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Proceso Administrativo – Fase de Dirección – Fase de Control

Jhonnatan Eduardo Zuluaga Ortiz

Asignatura 3592227 – Teoría General de la Administración

Grupo A

Tutor:

Wilquer Herney Cruz Medina

Universidad De Pamplona

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Estudios a Distancia

Programa de Administración de Empresas

Yopal
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2022

Contenido

Introducción ....................................................................................................................................3
Proceso Administrativo ...................................................................................................................4
Fase de Dirección ......................................................................................................................4
Fase de Control ................................................................................................................. 7
Conclusiones .................................................................................................................................11
Referencia......................................................................................................................................12
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Introducción

El presente trabajo fue elaborado con el fin de dar a conocer mas a fondo las fases de

control y dirección de la empresa PAVIRS SAS, en la cual se darán a conocer la importancia que

tienen estas ramas en el proceso administrativo de una empresa, esto, con el fin de que se busque

influir positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar

su contribución a las metas grupales.

Dentro de la estructura administrativa encontraremos la ejecución y aplicación de las

fases de control y dirección, incluyendo otros factores muy importantes para el correcto

funcionamiento de la empresa, haciendo énfasis en el control administrativo y permitiendo

garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

El objetivo de esta etapa del proceso administrativo consiste en ver que todo se haga

conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o

desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

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Proceso Administrativo

Fase de Dirección
La dirección centra su atención en la manera de delegar autoridad y coordinar actividades,

buscando asegurar el éxito de las actividades gerenciales. Es importante por parte de los

directivos motivar al personal para alcanzar los objetivos del plan, indicando la importancia de

trabajar en equipo y aprender de los demás. (Reyes, 2007)

1. Tres técnicas de motivación del personal que pueda implementar PAVIRS SAS.

Ofrecer horarios más flexibles: Esto es una técnica que la empresa ya usa, pero se podría

gestionar de distintas formas de tal manera que los trabajadores se sientan mucho más

motivados sin que se forme monotonía y que nada cambie, sino que por el contrario los

trabajadores tengan mucho mas equilibrio entre su vida laboral y personal.

Reconocimiento del trabajo e incentivos: Reforzar esta área es un objetivo que tiene la

presente empresa, optando por incentivar aún más a sus trabajadores tanto emocional

como monetariamente.

Desarrollo profesional: PAVIRS cuenta con una serie de políticas y pensamientos que

enfatizan reconocer el esfuerzo de sus empleados brindándoles, promociones, ascensos u

otras oportunidades para desarrollar una carrera profesional dentro de la empresa.

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2. Describir los flujos y medios de comunicación que utiliza en la empresa

seleccionada.

En la empresa PAVIRS SAS se maneja un flujo de comunicación descendente, que

proviene desde la circulación de comunicación por parte de la cabeza principal que es el

gerente de la empresa, hasta llegar a los coordinadores de área, y de esta forma dirigir las

labores de los empleados, y no tan solo dirigir, sino siendo de gran importancia a la hora

de transmitir las instrucciones, objetivos, tareas y resultados.

Esta comunicación de gerente – coordinador - empleado nombrada anteriormente de la

empresa PAVIRS SAS se ejecuta teniendo en cuenta distintos canales de comunicación y

de diversas maneras debido al flujo de puntos comerciales en las distintas partes del país:

Principalmente se da vía telefónica y vía correo electrónico, creando notas informativas

con cualquier tipo de sugerencia o tema que esté sucediendo en la empresa pero

claramente sin dejar atrás las reuniones tipo videoconferencia y las visitas mensuales a

puntos de trabajo.

3. Identifique el conflicto en la empresa que se de en el momento o que se pueda dar

más adelante y aplique las técnicas de mediación como estrategias de solución que
usted considere se pueden aplicar en la empresa.

El conflicto que yo logro divisar de la empresa, es un conflicto que se da en la mayoría de

las empresas por no decir que en todas y es: la convivencia en las relaciones laborales.

