Apropiar el proceso administrativo en las organizaciones

Fase 4

Taller Individual

Estudiante
Carlos Asdrual Henao Vargas
CC.5.833.967

UNAD -Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Ingeniería Electrónica
Girardot-Cundinamarca, 2022
 Prever y proponer estrategias en la planeación y organización

Introducción

La empresa Hielo Y Agua Don García Colombia SAS, es una empresa regional dedicada a
la producción y comercialización de bebidas no alcohólicas de aguas minerales y de otras
aguas embotelladas de productos como lo es: el hielo en bloque o en cubos, agua en bolsa
personal y de 6Lts, agua mineral embotellada en presentaciones de 300cc, 500cc, 1lt y
botellón de 6tls. La empresa se encuentra ubicada en la cuidad de Flandes Tolima en la
carrera 5 # 8-63 Barrio Iqueima.
Con su política de mejorar cada día, los procesos en la producción están siendo optimizados,
para poder ofrecerle al cliente final un producto de mejor calidad, todo eso gracias a la
adquisición de nueva maquinaria, las cuales están reemplazando a las tradicionales.
Hielo y Agua Don García se está convirtiendo en una marca referente en la región, batallando
mano a mano con las grandes productoras de la industria de las bebidas no alcohólicas; no es
y no será una tarea fácil para estar a la altura de los grandes competidores como son la
empresa Kola sol de Girardot, pero la compañía está confiada que con buenas prácticas de
producción y comercialización permitirán seguir luchando por estar en lo más alto de la
industria.
Por medio de esta investigación se realizará un estudio de la organización, analizando los
aspectos más relevantes con el fin de trazar unos objetivos que mejoren los resultados y así
se logre aumentar la competitividad de la compañía.
 Objetivos

Objetivo General

Realizar el diagnóstico de la planeación y de organización de la empresa: Hielo Y Agua Don

García Colombia SAS

Objetivo Específico

Diagnosticar por medio de la matriz Dofa y establecer herramientas de mejora continua ante
los procesos que desarrolla la empresa: Hielo Y Agua Don García Colombia SAS
Implementar herramientas de seguimiento que aseguren la continuidad y mejoramiento de la
producción.
 Desarrollo de la actividad

Análisis de la organización: Empresa Hielo Y Agua Don García Colombia SAS

Historial de la empresa:
Hace 30 años una familia decidió producir Hielo y envasar agua de calidad, para una región
donde la temperatura ambiente exige hidratación continua, donde los ciudadanos tuvieran
una manera diferente de disfrutar una bebida fresca y al alcance de todos, que durara más,
que fuera practica y de excelente calidad al consumirla. Fue como se creó Hielo y Agua don
García y se inició esta historia de innovación.
El éxito de la compañía desencadenó en la apertura de la planta de envasadora. Hoy en ella
se produce, envasa y comercializa agua potable tratada y sus productos derivados como el
Hielo en Bloque y cubos, Agua en bolsa y en botella de diferentes presentaciones
Actualmente cuentan con una planta de producción de dos niveles, con área administrativa,
puntos de venta con servicio a domicilio, para los municipios de melgar, Carmen de Apicalá,
Tocaima, agua de dios, Ricaurte, Girardot y Flandes, en los que vendemos nuestros
productos.
Nuestra historia, tradición, compromiso y lo más importante, nuestros colaboradores, no han
permitido mantenernos presentes como unos de los principales proveedores de agua y sus
derivados en la región.
 Tabla 1 Fortalezas de la Organización Hielo y Agua Don García

Valor
Variables Fortale (Calific
za s
ar de 1
a 5)
Producción La automatización de los procesos de producción 3

Mercadeo Inversión en nuevas estrategias de publicidad en 3

la red.
Talento humano Personales altamente calificados en todos los 2
procesos de la empresa.
Finanzas Estables con tendencias al alza por nuevos 2
consumidores.
10

Se debe enfocar en los factores claves que ayuden a impulsar la innovación con un desarrollo
óptimo de los productos en los tiempos de producción.
Realizar alianzas que permitan posicionarse y seguir creciendo en el mercado, incursionando
en nuevos productos o mejorar las líneas de producción para conseguir nuevos consumidores.
 Tabla 2 Debilidades de la Organización Hielo y Agua Don García

Valor
Variables Debilida (Calific
d es
ar de 1
a 5)
Producción Dificultad en el manejo de las nuevas tecnologías 2

