Manual

de Áreas Funcionales
Santiago Casado, Felipe Fajer, Enrique Mendoza
 i

Índice
Introducción 01

Concepto 02
Objetivo

Visión & Misión 03

Estructura orgánica 04

Áreas Funcionales 05
Personal
Finanzas 08

Producción 11

Mercadotecnia 14

Sistemas 17

Staff 19

Conclusiones 20
 01

El manual de áreas funcionales En el encontramos informacion

es un documento que delimita de la organizacion como la
las responsabilidades y historia, politicas, procedimientos
funciones de los empleados de y canales de comunicacion entre
una organizacion. sus integrantes, con el fin de
unificar criterios para alcanzar
Es un instrumento que sirve de los objetivos planteados.
guia y control al personal y
facilita la comprension de las los manuales incluyen normas
areas funcionales en una legales y administrativas para
organizacion, en cuanto su los diferentes procedimientos e
estructura, politicas y objetivos. instrucciones de la empresa.

Introducción
 02

Concepto
Objetivo
El manual de areas funcionales
contribuyen en mejorar la Al ser un documento administratico
comunicacion y en ellos se registra pu proposito es plasmar en forma
y transmite la informacion y el ordenada, secuencial y detalla las
funcionamiento de la empresa. operaciones realizadas dentro de
un procedimiento.
Las áreas funcionales son conjuntos
de actividades y procesos Facilitar el proceso de induccion de
relacionados, a través de los cuales los empleados, proporcionando
se puede hacer uan mejor division informacion sobre sus funciones
del trabajo e impulsar la especificas, responsabilidad y
especializacion, promover la autoridad dentro de cada
eficiencia y por consecuencia el departamento de la empresa.
logro de los objetivos.

Surgio como resultado del estudio

de los puestos de trabajo realizado
Antecedentes

por Frank y Lilian Gibreth que

crearon el diagrama de flujo para
analizar el proceso del trabajo.

Alcances y limitaciones

Alcances:
Lograr que el manual de Areas
Funcionales integre a todos los
integrantes de la empresa.

Limitaciones:
El manual es una herramienta y
no la solucion a los posibles
problemas que se puedan
presentar.
Debe ser actualizado
periodicamente
 03

Visión
& Misión

Visión
Lograr una empresa organizada, con ayuda de el manual cuya
importancia radica en que permite observar el movimiento de la
empresa y asi poder realizar los cambios pertinentes y actualizarlo,
permite saber las lineas de autoridad para evitar conflicto. Es
indispensable para llevar un mejor control.

Misión
incluir todos los puestos o unidades
administrativas
Precisar su responsabilidad y participacion
Incluir informacion y ejemplos de formularios
ESTRUCTURA ORGÁNICA 04
ÁREA DEPARTAMENTOS

RECLUTAMIENTO Y SELECCION
SUELDOS Y SALARIOS
CAPACITACIÓN
PERSONAL
RELACIONES LABORALES
SALUD ORGANIZACIONAL
PLANEACION Y EVALUACION

CONTABILIDAD GENERAL
IMPUESTOS
FINANZAS COSTOS
PLANEACIÓN FINANCIERA
INVERSIONES

ADMINISTRACION DE MATERIALES
COMPRAS, SUMINISTROS
CONTROL DE CALIDAD
PRODUCCION
MANTENIMIENTO
INVENTARIOS
PROCESOS

PROMOCION
VENTAS
MERCADOTECNIA PUBLICIDAD
RELACIONES PÚBLICAS
INVESTIGACION DE MERCADOS

TELECOMUNICACIONES
ANÁLISIS Y DISEÑO
SISTEMAS MANTENIMIENTO
REDES
SEGURIDAD INFORMATICA

AUDITORÍA
STAFF
JURÍDICO
 05

El departamento de personal es un departamento dentro de una empresa

que gestiona todo lo relacionado con las personas que allí trabajan. Esto
incluirá todo, desde reclutamiento, selección, contratación, incorporación o
bienvenida, capacitación, promoción, nómina y despido.

En pocas palabras, el departamento de personal debe atender a todos las

personas que forman parte del equipo humano de la empresa.

Es una parte vital de cualquier empresa, ya que su trabajo se desarrolla a la

par de los cambios que se presenten y a la búsqueda de un crecimiento, al
mismo tiempo que se trabaja en la búsqueda de empleados de calidad
para los propósitos requeridos.

Reclutamiento y Selección
El proceso de reclutamiento y selección son las diferentes
etapas de la contratación de profesionales. Cuando hablamos
de reclutamiento, la atención se centra en atraer a los
candidatos adecuados para el puesto.
Personal

El término se puede definir como la identificación de personas

que tienen una alta probabilidad de ser incluidas en las
actividades del día a día.