Muchas veces los empleados poseen distintos intereses y los conflictos se vuelven

inevitables, pero esto es gestionado constantemente por el área de talento humano de la

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empresa, ya que este tipo de situaciones suelen generar rivalidades, inconformismo,

disputas y, en general, un ambiente de trabajo tenso que impide el cumplimiento de

objetivos y también una baja en índices de ventas.

Cuando suceden estas situaciones, el área de talento humano interviene de forma

arbitraria usando las técnicas de mediación y negociación identificando los intereses de

ambas partes y buscándole soluciones a dichos conflictos, con el objetivo de obtener el

beneficio mutuo. Ganador/ganador.

4. Explique cómo se podría incentivar el trabajo en equipo en la empresa seleccionada.

PAVIRS SAS incentiva a sus empleados y el trabajo en equipo por medio de un buen

estilo de liderazgo de las cabezas principales de la empresa. Inicialmente y como todo, es

indispensable que la cabeza principal sea un líder empático que se preocupe

constantemente por las necesidades de su equipo ayudando a mantener una excelente

comunicación con todos y cada uno de los empleados de la presente empresa, es

importante que sepan sus objetivos, pero sobre todo que hagan parte de ellos. Por otra

parte, un factor fundamental, es el reconocer un trabajo bien hecho y saberlo compensar

como lo es con flexibilidad laboral, cuanta más flexibilidad tengan los trabajadores en su

horario laboral, más motivados e implicados estarán con su vida laboral en esta empresa.

Por último, PAVIRS SAS, dispone de una política de incentivos como estrategia

motivacional de sus equipos de trabajo: horas extra, comisiones, bonos.

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Fase de Control
La fase de control es la función de administración que cierra el proceso administrativo, sugiere la
idea de comprobación, inspección, verificación, revisión, supervisión, etc. (JARA, 2009)

FASE DE CONTROL EMPRESA XYZ LTDA

Unidad de Resultado % de
Fecha de Fecha
AREA Objetivo medida actual Meta Indicador cumplimi Seguimiento Responsable
ento inicio Final

Francisco Javier
León- director
de logística y
Aumentar el número Número de mercadeo
de clientes y evitar el N° clientes
MERCADEO 450 550 81% Mensual 01/04/22 01/05/22
decrecimiento de la CLIENTES actuales/Número
empresa PAVIRS SAS. de clientes
planeados*100

Juan David
Producir las cantidades Unidades Villarreal – jefe
en la calidad y tiempos producidas de producción y
AREA DE Unidades
requeridos en la forma 810 1.200 actualmente/unid 66% Mensual 01/04/22 01/05/22 operaciones
PRODUCCION producidas
mas eficiente y menos ades
costosa. programadas*100

Fabián Peña
Margen de - director
rentabilidad administrativo
AREA Incrementar el margen Margen de
27% 35% actual/margen de 77% Trimestral 01/04/22 01/07/22 financiero y
FINANCIERA de rentabilidad rentabilidad
utilidad contable
proyectada*100 (Contador
público)
AREA DE Obtener mejores Mileidy
Tasa de $1’200.000 Tener un
TALENTO resultados en cuanto a Ventas González-
productividad aproximada- aumento de 80%
HUMANO la eficiencia laboral actuales/ventas Anual 2022 2023 coordinadora
y ventas de mente productivid
planeadas*100 de talento
los empleados por empleado ad del 25%
humano
AREA DE Coordinar y gestionar Número de
20 clases de
GERENCIA la empresa tanto 17 clases de variedad de Ana Milena
productos a
interna como Innovación de productos productos a la Salguero –
la venta que 85% Semestral 01/01/22 01/06/22
externamente- productos distintos a la venta/número de Gerente general
innoven a
venta productos nuevos de PAVIRS SAS.
los clientes
a la venta*100
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Técnicas de control – PAVIRS SAS

Tabla 1. Técnica efectividad general del equipo

Efectividad Total de los equipos

Variables Cantidad Unidad
Capacidad de máquina 27 unidades/día
Tiempo de funcionamiento 24 horas
Tiempo planeado 12 horas
Tiempo de paradas 1 horas
Tiempo de alistamientos 1 horas
Producción total 810 Unidades/mes
Producción con desperfectos 40 unidades
Tiempo disponible 10 horas
Tiempo muerto 1 horas
Tiempo operativo 9 horas
Disponibilidad 90%  
Eficiencia 120.00%  
Calidad 95.06%  
OEE 95.06%  