Mercadeo Falta de posicionamiento en los medios de 3

comunicación y redes sociales.
Talento humano Poco personal capacitado para llevar a cabo los 2
procesos de la empresa
Finanzas No se cuenta con un sistema actualizado del 3
manejo de las finanzas
10

Realizar actividades que permitan aplicar una logística de uso de la materia prima donde el
enfoque es la disminución de perdida de este; se debe proteger el mercado, mejorando el
servicio de venta llegando a zonas más alejadas.
Tabla 3 Oportunidades de la Organización Hielo y Agua Don García

Valor
Variables Oportunid (Calific
ad es
ar de 1
a 5)
Clientes Expansión a nivel Nacional 3

Proveedores Mejoras alianzas que complementen la expansión. 3

Social - Cultural Eventos que masivos para involucrar a los viejos y 4

nuevos consumidores.
Político - legal Aprovechamiento de las nuevas leyes de que 3
influye en la canasta básica familiar.
Económico Crecimiento de ingresos gracias a la expansión de la 3
empresa a nivel nacional.
16
Asegurar la existencia de la materia prima que soporta la producción y la calidad, analizando
el mercado, investigar los cambios y necesidades actuales de la industria, logrando proyectar
nuevos productos atractivos para el consumidor.

Tabla 4 Amenazas de la Organización

Valor
Variables Amenazas (Calific
ar de 1
a 5)
Clientes La asequibilidad de los productos de otras marcas 3

Proveedores Influencia en costos de cambio; la industria ofrece 3

los mismos productos que satisfacen la misma
necesidad
Social - Cultural Incursionar en la innovación de productos 3
saludables
Político - legal Poca influencia en la integración en las nuevas 3
leyes que afectan el mercado
Económico Requerimientos de capital 3

15

En el entorno externo el surgimiento de nuevos competidores que ofrecen al mercado

productos de más bajo costo, también el cambio de estilo de vida de los consumidores que
están enfocando sus necesidades a productos con menos cantidades de calorías y que les
ayude a mantener un estilo de vida saludable; es aquí donde la compañía debe enfocarse a
combatir estos cambios para mantener a sus consumidores y atraer a otros.
Tabla 5 Diagnóstico de la Organización Hielo y Agua Don García

Variables Situación actual (De acuerdo Futuro deseado (Cómo

con el análisis DOFA)
Productividad Posicionamiento de la marca
Efectividad Poca información o manual de
procesos de producción.
Eficiencia Productos que no abarcan a toda la
población
Eficacia Poca reproducción a nivel de
medios de información.
ve la empresa en el
futuro)
Nuevas alianzas estratégicas
para elevar el consumo de
los
productos
Diseño de protocolos para
mejoras los procesos de
producción
Innovación en productos para
estilos de vida saludables.
Incursionar en las redes sociales
para llegar a los nuevos clientes

Misión: Proveer a nuestros clientes de Visión: Subir o mantenernos para el

productos de agua potable tratada y sus
productos derivados como el Hielo en
Bloque y cubos, Agua en bolsa y en botella
de excelente calidad, con un buen
servicio y honestidad;
2026 entre las 2 grandes compañías
productoras, innovando con nuevos
productos que acojan a regiones de
Cundinamarca y Tolima.
Determinar los valores corporativos

Integridad: Nuestro actuar se basa en la integridad y honestidad con todos: proveedores,

clientes
, distribuidores o personal de planta.
Trabajo en equipo: Al trabajar en unidos y con amor hacia lo que hacemos reflejamos el
esfuerzo por alcanzar nuestras metas.
Confianza: Con nuestros clientes y nuestros colaboradores siendo transparentes en
nuestros productos.
Respeto: Demostrando lealtad con nuestra compañía e integrantes.