El reclutamiento también puede tener lugar dentro de un

proceso establecido para seleccionar personas para puestos
no remunerados, como voluntariado o programas de
capacitación.

El proceso de selección está diseñado para realizar entrevistas

y evaluar candidatos para un puesto específico definido en el
reclutamiento y, en última instancia, seleccionar personas para
las vacantes en función de criterios predefinidos.

Algunos factores que afectan el reclutamiento son:

Factor externo: Oferta y demanda, tasa de desempleo,
mercado interno, lugar de residencia del candidato e imagen
de empresa.
Factores internos: Política de reclutamiento, tamaño de la
empresa y por último el crecimiento y expansión de costos.
 06

Sueldos y Salarios
El establecimiento de un departamento encargado de
sueldos y salarios es importante ya que es responsable
de establecer los mecanismos administrativos y de
control interno necesarios para ejecutar de manera
efectiva el proceso de nómina del personal básico,
confiable y remunerado, asegurando que cada empleado
reciba su pago de acuerdo con su categoría, nómina
aprobada. y condiciones generales de trabajo, uno de los
beneficios que brinda la planta procesadora de salarios
es la responsabilidad del cumplimiento de las
obligaciones tributarias derivadas de la relación laboral,
incluido el cálculo de las liquidaciones de personal.

Capacitacion y desarrollo
La formación y desarrollo de nuestra gente nos permite
potenciar y maximizar las capacidades, habilidades y
conocimientos de nuestros colaboradores, respondiendo
a las necesidades del entorno, además de cosechar los
beneficios del aprendizaje continuo.

Relaciones Laborales
Una relación laboral es una interacción social basada en
un acuerdo entre un empleado y su empleador, donde el
primero se compromete a realizar un trabajo específico
por un precio garantizado del segundo.

Promueven el entendimento entre empledos y jefes,

garantizando la cordialidad, supervisan el cimplimento de
derechos y obligaciones.
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Salud organizacional
La salud organizacional de la empresa determina
cómo se desarrolla la organización en todas las áreas
que contiene: es decir, la interacción entre las
diferentes partes que componen la organización, de
modo que la empresa tenga la capacidad de afrontar
con éxito la transformación y lograr excelentes
resultados. La salud organizacional, al igual que la
salud física o mental, es un indicador del estado de la
empresa y está influenciada por muchos y cambiantes
factores, como el clima y la cultura laboral de los
empleados, la motivación o la satisfacción.

Planeacion y Evaluacion
La planificación de recursos humanos empresariales
es un sistema de selección de talentos diseñado para
satisfacer la demanda de la organización de la
cantidad requerida de talentos especializados durante
un período de tiempo específico.
Es una actividad formativa dirigida en la organización
que asegura el desarrollo proporcional y dinámico del
personal, el cálculo de su estructura profesional y de
cualificación, la determinación de las necesidades
superiores y adicionales y el control de su utilización.
 08

Comprender la importancia de las finanzas para una empresa es esencial

para su desarrollo y crecimiento. Es necesario ejercer un control razonable y
eficaz de las finanzas corporativas para asegurar su viabilidad financiera.
Debido a su importancia, la empresa cuenta con un departamento de
finanzas que realiza la gestión financiera y es responsable de la asignación
de recursos, incluida la adquisición, inversión y gestión de activos.
Alcanzar objetivos financieros requiere establecer objetivos globales.
En base a esto se analizan decisiones y acciones que eventualmente se
convierten en operaciones monetarias.
Desarrollar una estrategia financiera permitirá a la organización asegurar un
futuro financiero estable y potencialmente lograr un crecimiento a largo
plazo.

Contabilidad
La contabilidad general incluye varios departamentos que analizan
las variables que definen el campo.
De esta manera, la contabilidad de la empresa significa el control de
las operaciones diarias, incluyendo: compras, ventas, gastos e
Finanzas

inversiones.
Los contadores deben analizar, registrar, agregar y clasificar estas
actividades y agregarlas a las cuentas o balances.
La contabilidad de costos nos brinda información real y concreta de
los gastos que una empresa tiene para producir
 Impuestos 09
Debe ser un eje estratégico en la organización, con el fin
de gestionar mejor el riesgo fiscal en las transacciones
más relevantes y generar valor a los grupos de interés
que demandan información para tomar de decisiones.

Planeación tributaria.
Medición de impacto en impuestos.
Monitoreo de requerimientos fiscales.
Registro de disposiciones de créditos, pagos, cálculo y
registro de intereses devengados.

