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EMPRESA Proceso de Documentación Empresarial (PDE) Versión: 01

1) Contribuir a la preservación del conocimiento de la organización mediante una adecuada documentación de los procesos.
Objetivo del proceso: 2) Contribuir al desempeño y el cumplimiento de los objetivos de los procesos de la empresa mediante el acceso seguro y oportuno a la información
documentada.

Información documentada correctamente, segura, conservada y disponible para los usuarios de los procesos de la empresa.
Productos del Proceso:
Aplica para todos los procesos de la empresa. Inicia desde la planificación de la documentación y termina con la evaluación del proceso de
Alcance: documentación.
Líder del proceso de Comité de documentación, Jefes o coordinadores de procesos y áreas.
Responsable: Participantes:
documentación.
Talento Humano: Infraestructura y Dotación: Ambiente de Trabajo:
Personal idóneo para la gestión de la documentación de los ● Instalaciones locativas y áreas adecuadas para el mantenimiento ● Acceso controlado del personal a las instalaciones
procesos. y conservación de la documentación. documentales.
Competencias para los cargos que se apliquen: ● Sistemas de archivo de oficina y en internet. ● Condiciones ambientales controladas: Humedad, temperatura,
● Conocimientos específicos en gestión documental, ● Sistemas de información, polvo, plagas y luz.
● Formación, ● Plataforma de telecomunicaciones, ● Control sobre los riesgos de incendio e inundación.
● Habilidades (Aptitudinales y Actitudinales), ● Servidores y computadores.
● Experiencia.

Proceso o Etapa Proceso o Etapa

Entradas
Proveedor(a).
● Objetivos y políticas
Proceso de organizacionales.
Direccionamiento ● Mapa de procesos,
Estratégico de la ● Estructura organizacional,
Organización. ● Pirámide documental,
● Conocimientos necesarios
Proceso de de la organización,
Documentación ● Criterios de priorización.
Empresarial (PDE).
Actividades Resultados - Salidas
Cliente.
1. Planificación del proceso de documentación. ● Estructura documental
a) Determinación de los procesos a documentar. definida,
b) Determinación de la estructura documental. ● Procesos a documentar
c) Priorización de las necesidades de documentación. definidos.
d) Conformación del equipo o comité de documentación.
PDE

● Conceptos de la Norma ISO
9001 versión 2015.
● Conceptos de gestión
PDE documental.
2. Definición de la norma para crear y actualizar Norma fundamental definida.
documentos.
a) Identificación y descripción de los documentos.
PDE
b) Formato y medio de soporte de la documentación.
c) Revisión y aprobación de documentos.
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● Información de los procesos 3. Evaluación del estado inicial de la Informe del estado inicial de
y áreas internas. documentación. la documentación.
Procesos de la ● Norma fundamental de la a) Documentos y registros en áreas,
empresa. PDE
organización. b) Instalaciones locativas y áreas específicas,
c) Equipos y sistemas de información en los procesos.

● Necesidades de 4. Elaboración del plan de documentación de los Plan o cronograma de la

documentación de los procesos. documentación de los
procesos. procesos en todos los niveles. Procesos de la
PDE ● Informe de diagnóstico de la organización.
documentación.

Plan o cronograma de 5. Creación y actualización de la documentación de Documentos nuevos o

documentación de los los procesos. modificados correcta y
procesos. a) Diagrama de la documentación de un proceso, oportunamente.
PDE PDE
b) Partes claves de un proceso,
c) Procedimiento general.

● Documentos nuevos o 6. Control de la información documentada. Información documentada

modificados correcta y a) Distribución, acceso, recuperación y uso. distribuida, accesible, segura
oportunamente. b) Almacenamiento y preservación. y lista para su utilización Procesos de la
PDE ● Información documentada c) Control de cambios. organización.
actual vigente. d) Conservación y disposición.

● Información de los 7. Evaluación y mejora del proceso. Informe de gestión del

procesos, a) Indicadores de gestión. Proceso de Documentación.
● Información del proceso de b) Auditoría del proceso. Proceso de
documentación. c) Plan de mejora. Direccionamiento
PDE
Estratégico de la
Organización.

Indicadores de gestión Documentos y Registros Asociados Requisitos Legales

●Conocimientos nuevos documentados (producción del ● Cronograma de documentación de los procesos. ● Ley de protección de datos personales.
conocimiento), ● Listado maestro de la información documentada. ● Normas del archivo general de la nación.
● Procesos actuales documentados (procesos, actividades, ● Tabla de retención documental.
tareas), ● Registros de gestión documental.
● Documentos vigentes actualizados.
● Documentados conservados (según la disposición final
establecida).
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PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO

Actividad - Variable a Criterios de Aceptación o
Especificación del Control Quién Inspecciona Registro de Inspección Qué hago si no cumple?
Controlar Rechazo

Elaborado por: Líder de Documentación Revisado por: Coordinación Aprobado por: Gerencia

Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha Aprobación:

Fecha Próxima Revisión:

Firma:
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