrial desarrollaremos este trabajo tomando como

base los conocimientos adquiridos y herramientas trabajadas en las diferentes
asignaturas vistas hasta el segundo año de formación del programa de ingeniería
industrial.

En este proyecto integrador conoceremos de manera general el banco de alimentos

de Cali y como grupo identificaremos situaciones problemáticas o de mejoramiento
de la fundación. Estas diferentes problemáticas serán identificadas basándonos en la
información suministrada directamente por el coordinador de Sistemas de Gestión e
indicadores de los procesos efectuados en el Banco de Alimentos de Cali.

Lo que esta primera parte del proyecto principalmente propone es conocer la

organización, como su misión, visión, organigrama, mapa de procesos e identificar
posibles problemas. Para lograr esto, primero se realizó contacto con el coordinador,
se realizaron visitas a las instalaciones para identificar el proceso que siguen los
productos desde el ingreso hasta su distribución.

OBJETIVOS:

● Conocer la estructura organizacional y funcional con la que cuenta el Banco de

Alimentos.
● Revisar documentos y datos proporcionados por la empresa para determinar
los servicios que ofrece.
● Identificar y analizar las problemáticas y oportunidades de mejora a partir de
las observaciones realizadas en las instalaciones de la Fundación,
principalmente en los procesos operativos.

A. Descripción general de la organización

● Banco de Alimentos Cali:

Es una organización privada sin ánimo de lucro que recibe

donaciones de alimentos y no alimentos, trabaja en pro de la
Seguridad Alimentaria y Nutricional y en el mejoramiento de la
calidad de vida de las personas vulnerables de nuestra ciudad y
su zona de influencia. El banco de alimentos trabaja con 310
fundaciones y 800 donantes.
A.1. Historia de la empresa

La iniciativa fue gestada por monseñor Isaías Duarte, quien en una bodega hacía
recolectas de mercados. La demanda de usuarios creció hasta que en el 2000 se
constituyó como organización. Actualmente es dirigido por el Padre Joaquín Alberto
González.

El logo del Banco son dos peces y dos panes a partir de ese pasaje bíblico en el que
Jesús, tras predicar ante 5.000 personas que pasan hambre en el desierto, ve llegar
a un niño con cinco panes y dos peces con los cuales, milagrosamente, alimenta la
multitud.

Por otro lado, el Banco funciona en una bodega de 3.000 metros cuadrados en el
barrio San Nicolás ubicado en la ciudad de Cali, donde cuenta con 4 bodegas, cuarto
frío, nevera y cuarto de congelación. En estos momentos hay 65 empleados
operativos y administrativos, entre bodeguitas, separadores y empleados del área
administrativa.

Por último, ellos no reparten alimentos directamente a personas particulares, sino que
los distribuyen sólo a través de las organizaciones sociales que están registradas
legalmente ante la Cámara de Comercio y previamente inscritas.

A.2. Composición organizacional y funcional

La organización cuenta con 64 empleados fijos, de los cuales 22 pertenecen al área

administrativa y 42 corresponden a cargos operativos.

Composición funcional:

Los empleados se encuentran divididos en los siguientes equipos de trabajo. Se

describen a continuación las diferentes funciones de cada equipo.

Dirección ejecutiva→ Pro. Joaquín Alberto Gómez.

● Equipo Faro: Son encargados de coordinar los equipos y direccionamiento.

● Equipo Ideas: Son encargados de gestionar las necesidades de los

beneficiarios y de la operación.

● Equipo Halcones: Se encargan de recoger, cargar y descargar las donaciones

que han sido seleccionadas y clasificadas por tipo de producto.
 ● Equipo Metamorfosis: Son encargados de seleccionar y aprovechar, Re
empacando o reparando las donaciones recibidas que así lo requieran.

● Equipo Panal: Son encargados de estandarizar un proceso de almacenamiento

e inventarios en cada bodega según tipo de donación.

● Equipo Colmena: Se encargan de realizar la entrega intencionada, de acuerdo

con necesidades nutricionales de cada organización social.

● Equipo Fénix: Son encargados de generar la información contable, producto

de las operaciones y obligaciones financieras.

● Equipo Minga: Son encargados de recibir las solicitudes de beneficiarios, hacer

el seguimiento a las organizaciones sociales y generar alianzas para el
fortalecimiento de sus capacidades.