Objetivos a corto, mediano y largo plazo

Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 meses a Largo plazo (1 a 5 años)

1
año)
Llegar a más municipios de Cubrir todos los municipios
la región Cundinamarca y de la región de Tolima
Tolima
Adquisición de nueva Adquisición de nuevos
maquinaria predios o lotes para la
construcción de nuevas
plantas de producción
Expandirnos a todos los
municipios del territorio del
Tolima y Cundinamarca
Creación de nuevas plantas
para la innovación de
nuevos productos.
 lOMoARcPSD|12842839

Políticas
Política de Política de Política de Políticas de
satisfacción pago a los horarios formación al
del cliente proveedores cliente interno

Alianzas Los pagos a los El registro del Proveer a nuestros

estratégicas: El proveedores se ingreso y salida de clientes internos los
mercado nos realizan en los plazos los trabajadores se productos conforme
impulsa a ser cada establecidos, ya sea a realizará dentro de a sus necesidades y
día mejores; por 30 o 60 días a partir horario de 07:00 a así garantizar la
esto nuestro de la recepción de la 12:00 y 13:00 a satisfacción
compromiso está factura a pagar. 17:00 mediano y largo
en realizar un plazo.
fortalecimiento
permanente con
nuestros clientes.
Confianza: El Los pagos Para las plantas de El compromiso que
cliente tiene una proveedores se producción de nuestra gestión
gran confianza en la realizarán por medio manejaran 1 turno abarque las
compañía y valora la de la transferencia de 8 horas. necesidades de
transparencia con la electrónica a la nuestros clientes
cual actuamos, cuenta oficial que el ofreciendo
haciendo cumplir proveedor productos seguros y
todos los requisitos y suministre. auténticos
normas que nos manteniendo
aplican. nuestros estándares
de calidad.
 lOMoARcPSD|12842839

Mejoras Continuas

La mejora continua es La compañía Los Administrativos La Mejora Continua

fundamental para realizara la tendrán un solo turno del rendimiento
nosotros, ya que es evaluación de las de lunes a viernes. operativo y así
nuestro motor que nos facturas o cuentas de lograr satisfacer
impulsa a una cobro:
permanente Estudio de
actualización de facturación Se
nuestras formas de asignará fechas y
producir. horarios de recepción
de facturas.
Se verificará los
requisitos de la
factura.
 lOMoARcPSD|12842839

Presupuesto: 80.000.000
Recursos Gerencia Área Área Área Área
Administrativa Financiera Comercial Operativa

Humanos 1 2 1 10 6

Técnicos Equipo Equipo de Equipo Equipo Equipo

de cómputo de de de
Cómputo dotado con cómputo cómputo cómputo.
los softwares o dotado dotado Máquina
requerimiento Con los con los sy
softwares
o
s específicos requerimi software herramienta
ento
para ejecutar s específicos o n
sus para requerimie para
ejecutar nto
funciones. sus ejecutar
funciones. Específicos los
Para mantenimientos
ejecutar
sus
funcione
s
Material Oficina Oficina o Oficina o Tablet o Cables,
teléfonos
inteligentes
con datos
Dotada cubículos cubículos rodamiento
Con dotados con dotados ,
teléfono, impresoras, con herramienta
escritorio, teléfonos impresora
Impresora s, Taller de
teléfonos con mesa
de trabajo
 lOMoARcPSD|12842839

y
repuestos

Financiero Gerente Jefe gestión Jefe

humana: Contabili Supervisor: Técnico de
3.5 dad: 2.000.000 mantenimiento:
millones 2.300.000
3.000.00 Asesores de 2.000.000
Secretaria: ventas:
1.500.000 1.500.000
Técnicos de
producción:
Técnicos
entregas:
1.000.000
1.100.000
Servicios Generales:

1.000.000
ORGANIGRAMA
 Conclusiones

N CARGO FUNCION ES
o
Gerente General Administrar toda la empresa: Coordinar los recursos de la
1 organización, Asignar tareas a sus subordinados
Planear, organizar, direccionar, controlar los procesos
administrativos de la empresa.
Jefe de gestión humana Debe tomar decisiones dentro de la organización y
comunicársela a los empleados; Desarrollar las actividades
asignadas por su jefe inmediato, tales como entrevistas y
bienestar del
empleado
Secretaria de gestión humana . Coordinar con las áreas administrativas para asegurar que los
3 registros y análisis se estén
ejecutando.
Asistente de servicios Encargado de asesorar las áreas asignadas y velar por que se
4 generales encuentren en buen estado, Encargado de ejecutar todas tareas
asignadas por si jefe inmediato.
Jefe de contabilidad Encargado de controlar y analizar los datos contables,
5 Analizar, revisar todos los sistemas o software con los que la
empresa labore funcionen de la
mejor manera
Técnicos mantenimiento Planear, asignar y realizar los planes de mantenimiento de la
6 compañía.
Supervisor de ventas Encargado de analizar el mercado para alcanzar las metas de
7 la compañía.