Costos
Es un proceso que tiene por objetivo organizar de forma
efectiva los costos dentro de la organización y así
mejorar la toma de decisiones. s el área o unidad de
negocio donde se producen y controlan los gastos que la
empresa necesita. En otras palabras, es un apartado
financiero, con un presupuesto asignado, donde se
registran y rastrean las erogaciones de la compañía.

Planeación financiera
Es el proceso mediante el cual, las empresas toman
conciencia de su situación financiera. Aquí, se estudian
los recursos con los que cuenta la organización para
cumplir los objetivos marcados en la estrategia global, y
lograr aumentar la rentabilidad de su actividad.

Es importante definir aquello que la empresa quiere lograr

y los costes que esto supondrá. Es importante, que esté
preparada para prever y anticiparse a los diferentes
escenarios y situaciones que puede sufrir la organización.
 10

Inversiones
Tiene como una de sus prioridades velar por los
recursos financieros de una empresa. Se encarga de la
ejecución, planificación, diseño, organización y control
de dichos recursos, así como la toma de decisiones
respecto a las inversiones, ahorros, financiaciones,
presupuestos, pagos y gastos de todos los
departamentos de la organización.

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe

contar con una oficina de administración de
inversiones, ya que esta supone la atención de su
rentabilidad y liquidez, y la perdurabilidad de la
organización en el tiempo.
 11
El área de producción es el departamento que tiene como
función principal la creación de los productos de la
empresa. Transforman los insumos o recursos (energía,
materia prima, mano de obra, capital, información) en
productos finales (bienes o servicios).
Comprende todo lo relacionado con la planificación más económica para
la fabricación de los productos, coordinación de la mano de obra, uso de
materiales, instalaciones, herramientas y servicios, prueba de calidad de
productos y entrega de los mismos para su comercialización o
directamente al cliente.

Administración de materiales
La administración de materiales consiste en tener la cantidad
correcta de los materiales necesarios, en el local y tiempo correctos
a disposición de los organismos que llevan a cabo el proceso
productivo de la empresa.
Producción

Esta área trabaja de la mano con otros departamentos para

abarcar las necesidades de suministro, su gestión del inventario
garantiza el flujo de material, ademas de controlar los materiales
presentes planifica los pedidos futuros.
 12

Compras
Los flujos de producción deben ser continuos. Las
interrupciones provocan una disminución de los
beneficios, una menor rotación de capital y un aumento
de los costos de producción de bienes, obras y servicios
para la empresa.
La gestión de compras es la parte más importante de las
mismas, ya que un buen planteamiento a la hora de
configurar las actividades de compra tiene un impacto
directo en el valor del producto final.
El objetivo principal es garantizar la entrega de
mercancías, materias primas y suministros para la
fabricación del producto.

Control de calidad
El control de calidad es un proceso de comprobación que
trata de medir y garantizar que tanto el producto como
los diversos factores que intervienen en las actividades
de producción cumplen la normativa y se encuentran
dentro de las especificaciones finales, asegurando su
calidad. Para determinar que esto es así se aplican una
serie de pruebas en cada fase de fabricación.

Mantenimiento
Por otro lado, la calidad del mantenimiento influye
directamente en la eficiencia de la producción, así como
la frecuencia de uso de las máquinas determina cuándo
precisan mantenimiento.

El mantenimiento debe realizarse de manera preventiva y

en caso de algún mal funcionamiento que afecte la
producción.
 13

Inventarios
La gestión de inventarios es el seguimiento del inventario
desde el momento de su fabricación hasta los
almacenes, y desde estas instalaciones hasta el punto de
venta. El inventario es el conjunto de artículos o materiales
que un negocio tiene la intención de vender a los clientes
con fines lucrativos. El objetivo de la gestión de inventarios
es tener los productos correctos en el lugar adecuado y
en el momento preciso. Esto requiere visibilidad de
inventario: saber cuándo se debe hacer los pedidos,
cuánto se debe pedir y dónde almacenar las existencias

Procesos
Un proceso productivo contempla el conjunto de
operaciones que una empresa debe realizar con el fin de
ofrecer un bien, un servicio o un producto. Abarca la
totalidad de los procedimientos que permiten transformar
un recurso, una idea o una materia prima en el resultado
final que una empresa ofrece al mercado..
 14

La función de producción del marketing es la organización de la

producción de un nuevo producto, la organización del suministro y la
gestión de la calidad de la producción. La función de producto y
producción del marketing es la creación de nuevos bienes que
satisfagan mejor las necesidades de los consumidores.
Mercadotecnia

El marketing influye en la producción, tratando de hacerla lo

suficientemente flexible, capaz de producir bienes competitivos,
correspondientes a parámetros técnicos y económicos, y con costes
relativamente bajos.