Descripción de los cargos más influyentes en el Banco de Alimentos:

● Director ejecutivo banco arquidiocesano: Joaquín Gómez Rendón

Es el encargado de que el banco de alimentos funcione correctamente y que esta
organización ayude a las personas vulnerables de la mejor manera.

● Jefe de logística y sistemas de gestión: Nilson Rengifo

Ingeniero industrial y es el encargado de que la planta operativa cumpla con todos los
procesos además de contribuir en algunos asuntos administrativos.

● Jefe de recolección y transporte: Alfredo Delgado

Tecnólogo en ingeniería industrial, él es encargado de establecer las rutas fijas y las
rutas eventuales y realizar un seguimiento de estas para controlar el tiempo de
llegada, esto ayuda a que los operarios estén preparados para descargar el camión
lo más pronto posible. La otra función que realiza es la de observar el proceso de
recolección y registrar cuántos kilogramos o unidades hay de cada ítem y de qué
empresa proviene la donación.

A continuación, la estructura organizacional de la empresa.

 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
BANCO DE ALIMENTOS CALI

Basado en información suministrada por el Banco de Alimentos.

A.3. Mapa de procesos

El mapa de procesos del Banco de Alimentos-sede Cali, se divide en tres secciones:

● Estratégicos (directivos).
● Operativos (misionales).
● Apoyo (soporte).

Información suministrada por el Banco de Alimentos.

Mapa de procesos estratégicos:

Hace referencia a los procesos directivos, los cuales se componen de:

1. Gestión del Direccionamiento Estratégico:

De los objetivos corporativos de la organización está en primer lugar mejorar

el portafolio de productos y/o servicios de la canasta básica a las
organizaciones beneficiarias y personas vulnerables; también ser atractivo y
confiable para que las empresas, organizaciones y personas naturales
desarrollen y apliquen su gestión social y por último mejorar la capacidad de
operar y mantener los procesos.

Además, están las estrategias corporativas que se basan en diversificar el

portafolio de productos y/o servicios para garantizar la sostenibilidad, mantener
 el posicionamiento y reputación corporativa y diseñar y desarrollar proyectos
enmarcados en la sostenibilidad que respondan a las necesidades del Banco
de Alimentos y las de sus grupos de interés.

Del mismo modo tienen estrategias operativas como desarrollar programas de

mejoramiento continuo con las organizaciones beneficiarias y líderes,
establecer de forma sistemática la estructura y los procesos de Mercadeo,
Gestión Administrativa, Gestión Humana y Voluntariado que permitan el
crecimiento del Banco de Alimentos y por último fortalecer el sistema de
Gestión Transformándonos Para Servir Mejor -SIG-TPSM-.

2. Sistema de Gestión “Transformándonos para Servir Mejor”:

Este es un Sistema de Gestión propio e integral legalizado, el cual incluye tres

elementos que son: Gestión del Direccionamiento Estratégico, Gestión por
procesos y Gestión de la Cultura, estos les permiten mejorar el manejo
administrativo de cada uno de los procesos y llevar un proceso continuo para
darle soporte a los requerimientos de los donantes, respondiendo así al manejo
de los productos y a los beneficiarios, frente a la calidad de los productos
entregados.

Fuente: Banco de Alimentos

3. Control Administrativo y Financiero (Revisión Fiscal):

El banco de alimentos también lleva un control administrativo y financiero esto

para saber cómo han avanzado cada año, ellos procuran su integridad física
mediante la identificación, evaluación, mitigación y control de los riesgos
laborales que pueden generarse en el desarrollo de sus actividades y procesos
en cumplimiento con el Decreto 1072 del 2015. También hay un reglamento
para los conductores y en general todos los funcionarios y contratistas donde
deben cumplir con la reglamentación establecida en el Código Nacional. Este
tercer ítem del mapa de procesos estratégicos está basado en las auditorías y
 en cumplimiento a las normas legales vigentes en Colombia.

Mapa de procesos operativos:

1. Proceso de recolección, transporte y recibo:

El banco posee 11 vehículos, el cual tiene 7 rutas fijas visitando de 10 a 15 almacenes

de retail y 3 rutas eventuales, la recolección se hace de lunes a sábado

Su principal función en este paso es recoger y transportar todos los productos

donados cuidando su calidad, preselección en punto, separación por tipo de producto,
optimizando el tiempo y el mantenimiento de la flota vehicular (aseo de vehículos,
control de mantenimientos. control de costos). En este proceso también se pesa y
registra manualmente lo que ingresa al banco de alimentos para después ser pasado
al computador.