Técnico de producción Operar y controlar la cadena de producción para alcanzar las

8 metas propuestas
Realizar visitas programadas a los clientes, aplicación de
9 Asesores de ventas campañas para nuevos clientes y programar entrega de
productos.
Realizar entregas de producto asignados por la ruta, realizar
10 almacenamiento de productos
Técnicos de entrega
 Conclusión

Empresa Hielo y agua don García, ha mostrado un crecimiento en las últimas décadas,
posicionándola en los primeros lugares en preferencia de los consumidores de la región.
La adquisición de nuevas maquinarias ha permitido el mejoramiento del índice de
producción.
La implementación de nuevas tecnologías será la nueva estrategia que la compañía pondrá
todos sus esfuerzos.
La incursión en realizar productos enfocados hacia los nuevos estilos saludables de las
personas será un plus que ayude a la empresa a sostenerse y adquirir nuevos consumidores.
El diagnostico final de la compañía es muy prometedor, después de realizar el análisis de la
matriz Dofa, podemos enfocarnos en trabajar en esas falencias y así nuestros procesos y
productos lograran llegar a los lugares que pretendemos alcanzar.
 Comprender y aplicar habilidades en la dirección y los pasos de control

Introducción

El actual informe se desarrollará los puntos propuestos en la guía de actividades comprender

y aplicar habilidades en la dirección y los pasos de control Fase 3, para la empresa
anteriormente escogida Hielo Y Agua Don García Colombia SAS, donde se aplicarán de dos
conceptos dentro de la administración organizacional que son dirección y control como
aspectos de gran importancia dentro del ciclo de planear, hacer, verificar y actuar, que
garantice el éxito en la empresa y podamos desarrollar estrategias e indicadores que nos
lleven al cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, buscando una mejora
continua de los procesos y la evolución la empresa en área de acción.

Objetivos

Objetivo General

Analizar, comprender y aplicar habilidades adquiridas en la dirección y los lineamentos de

control dentro de la empresa Hielo y Agua Don García Colombia SAS, estableciendo
estrategias, criterios de medición de indicadores y evaluación de los procesos para el correcto
cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa, identificando de manera veraz, y
precisa las oportunidades de mejora en los procesos de la organización.
Objetivo Específico

• Realizar la función del control sobre uno de los cargos mencionados en el

organigrama de la empresa
• Aplicar las características que debe tener un líder, además de las estrategias de
motivación, medios de comunicación y trabajo de equipo
• Implementar las maneras de medición y medidas correctivas para la función escogida
dentro de los cargos de la organización, buscando la evaluación imparcial y la mejora
continua del personal y los procesos

Desarrollo de la actividad Colaborativa:

Como gerente de la empresa (Hielo y Agua Don García Colombia SAS) usted debe
desarrollar los siguientes puntos en los cuales desarrollara las respuestas a los puntos
relacionados con la dirección y el control.

Dirección

Desarrollar la función de la dirección

Gerente general, encargado de destinar y organizar los recursos de la empresa, definiendo

a donde se va a dirigir la organización en un corto, medio y largo plazo, analiza el alcance
de objetivos y proyecta nuevos dentro de la organización, entre otras muchas tareas.
Características que deben tener un líder.

1 Responsable, ética profesional

2 Incluyente con el equipo en la toma de decisiones
3 Sentido de solidaridad y humanismo por su equipo de trabajo
4 Comunicación asertiva
5 Persona receptiva y analítica

Estrategias de motivación que se emplearan

1 Manual de procesos interno donde se flexibilizan horarios de

acuerdo con el personal de trabajo en cada área – pausas
activas, apoyo psicológico
2 Capacitaciones gratuitas para los empleados de las áreas
determinadas de cada grupo de trabajo
3 Aseguramiento (parafiscales) como nombra la ley del
trabajador y su código
4 Pagos a tiempo y salarios justos mediante tabla salarial de
acuerdo con el nivel de estudio, bonificación por
productividad metas alcanzadas
5 Créditos dependiendo el cargo para vivienda y educación

Medios de comunicación (Formal e informal), prevaleciendo siempre la comunicación

Formal como el canal adecuado en la organización.

1 Vía telefónica
2 Correo electrónico corporativo
3 Memorando
4 Oficios
5 Circulares normativas e informativas

Estrategias del trabajo en equipo.

