Proceso de Recepción y Respuesta

de Comunicaciones Oficiales
Líder Funcional Rubén Creixems Vp Consultoría Jurídica

Líder Técnico Javier Aguilera Desarrollo Tecnológico

Justificación Cumplir con la obligación legal de responder oportunamente el volumen creciente de las solicitudes de
información de los Organismos Oficiales para evitar la apertura de procedimientos administrativos y multas
al Banco que pueden alcanzar montos que varían entre el 0.1% y el 0.5% del capital pagado del Banco.

Objetivo Implementación de un procedimiento que garantice que toda comunicación oficial recibida y respondida
por el Banco sea debidamente procesada por las Vicepresidencias correspondientes en el lapso de
tiempo establecido por los Organismos Oficiales.

Alcance Definición e implementación del Proceso de Recepción y Respuesta de Comunicaciones Oficiales

( Notificaciones de Gobernaciones, Alcaldías, Poder Legislativo, Tribunales, SENIAT, Ministerios y otros
Organismos que son recibidos por Oficinas o Dependencias del Banco a nivel Nacional)
• Definir Manual de Normas y Procedimientos
• Implementar Sistema de Workflow
• Acondicionar espacio
• Adiestrar y asignar el personal

Organizaciones de Apoyo VP Seguridad, VP Administración y Finanzas, Vp Tecnología de Información, Vp Desarrollo Tecnológico,

Vp Recursos Humanos

Presupuesto Interno
Requerimientos:
Personal Propio Personal Contratado Materiales Equipos Consultoría
Administrador No • Manual de Correspondencias • Oficina cerrada No
Abogado Oficiales y Clientes • Archivos de Seguridad
Especialista en Particulares • Computadora con Impresora y
Derecho • Work Flow Scanner
Administrativo • Escritorio, Muebles de Oficina • Teléfono con línea y extensión
asignada.

Vicepresidencia de Planificación

Cronograma:
Evaluación
Evaluar la situación actual
del manejo de la
Correspondencia Oficial
recibida y enviada a nivel
nacional
Fecha Inicio: 04/04//2008
Fecha Fin: 06/04/2009
Vicepresidencia de Planificación
Proceso de Recepción y Respuesta
de Comunicaciones Oficiales
Fecha de Asignación: 21/07/2008 Fecha de Inicio: 04/04//2008 Fecha Fin: __/__/___
Análisis Diseño Desarrollo y Pruebas Implementación
Evaluar necesidades de Diseño del Manual de Desarrollo y Pruebas del Personal entrenado
Espacio físico el archivo, Normas y Procedimientos Manual de Normas y
requerimientos Procedimientos. Manual de Normas y
tecnológicos y un Preparación técnica y diseño Procedimientos aprobado
Manuales . de Requerimientos del Desarrollo y Pruebas del
Sistema (Work flow) Sistema Sistema implementado
Definir requerimientos de
sistemas, espacio y Aprobación del Diseño de Acondicionamiento del
procesos. Espacio acondicionado
los documentos espacio físico
Elaboración del Plan de
Adiestramiento para las
áreas involucradas
Fecha Inicio: 07/04/2009 Fecha Inicio: 20/05/2009 Fecha Inicio: Fecha Inicio:
Fecha Fin: 19/05/2009 Fecha Fin: 28/05/2009 Fecha Fin: Fecha Fin:

Seguimiento: II Semestre 2010
Evaluación
Evaluar la situación actual
del manejo de la
Correspondencia Oficial
recibida y enviada a nivel
nacional
COMPLETADO
Puntos Críticos:
Se requiere definir el cronograma de actividades para completar las fases de Diseño , Desarrollo , Pruebas y la Implementación.
Forma parte de la Cartera de Proyectos aprobados como prioritarios por la Presidencia, el 23-05-2010, para el año 2010
Vicepresidencia de Planificación
Proceso de Recepción y Respuesta
de Comunicaciones Oficiales
SIN ACTUALIZAR
Análisis Diseño Desarrollo y Pruebas Implementación
Evaluar necesidades de Preparación técnica y Desarrollo del Manual de Personal entrenado
Espacio físico el archivo, diseño de Normas y Procedimientos.
requerimientos Requerimientos del Manual de Normas y
tecnológicos y un Sistema (Work flow) Desarrollo y Pruebas del Procedimientos aprobado
Manuales . Sistema
Aprobación del Diseño de Sistema implementado
Definir requerimientos de los documentos Acondicionamiento del
sistemas, espacio y espacio físico
procesos. Espacio acondicionado
Elaboración del Plan de
Adiestramiento para las
áreas involucradas
COMPLETADO PENDIENTE PENDIENTE PENDIENTE