Promoción

Se asegura que los clientes existentes reutilicen los productos y

también atraigan a nuevos clientes debido a su publicidad, esto
también confirma la solidez de una manera estructural para
mantener activo todo el conglomerado comercial y productivo a
través de una mejora continua.
 Ventas 15

una venta en mercadotecnia es la representación de todo

ese proceso que constituye la interacción entre cliente y
un vendedor con el fin de hacerle ver a este los
beneficios, ventajas y demás que le ofrecen los productos
o servicios de una determinada institución.

Una estrategia de ventas empieza con un diagnostico,

establecer un presupuesto, seleccionar los canales de
venta y adoptar una estrategia adaptándose al
consumidor

Publicidad
fLa Publicidad es una rama de la Mercadotecnia; es la
parte responsable de la promoción pagada de un
producto o un servicio. De hecho, es la que se encarga de
utilizar todas la información sobre el producto y sus
consumidores para crear las campañas de divulgación
en los diferentes medios de comunicación.

Relaciones publicas
es el apartado que trata de crear vínculos y generar
beneficios para ambas partes. Las relaciones públicas
permiten mejorar la reputación de la empresa, generando
una percepción positiva de la marca en la mente de los
posibles consumidores.
En el trabajo de las relaciones públicas el profesional de
relaciones públicas se encarga de analizar la
organización y las posibilidades con las que cuenta para
conocer el mensaje que la empresa desea transmitir y
teniendo en cuenta los planes estratégicos de la empresa
crear sus propias acciones de relaciones públicas.
 16
Investigacion de
mercados
La investigación de mercado en una empresa es un proceso
sistemático y objetivo de recopilación, análisis e interpretación de
datos relevantes sobre mercados específicos, consumidores,
competidores y el entorno operativo de la empresa.
El objetivo principal de la investigación de mercados es proporcionar
información valiosa y reveladora que ayude a las empresas a tomar
decisiones informadas sobre la estrategia de marketing, el desarrollo
de productos, el posicionamiento en el mercado, los precios, la
distribución y otras actividades comerciales.
Algunas actividades comunes en la investigación de mercados
incluyen la recopilación de datos primarios y secundarios, la
realización de encuestas, entrevistas, observaciones y análisis
estadísticos.
Estas actividades permiten a las empresas obtener información sobre
las necesidades, preferencias y comportamiento de los consumidores,
así como sobre las tendencias del mercado y las estrategias
competitivas.
En resumen, la investigación de mercados es una herramienta
importante para que las empresas comprendan su entorno
empresarial y tomen decisiones estratégicas informadas para
satisfacer las necesidades del mercado y lograr sus objetivos
comerciales.
 17

Los sistemas en una empresa son importantes porque:

Automatizan procesos, reducen errores y aumentan la eficiencia.

Integran información basada en datos precisos para tomar decisiones.
Mejoran la comunicación interna y externa.
Optimizan el uso de recursos y reducen costes.
Le ayudan a tomar decisiones informadas.
Ayudan a gestionar y cumplir con los requisitos legales.

Los sistemas son esenciales para las operaciones comerciales exitosas en la

era digital. Ayudan a mejorar la productividad, la eficiencia, la comunicación
y la toma de decisiones, lo que a su vez contribuye al crecimiento
organizacional y la competitividad del mercado.

Telecomunicaciones
Las telecomunicaciones son importantes porque:
Promueven la comunicación interna y externa.
Sistemas

Proporcionan acceso rápido y seguro a la información.

Promueven la globalización de los negocios.
Mejoran el servicio al cliente.
Son fundamentales para la infraestructura de Tecnología de la
Información (TI).
 18
Análisis de diseño
Se encarga a todo lo relacionado con la creación y
elaboración de productos relacionados y servicios que la
empresa lanza al mercado para obtener beneficios
económicos.
El análisis y diseño de sistemas es el proceso que se lleva
a cabo para recolectar información necesaria que nos
permitirá conocer el problema que se tiene y a su vez
plantear una posible solución a través de la utilización de
un sistema de información.
Sus funciones son analizar los sistemas actuales y
proponer soluciones o mejoras e incluso implementar
nuevos sistemas mas eficientes.

Mantenimiento
El mantenimiento en sistemas electrónicos se enfoca en
el funcionamiento y actualización del sistema, trabajando
con el objetivo de adelantarse a posibles problemas para
evitarlos, consiste en realizar una serie de acciones que
garantizan el correcto funcionamiento de la parte
informática de una empresa: equipos informáticos y todo
el sistema, tanto del software como del hardware.