1 Potenciar lo mejor de cada miembro del equipo

2 Protocolos de comunicación
3 Delegar y confiar en el trabajo de los demás
4 Establecer objetivos comunes, valores y filosofía de
trabajo, crear un excelente ambiente laboral
5 Comunicación asertiva
 Control

Seleccionando uno de los cargos la empresa que se relacionó en el organigrama y realice

los criterios para la evaluación y la forma de medición.

Cargo seleccionado: Supervisor de Ventas

Área de mercadeo y ventas: Esta área es la encargada de la actividad de mercadeo,

buscando llegar a los clientes y consumidores de manera eficaz y oportuna.

Los criterios de evaluación en el área de mercadeo estarán determinados por el nivel de

ventas y de lanzamiento de nuevos productos, líneas de negocio, clientes y comparativos,
que permitirán cumplir las metas del área y de la organización

La forma de medición se basará en el análisis del balance ventas y mercadotecnia que se

realiza mes a mes, detectando las falencias o nuevas oportunidades de mejora en el área,
se generan retos de compromiso y alcance de metas al empleado, en donde se le otorgue
beneficios de bono por productividad alcanzada o en caso contrario cuando no se alcancen
las metas se entrara a determinar las capacidades del empleado en el cargo, para
reentrenamiento o suspensión del contrato siendo este el último recurso a analizar.

Dentro de las medidas correctivas, se realizarán un análisis de las fallas presentadas por el
empleado y se programarán capacitaciones en áreas como atención al cliente, compromiso
y sentido de pertenecía hacia la organización, mercadotecnia de nuevos productos y
mercados, reentrenamiento en cargo, que mejoren y fortalezcan el enfoque en el área de
ventas, manejo y atención al cliente, cuando las fallas sean de índole técnico y de
productividad, cuando se presenten fallas donde se evidencien que el empleado no cumple
con los valores organizacionales (como en el caso de hurto de material, o mal manejo de
la imagen organizacional) se tomara la medida de finalizar el contrato unilateralmente del
empelado.
No se realizaron aportes por parte de los compañeros para continuar la
participación en foro según solicita la actividad del taller
Resultado de archivo en turnitin
 Resumen Ejecutivo

the values and principles of p&g focused on the main objective of creating added value for
customers based on quality and the value of improving life, so the end customer or
consumer will reward the company with loyalty and leadership in sales, contributing to
growth exponential of the company, all based on firm values such as trust, leadership,
integrity, passion for winning and commitment, among others; applying these values in
business and daily life encourages the life improvement approach, with the success of
innovation as a cornerstone of the processes, but this story was written on the basis of
engagement and projection of continuous improvement always seeking the solution of
problems which contribute to a better quality of the products thus a better quality of life of
the consumers, for this reason hanley was inspired by the investigation of the consumer to
satisfy needs with high indexes of quality and commitment, for this with the approach of
softener sheets of bounce clothes complete the commercial objectives and even more their
customers, with the care of the washing equipment, through the improvement process if
they interrelated different departments in search of a good result and regardless of the
corporate levels we worked for a common purpose , integrating and winning the employees
of the p&g company and therefore they contribute with commitment and self-love for
competences and results as a company, the second characteristics of a vital community is
to remain self-responsible for delivering results and leadership and be leaders in everything
we do
 Conclusiones

Después de aplicar la función de dirección y control a la empresa Hielo y agua don García

podemos determinar la importancia de la comunicación asertiva y el tener en cuenta a un

equipo de trabajo dentro de una organización ya que si hay un buen líder el proceso interno

de la empresa será exitoso y así mismo sus metas y objetivos comerciales y financieros,

generando crecimiento a la organización. Igualmente cabe mencionar que el control en

cada área de la organización estableciendo criterios de evaluación efectivos puede dar

como resultado poder actuar a tiempo sobre situaciones internas de la organización,

financieras, contables de ventas y mercadeo y de esta manera corregir factores que estén

bloqueando los objetivos y metas dentro de la organización

 Referencia bibliográfica

Blandez, R. M. D. G. (2014). Proceso administrativo. Dirección, Ciudad de México:

Editorial Digital UNID.

Blandez, R. M. D. G. (2014). Proceso administrativo. Control, Ciudad de México: Editorial

Digital UNID.

Pepper, J. (2007). What Really Matters: Service, Leadership, People, and Values: Vol. 1st
Yale University Press.