Terminado el análisis de la efectividad de los equipos para la elaboración de calzado, bolsos,

marroquinería y accesorios de la empresa PAVIRS SAS, podemos deducir que existe un

estancamiento respecto a la producción de productos, teniendo un alto número de capacidad, pero

sin representar ningún avance, lo cual tiende a dificultar en un futuro las metas propuestas, por lo

que es necesario la adquisición de nueva maquinaria para una mayor eficiencia en esta área y así

poder cumplir con el indicador, objetivo y metas del área de producción.

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Para el área de operaciones se aplicó el diagrama de ishikawa con el objetivo de mostrar los

factores que están impidiendo el desarrollo apropiado de la empresa, de la siguiente manera:

2. Diagrama de ishikawa – PAVIRS SAS.

DIRECCIÓN Y RECURSO
ENTORNO
GESTIÓN HUMANO

MATERIALES MÉTODO
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Se evidencia que a pesar de la empresa hacer su mayor esfuerzo, hay un causante que afecta el

correcto desarrollo organizacional de PAVIRS SAS, y es el desorden administrativo, haciendo

que de ahí partan el resto de problemas anteriormente mencionados en el diagrama.

Ante este problema se pretende realizar un diagnóstico global muy a fondo, para encontrar los

problemas críticos de cada uno de los procesos administrativos y operativos, y así, renovar el

sistema de gestión de operaciones de tal manera que permita una optimización en sus procesos

administrativos, operativos y buen uso de recursos para un mejor funcionamiento de la empresa

PAVIRS SAS.
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Conclusiones

 En el proceso de dirección de la empresa, se encontró que se pueden mejorar ciertos

detalles, como prestar mucha más atención a la mejora del ambiente laboral y de la misma

forma a la flexibilidad laboral, para de esta manera continuar forjando empleados mucho

más eficientes sin caer en la monotonía y que puedan cumplir las metas propuestas por

medio de la autoridad del gerente.

 En la evaluación de la fase de control de la empresa PAVIRS SAS se puede analizar que

se encontraron muchos percances respecto al cumplimiento de los objetivos propuestos

debido a un desorden administrativo, sin embargo, se pretende renovar el sistema

operacional para de esta manera hacer que todos los indicadores den a que se pueda lograr

las metas y objetivos de la empresa sin percances, y por el contrario seguir con el aumento

de resultados positivos respecto a capacidad, producción, eficiencia y calidad dentro de la

empresa.

 En el diagnóstico de estas dos últimas fases del proceso de administración de la empresa

PAVIRS SAS, nos damos cuenta de la gran importancia que tienen estas dos fases

(dirección y control) a la hora de realizar acciones como coordinar mejor las tareas,

redireccionar lo que no esté funcionando y controlar y evaluar mejor los resultados de la

empresa, en este caso PAVIRS SAS se encuentra con una alta excelencia en este ámbito.
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 Por último, y generalizando estas dos fases del proceso administrativo, se resalta la

importancia que tienen a la hora de establecer objetivos estratégicos que guíen el

desarrollo rentable y sostenido de la empresa, logrando hacer un seguimiento de todas las

desviaciones y acontecimientos con el fin de tomar medidas y ajustar el plan para cumplir

las metas propuestas.

Bibliografías

Calle Gonzalez, P. (2012). Un análisis del proceso de comunicación. Recuperado el 25 de Abril de 2022

Casales, J. C. (1995). EL CONFLICTO EN LAS ORGANIZACIONES. Recuperado el 25 de Abril de 2022

JARA, E. (2009). El control en el proceso administrativo. Universidad de Tarapacá, Chile. Recuperado el 21

de Abril de 2022

Reyes, A. (18 de Abril de 2007). Administración Moderna.

Sum Mazariegos, M. I. (2015). Motivación y desempeño laboral. Quetzaltenango. Recuperado el 25 de

Abril de 2022