2. Proceso de selección y aprovechamiento:

Se realiza la selección de los productos recibidos en las siguientes categorías:

Fruver: Selección patio, apoyo de descargue,

aprovechamiento pulpa, registros para inventarios.

Alimentos: Selección de alimentos (reempaque, rotulado y

registro de inventario).

Panadería: Reempaque y pesaje de productos de

panadería.

Ropa: Selección de ropa y zapatos.

Reciclaje: Selección, separación y almacenamiento de

materiales reciclados.

Otros: Muebles, electrodomésticos y enseres.

Bodega Fruver
Fuente: Elaboración propia

3. Proceso de almacenamiento e inventario:

● En esta parte está la organización de bodegas, traslados, seguimientos a

rotación de productos, aseo de bodegas, pasillos y canastillas.
● También las bajas de inventarios, revisión de inventarios físicos y de sistemas.
 Bodegas de alimentos y productos de aseo
Fuente: Elaboración propia

4. Proceso de distribución y despacho:

● Aquí se encuentra el surtido de granero, la distribución

de productos a las organizaciones, la remisión de
mercados fijos y eventuales y el aseo del área.
● En esta zona arman los mercados de granos.
● Se hace la entrega de mercado a las organizaciones
(fijas y eventuales), con su respectiva revisión de
calidad de productos entregados.
● Por último, está la atención al usuario y registros de
salidas a inventarios.

Granero surtido
Fuente: Elaboración propia

5. Mantenimiento y consumo:

En esta parte se encuentra el mantenimiento de instalaciones y equipos, los

seguimientos a consumos de servicios públicos y lavado de canastillas.

Mapa de procesos de apoyo:

Hace referencia a los procesos de soporte, los cuales se componen de:

1. Gestión de Talento Humano y Voluntariado.

Las personas que deseen un trabajo voluntario en las tareas operativas o

administrativas de la fundación pueden hacerlo. Cuentan con diferentes tipos
de voluntariado:

● Individual: Son aquellas personas que se acercan para ofrecer su

tiempo o conocimiento en donación. Pueden venir en forma recurrente
(voluntarios permanentes) o pueden optar por venir en forma esporádica
(voluntarios ocasionales).

● Corporativo: Son los grupos de empleados de empresas que

coordinados por las mismas y en marco de sus programas de
responsabilidad social, llegan al Banco a donar su tiempo.

● Escolar: Son los grupos de estudiantes de secundaria que, coordinados

por sus instituciones, se acercan periódicamente al Banco a apoyar la
labor operativa. La actividad tiene como objetivo generar conciencia
solidaria en los alumnos, mostrándoles una realidad diferente y
dándoles la posibilidad de transformarla desde su lugar.

● ONG 'S: Son los grupos que coordinados por otras organizaciones
sociales se acercan para donar su tiempo.

2. Gestión Administrativa y Financiera.

En esta parte debe existir una concordancia entre los estados financieros que
se acompañan y el informe de gestión de los Administradores en cada uno de
los informes presentados al auditor cuando finalice cada año, cumpliendo estos
con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en
Colombia.

3. Gestión de la Tecnología de la Información y la Comunicación.

La Fundación Arquidiocesana Banco de Alimentos es la responsable del

tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del
desarrollo de su actividad en el sector servicios sociales. Así mismo, es garante
de la administración de las bases de datos en la cual se almacena dicha
información.
Esta política se aplica para todos los trabajadores, terceros, clientes,
distribuidores, proveedores o contratistas que realicen tratamiento de datos
personales en el desarrollo de su relación de servicio o laboral con la fundación,
o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la
cual se derive un tratamiento particular de datos personales.
B. Identificación de problemas o situaciones de mejoramiento

Para la identificación de problemáticas u oportunidades de mejoramiento de la

organización, inicialmente se revisan los mapas de procesos, se identifican las áreas
que los componen y se analizan las problemáticas de cada una de estas de la
siguiente manera:

Procesos Estratégicos:

1. Personal con varias funciones y cargos que toca asumir:

Al llegar los productos al banco de alimentos, el personal no solo tiene un cargo en

específico, los empleados hacen varias funciones y van al punto donde son
seleccionados dependiendo de las cantidades de mercancía que llegue y de la
demanda de elementos que entre a la organización.