Redes
Es la parte de una institución que se encarga de proveer de
información, así como de las herramientas necesarias para
manipularla. Es el encargado de satisfacer las necesidades y
preparación computacional a todos los miembros de una
empresa, y es el responsable de ofrecer soluciones
informáticas y el equipo necesario para su implementación.
El departamento cuenta con las herramientas necesarias
para llevar a cabo sus tareas. Elementos de software y
hardware que facilitan la realización del trabajo del equipo
del área.
 18
Seguridad informática
La seguridad informática es una disciplina del área de la informática
encargada de la protección de la privacidad de datos dentro de los
sistemas informáticos y se ha convertido en una parte indispensable
para los negocios y la operación de las empresas.
Es la protección de la información con el objetivo de evitar la
manipulación de datos y procesos por personas no autorizadas. Su
principal objetivo es que, tanto personas como equipos tecnológicos
y datos, estén protegidos contra daños y amenazas hechas por
terceros.
La seguridad informática es el conjunto de prácticas, estrategias,
métodos, herramientas y procedimientos cuyo objetivo final es
garantizar la integridad de los equipos informáticos y de la
información que contienen.
 19

En una empresa, el término "staff" generalmente se refiere a un grupo de

empleados que brindan apoyo administrativo, técnico o de otro tipo a los
superiores y unidades de negocios.
Los empleados no participan directamente en la producción o los servicios
principales de la empresa, pero brindan servicios de apoyo que son
esenciales para el funcionamiento eficiente de la organización.
Los deberes pueden incluir recursos humanos, contabilidad, finanzas,
tecnología de la información, marketing, relaciones públicas, asesoría legal y
otras funciones. Estas funciones de los empleados son esenciales para
garantizar que la empresa opere de manera eficiente, cumpla con las
regulaciones, mantenga relaciones con clientes y proveedores y administre
sus recursos adecuadamente.
Los empleados son una parte importante de la estructura organizativa de la
empresa y proporcionan el apoyo necesario para el buen funcionamiento
del negocio principal.

Auditoría
Se refiere a los miembros del equipo de auditoría que
trabajan bajo la supervisión de un gerente de auditoría.
Los auditores desempeñan un papel vital en el proceso
de auditoría y contribuyen al logro de los objetivos de
auditoría realizando tareas específicas asignadas por
los auditores superiores o los gerentes.

Jurídico
Un personal jurídico es un equipo de profesionales
jurídicos que trabajan juntos en una organización, bufete
Staff

de abogados, empresa, agencia gubernamental u otra

entidad que requiere asesoramiento jurídico continuo.
El equipo está formado por abogados, asesores
jurídicos, expertos en diversos campos jurídicos y, a
menudo, profesionales de apoyo como investigadores,
asistentes jurídicos y administrativos.
El principal objetivo del personal jurídico es brindar
asesoramiento jurídico experto, representación jurídica y
servicios jurídicos en diversos campos, tales como
derecho corporativo, derecho laboral, derecho civil,
derecho penal, derecho internacional, etc.
 20

Conclusiones
Es muy importante la creación del manual de áreas funcionales, ya
que en él podemos encontrar información de la empresa, cuales son
las actividades, tareas y procesos en cada departamento y puesto de
trabajo.

Tiene una gran utilidad para los nuevos empleados ya que les sirve de
guía en sus actividades, responsabilidades, jerarquía y relación con
otras áreas de la empresa.

Si la organización implementa el manual. puede detectar fallos en él y

corregirlos, así como tambien actualizarlo por cuestiones evolutivas, es
decir, como van cambiando a través del tiempo las áreas funcionales
de la empresa.
Referencias
Seguridad informática: La importancia y lo que debe saber. (s/f).
Edu.co. Recuperado el 24 de febrero de 2024, de
https://www.ucatalunya.edu.co/blog/seguridad-informatica-la-
importancia-y-lo-que-debe-saber

Flores, G. (s/f). ¿Cuáles son las funciones del departamento de

costos? La-respuesta.com. Recuperado el 24 de febrero de 2024, de
https://la-respuesta.com/contribuyendo/cuales-son-las-funciones-
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https://www.zendesk.com.mx/blog/soporte-y-
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ctr%C3%B3nicos%20se%20enfoca%20en%20el%20funcionamiento,un%20c
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Producción / Operaciones. (s/f). Wearedrew.co. Recuperado el 24 de

febrero de 2024, de https://www.wearedrew.co/produccion-
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Pursell, S. (2023, junio 27). Cuáles son las funciones del departamento
de marketing. Hubspot.es.
https://blog.hubspot.es/marketing/funciones-departamento-
marketing