Procesos Operativos:

1. Proceso de recolección: Recoger y transportar todos los productos donados

cuidando su calidad.

- El registro de los productos que reciben: La actual

forma de realizar el registro de las donaciones por
parte del personal de la fundación es escribiendo
estos datos en una plantilla física, esto implica que
haya retrasos en los tiempos de transporte puesto
que les toma mucho tiempo a los operarios
organizar los productos y anotarlos, más cuando
hay diversidad de productos en las donaciones.

Bahía de descargue
Fuente: Elaboración propia

- Rutas no sistematizadas adecuadamente de transporte: Actualmente no hay

un horario personalizado para cada uno de los camiones que recolectan las
donaciones, esto ha generado que cuando llegan a las instalaciones a
 descargar haya una gran congestión, sobre todo en horas de la tarde,
principalmente a las 2. Esto hace que haya mucho tiempo de espera para el
descargue y no priorizan los camiones que vienen con donaciones de frutas,
verduras, carnes y lácteos que son los que se deben revisar de primero por su
cuidado y tiempo de duración.

2. Proceso de selección y aprovechamiento: Clasificación de los productos donados,

pesado, reempaque, rotulado y registro de inventario.

- Saturación de donaciones a las 2:00 p.m.: Si bien esta problemática se genera

por el área de transportes al no tener un adecuado sistema de rutas, esto
implica también que los operarios encargados de la clasificación de las
donaciones tengan un exceso de trabajo en ese horario y se ralentice su
proceso al tener diversidad de productos que deben ser nuevamente
organizados.

- No hay existencia de manuales para realizar estos procesos: La fundación

usualmente recibe apoyo de mano de obra de parte de la comunidad caleña
(voluntarios) en esta área de clasificación de donaciones, por tanto, como
siempre llegan personas diferentes se les debe explicar una y otra vez cómo
se realiza este proceso, la explicación de esto implica que uno de los operarios
no trabaje en la clasificación porque debe asesorar a la comunidad, pero si
existieran manuales de apoyo para que las personas pudieran revisar los
instructivos sería de mucha más ayuda y se mejorarían los tiempos de
selección y aprovechamiento.

3. Proceso de almacenamiento e inventarios:

- Saturación en bodega: De las cuatro bodegas que tiene la instalación del banco
de alimentos, tres están disponibles para los productos de aseo puesto que
hay muchas donaciones en torno a estas mercancías por lo que siempre hay
saturación en estas. Usualmente la mercancía que llega de productos de aseo
es en estibas, las cuales ya se encuentran clasificadas con productos
homogéneos; sin embargo, en la bodega no hay una adecuada disposición de
los productos, lo que genera que estos no se encuentren rápido (están
desorganizados) y también corren el riesgo de que caduquen su fecha de
vencimiento. Tampoco hay inventarios que recojan la información que se
requiere para hacer un seguimiento adecuado de los productos.

4. Proceso de distribución:

- No se entregan completas las canastillas prestadas a las fundaciones: El banco

de alimentos decidió prestar canastillas a las fundaciones y que las devuelvan
 cuando ellos las desocupen, porque cuando las fundaciones iban por los
alimentos se estropeaban al empacarlos con sus propias canastillas. Pero las
fundaciones se olvidan de entregar completas las canastillas y no las entregan
en su totalidad al banco de alimentos.

Procesos de Apoyo:

1. Mantenimiento de maquinaria:

- Maquinaría de lavado de canastas: se han presentado casos de retrasos en

clasificación, almacenamiento y distribución debido a fallas en el sistema de
maquinaria de lavados, esto debido al mal uso de esta por los operarios, así
como el mantenimiento no adecuado, ya que solo se le hace mantenimiento
cuando se daña. Esta área está restringida para los visitantes, por tanto, no
se pudieron realizar observaciones al respecto.

Una vez se han identificado diversos problemas por cada uno de los procesos
(estratégicos, operativos y de apoyo), se procede a analizar cuales resultan de mayor
impacto para la fundación.

Para ello se proponen diferentes problemas de interés en torno a los procesos

operativos que se realizan en la fundación, puesto que estos abarcan no solo lo
operativo sino también lo relacionado con los procesos de apoyo y estratégicos para
determinadas situaciones. Estos problemas se discuten con los principales operarios
que tienen a cargo estos procesos, se llega a un mutuo acuerdo donde se optan por
los siguientes problemas que son abordados a partir de árboles de problema de la
siguiente manera:

Problema 1: Registro de inventario doble de los productos por donación.

 Fuente: Elaboración propia

Como se ha mencionado anteriormente, el problema relacionado con el registro de

los productos de donación (manual y digital) se genera por diferentes causas que
involucran la parte financiera, formativa y de sistematización de datos.

Según Alfredo Delgado, operario encargado del proceso de registro, la principal

dificultad se relaciona con el difícil acceso a tecnologías que permitan mejorar el
registro de los datos, esto genera múltiples problemas principalmente relacionados
con demoras en los tiempos, tanto de despachos de los camiones (generando el
efecto de cuello de botella) como el de los operadores de clasificación y
almacenamiento que terminan extendiendo su horario laboral.

Problema 2: Distribución inadecuada de espacios en bodega de aseo.

 Fuente: Elaboración propia

Esta problemática es de gran importancia para la fundación, puesto que solo se

cuenta con 4 bodegas para almacenamiento y 3 de estas están ocupadas por los
productos de aseo. Es importante resaltar que el producto estrella de la organización
son los productos de aseo, ya que según fuentes primarías (entrevistas), este es el
producto que más reciben en donaciones y, por tanto, su almacenamiento y
distribución es de cuidado.

El problema no radica en el gran volumen de estos productos, como se ha

mencionado anteriormente es un problema relacionado con la disposición de estos
productos en las bodegas, esto se genera por diversas causas, principalmente se
destaca la deficiente asignación de tareas a los operadores que están a cargo del
área de bodegas, sin embargo, esto también se ve afectado por la falta de personal,
ya que muchas veces los operadores deben suplir diferentes áreas, dejando el trabajo
incompleto por entregar lo mínimo indispensable para el funcionamiento de la
fundación. Esto genera efectos relacionados principalmente con la demora en
tiempos de desplazamiento y distribución de productos.
CONCLUSIONES:

Como conclusión, en la realización de este proyecto pudimos analizar, entender e

informarnos más a fondo la misión de esta fundación y su visión de crecimiento y
ayuda que ofrece el banco de alimentos a la ciudad de Cali y sus alrededores. Tanto
como sus procesos y manera de operar dentro de sus instalaciones con las visitas
que pudimos realizar dentro de la organización.

A lo largo de las visitas realizadas pudimos obtener información directamente y/o

evidenciada por todo el grupo con la organización y encontrar problemáticas
habituales y comunes como la que operarios asumen varios cargos y funciones en la
organización, registros dobles de las donaciones que reciben, cuellos de botellas en
la zona de desembarque de los camiones a las 2 pm, no haber varios manuales para
varios tipos de procesos, saturación en bodegas y la no entrega de canastillas
prestadas a las fundaciones. También se obtuvieron datos de la cantidad de
donaciones que le llegan a la fundación en los 3 primeros trimestres del año 2022,
gracias a un documento que nos fue enviado por un encargado del banco de
alimentos.

A partir de la observación directa de los procesos operativos y de las entrevistas

realizadas, se pudo evidenciar diversas problemáticas que afectan directamente a la
fundación, y es importante destacar la importancia de la experiencia en sus
trabajadores, porque, aunque no se realicen los procesos de una forma meticulosa o
sistematizada, la fundación sigue en funcionamiento gracias a sus dinámicas.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Informe de gestión 2019. (2019). Banco de Alimentos Cali.

https://www.bancodealimentoscali.org/wp-
content/uploads/2020/11/INFORME-GESTION-2019.pdf

Informe de gestión 2020. (2015). Banco de Alimentos Cali.

https://www.bancodealimentoscali.org/wp-content/uploads/2022/04/Informe-
de-Gestio%CC%81n-2020-red.pdf

Informe de gestión 2021. (2021). Banco de Alimentos Cali.

https://www.bancodealimentoscali.org/wp-content/uploads/2022/05/Informe-
de-gestio%CC%81n-con-estados-financieros-2021_.pdf

Banco de Alimentos Cali. (2022a, julio 19). ¿Quiénes Somos?

https://www.bancodealimentoscali.org/quienes-somos/